FAQ / Vanliga frågor. Idrifttagning av tjänsten. Idrifttagning av tjänsten...1. Registrering och användarkonto...2. Användargränssnitt...

Transkript

1 FAQ / Vanliga frågor Idrifttagning av tjänsten...1 Registrering och användarkonto...2 Användargränssnitt...3 Skapa faktura och fakturauppgifter...3 Faktureringssätt...6 Tjänstens pålitlighet och dataskydd...6 Fel...6 Kundsupport...7 Idrifttagning av tjänsten Vilka investeringar och anskaffningar krävs? Sonera Fakturera är en webbaserad faktureringstjänst som inte kräver investeringar i utrustning och inte heller nerladdning av program. Tjänsten används via webbläsare med antingen dator eller mobiltelefon med Internetanslutning. Vi rekommenderar i första hand webbläsarna Firefox, Opera och Safari. Om du använder Internet Explorer rekommenderar vi version IE 8. Cookies-funktionen måste vara aktiverad för att tjänsten ska kunna användas. Sporadisk användning av tjänsten kräver inga investeringar, men om du vill registrera dig som användare måste du betala en månadsavgift som ger dig tillgång till extra funktioner för registrerade användare. Kan jag överföra ett befintligt kund- och/eller produktregister till tjänsten? Om du vill överföra ett register till tjänsten, kontaktar du oss via kundsupportblanketten så kan vi komma överens om överföringen. Välj Kundfeedback som ämne för responsen.

2 Registrering och användarkonto Kan övriga medarbetare på vårt företag använda mitt användarnamn och lösenord? Användarnamnet och lösenordet är personliga och användaren är själv ansvarig om de överlåts till andra medarbetare inom företaget. Hur kan jag lägga till bruksavgifter för fakturabetalning på mitt konto? Du kan utöka ditt kontosaldo genom att trycka på "Köp service- och bruksavgifter". Betalningsalternativen är kreditkort och sms. Du kan köpa antingen serviceavgifter (månadsbaserad användarkontoavgift) eller bruksavgifter (för postning av de fakturor du sänt). Vad händer när månadsavgiftsperioden upphör? En registrerad användare har åtkomst till sina uppgifter i tjänsten i sex månader även om användningstiden gått ut. Däremot går det inte att skapa och sända fakturor, men efter att du betalat månadsavgiften kan du använda ditt konto normalt. Om du inte använt ditt konto på sex månader kan du inte längre logga in. Kontakta kundsupporten om du vill ta ditt användarkonto i bruk igen. Om tjänsten inte alls används, sparas data som en registrerad kund lagrat i tjänsten i 12 månader varefter användarkontot raderas från tjänsten. Hur gör jag för att avsluta användningen av tjänsten? Om du vill avsluta användningen av tjänsten, kontaktar du oss via kundsupportblanketten. Se följande fråga om du har kvar saldo på ditt användarkonto. Om jag upphör med användningen av tjänsten, vad händer då med de pengar som jag sparat på mitt användarkonto? Om du vill avsluta användningen av tjänsten eller säga upp den och du på ditt användarkonto har saldo som ska återbetalas (mer än 5,00 euro), ska du meddela detta med den kontaktblankett som finns på tjänstens sidor. Ingen ränta betalas på medlen på användarkontot.

3 Användargränssnitt Vilka webbläsare fungerar tjänsten med? Vi rekommenderar främst webbläsarna Firefox, Opera, Chrome och Safari. Om du använder Internet Explorer rekommenderar vi version IE 8. Skapa faktura och fakturauppgifter Hur inverkar bifogade filer på priset för fakturasändning? För en fil som bifogas en pappersfaktura debiteras en avgift för extra sidor enligt prislistan. Vid sändning elektroniskt inverkar en bifogad fil inte på sändningspriset men den bifogade filen kommer fram med nätfakturan bara om den sänds i TEAPPS-format. Hur bildas fakturans nummer och referensnummer? En oregistrerad användare skriver själv ett fakturanummer på fakturan. Om användaren är registrerad skapar tjänsten fakturanumren med löpande numrering från ett startnummer som användaren gett. Fakturanumret skapas på en registrerads användares faktura först när fakturan har sänts. Referensnumret kan man själv ange på fakturan eller låta tjänsten skapa automatiskt utifrån fakturans nummer. IBAN-kod har varit obligatorisk på webb- och e-fakturor sedan Din egen nätfakturaadress kan du lägga till under "Min information och kundens nätfakturaadress lägger du till när du skapar kundinformationen. Vad är fältet Fri text avsett för? I fältet Fritext kan du skriva önskad text, exempelvis en hälsning, ett meddelande eller en reklam. Det ryms högst 400 tecken i fältet. Texten visas under produktraderna. Vad är fältet Orderreferens avsett för? I fältet Orderreferens kan du skriva närmare upplysningar om den beställning som faktureras. Det ryms högst 40 tecken i fältet.

4 Vad är IBAN? IBAN är ditt bankkontonummers internationella format. Du hittar det enkelt på ditt kontoutdrag. Du kan också kontrollera det på din banks webbsidor. Från blir det obligatoriskt att ange IBAN på nätfakturor och e-fakturor. Vad är nätfakturakod? I denna tjänst avser nätfakturakod både EDI-koden och en nätfakturakod som börjar på FI. Hur skapar man en krediteringsfaktura? En krediteringsfaktura kan skapas i tjänsten på samma sätt som en normal faktura. Ange bara produkternas priser eller antal med minustecken före. Vad är BIC? BIC (SWIFT) är en unik identifieringsuppgift för bankerna. De finländska bankernas BIC-koder är: NDEAFIHH Nordea Bank Finland HELSFIHH Aktia OKOYFIHH OKO Bank Abp AABAFI22 Ålandsbanken DABAFIHH Sampo Bank Abp HANDFIHH Handelsbanken ESSEFIHX Skandinaviska Enskilda Banken DABAFIHX Danske Bank DNBAFIHX DnB NOR Bank TAPIFI22 Tapiola Bank SWEDFIHH Swedbank SBANFIHH S-Banken Var får jag tag på mottagarens IBAN eller BIC? Dem hittar du enklast på mottagarens banks webbsidor. Jag försökte hämta en kunds nätfakturaadress via tjänsten men fick meddelandet "Explicit efakturalösning kontrakt behövs". Vad betyder det? En oregistrerad användare kan i det skede när fakturan ska sändas ange sin e-postadress dit användaren får ett bekräftelsemeddelande och en pdf-version av den sända fakturan. En registrerad användare kan skriva ut fakturan även efter sändningen. Beakta den lagstadgade arkiveringssskyldigheten sex år plus innevarande år.

5 Om du så vill kan du skriva ut en kopia av en faktura som öppnats för förhandsvisning. Då syns en vattenstämpel på fakturan, men faktura- och referensnummer har ännu inte bildats för registrerade användare. Fakturan sänds alltid till kunden av Sonera Fakturera-tjänsten. Då har vattenstämpeln avlägsnats och för registrerade användare skapas fakturanummer och referens om dessa inte redan har angetts. En registrerad användare kan också skriva ut fakturor på fliken Öppna under Fakturor. Hur gör jag för att spara en faktura på min dator? Oregistrerade användare sparar fakturorna på sin dator via förhandsgranskning innan fakturorna sänds. Kundkorgen töms när fakturorna sänds. Registrerade användare kan även ta utskrifter av fakturorna efter att de sänts. Observera den lagstadgade skyldigheten att arkivera fakturorna i sex år utöver innevarande år. Kan jag själv ta en utskrift av fakturorna? Se föregående fråga. Du kan ta en utskrift av en faktura som öppnats i förhandsgranskning. Då syns en vattenstämpel på fakturan. Tjänsteleverantören sänder också alltid fakturan till kunden. På fakturor som tjänsteleverantören sänt syns ingen vattenstämpel. Är sidantalet begränsat för fakturor som sänds med posten? Maximiantalet sidor för fakturor som ska sändas med posten är sex sidor, av vilka bilagan kan bestå av fyra sidor. Hur länge tar det för en faktura som sänds med posten att nå mottagaren? En faktura som är markerad som sänd på en vardag före kl 11 går till utskrift och Itella Abp (Posten Finland) för utdelning. Fakturan levereras som första klassens brev. För brevutbärningen i Finland ansvarar Itella Abp (Posten Finland) i enlighet med normal postningspraxis. Ett första klassens brev delas ut till mottagaren i regel följande arbetsdag efter postningen. Hur sänder man i tjänsten gjorda fakturor till en bokföringsbyrå? Som oregistrerad användare kan du spara och skriva ut fakturor via förhandsgranskning och sända dem på önskat sätt till bokföringsbyrån. Som registrerad användare kan du dessutom spara och skriva ut fakturor via flikarna Avvaktar, Öppna och Stängda. Förhandsvisningen av fakturor fungerar inte. Vad ska jag göra? Kontrollera att din webbläsare tillåter pop up-fönster. Anvisningar om pop up-fönster finns i webbläsarens användarguide.

6 Faktureringssätt Går det att sända fakturor till utlandet? Ja, det går att sända fakturor till utlandet. Fakturaformaten följer emellertid finländsk praxis. Endast pappers- och e-postfakturor kan sändas till utlandet från Finland. Tjänstens pålitlighet och dataskydd Var lagras data och säkerhetskopior inom ramen för Sonera Fakturera-tjänsten? Tjänsten fungerar i en datasäker miljö och tjänstens data lagras i en redundant (dubblerad) databas. Dessutom har tjänsten säkerhetskopiering för att säkerställa tillgången till data. Kan någon ta del av datatrafiken mellan min dator och tjänsten? Trafiken mellan enskilda användares datorer och Sonera Fakturera-tjänsten är SSL-krypterad. Samma typ av kryptering använder bland annat bankerna för att kryptera sin datatrafik. Krypteringen är i regel omöjlig att knäcka så att förmedlade data kan utnyttjas. I det publika Internet-nätet kan även utomstående ta del av trafiken, exempelvis om tjänsten används över ett trådlöst nät (WLAN). Kontrollera att din uppkoppling är skyddad exempelvis med lösenord. Fel Vad göra om tjänsten ligger nere? Det kan förekomma tillfälliga avbrott i tjänsten exempelvis på grund av underhålls- eller uppdateringsarbete. I sådana fall syns ett meddelande om saken på tjänstens ingångssida. Du kan använda tjänsten senare. Om tjänsten helt och hållet ligger nere, kontakta Helpsons feltjänst på tfn (lna/msa) mån-fre 8-21, lör Vad göra om jag skickat iväg en faktura som innehåller fel? Registrerade användare kan redigera fakturorna ända tills de sänts iväg och flyttats över till fliken Öppna. Fakturor som ska redigeras finns i fliken Utkast eller Under behandling. Det är viktigt att

7 kontrollera fakturorna noggrant innan de sänds. E-post- och nätfakturor som innehåller fel kan inte annulleras efter att de sänts. Pappersfakturorna går vidare varje vardag kl Om du vill annullera en pappersfaktura, kontaktar du vår kundsupport, så kan vi annullera sändningen, förutsatt att fakturan ännu inte postats. Kundsupport Vem ska jag kontakta om jag vill ha hjälp med att använda tjänsten? Du kan kontakta användarstödet Helpson på numret Ett samtal kostar 1,99 /min + msa/lna. På fliken Kundsupport hittar du våra användarguider som också finns på produktsidan Vem ska jag kontakta om jag vill ge respons eller göra en reklamation? Via kundsupportlänken kan du sända kundrespons, reklamationer, felanmälningar eller andra meddelanden.