Vilka krav på avtalsreglering föreligger? Sten Lindgren, Odette Sweden

Transkript

1 Vilka krav på avtalsreglering föreligger? Sten Lindgren, Odette Sweden

2 Krav på avtalsreglering som följd av ny faktureringslagstiftning Elektronisk fakturering En regel förs in i mervärdesskattelagen som uttryckligen anger att fakturor får sändas elektroniskt om mottagaren godtar detta. Självfakturering (Self-Billing) Regeln innebär att en faktura som köparen utfärdar i säljarens namn och för hans räkning skall accepteras som en faktura utfärdad av säljaren om de särskilda villkoren som anges i bestämmelsen är uppfyllda. De särskilda villkoren innebär att det skall finnas ett i förväg träffat avtal mellan parterna och att det skall finnas ett förfarande för godkännande av varje faktura av den skattskyldige.

3 Vilka krav finns på EDI-avtal? Den nya faktureringslagstiftningen är bara ett av flera skäl till varför handelspartners skall träffa EDI-avtal. Andra skäl är: Om EDI används mellan två parter utgör EDI-avtal en naturlig del av det kommersiella avtalet EDI-avtal reglerar de kommersiella, tekniska, organisatoriska och ansvarsmässiga förutsättningarna för informationsutbytet mellan parterna. Utan EDI-avtal finns stor risk att trafiken inte kommer att fungera. Speciellt vid störningar, fel, versionsbyten etc uppstår problem om avtal saknas Vid allvarliga problem behövs avtal för att reglera ansvarsförhållanden

4 Customer Supplier Material flows are managed by using EDI messages and bar coded labels ERP system EDI system ERP system EDI system Vad är EDI? Meddelandeinnehåll i standardiserat meddelandeformat Kommunikationslösning (fysisk överföring av data) Auto Id Integration med affärssystem Automatiserade processer Baserat på avtal mellan parterna

5 Exempel på uppbyggnad av EDI-baserat informationsutbyte Kommunikation (OFTP/ISDN) Kommunikation Överföring (EDIFACT) EDI-överföring Meddelanden (EDIFACT/Odette) EDI-faktura Affärssystem Inköp, Logistik, Tillverkning, Redovisning, Betalningar Faktura Verksamhet Varu- tjänsteleverans

6 Exempel på kontroller i Odette/EDI-baserat informationsutbyte ERP system Purchasing Logistics Production Accounting Payments Kommunikation (OFTP, VPN) Överföringskontroll, syntax EDI-meddelandeinnehåll Affärssystem Fakturakontroll Validering av nätverksadress, fysisk adress, lösenord, transparenskontroll av överfört data Sändare, mottagare, meddelandetyp, överföringskontroll Inbyggda controller i meddelanden, kontroll mellan meddelanden Kontroller i affärssystem Matchning mot godsmottagning, avisering eller liknande

7 Odette EDI kommunikationsscenario Sändning av faktura (som EDI-meddelande) till en kund Leverantör Kund Leverantören upprättar förbindelse med ISDN eller X.25 via OFTP Leverantör sänder fysisk kommunikationsadress och lösenord Då båda parters uppgifter verifierats startar överföring av data, som pågår fram till att all data överförts. Leverantören vet nu att kunden mottagit en faktura med exakt samma innehåll som när den skapades. Kommunikation upprättas enligt överenskomna nätverksparametrar I avtalet uppgiven fysisk kommunikationsadress och lösenord verifieras OFTP-systemen verifierar att komplett meddelande överförts. (Funktionen record count ) Kunden system svarar, upprättar kommunikation och verifierar motpartens kommunikationsadress Kunden verifierar leverantörens uppgifter. Kunden ger sina motsvarande uppgifter. Kunden mottar komplett överföring av data. Kunden sänder positiv mottagningskvittens med funktionen EERP i OFTP. EERP utgör ett bevis i rättslig mening på att en faktura sänts och mottagits.

8 Exempel på uppbyggnad av EDI-baserat informationsutbyte Kommersiellt avtal Kommunikation Varu- tjänsteleverans EDIavtal EDI Teknisk Bilaga EDI-överföring EDI-faktura EDI Allmänna Bestämmelser Inköps/ Leveransavtal Inköp, Logistik, Tillverkning, Redovisning, Betalningar Faktura

9 Odette Sweden rekommendation EDI-avtal Odette Sweden rekommendation sedan tidigt 90- tal, i form av allmänna bestämmelser Uppdaterad med referens till Self-Billing Ingen blankett för tekniska bestämmelser Kan användas som standardavtal Inom europeisk bilindustrin finns inget standardavtal för EDI, intresse för sådant saknas idag

10 Odette Sweden Scenariobeskrivning för Self-Billing Invoice (SBI)

11 Odette Sweden rekommendation EDIavtal, exempel på innehåll Avseende kommunikation gäller dessa regler före andra eventuella regler i inköpsavtal etc Syftet är automatisk kommunikation applikation applikation EDI gäller före papper om ej annat avtalats Systemförändringar ska aviseras Kvittenshantering med EERP Hantering av ansvars- och kostnadsfrågor om tredjepart utnyttjas Bevarande av kommunikationslogg, ställa till handelsparts förfogande Detaljregler avseende meddelandestandard, kommunikationsparametrar, versionshantering Hänvisning till Odette Sweden scenariobeskrivning för Self-Billing

12 GEA Gemenskapen för Elektroniska Affärer ALLMÄNNA BESTÄMMELSER FÖR EDI-AVTAL

13 Huvudkomponenter i ett EDI-avtal Hämtat från: GEA Gemenskapen för Elektroniska Affärer ALLMÄNNA BESTÄMMELSER FÖR EDI-AVTAL 2003 EDI-avtalets relation till affärsavtalet Syfte med EDI-relationen Referens till teknisk lösning Säkerhet/kvittenser/loggning Definitioner Ansvar för eget system Användande av 3:e part

14 Olika alternativ för hantering av EDI-avtal Odette Sweden EDI-avtal GEA EDI-avtal Innehåller allmänna Ja Ja bestämmelser? Innehåller Teknisk Bilaga? Nej Ja Uppfyller legala krav på avtal Ja Ja för elektronisk fakturering? Uppfyller legala krav på avtal Ja? för Self-Billing? Användningsområde Anpassat till användning av Odette. Kan användas som standardavtal (med särskild teknisk bilaga) eller som checklista för avtal Kan användas som standardavtal (med särskild teknisk bilaga) eller som checklista för avtal. Lämpligt för företag med handelpartners i flera olika Lämpligt inom bilindustri/odette Ja branscher. Definitioner samt begrepp i Teknisk bilaga inte helt anpassat till Odette-världen