För avdelningar med egen hemsida som vill lägga upp medlemsblanketten där gäller samma regler. Formatet måste vara detsamma.

Transkript

1 4.3 MEDLEMSKAP Vem kan bli medlem För att kunna antas som Swea skall man: i vara svensk eller svensktalande kvinna över 18 år ii vara villig att verka för SWEAs ändamål iii vara av god vandel ( good character ) iv vara på orten bosatt - dvs ha sin fasta bostad inom lokalavdelningens geografiska område pga permanentboende, långtidsanställning eller utbildning v för att bli SWEA-medlem i Sverige - ha bott utomlands oavbrutet i minst 12 månader. Några tidsfrister för ansökan om SWEA-medlemskap efter återkomsten till Sverige från utlandsboendet existerar inte Saknas en SWEA-avdelning på ens bosättningsort utanför eller inom Sverige, kan man ansöka om medlemskap i den SWEA-avdelning som är mest lämpligt belägen Rutiner för rapportering av medlemsuppgifter Enligt Chapter Agreement 2 b), sid 2 skall avdelningen sända in aktuella medlemsuppgifter om nya medlemmar, överflyttade medlemmar och adressändringar löpander under året samt betala medlemsavgifter till kansliet så snart som möjligt efter årsmötet. För att alla avdelningar skall utföra detta arbete på samma sätt och i samma format, har utförliga rapporteringsrutiner upprättats av SWEA kansli. Se Bilaga Det är ytterst viktigt av flera skäl att medlemsansvarig noggrant följer dessa rutiner. Dels för att varje medlem som betalt sin avgift till lokalavdelningen, skall få medlemstidningen SWEA Forum vid varje distributionstillfälle (Vår och Höst) samt det elektroniska nyhetsbrevet SW EA Nytt och dels för att aktuella uppgifter alltid skall finnas i den centrala databasen. Databasen utgör informationskällan inom organisationen för bl a SWEAs adresshäfte, medlemskatalog, och utskick av olika slag. Det är lika viktigt att medlemmarna informerar sin medlemsansvarige vid flyttning eller ändring av namn, tel/fax nummer, etc. Ett enkelt sätt är att i början av året, publicera medlems- och överflyttningsblanketterna i avdelningens SW EA-Blad Medlemsblanketter Vid det Internationella Styrelsemötet (ISM) 1996 beslutade Styrelsen att samtliga avdelningar skall använda en enhetlig medlemsblankett. Den nya medlemsblanketten har konstruerats så att första sidan innehåller alla fakta som skall läggas in i den centrala databasen, medan uppgifterna på baksidan är till för avdelningens egen databas. Baksidan av blanketten kan därmed ändras allt efter avdelningens eget behov men faktarutorna på första sidan får inte ändras. För avdelningar med egen hemsida som vill lägga upp medlemsblanketten där gäller samma regler. Formatet måste vara detsamma. Se instruktioner och exempel i Bilaga Originalblanketter i plastficka längst bak i pärmen. Medlemsblanketter finns även på Kansliets hemsida Medlemsavgifter Enligt allmänna stadgar för lokalavdelningar, skall varje medlem betala en medlemsavgift i början av varje år. Lokalavdelningen bestämmer från år till år medlemsavgiftens storlek, varav USD 20 per kalenderår och medlem tillfaller SWEA International för att täcka kostnader för administration, medlemstidning, resefond, regionala- och internationella möten, arvoden för advokat och revisor, etc.

2 Medlemmar i nya avdelningar betalar halv avgift till SWEA International första året, d v s, $10 per medlem under avdelningens första år. Nya medlemmar som tillkommer efter den 1 september betalar halv avgift till SWEA International, d v s USD 10 (USD 5 för studerande och ungdomar under 25 år) för resterande del av innevarande år. Medlem under 25 år betalar endast halv avgift till SWEA International, d v s USD 10 per kalenderår vilket bevisas genom att medlemmen anger födelseår på medlemsansökan. Medlemsavgiften till SWEA International skall i första omgången betalas så snart som möjligt efter årsmötet. Därefter betalas avgifter för nya medlemmar eller medlemmar som betalat sent, kontinuerligt under året. För avdelningar utanför USA eller de som betalar via bankföverföring kan detta göras klumpvis för att undvika höga bankavgifter. Vid varje betalningstillfälle via direkt banköverföring, skall kassören i lokalavdelningen avisera inbetalningen till kansliet då bankerna inte alltid meddelar detta. Kassören skall dessutom vid alla betalningstillfällen oavsett om betalning sker via banköverföring eller check, sända en namnlista (i bokstavsordning) till kansliet på de medlemmar som inbetalningen avser så att kansliet kan markera i databasen att medlemsavgift är betald. Endast medlemmar vars avgift har erhållits av SWEA kansli erhåller medlemstidningen. Medlemmarna bör betala sin årsavgift till lokalavdelningen innan årsmötet, eller så tidigt på året som möjligt framförallt för att kunna rösta på årsmötet men också för att erhålla alla utskick om program, möten, etc. Medlemsansvarig i avdelningen bör därför upprätta ett effektivt system för inkassering av medlemsavgifterna. Mall för detta finns på Kansliets hemsida Se Bilaga Redovisning för inbetalning av medlemsavgifter. Originalblankett i plastficka längst bak i pärmen Hedersmedlem Styrelsen i en lokalavdelning kan utse en icke-swea medlem som Hedersmedlem för en begränsad tidsperiod. En Hedersmedlem skall vara en kvinna som gjort något utmärkande för SWEA. Hedersmedlemmar rapporteras till kansliet på samma sätt som vanliga medlemmar men ange på blanketten att hon är hedersmedlem. En Hedersmedlem har ingen rösträtt och betalar ingen medlemsavgift. Lokalavdelningen däremot betalar $20 för varje hedersmedlem till SW EA International Portomedlem Portomedlemskap fungerar så att en Swea kan vara portomedlem, d v s prenumerera på medlemstidning och ev program, i hur många avdelningar som helst utanför sin egen avdelning. Avgiften bestämmer varje avdelning själv beroende på tryck- och portokostnad. Man kan också bli portomedlem om man t ex är medlem i en SWEA-avdelning och sedan flyttar till en ort där det inte finns någon avdelning eller att man vill behålla kontakten med sin gamla avdelning även om man blivit medlem i en SW EA-avdelning på den nya orten. Portomedlem har ingen rösträtt. Portomedlemmar skall inte rapporteras till SWEAs kansli och betalar inte heller någon avgift till SW EA International Överflyttning av medlemskap till annan avdelning Vid flyttning till annan stad, stat eller annat land, där det finns en SWEA-avdelning, kan också medlemskapet flyttas. Det innebär att om medlemsavgiften på $20 till SWEA

3 International betalats i den gamla avdelningen för innevarande år, skall ingen ny avgift till SW EA International betalas, endast den lokala avgiften i den nya avdelningen. Särskild Överflyttningsblankett (Bilaga 4.3.7) (Original i plastficka längst bak i pärmen.) skall användas vid överflyttning av medlemskap. Medlemsansvarig skall så snart hon får reda på att någon skall flytta, informera medlemmen om att medlemskapet kan flyttas och se till att hon får en Överflyttningsblankett. Medlemmen fyller i blanketten med uppgift om ny address, ny avdelning, etc, lämnar in blanketten till Kassören i den gamla avdelningen som intygar att/om medlemsavgift betalats för innevarande år. Kassören drar upp två kopior av Överflyttningsblanketten, sänder en kopia till kassören eller medlemsansvarig i den nya avdelningen, en kopia till SWEA kansli och behåller originalet i sitt eget arkiv. Även om medlemmen flyttar till annan avdelning i slutet på året och inte blir medlem i den nya avdelningen förrän det nya medlemsåret börjar, skall överflyttningsblankett användas och skickas in till kansliet så att alla uppgifter i databasen förs över till den nya avdelningen Adressändring Vid flyttning lokalt inom avdelningsområdet eller annan ändring skett, skall detta meddelas SWEAs kansli kontinuerligt under året. Det kan göras med ett kort meddelande via fax eller e-post, eller genom ett speciellt adressändringsformulär. Se Bilaga

4 RIKTLINJER FÖR RAPPORTERING AV MEDLEMSUPPGIFTER OCH BETALNING AV MEDLEMSAVGIFTER Vid det internationella Årsmötet i Budapest i april 2002 beslutades att investera i en ny web-baserad databas för SWEAs centrala medlemsregister. I November 2002 kunde den nya databasen tas I bruk och under hösten 2003 fick alla medlemmar tillgång till databasen via ett personligt lösenord.. Lena Powers, SWEA Seattle, har anlitats som assistent till kansliet för att på distans ansvara för upppdatering av databasen samt sammanställning av SWEAs adresshäfte. Lena arbetar som fristående konsult, d v s, hon är inte anställd med en fast lön utan hon arbetar ca 10 tim/vecka mot timlön. Under våren 2004 kommer alla medlemsansvariga att kunna ta ut listor och etiketter för sina medlemmar. Nästa steg blir att varje medlemsansvarig själv skall kunna uppdatera sitt medlemsregister. Som vid alla större projekt och dataprogram, krävs en inkörningsperiod för att utreda alla små felaktigheter som dyker upp i början. I enlighet med Chapter Agreement och Allmänna Stadgar för Lokalavdelningar, har följande rutiner upprättats för rapportering av medlemsuppgifter och betalning av medlemsavgifter. Två viktiga skäl till att dessa riktlinjer måste följas är: 1) Att medlemsavgifterna är SW EA International s huvudsakliga inkomst 2) Att medlemmar som lämnat in sin medlemsansökan i tid och betalat sin medlemsavgift för året är berättigade till medlemstidningen SWEA Forum och SWEA Nytt, en viktig länk, kanske den enda för många medlemmar, till SW EA International och vårt nätverk. Det är alltså upp till er som medlemsansvarig och kassör i avdelningen att se till att medlemmarna får vad de betalat för. Kansliet måste skicka adressuppgifter till tryckeriet för SWEA Forum ca 2 veckor innan tidningen skall distribueras Vår och Höst. Men blir vi överhopade med medlemsuppgifter i sista minuten är det lätt att räkna ut att vi inte hinner med och tryckeriet kan inte skjuta på distributionen för att avdelningarna är sena med att skicka in medlemsuppgifter och avgifter. Sent inkomna uppgifter och avgifter resulterar i att medlemmar som betalt i tid inte får sin tidning. Det har t ex hänt att medlemmar som lämnat in sin blankett och betalat sin avgift i februari till sin avdelning, missat två tidningar därför att medlemsansvarig eller kassör i lokalavdelningen inte skickat in uppgifter och avgift förrän i November- December. Det är alltså viktigt att ni skickar uppgifter och avgifter till kansliet kontinuerligt under året. Medlemsansvarig: Medlemsansvarig i lokalavdelningarna rapporterar till Lena Powers tel th Ave SE fax Issaquah, WA e-post members@swea.org 1. Nya medlemmar: Medlemsansvarig skickar kopia av medlemsblankett löpande under året till Lena, antingen via post eller fax. Obs! Det är medlemmen som skall fylla i blanketten, inte medlemsansvarig, och poängtera TEXTA TYDLIGT. Det är viktigt att kontrollera stavning, mellannamn, bindestreck, smeknamn etc så att uppgifterna alltid rapporteras konsekvent. Databasen sorterar efter stavning och kan inte veta om Lise-Lott Karlsson-Larsson ibland kallar sig Lotta Larsson eller Lisa Karlsson. 2. Nygamla medlemmar som kommit tillbaka eller betalar sent på året: Kopia av blankett är ej nödvändig för dessa medlemmari då de redan bör finnas i databsen. Observera dock att gamla medlemmar som betalar sent på året skall betala $20 till SWEA International. Regeln $10 efter 1 September gäller endast för nya medlemmar. 3. Avgående medlemmar: Behöver ej meddelas då de automatiskt blir inaktiverade när avgiften för innevarande år uteblir.

5 4. Överflyttning av medlemskap: Ni vet väl att man kan ta med sig sitt medlemskap när man flyttar till annan stat (USA), eller annat land, där det finns en SWEA-avdelning. Avgiften till SWEA International betalas i dessa fall endast en gång under året, antingen i den gamla avdelningen eller den nya beroende på när man flyttar. Fyll i och underteckna en överflyttningsblankett. Ange om medlemsavgiften för innevarande år är betald. Skicka sedan en kopia av blanketten till kansliet (Lena) och en kopia till kassören eller medlemsansvarig i den nya avdelningen. 5. Address- namn-, tel/fax och e-post ändring: Skall sändas kontinuerligt under året och så snart som möjligt via e-post. Adress- och övriga ändringar skickas löpande hela tiden till Lena via e-post. Lägg inte på hög. Ju oftare ni skickar ändringar till Lena, ju effektivare kan hon arbeta. Kassör: Kassörerna i lokalavdelningarna rapporterar till Boel Alkdal, SW EA kansli: SWEA International, Inc. Tel Balfour Court, Suite B Fax Carlsbad CA e-post office@swea.org. De flesta av er inkasserar medlemsavgifterna vid era årsmöten så lämpligast är att ni skickar in medlemsavgifterna till Kansliet snarast möjligt efter årsmötet. Därefter kan ni göra ytterligare inbetalningar löpande under året för nya medlemmar eller medlemmar som betalar sent. I den nya databasen är alla medlemmar inaktiva tills att kansliet erhållit medlemsavgiften för innevarande år. Inaktiva medlemmar erhåller ingen medlemstidning så vill ni vara säkra på att alla era medlemmar som betalat in sin avgift skall få SW EA Forum och SW EA Nytt, gäller det att ni skickar in avgifterna till kansliet så fort ni kan. Detta gäller även för att ta ut styrelselistor ur databasen. Har inte betalning av avgift markerats i databasen kommer inte medlemmen med på styrelse- eller kommittelista för adresshäftet heller. Det är också viktigt att avgifterna kommer in så fort som möjligt för att underlätta arbetet med att markera i databasen alla som har betalat in sin avgift till kansliet. Tiden är väldigt knapp tills att adresserna skall skickas in till tryckeriet för vårnumret av SW EA Forum så vänta inte för länge med att betala medlemsavgifterna. En namnlista i bokstavsordning enligt efternamn skall skickas till kansliet via e-post samtidigt med inbetalningen av avgifterna. Betalar ni direkt till vårt konto hos SEB i Sverige, bör ni avisera detta via e- post eftersom SEB är dåliga på att avisera insättningar på kontot. Kontoutdraget anger bara ett datum och ett belopp så det finns ingen möjlighet att veta vem som betalat om ni inte talar om det eller anger det på ert betalningsuppdrag. Ange hur många medlemmar ni betalar för och ange avdelningens namn. Ni kan också köpa en internationell check, draft eller money order i USD men direkt banköverföring till SWEA Internationals konto hos Bank of America eller SEB är det sätt som används oftast numera. Våra kontonummer finns angivna nedan. Bank: Bank of America kontonummer Monterey Main Branch 0081 routing nr East Franklin Street Monterey CA 93940, USA S E Banken kontonummer Stockholm, Sverige bankgiro IBAN nr SE BIC kod ESSESESS