Tävlingsdatabasen (TDB)

Transkript

1 Tävlingsdatabasen (TDB) Anvisningar för distrikt och klubbar som arbetar med tävlingsdatabasen (TDB) Senast uppdaterad Propositionen Viktiga datum och tidpunkter är när tävlingen öppnas för internetanmälan, när ev. efteranmälning börjar, när tävlingen stängs för internetanmälan och betalningsdatum (likviddag). Vi rekommenderar att alla klockslag sätts till 18:00 klockslaget för betalningens genomförande är alltid kl 23:00 och behöver inte sättas. Det finns flera skäl att använda kl 18:00: De allra flesta har då möjlighet att anmäla och man gynnar inte dem som kan sitta uppe och anmäla kl 00:00 på natten om anmälan öppnar då. Likaså när det gäller stängningen det ger funktionärerna tid att börja arbeta med tävlingen direkt efter stängningen om en tävling stängs för anmälan kl 24:00 kan den lika gärna vara öppen 18 timmar till eftersom få funktionärer kan arbeta natt eller dagtid med en tävling. OBS: ändra inte dessa datum när anmälningarna börjat utan att kontakta supporten. Likviddag skall ligga minst så många dagar efter sista anmälningsdag, att pengarna hinner komma in (3-5 dagar). Fälttävlan: sista dagen när anmälan får återtas 5 dagar före tävling normalt måndag före tävlingshelgen. Hoppning = sista dagen när anmälan får återtas 7 dagar före tävling normalt fredag veckan före tävlingsveckan. Dressyr: sista dagen när anmälan får återtas = 3-5 dagar efter sista anmälningdag. Likviddagen måste ligga på en bankdag, dvs ej lördag eller söndag. OBS att fr.o.m 2010 regleras likviddagen via TR och blir förmodligen densamma för alla discipliner. Normalt bokförs pengar som sätts in till tävlingsdatabasen redan påföljande dag i systemet, men sent insatta pengar hinner inte komma med i bankgirofilen till nästa dag och dessutom är lördag och söndag inte bankdagar. Man bör alltså ha en viss marginal. Fördelen med att sätta betalningsdagen till sista kostnadsfria avanmälningsdag, återtagen anmälan, är att det varken blir extraarbete för anmälaren eller för arrangören inga pengar dras för anmälan och behöver alltså inte bokföras eller betalas tillbaka. För att säkerställa att inga missförstånd uppstår beträffande likviddag/sista dag för återtagande av anmälan bör detta stå angivet i propositionen, oavsett om man tar betalt via TDB eller ej. Det är helt upp till arrangören om man vill använda betalningsfunktionen i TDB eller inte, men det måste klart framgå vilket sätt man valt och den som lägger upp tävlingen för anmälan i TDB måste veta detta. Man får inte lägga in några avgifter i TDB om man tänker ta betalt på plats! Avgifter inlagda i TDB gör att TDB kräver anmälaren på betalning. Fördelen med att använda betalningen är att man då (till Equipe och RSPro Joyride har ännu inte anslutit sig) kan ladda ner en anmälningsfil som även innehåller uppgifter om betalningar bokförda direkt i programmet. Man slipper alltså att gå igenom pg- och bg-inbetalningar och manuellt föra in summan för varje ryttare. Dessutom minskar man kontanthanteringen på tävlingsplatsen vilket i sin tur minskar riskerna och arbetsbördan för ansvariga i sekretariatet. TDB kan sedan användas för återbetalning av premier eller annan återbetalning. Arrangörer som tillhandahåller uppstallning kan behöva sätta en tidigare likviddag för boxar för att ha ett säkert underlag för beställning av dessa. Detta skall i så fall tydligt framgå i propositionen. 1/1

2 Begränsning av antalet ekipage Tävlingsdatabasen medger idag en automatisk begränsning av totala antalet ekipage i tävlingen. Manuellt kan man dessutom stänga enstaka klasser för anmälan. Av propositionen måste det framgå att begränsning finns. Vissa klasser, t.ex finalklasser är stängda från början och går ej att anmäla till förrän på tävlingsplatsen. TR tillåter begränsning av antalet ekipage. Om man stänger enstaka klasser för anmälan har nästkommande anmälare inte möjlighet att välja alla klasser men å andra sidan också valet att anmäla eller inte. Det gör att anmälaren i god tid är medveten om förutsättningarna vilket inte är fallet vid bortlottning Arrangörsbehörighet på klubbnivå (för instruktioner om inloggning läs Anvisningar för ryttare ) Får man genom att skicka in en blankett till SvRF. Den kan också sättas av supporten direkt efter kontroll. Blanketten hämtas från Detta förutsätter att man först skaffat sig en personlig inloggning, med eller utan licens. Detta gör man från startsidan, tdb.ridsport.se. Det går inte att ge behörighet till någon som inte har en egen inloggning. Dela inte med er av er inloggning till någon annan! För närvarande skall man alltså inte skapa en inloggning i klubbens namn. En inloggning som används av många blir snart allmän egendom och man kan i efterhand inte kontrollera vem som varit inloggad och gjort någon ändring. På sin personliga inloggning kan man samtidigt göra egna anmälningar, sköta sina egna betalningar och administrera tävlingar för klubben. Man kan som arrangör lägga upp en tävling på den egna klubben för internetanmälan och ladda ner anmälningsfilen till sin dator. Man kan också gå in i betalningsöversikten och genomföra en sen betalning som kommit efter likviddagen eller sätta en anmälan som Uppgjord. (Dessa två funktioner överväger vi att flytta till kassörsbehörigheten.) Arrangörsbehörighet distriktsnivå Den som har en inloggning för ett distrikt har motsvarande behörighet som en arrangör, men den gäller då alla tävlingar inom distriktet. Kassör i TDB Uttagskonto skall skriftligen anges för att minimera riskerna för missbruk. Kassören kan initiera en betalning från klubbens TDB-konto till klubbens bank- eller plusgirokonto, men inte ändra kontot. Kassören kan också genomföra återbetalning till anmälaren av t.ex premier. OBS att den ni förordnar som TDB-kassör inte nödvändigtvis måste vara er ordinarie kassör. Anmälarens möjligheter Med konto menar vi en inloggning i TDB med användarnamn (= unik mailadress) och lösenord. Inloggningskontot får automatiskt sig tilldelat ett OCR-nummer som kan användas vid betalningar till eller från kontot. OCR-numret ändras inte, det är detsamma oavsett vilken anmälning det gäller så länge det är från samma konto. En anmälare behöver inte ha tävlingslicens. Anmälaren är ansvarig och betalningsskyldig för sina anmälningar. Man kan lägga upp sina ryttare och sina hästar/ponnier och i olika kombinationer anmäla dem till tävling. Vi kallar den typen av anmälningskonto för föräldrakonto eller ägarkonto. En ryttare kan själv vara anmälare och lägga upp sina hästar i systemet, ett ryttarkonto. Anmälaren kan, förutom att anmäla till tävling: Avanmäla - Återta sin anmälan antingen hela eller enstaka klasser - om det görs senast likviddagen före kl. 22:30. (Då stängs av säkerhetsskäl TDB för alla transaktioner fram till 23:30 för att inte störa likvidöverföringen som sker kl 23:00.) Genom att klicka på det röda krysset kan man avanmäla. Görs det före 2/2

3 betalningsögonblicket blir anmälan återtagen, är betalningen genomförd blir det en strykning. Avanmäla stryka en eller flera klasser efter likviddagen kl 23:00, men blir då uppmanad att även kontakta arrangören. Komplettera anmälan med en eller flera klasser om det görs före anmälningstidens utgång och klasserna inte är stängda. Det är också möjligt för anmälaren att byta häst/ponny. (Däremot kommer vi inte att ge möjlighet till ryttarbyte via TDB eftersom man då skulle kunna byta ut ett helt ekipage och det inte är tillåtet enligt TR. Ryttarbyte måste tills vidare göras direkt till arrangören.) Ta ut pengar från sitt TDB-konto. Första gången måste man skicka in en blankett som anger uttagskonto. Kontoändring får inte tas emot via telefon eller mail, detta för att inte någon som tagit över anmälarens dator skall kunna skicka pengar till ett eget konto. Utländska ryttare kan också använda TDB, för dem krävs ej svensk licens. En sådan ryttare anger nationstillhörighet både under nation och klubb. (Denmark Denmark). Också deras betalning kan ske via TDB eftersom de i sin betalningsanvisning får både Iban och BIC koder. Att lägga upp en tävling i TDB Klicka på tävlingsadministration, Välj Våra tävlingar, Klicka på Skapa ny tävling En arrangör som lägger upp en tävling i TDB skall ta hänsyn till följande: Vad står det i propositionen? Här anger man vilket betalningssätt som skall användas och måste följa propositionen. 3/3

4 Markera hur betalning skall ske. Om du väljer att ta betalt på annat sätt kan du inte lägga in avgifter i TDB. Endast om du valt att använda betalning via tävlingsdatabasen kan du lägga in avgifterna. Tävlingsnamnet bör vara lättläst och klargörande. Många återkommande tävlingar har redan skapat sig ett namn som är som ett varumärke, t.ex Änglahoppet, Räkanhoppet m.fl. Övriga bör ge upplysningar redan i namnet, Lokal hoppning häst, Reg. Dressyr ponny, Treårstest osv Startdatum avser första tävlingsdagen, slutdatum den sista. Till er hjälp finns en kalender. Länk till proposition viktigt att anmälaren kan läsa propositionen i direkt anslutning till sin anmälan. Specificera gärna länken lite mer än bara till hemsidan. Max antal ekipage kan sättas här. Om ingen siffra skrivs in betyder det att man inte begränsar tävlingen. Tänk på att det gäller antal ekipage - inte starter. Ryttarmeddelande (Meddelande från arrangören) har plats för ett valfritt textmeddelande till den som anmäler. Det är inte ett ryttarmeddelande i traditionell mening lämna de upplysningar som ni anser anmälaren behöver ha. Anmälningsstart, Efteranmäld från och med och Anmälningsstopp anges med datum och klockslag. Tänk på att dagen för anmälningsstopp avser totalt anmälningsstopp alltså även för efteranmälan. Datum för ev. efteranmälan måste alltså ligga före datum för anmälningsstopp, annars har man ingen efteranmälan. (Detta om man vill ta emot efteranmälan via TDB. Efteranmälan på plats kan fortfarande göras som tidigare om man 4/4

5 skrivit så i propositionen). Som arrangör är man tvungen att göra en nerladdning av anmälningarna efter tidpunkten för anmälningsstopp. Sätt alla tidpunkter till 18:00. Angivna datum bildar efter nedsparning - en färgad tidslinje som gör det lätt för anmälaren att se vad som gäller. Status på tävlingen kan vara allt från klubbtävling till Internationell. Om man har flera status på samma tävling lägger man till alla, t.ex Regional, Lokal Gren här lägger man till de tävlingsgrenar som ingår. Ingen av dessa uppgifter behöver lämnas om man direkt lägger in klasserna. Det är endast om man långt i förväg vill markera att man har en viss tävling och väntar med att lägga in klasserna - som man behöver ange status och gren Meetingavgift man kan använda sig av en meetingavgift för hela tävlingen i stället för att ta en avgift per klass. Om moms ingår dvs om arrangören är momsregistrerad anges procent här. Veterinäravgiften kan inte anges i förväg utan måste tas ut på tävlingsplatsen i den mån den inte ingår i ev. meetingavgift. Lägg till klass slutligen lägger man till de klasser och listor som ingår i tävlingen. En lista kan gälla t.ex box eller el. En klass definieras enligt TR. o För varje klass anges nummer även om klassen är en lista! och namn, t.ex 1.30 bed. A:0 eller LB:2. Gren och status anges även här. 5/5

6 o Starttid vilken dag startar klassen, ange datum. Ange ingen tid om den inte redan är bestämd. o Likviddag kan vara olika för varje klass/lista, men olika likviddagar förvirrar. Ange avvikande likviddag endast om det är helt nödvändigt, t.ex för en boxlista. Följ TR när det gäller klasserna. (Likviddag = sista dag för att återta anmälan). Efter likviddagen, kl 23:00 kan arrangören ladda ner anmälningarna och få med vilka som betalat. Det går givetvis att ladda ner dessförinnan, men då följer inga betalningar med. o Varje klass kan separat vara öppen för anmälningar eller stängd. Detta anges under Anmälningsinställningar. Huvudinställningen är redan angiven när internetanmälan öppnar och när den stängs. Inom ramen för huvudinställningarna kan man här stänga enstaka klasser för anmälan. För att man skall kunna anmäla till en klass skall den alltså här vara öppen för anmälningar, och anmälningstidpunkten ligga inom de givna gränserna. o Tävlingstyp ange ponny, häst eller bådadera. Ange avdelningar. o Bocka för de regler som gäller. Var noga med att inte kräva hästlicens på lokal eller klubbtävling. 6/6

7 o Om man använder sig av meetingavgift skall man koppla klass eller lista till den. Bocka för om den ingår i meetingavgiften. o Avgifter om resp. klass/lista inte ingår i en meetingavgift ange avgifterna här. En efteranmälningsavgift läggs ovanpå den ordinarie anmälningsavgiften, efteranmälda betalar alltså anmälningsavgift + efteranmälningsavgift. Eventuellt ingående moms anges i procent. Obs att inlagda avgifter inte kan/får ändras efter det att man mottagit anmälan som berör avgiften. Efteranmälningsavgiften kan alltså ändras fram till dess efteranmälan träder i kraft och någon efteranmäler sig. Anmälningsavgiften låses så fort någon anmält sig till klassen. l G Glöm inte Spara när alla uppgifter är ifyllda. 7/7

8 o Arrangör som i början av tävlingsupplägget angivit att betalning sker på annat sätt kan inte lägga in några avgifter på klasserna. Då är det väldigt viktigt att man i meddelande till ryttare hänvisar till propositionen så att ryttaren kan kontrollera vad anmälan kommer att kosta. Missar man att ange att betalning skall ske på annat sätt och lägger in avgifter i klasserna kommer betalningen att ske via TDB. Det är alltså de inlagda avgifterna som styr, vill man ha betalt via TDB får man inte missa att lägga in de rätta avgifterna i klasserna. Att följa anmälningarna i TDB Både ryttare och arrangörer kan följa anmälningarna i TDB. Ryttaren kan se Ryttar- häst- och klassförteckning som är ständigt aktuella. Arrangören har dessutom en Betalningsöversikt och, om man valt betalningsfunktionen även en statistik Dessa uppgifter kan endast ses av arrangören 8/8

9 Endast för arrangören som kan redigera sin tävling i efterhand men inte höja några avgifter om tävlingen redan fått fler än 10 anmälningar och ladda ner anmälningarna, spara dem på sin egen dator och sedan importera dem till sitt administrationsprogram. Det är därför onödigt att arrangören lägger upp egna webblistor som, om de inte ständigt uppdateras kommer att vara inaktuella mycket snart. Vänta tills likviddagen är passerad med att lotta och lägga ut lottade startlistor. Vänta också med att göra klass- och ryttarbyten tills då eftersom det är vad som står i TDB som prioriteras inte de ändringar man som arrangör gjort i sitt tävlingsprogram. Tanken är att flytta en del av sekretariatsarbetet till ryttarna och låta dem själva göra sina ändringar. Sena ändringar kan man naturligtvis aldrig komma ifrån och dem gör man i sitt administrationsprogram som vanligt. Om man gjort fel Kan man i efterhand redigera tävlingen på vissa punkter. Avgifter kan inte redigeras om klassen redan fått anmälningar. Ändring av avgift kan ske med hjälp av supporten i yttersta nödfall. Höjer man avgifter eller lägger till måste samtliga berörda anmälda underrättas om detta och om orsaken. Likaså om man tidigarelägger likviddag eller annan ändring som påverkar redan anmälda negativt. En likviddag som redan är passerad får naturligtvis inte ändras. Har man gjort fel betr. Avdelning kan detta inte ändras alls utan klassen måste tas bort eller kompletteras med annan klass som innehåller den rätta avdelningen. Öppna därför inte tävlingen för anmälan innan ni kontrollerat att den är upplagd som ni vill ha den. Ta bort en tävling En tävling som är upplagd felaktigt eller som test och som har max 10 starter kan tas bort. Klicka på det röda krysset till höger. Använd detta verktyg med försiktighet! Ta aldrig bort en riktig tävling. Inställd tävling Om ni fattar beslutet att ställa in en tävling, gör då så här: Kontakta i första hand SvRF/distriktet för att få tillåtelse att ställa in. (TR) Stäng omedelbart alla klasser för anmälan. Gör det genom att söka upp tävlingen, klicka på Redigera tävling, klicka på redigeringsknappen för varje klass och i Anmälningsinställningar ta bort bocken i Öppen för anmälningar. 9/9

10 Skriv överst i Meddelande från arrangören att tävlingen är inställd. Om ni ställer in innan betalningen är dragen (likviddagen kl 23:00) Gå in i betalningsöversikten, klicka på Info till höger om varje anmälan, klicka sedan på det röda krysset till höger om varje klass. På så sätt återtar ni anmälan för berörda ryttare och inga pengar kommer att dras från deras konto. Tänk på att det kan vara bråttom att göra detta. Om ni ställer in efter det att betalningen är dragen (efter likviddagen kl 23:00) Er TDB kassör går in i betalningsöversikten, klickar på Återbetalning och gör en återbetalning till alla ryttare. Gör detta så fort som möjligt, helst dagen efter likviddagen. Lägg till serviceavgiften för varje häst. (Dvs återbetala anmälningsavgiften + 10 kr) Om tävlingen ställts in efter likviddagen utan att klubben kunnat påverka den sena tidpunkten kan ni fakturera TDB serviceavgiften som då återbetalas som en klumpsumma till er. Om det däremot sker p.g.a att ni varit för långsamma får ni som arrangörer stå för återbetalningen av serviceavgiften. Obetalda anmälningar sätter ni som Återtagna. Vi skall så småningom göra en speciell funktion för inställd tävling, men tills vidare gör som beskrivet! Ladda ner anmälningar från TDB Kan man göra under hela anmälningstiden. De sista gångerna när ingen längre kan återta anmälan eller nyanmäla sig kan man välja att importera endast betalningar. (Gäller Equipe). När man tryckt på knappen Ladda hem anmälningar får man möjlighet att spara filen. Klicka på Spara. Välj här lämplig mapp att spara i så att du hittar filen när du skall importera den. Filen har redan ett namn. 10/10

11 I sitt administrationsprogram skall man före första nerladdning ha förberett tävlingen och lagt in klasserna med samma klassnr som i TDB. Sedan importeras anmälningarna. Eftersom ändringar i TDB är prioriterade skall man vänta med att justera sina startlistor tills efter likviddagen. Att lotta dem dessförinnan går bra. Anmälan som är återtagen via TDB försvinner från sina klasser men finns kvar under Anmälningar så att man skall kunna se vad som hänt. Anmälan som är struken via TDB kommer in som en strykning i klassen. Obetald anmälan kommer också som en strykning. (I Equipe kommer den att få en avvikande färg så att man snabbt skall kunna se vad det gäller men detta är ännu inte genomfört) Sena betalningar som kommit efter likviddagen kan genomföras direkt i TDB av arrangören. Det sker inte automatiskt. Gå in i betalningsöversikten och kontrollera att anmälaren har pengar på sitt konto. Klicka på Betala. Här kan jag se att pengar finns och kan då klicka på Betala. En obetald anmälan kan ha följande information: Pengar finns. För lite pengar, Inga pengar. Som arrangör har man ingen skyldighet att acceptera obetalda anmälningar eller anmälningar där pengarna inte kommit in i tid. Som anmälare är man skyldig att betala sin anmälan om den inte är återtagen eller man inte kan visa veterinär- eller läkarintyg inom viss tid. En anmälare kan inte återta sin anmälan genom att låta bli att betala man måste aktivt göra avanmälan (återtagande eller strykning) genom att klicka på det röda krysset till höger om sin anmälan på sin sida i TDB.. Arbeta vidare i administrationsprogrammet Respektive program tar sedan hand om tävlingen som tidigare, med resultatinmatning, ekonomihantering, filexport osv. Bortlottning Om ni använder er av bortlottning är det naturligtvis allra bäst om ni kan göra den före likviddagen eftersom ni då kan gå in i betalningsöversikten, klicka på Info och återta anmälan för de starter ni lottat bort. Samtidigt kan man behöva se i betalningsöversikten vilka som betalat, för att i första hand kunna ta bort dem som har obetalda anmälningar. En bortlottad som har betalat skall naturligtvis få igen sina pengar snarast möjligt genom Återbetalning. En bortlottad som inte betalat skall avanmälas och sättas som Uppgjord. Det är viktigt att ni avanmäler vederbörande så att ni inte tävlingsdagen plötsligt har en ryttare som propsar på att få starta med hänvisning till att betalningen är uppgjord. Även för bortlottning planerar vi en särskild funktion, men än så länge gör som ovan. Efter tävlingen Om man använt betalningssystemet skall man gå in i betalningsöversikten för tävlingen och markera de betalningar som ändå skett på annat sätt som Uppgjorda. Kvar som obetalda skall endast stå de anmälningar som faktiskt inte är betalda. Man får definitivt inte trycka på Betala om anmälan är betald på tävlingsplatsen då tar man dubbelt och blir skyldig ryttaren pengar. Premiebetalningar och återbetalningar kan genomföras i betalningsöversikten av den som är förordnat kassör i TDB. 11/11

12 Endast om ryttaren verkligen betalat skall man klicka på Uppgjord. Vänta med detta tills tävlingen är avslutad. Det kan inte ångras. Uppgjord skall sättas snarast efter tävlingsdagen för att inte ryttaren skall få problem med en tävling som är obetald. Alltför många anmälningar som står som uppgjorda kommer att göra det krångligare för ryttaren att anmäla det är inget som ryttaren får sätta i system eller som arrangören skall godkänna i onödan. Premier För betalning av premier till ryttarna kan man använda återbetalningsfunktionen i betalningsöversikten. Endast förordnad TDB-kassör kan göra detta. Premierna skall återbetalas senast 3 dagar efter tävlingen (TRI Kap. IV, moment 140. Vi förutsätter att ryttare som låtit någon annan anmäla sig, också har en överenskommelse med den personen och accepterar återbetalning av premier till anmälarens TDB-konto. Ryttarlicenser Från och med 2010 så löser ryttare eller anmälare (förälder, hästägare) licens via TDB. Den som löser licensen är också betalningsskyldig för den. I samband med att man löser ny licens kan man också byta klubb. En klubb kan välja under Våra uppgifter att manuellt godkänna alla sökta licenser. Avstår man från det godkänns licenserna automatiskt och när licensen är registrerad som betald i TDB blir den giltig. Vill man kunna godkänna licenserna manuellt är det endast klubbens TDB-kassör(er) som kan göra det. Då föreligger också en skyldighet att dagligen kontrollera licensansökningarna för klubben, så att man inte i onödan försenar den tid det tar för ryttaren att få sin licens. För att godkänna manuellt går man in under Tävlingsadministration Våra medlemmar Licensansökningar. Licensansökningar Detta menyval är öppet för klubben förordnade TDB-kassör och endast om klubben valt att manuellt godkänna licensansökningarna. Man måste dagligen kontrollera ansökningarna och välja att godkänna eller ta bort. Tar man bort får ryttaren ett mail om att han/hon måste söka licens för annan klubb. Alla medlemmar (Tävlingsadministration Våra medlemmar Alla medlemmar) Är ett menyval som är öppet för alla inom klubben som har arrangörsbehörighet på TDB. Den lista man får fram är sorterbar klicka på kolumnrubriken för den kolumn du önskar sortera, på samma sätt som du gör i Betalningsöversikten. Första klicket sorterar stigande, andra fallande. Där ser man alla medlemmar som har TDB-konto och/eller löst licens för klubben. Det kan vara bra för uppföljning beträffande betalning av medlemsavgifterna. Det är inte meningen att klubben skall föra sitt medlemsregister där, men är ett användbart komplement till detta. I planeringen ligger att man skall kunna bocka av de som betalat sin medlemsavgift och t.o.m. kunna ta bort dem som inte längre är medlemmar. De hamnar då på Okänd klubb. Dessa två funktioner finns alltså inte ännu. 12/12