Rutin fakturering av medlemsavgift

Transkript

1 Sida 1(5) Rutin fakturering av medlemsavgift En gång per år i januari - genomför en avisering av medlemsavgifter i samarbete med Vårdförbundets betalningsservice. Ett par månader senare skickar Vårdförbundets betalningsservice ut en påminnelse till de personer som inte betalat in det aviserade beloppet. Avier och påminnelser avseende medlemskap i Riksföreningen som hanteras av Robin betalas till ett plusgirokonto som hanteras av Vårdförbundet. Kontot är av en sådan typ att OCR-avier används. En gång per månad stämmer Vårdförbundet av inbetalningar till OCR-kontot. Pengarna betalas sedan ut till Riksföreningens plusgiro/bankgiro andra veckan i månaden. Några aviseringar kommer inte att nå sina adressater utan kommer i retur till den medlemsansvarige som då har att spåra personen ifråga. Ett sätt är ny kontroll i Robin då personen kan ha flyttat under själva aviseringen. Ett annat sätt är genom OCR-numret är personligt Det är viktigt att veta att OCR-numret är personligt och inte kan överlåtas till någon annan. Om detta ändå inträffar så kommer saldot hos den person som OCR-numret egentligen tillhör att öka. Aviseringstidpunkten avgör vilka som aviseras Alla som finns i föreningens medlemsregister i Robin fram till den tidpunkt då aviseringsfilen som ska skickas till tryckeriet, tas ut, kommer med i aviseringen. Om man registreras senare kommer man inte med, även om det handlar om sekunder. Medlemsansvarig

2 Sida 2(5) Påminnelsen Endast de medlemmar som är med vid det första aviseringstillfället men som inte har betalat kommer med i påminnelsen. Medlemmar som tillkommer efter årsaviseringen Nya medlemmar som tillkommer under året registreras av Riksföreningen i Robin. Detta skall göras även om den nya medlemmen tillkommer under aviserings/påminnelseperioden. Föreningen skickar faktura till medlemmen och registrerar sedan själv den inbetalda medlemsavgiften i Robin. Den nya medlemmen deltar sedan i nästa års gemensamma avisering. När en medlem betalat in direkt till Riksföreningen så är det omöjligt för Vårdförbundets betalningservice att se inbetalningen då den har gjorts till ett annat konto. Då måste Riksföreningen själv reglera medlemmens inbetalning manuellt i Robin. Medlemmar som/betalar in på annat sätt än via Vårdförbundet OCR-konto Om en medlem betalar på annat sätt än via Vårdförbundets OCR-konto måste föreningen registrera detta i Robin. Detta för att medlemmen inte ska ha någon skuld registrerad i systemet och därmed slippa påminnelser. Om medlemmen betalar t ex 200 kr ska medlemmens saldo ökas med 200 kr. Medlemmar använder inbetalningsavin men skickar avgiften till föreningens eget konto Det förekommer att medlemmar använder den utskickade inbetalningsavin men ändrar plusgirokontot och skickar avgiften till föreningens eget konto istället. Detta innebär att vi inte kan se inbetalningen i Robin. Föreningens medlemsansvarige måste istället själv lägga in uppgiften i Robin och sätta medlemmens saldo till 0 kr. Det är viktigt att detta görs så fort som möjligt då medlemmen annars kommer att få en påminnelse. Medlemsansvarig

3 Sida 3(5) Personen är ny medlem men använder Vårdförbundets plusgirokonto När denna typ av inbetalningar dyker upp så överför Vårdförbundet pengarna till föreningens eget konto samt meddelar berörd förening de personuppgifter man har om inbetalningen. Föreningen har sedan att själv registrera medlemmen och sätta saldot till 0 kr. Medlemmar som har betalat in avgiften så sent att avregistrering skett Medlemmar som betalar in avgiften så sent att avregistrering skett, upptäcks av Robin och avregistreringen tas bort. Medlemmar som har betalat in avgiften sent under året När det gäller medlemmar som har betalat in avgiften sent under året t ex under perioden oktober-december är det viktigt att vi bestämmer om avgiften ska avse innevarande eller kommande år t ex 2016 eller Om avgiften ska avse 2016 så sätts saldot till 0. Om avgiften ska avse 2017 så sätts saldot till det belopp som betalats in och som då ska motsvara medlemsavgiften för Detta innebär att medlemmen inte får någon avisering via systemet. Annan betalare Föreningen har via styrelsebeslut tagit bort möjligheten för medlem att hänvisa faktura direkt till arbetsgivaren. Avisering av medlemsavgift går hädanefter endast direkt till medlem. I de fall arbetsgivaren betalar medlemsavgiften, är detta en överenskommelse mellan enskild medlem och arbetsgivaren ( löses oftast med registrering av särskilt utlägg i arbetsgivarens egna ekonomisystem.) Medlemmar med icke-svenska personnummer/motsvarande Vårdförbundet har upptäckt några enstaka personer med icke-svenska personnummer/motsvarande. Robin kan endast hantera svenska personnummer och i dessa fall måste personnummerfältet lämnas blankt för att det ska fungera. Medlemsansvarig

4 Sida 4(5) Medlemmar i utlandet Det bästa är att ta bort dessa medlemmar från aviseringen som går via Vårdförbundet och hantera dem manuellt. 1. Kryssa i "Avgiftsbefriad" i bilden som innehåller personinformation. Då kommer medlemmen inte att aviseras via Vårdförbundet. 2. Kontakta bank och be att få SWIFT och IBAN nummer för föreningens bankkonto. 3. Gör en faktura enligt särskild mall och skicka till medlemmen. 4. Medlemmen betalar sedan pengar direkt till föreningens konto i stället för till Vårdförbundet. Vårdförbundet rekommenderar oss att göra så här då de inbetalningar som görs från utlandet till OCR kontot oftast inte går att härleda till rätt medlem med automatik. Risken är då att medlemmens pengar blir liggande på Vårdförbundets konto utan att vi vet vem de avser. Översikt Flöde: Aviseringsfil hämtas av Vårdförbundet från Robin i mitten av december varje år meddelande kommer till medlemsansvarig om vilket datum som gäller. Efter att filen hämtas kan följande inträffa: Händelse -> -> -> Ny medlem Registrera medlem i Skicka välkomstbrev, Bevaka inbetalning till Robin senaste tidningen, Plusgirot och registrera Retur av avisering pga. felaktig adress Uppsägning av medlemskap Efter sista betalningsdag påminnelser Sök upp medlem med hjälp av Mobilnummer brukar stämma Registrera så fort som möjligt i Robin Kontrollera inbetalningar till plusgiro/bankgiro inbetalningskort Registrera nya adressuppgifter i Robin Påminnelseavisering utgår ej Registrera inkomna betalningar i Robin betalningen i Robin Skicka det returnerade kuvertet till ny adress Meddela medlem om att önskemålet är registrerat i Robin Avregistrera icke betalande medlemmar från Robin Medlemsansvarig

5 Sida 5(5) Egna faktureringar: Sker enligt vedertagen mall. Viktigt att tänka på: - Fakturanummer; ange M för att markera att det gäller medlemsavgifter - Faktureringsadress - Vår referens (medlemsansvarig) - Medlemsnummer och namn på medlem som fakturan avser - Referensnummer: o Om ny medlem är referensnumret lika med medlemsnumret o Om tidigare registrerad medlem är referensnumret lika med OCRnumret som finns under saldo-fliken i Robin - Registrera fakturanummer och betalningsmottagare tillsammans med fakturadatum och summa i Översikt faktureringar - Meddela föreningens kassör och bokföringskonsult vilka fakturor som skickats ut. Medlemsansvarig