Sonera Fakturera Användarguide. Registrerad

Transkript

1 Sonera Fakturera Användarguide Registrerad

2 Innehåll 1 Ingångssida Välj språk Registrera dig som användare av Sonera Fakturera Logga in Min information Mitt företag Mina inställningar Användarkonto Betalningssätt Produkter Lägg till ny produkt Visa produkter Produktgrupper... 6 Skapa produktgrupp... 6 Administrera produktgrupper Kunder Lägg till ny kund Visa kunder Kundgrupper... 7 Skapa kundgrupp... 7 Administrera kundgrupper Fakturor Skapa ny faktura Utkast Under behandling Öppna Stängda Kundsupport Felanmälningar Hjälp i användningen /10 Sonera Fakturera Användarguide Registrerad 05/2011

3 Rekommenderade webbläsare Vi rekommenderar webbläsarna Firefox, Opera, Safari och Chrome. Tjänsten stödjer Internet Explorer version 7 och 8. 1 Ingångssida Genom att trycka på symbolen kommer du till tjänstens ingångssida. 2 Välj språk Välj språk i språkmenyn uppe till höger. Alternativen är finska svenska och engelska. 3 Registrera dig som användare av Sonera Fakturera Om du vill registrera dig som användare av tjänsten ska du göra enligt instruktionerna nedan. 1. Gå till Ingångssidan 2. Tryck på Skaffa tjänsten ny. 3. Ange företagets namn. 4. Ange kontaktperson. 5. Skriv in din e-postadress, för det blir ditt användarnamn. 6. Hitta på ett lösenord som du behöver för att kunna logga in i tjänsten. Lösenordet ska innehålla minst 10 tecken. 7. Läs användarvillkoren innan du godkänner dem. 8. Godkänn villkoren genom ett kryss i avsedd ruta. 9. Tryck på Registrera. Du får ett e-postmeddelande med en länk som du ska klicka på för att aktivera ditt användarnamn och du kan välja önskat faktureringssätt. 4 Logga in Du loggar in i tjänsten på tjänstens förstasida. Användarnamnet är den e-postadress du registrerat. Om du glömt ditt lösenord, tryck på länken Har du glömt ditt lösenord? och ange den e-postadress med vilken du registrerat dig i tjänsten. Du får ett e-postmeddelande med en länk via vilken du kan skapa ett nytt lösenord. 5 Min information 5.1 Mitt företag - Namn: Företagets namn - Ytterligare namn: Om du vill kan du här ange en precisering om företaget som kommer att stå efter ditt företags namn, t.ex. avdelning. - Adress, telefonnummer och faxnummer: Ge ditt företags officiella kontaktinfromation som står på fakturan. - E-postadress: Denna står också i företagsinformationen på fakturan. Det här fältet fyller du i om du vill sända nätfakturor. - Webbadress: Skriv in ditt företags eventuella webbadress som står på fakturan. - EDI-kod: Ange eventuell EDI-kod eller e-fakturaadress. - Följande fakturas nummer: Som standard gäller 1. Du kan ändra fakturanumret ända tills du sänt den första fakturan. Fakturanumreringen är löpande med början från det nummer du valt. 3/10 Sonera Fakturera Användarguide Registrerad 05/2011

4 - Ram för fritexttfält: Klicka uppe i hörnet för att aktivera det alternativ du vill ändra färg på. Välj färg och nyans genom att klicka och dra på platshållarna i figuren ovanför. - Ram för pappersfaktura: Här ser du hur ramen och fyllnadsfärgen ser ut på pappersfakturan, som skrivs ut i svartvitt. Företagslogo: För att lägga till en logo ska du fylla i Namn-fältet och välja bildfil i din dator genom att trycka på bläddra/browse. Tryck därefter på Spara. Du kan ta bort logon genom att klicka på knappen Radera till höger om filnamnet. Du kan bifoga filer i JPG-, GIF-, TIFF- och PGN-format. Rekommenderad bildstorlek är 1024 x 275 pixlar och logons maximistorlek 1 MB. Bankkonton: Skriv in din bankförbindelse i avsedda fält: 1) Kontonummer: Skriv in det kontonummer dit betalningen ska gå. 2) IBAN: Ditt kontonummer i IBAN-form. Enklast hittar du det på ditt kontoutdrag. Du kan också kontrollera numret på din banks webbplats. IBAN-koden är obligatorisk på alla webb- och e-fakturor fr.o.m ) BIC (SWIFT) är en kod för att identifiera en bank. De finländska bankernas BIC-koder: NDEAFIHH Nordea Bank HELSFIHH Aktia OKOYFIHH OKO Bank Abp AABAFI22 Ålandsbanken DABAFIHH Sampo Bank HANDFIHH Handelsbanken ESSEFIHX Skandinaviska Enskilda Banken DABAFIHX Danske Bank DNBAFIHX DnB NOR Bank TAPIFI22 Tapiola Bank SWEDFIHH Swedbank SBANFIHH S-Banken Du kan också göra ändringar i din företagsinformation senare. 5.2 Mina inställningar Du kan byta lösenord genom att först skriva ditt nuvarande lösenord i fältet Nuvarande lösenord och därefter skriva det nya lösenordet i fälten "Nytt lösenord" och "Upprepa nytt lösenord". 5.3 Användarkonto Gå igenom kontohändelser eller köp service- och bruksavgifter. Konto pö grund: Här ser du fram till vilket datum du laddat användningstid Balans: Visar det belopp du har tillgång till för att sända fakturor. - Datum: När transaktionen har gjorts. - Debet: Belopp som använts till transaktionen - Kredit: Belopp som laddats på kontot - Meddelande: Specificering av hur debiteringen eller laddningen har styrts. - Typ: Serviceavgifter är månadsbaserade användarkontoavgifter. Bruksavgifter är avgifter för sändning av fakturor. - Kvitto: Du kan skriva ut ett kvitto till dig själv om betald service- eller bruksavgift. 4/10 Sonera Fakturera Användarguide Registrerad 05/2011

5 5.4 Betalningssätt Betala med kreditkort eller per sms: 1. Välj betalningspaket. Välj först betalsätt, antingen kreditkorts- eller sms-betalning. Välj önskat betalpaket i önskad sektion. Tryck på Ok >> 2. Förhandsvisning Betala med sms: Tjänsten ger dig instruktioner om hur du sänder sms. Sänd sms:et till numret Det är viktigt att du använder rätt kommandoord när du betalar per sms. För felaktiga meddelanden debiteras 0,50. Kolla alltså rättstavningen i sms:et innan du sänder det. Betalning med kreditkort Läs noggrant igenom användarvillkoren. Klicka på Jag godkänner användarvillkoren och tryck Ok >>. Efter det flyttas du till Luottokuntas webbplats. Följ instruktionerna. 3. Bekräftelse När du kommer tillbaka till tjänsten får du bekräftelse på att kreditkortsbetalningen lyckats. Om du betalat med sms kommer en bekräftelse till din telefon. Betala på faktura: Du kan väljä/byta till betalning på faktura i stället för nerladdning av förskottsavgifter. Faktureringen sker månatligen i efterskott. Som faktureringssätt kan du välja antigen pappersfaktura, e-postfaktura eller nätfaktura. Om du vill byta från fakturering på faktura till t.ex. betalning med kreditkort ska du kontakta vår kundtjänst med formuläret på Kundsupportsidan. 6 Produkter 6.1 Lägg till ny produkt Du kan lägga till en ny produkt genom att trycka på Lägg till ny produkt. - Ge produkten ett namn. - Om du vill kan du dessutom ge produkten ett ID som står på fakturan. - Välj enhet. - Ge priset både utan och med mervärdesskatt. - Välj mervärdesskattesats så fyller tjänsten i det pris som saknas. - Du kan lägga till en produktbeskrivning som inte syns på fakturan. - Om du vill kan du lägga till produkten i en grupp som redan finns. - Tryck på Spara; produkten flyttas nu över till fliken Visa produkter. 5/10 Sonera Fakturera Användarguide Registrerad 05/2011

6 6.2 Visa produkter - Visa: välj hur många rader du vill att visas per sida. - För att välja produkt klickar du i rutan på önskad rad. Du ångrar ditt val genom att klicka i rutan en gång till. - Redigera: Du kan ändra produktinformationen. - Menyn Aktiviteter: Du kan ta bort rader genom att först kryssa för önskader rader och därefter trycka på "Ta bort markerade. Tryck på "Utför för att radera. - Du kan ordna produkterna i stigande eller fallande ordning genom att klicka på rubrikerna Namn, Produkt-ID osv. - Sök: Du kan söka efter produkter på vilken som helst fältinformation. 6.3 Produktgrupper Skapa produktgrupp När du vill skapa en ny produktgrupp väljer du Lägg till ny grupp. - Ge gruppen ett namn. - Du kan göra gruppen till en undergrupp till en annan grupp genom att välja en modergrupp bland befintliga grupper. Administrera produktgrupper Lägga till en produkt i en produktgrupp: 1. Tryck på plustecknet intill den aktuella produktgruppen 2. Kryssa för önskade produkter i produktlistan 3. Tryck på Välj. Radera produkt i en grupp: Tryck på krysset framför produkten Nya grupper skapar du genom att klicka på Lägg till ny grupp Du kan radera en grupp genom att trycka på krysset efter gruppen 7 Kunder 7.1 Lägg till ny kund När du vill skapa en ny kund väljer du Lägg till ny kund. - Namn: Kundens namn - Ytterligare namn: Du kan göra en precisering/ett tillägg efter fakturamottagarens namn, t.ex. avdelning eller kostnadsställe. - Kundnummer: Lägg till ett kundnummer för att underlätta hanteringen av kundregistret. - Adress, Postnummer, Postort, Land: I fälten anges kundens faktureringsadress. - Du kan också lägga till kundens telefon- och faxnummer. - E-postadress: Om du sänder kunden e-postfakturor går de till den här adressen. - FO-nummer: Ge eventuellt FO-nummer. - EDI-kod: Fyll i om du vill sända kunderna e-fakturor, fyll först i FO-numret och tryck på Sök. Tjänsten söker automatiskt EDI-koder som registrerats för det aktuella FO-numret. Välj önskad kod. Om din kund anlitar en e-fakturaoperatör för förmedling av e-fakturor kan du sända kunden e-fakturor direkt utan särskilt avtal. Om din kund anlitar en bank för förmedling av e-fakturor, måste även den som sänder e-fakturor ingå ett särskilt avtal med banken. I sådana fall kontaktar du banken i fråga (syns i listan över e- fakturaadresser vid punkten operatör) och ingår avtal med banken. Efter att du ingått avtalet meddelar du detta till Fakturera-tjänstens kundtjänst via kundresponsblanketten, så aktiveras funktionen för sändning av e-fakturor till kunder som använder ifrågavarande bank för förmedling av e-fakturor. - Grupp: Om du vill kan du lägga till en kund i en grupp du redan skapat. - Standardfaktureringssätt: Välj standardfaktureringssätt för din kund så kan su sända fakturor från utkasten direkt på standardfaktureringssättet. 6/10 Sonera Fakturera Användarguide Registrerad 05/2011

7 - Tryck på Spara ; kunden flyttas nu över till fliken Visa kunder. 7.2 Visa kunder - Visa: välj hur många rader du vill att visas per sida. - För att välja kund klickar du i rutan på önskad rad. Du ångrar ditt val genom att klicka i rutan en gång till. - Redigera: Du kan ändra kundinformationen. - Menyn Aktiviteter: Du kan radera rader. Tryck på "Utför för att radera. - Du kan ordna kunderna i stigande eller fallande ordning genom att klicka på rubrikerna Namn, Kundnummer osv. - Sök: Du kan söka efter kunder på vilken som helst fältinformation. 7.3 Kundgrupper Skapa kundgrupp När du vill skapa en ny kundgrupp väljer du Lägg till ny grupp. - Ge gruppen ett namn. - Du kan göra gruppen till en undergrupp till en annan grupp genom att välja en modergrupp bland befintliga grupper. Administrera kundgrupper - Lägga till en kund i en kundgrupp: 4. Tryck på plustecknet intill den aktuella kundgruppen 5. Kryssa för önskade kunder i kundlistan 6. Tryck på Välj. Radera kund i en grupp: Tryck på krysset framför kunden Nya grupper skapar du genom att klicka på Lägg till ny grupp Du kan radera en grupp genom att trycka på krysset efter gruppen 8 Fakturor 8.1 Skapa ny faktura När du vill skapa en ny faktura väljer du Skapa ny faktura. 1. Information om betalaren Välj i listan den kund du vill skicka fakturan till eller fyll i kunduppgifterna direkt i de avsedda fälten. Om du vill spara den kund du skapat, kryssa för Spara i kundregistret. Redan skapade kunder finns under fliken Kunder. Välj ett redan skapat bankkontonummer som betalningsinformation på fakturan. Du kan lägga till nya kontonummer på fliken Min information. Tryck på Nästa >> 2. Produkter Orderreferens: Ange en orderreferens om du vill (max. 40 tecken). Du kan skriva bl.a. beställningsnummer eller kostnadsställe. Lägg till produkter på fakturan: - Produkt: Välj en redan skapad produkt eller skapa en ny produkt (se avsnitt 6). - Kvantitet: Ange det styckeantal som faktureras - Pris: Du kan ändra priset så att det uppdateras bara på den aktuella fakturan, eller om du kryssar för Spara -rutan sparas produkten som en ny produkt med det nya priset i produktregistret. - Lägg till en ny produktrad genom att trycka på Lägg till rad. 7/10 Sonera Fakturera Användarguide Registrerad 05/2011

8 - Radera en rad genom att vid önskad rad klicka på Ta bort. Tryck på Nästa >> 3. Information om avsändaren Kontrollera informationen om ditt företag. Du kan göra ändringar genom att gå till Min information fliken Mitt företag. Välj logotyp. Du kan ladda ner nya logotyper på fliken Mitt företag. Tryck på Nästa >> 4. Övrig information Om det behövs kan du göra ändringar i - Datum - Förfallodag - Betalningsvillkor (genereras enligt förfallodag och tvärtom) - Dröjsmålsränta (som standard gäller dröjsmålsränta enligt räntelagen) Välj ett redan skapat bankkontonummer som betalningsinformation på fakturan. Du kan lägga till nya kontonummer på fliken Min information. Referensnummer: Här skriver du in referensnumret och beräknar den automatiska kontrollsiffran genom att trycka på Lägg till kontrollsiffra till referensnumret nedanför fältet. Referensnumret ska enligt bankföreningen bestå av minst tre siffror plus kontrollsiffran. Alternativt kan du lämna fältet med referensnummer oifyllt. Då skapar applikationen i samband med sändningen av fakturan automatiskt ett referensnummer utifrån fakturanumret med tillägg av en kontrollsiffra. Fritext (max. 40 tecken): Här kan du skriva en valfri text till kunden, t.ex. ett meddelande eller en reklamtext. På fakturan står texten under produktraderna. Ram för fritextfält: Klicka uppe i hörnet för att aktivera det alternativ du vill ändra färg på. Välj färg och nyans genom att klicka och dra på platshållarna i figuren ovanför. Ram på pappersfakturan: Här ser du hur ramen och fyllnadsfärgen ser ut på pappersfakturan, som skrivs ut i svartvitt. Lägg till PDF-bilaga till fakturan: Om du vill kan du bifoga en PDF-fil till fakturan. Maximistorleken för en bilaga är 1 MB och maximiantalet sidor är 4. Fakturans totala längd får vara högst 6 sidor. Obs! För bifogade filer debiteras en avgift för extra sidor enligt prislistan. Vid sändning elektroniskt går en bifogad fil fram bara om den sänds i TEAPPS-format. Tryck på Spara. Fakturan flyttas över till fakturautkasten. Om du vill göra en krediteringsfaktura skriver du ett minustecken före beloppet eller kvantiteten. Då är rubriken för fakturan Krediteringsfaktura. Vi rekommenderar att du ger närmare information om krediteringen i fältet Fritext. 5. Utseende Du kan välja en fakturamall med eller utan gireringsdel. Tryck på Spara. 6. Läs igenom och spara 8/10 Sonera Fakturera Användarguide Registrerad 05/2011

9 1. Läs igenom uppgifterna på den ifyllda fakturan. Du kan återgå till att göra önskade ändringar genom att klicka på länken Redigera bredvid rubriken i fråga. 2. Du kan förhandstitta på den färdiga fakturan genom att klicka på Förhandsvisning (PDF). 3. Sänd eller spara fakturan. Du kan spara fakturan som utkast eller skicka den genast. 8.2 Utkast - Förhandsvisning: Tryck på länken för att öppna en PDF-fil. Vattenstämplen som syns fid förhandsvisningen finns inte på den slutliga fakturan. Du kan ännu göra ändringar genom att stänga PDF-förhandsvisningen och via länken Redigera gå tillbaka till fakturamallen och göra dina ändringar. Efter det kan du återgå till förhandsvisningen och kontrollera att ändringarna syns. - Du raderar fakturor genom att först krussa för i rutan framför den aktuella raden och sedan väljer Ta bort markerade i menyn Aktiviteter och trycker på Utför. Det går att radera flera fakturor på en gång. Sända faktura: Välj faktura genom att kryssa för önskad faktura. I menyn Aktiviteter väljer du: Skicka som e-post: Skicka som e-faktura Skicka som vanlig post. Sänd på standardsätt (fakturan sänds på det standardfaktureringssätt som finns sparat i kunduppgifterna) Tryck på Utför. Fakturan läggs nu i mappen Under behandling eller direkt i mappen Öppna. Kopiera faktura: Om du vill kopiera en redan skapad faktura, kryssa för den och välj Kopiera till utkast i menyn Aktiviteter och tryck på Utför. 8.3 Under behandling - På den här fliken syns de fakturor i Väntar-läge som användaren betalat och godkänt. Här ser du också om en faktura inte har nått mottagaren. - Pappersfakturor flyttas över från Under behandling-fliken till Öppna-fliken när fakturorna har skrivits ut och gått till distributionscentralen. Fakturor som anges som avsända före kl. 11 på vardagar går vidare till utskrift och Itella Abp:s (Posten Finland) distribution. Fakturorna skickas som första klassens post. Det är Itella Abp (Posten Finland) som ansvarar för utdelningen enligt normal postningspraxis. Första klassens brev delas ut till mottagarna i regel följande arbetsdag efter postningen. Kopiera faktura: Om du vill kopiera en redan skapad faktura, kryssa för den och välj Kopiera till utkast i menyn Aktiviteter och tryck på Utför. 8.4 Öppna - Lägga till betalning: Tryck på Lägg till betalning Ange datum, betalat belopp och skriv ett eventuellt meddelande. Du kan även ange ett negativt belopp. 9/10 Sonera Fakturera Användarguide Registrerad 05/2011

10 När du angett att en faktura är betald i sin helhet flyttas den över till mappen "Stängda". - Betalningar: Här ser du redan registrerade betalningar inklusive meddelanden. - Du får fram en avsänd faktura på skärmen genom att klicka på PDF-länken. Kopiera faktura: Om du vill kopiera en redan skapad faktura, kryssa för den och välj Kopiera till utkast i menyn Aktiviteter och tryck på Utför. 8.5 Stängda - Titta på skickade fakturor. Du får fram en avsänd faktura på skärmen genom att klicka på PDF-länken. Under betalningar ser du redan registrerade betalningar inklusive meddelanden. Kopiera faktura: Om du vill kopiera en redan skapad faktura, kryssa för den och välj Kopiera till utkast i menyn Aktiviteter och tryck på Utför. 9 Kundsupport Via länken Kundsupport kan skicka feedback, reklamationer, felanmälningar och annat. 10 Felanmälningar Om du upptäcker ett fel i tjänsten, vänligen fyll i en felanmälan via Kundsupport eller kontakta Helpson på telefonnumret (msa/lna) måndag fredag kl och lördagar kl Hjälp i användningen Om något ännu är oklart gällande användningen av tjänsten kan du kontakta Helpsonanvändarstödet på numret Ett samtal kostar 1,99 /min + msa/lna. 10/10 Sonera Fakturera Användarguide Registrerad 05/2011