Tävlingsdatabasen (TDB)

Transkript

1 Tävlingsdatabasen (TDB) Anvisningar för distrikt ch klubbar sm arbetar med tävlingsdatabasen (TDB) Prpsitinen Viktiga datum ch tidpunkter är när tävlingen öppnas för internetanmälan, när ev. efteranmälning börjar, när tävlingen stängs för internetanmälan ch betalningsdatum (likviddag). Vi rekmmenderar att alla klckslag sätts till 18:00 klckslaget för betalningens genmförande är alltid kl 23:00 ch behöver inte sättas. Det finns flera skäl att använda kl 18:00: De allra flesta har då möjlighet att anmäla ch man gynnar inte dem sm kan sitta uppe ch anmäla kl 00:00 på natten m anmälan öppnar då. Likaså när det gäller stängningen det ger funktinärerna tid att börja arbeta med tävlingen direkt efter stängningen m en tävling stängs för anmälan kl 24:00 kan den lika gärna vara öppen 18 timmar till eftersm få funktinärer kan arbeta natt eller dagtid med en tävling. Likviddag skall ligga minst så många dagar efter sista anmälningsdag, att pengarna hinner kmma in (3-5 dagar). Fälttävlan: sista dagen när anmälan får återtas 5 dagar före tävling nrmalt måndag före tävlingshelgen. Hppning = sista dagen när anmälan får återtas 7 dagar före tävling nrmalt fredag veckan före tävlingsveckan. Dressyr: sista dagen när anmälan får återtas = 3-5 dagar efter sista anmälningdag. Likviddagen måste ligga på en bankdag, dvs ej lördag eller söndag. Nrmalt bkförs pengar sm sätts in till tävlingsdatabasen redan påföljande dag i systemet, men sent insatta pengar hinner inte kmma med i bankgirfilen till nästa dag ch dessutm är lördag ch söndag inte bankdagar. Man bör alltså ha en viss marginal. Fördelen med att sätta betalningsdagen till sista kstnadsfria avanmälningsdag, återtagen anmälan, är att det varken blir extraarbete för anmälaren eller för arrangören inga pengar dras för anmälan ch behöver alltså inte bkföras eller betalas tillbaka. Det är helt upp till arrangören m man vill använda betalningsfunktinen i TDB eller inte, men det måste klart framgå vilket sätt man valt ch den sm lägger upp tävlingen för anmälan i TDB måste veta detta. Fördelen med att använda betalningen är att man då (till Equipe ch RSPr(?) Jyride har ännu inte anslutit sig) kan ladda ner en anmälningsfil sm även innehåller uppgifter m betalningar bkförda direkt i prgrammet. Man slipper alltså att gå igenm pg- ch bg-inbetalningar ch manuellt föra in summan för varje ryttare. Dessutm minskar man kntanthanteringen på tävlingsplatsen vilket i sin tur minskar riskerna ch arbetsbördan för ansvariga i sekretariatet. TDB kan sedan användas för återbetalning av premier. Arrangörer sm tillhandahåller uppstallning kan behöva sätta en tidigare likviddag för bxar för att ha ett säkert underlag för beställning av dessa. Detta skall i så fall tydligt framgå i prpsitinen. Begränsning av antalet ekipage Tävlingsdatabasen medger idag en autmatisk begränsning av ttala antalet ekipage i tävlingen. Manuellt kan man dessutm stänga enstaka klasser för anmälan. Av prpsitinen måste det framgå att begränsning finns. Vissa klasser, t.ex finalklasser är stängda från början ch går ej att anmäla till förrän på tävlingsplatsen. TR tillåter begränsning av antalet ekipage. Om man stänger enstaka klasser för anmälan har nästkmmande anmälare inte möjlighet att välja alla klasser men å andra sidan ckså valet att anmäla eller inte. Det gör att anmälaren i gd tid är medveten m förutsättningarna vilket inte är fallet vid brtlttning 1/10

2 Arrangörsbehörighet på klubbnivå Får man autmatiskt m man har en inlggning på Equipe supprt. Den kan ckså sättas av ss direkt efter kntrll. Man kan sm arrangör lägga upp en tävling på den egna klubben för internetanmälan ch ladda ner anmälningsfilen till sin datr. Man kan ckså gå in i betalningsöversikten ch genmföra en sen betalning sm kmmit efter likviddagen eller sätta en anmälan sm Uppgjrd. (Dessa två funktiner överväger vi att flytta till kassörsbehörigheten.) Arrangörsbehörighet distriktsnivå Den sm har en inlggning för ett distrikt har mtsvarande behörighet sm en arrangör, men den gäller då alla tävlingar inm distriktet. Kassör i TDB Uttagsknt skall skriftligen anges för att minimera riskerna för missbruk. Kassören kan initiera en betalning från klubbens TDB-knt till klubbens bank- eller plusgirknt, men inte ändra kntt. Kassören kan ckså genmföra återbetalning till anmälaren av t.ex premier. Anmälarens möjligheter Med knt menar vi en inlggning i TDB med användarnamn (= unik mailadress) ch lösenrd. Inlggningskntt får autmatiskt sig tilldelat ett OCR-nummer sm kan användas vid betalningar till eller från kntt. OCR-numret ändras inte, det är detsamma avsett vilken anmälning det gäller så länge det är från samma knt. En anmälare behöver inte ha tävlingslicens. Anmälaren är ansvarig ch betalningsskyldig för sina anmälningar. Man kan lägga upp sina ryttare (m de har tävlingslicens) ch sina hästar/pnnier ch i lika kmbinatiner anmäla dem till tävling. Vi kallar den typen av anmälningsknt för föräldraknt eller ägarknt. En ryttare kan själv vara anmälare ch lägga upp sina hästar i systemet, ett ryttarknt. Anmälaren kan förutm att anmäla till tävling: Återta sin anmälan antingen hela eller enstaka klasser - m det görs senast likviddagen före kl. 23:00. Genm att klicka på det röda krysset kan man avanmäla. Görs det före betalningsögnblicket blir anmälan återtagen, är betalningen genmförd blir det en strykning. Avanmäla stryka en eller flera klasser efter likviddagen kl 23:00, men blir då uppmanad att även kntakta arrangören. Kmplettera anmälan med en eller flera klasser m det görs före anmälningstidens utgång ch klasserna inte är stängda. (Vi skall även göra det möjligt för anmälaren att) byta häst/pnny. (Däremt kmmer vi inte att ge möjlighet till ryttarbyte via TDB eftersm man då skulle kunna byta ut ett helt ekipage ch det inte är tillåtet enligt TR. Ryttarbyte måste tills vidare göras direkt till arrangören.) Ta ut pengar från sitt TDB-knt. Första gången måste man skicka in en blankett sm anger uttagsknt. Kntändring får inte tas emt via telefn eller mail, detta för att inte någn sm tagit över anmälarens datr skall kunna skicka pengar till ett eget knt. Utländska ryttare kan ckså använda TDB, för dem krävs ej svensk licens. En sådan ryttare anger natinstillhörighet både under natin ch klubb. (Denmark Denmark). Också deras betalning kan ske via TDB eftersm de i sin betalningsanvisning får både Iban ch BIC kder. 2/10

3 Att lägga upp en tävling i TDB Klicka på tävlingsadministratin, Välj Våra tävlingar, Klicka på Skapa ny tävling En arrangör sm lägger upp en tävling i TDB skall ta hänsyn till följande: Vad står det i prpsitinen? Här anger man vilket betalningssätt sm skall användas ch måste följa prpsitinen. Markera hur betalning skall ske. Tävlingsnamnet bör vara lättläst ch klargörande. Många återkmmande tävlingar har redan skapat sig ett namn sm är sm ett varumärke, t.ex Änglahppet, Räkanhppet m.fl. Övriga bör ge upplysningar redan i namnet, Lkal hppning häst, Reg. Dressyr pnny, Treårstest sv 3/10

4 Startdatum avser första tävlingsdagen, slutdatum den sista. Till er hjälp finns en kalender. Max antal ekipage kan sättas här. Om ingen siffra skrivs in betyder det att man inte begränsar tävlingen. Tänk på att det gäller antal ekipage - inte starter. Ryttarmeddelande har plats för ett valfritt textmeddelande till den sm anmäler. Om betalning skall ske på annat sätt än via TDB är det viktigt att man här hänvisar till prpsitinen så att anmälaren vet vad det kmmer att ksta. För övrigt lämna de upplysningar sm ni anser anmälaren behöver ha. Anmälningsstart, Efteranmäld från ch med ch Anmälningsstpp anges med datum ch klckslag. Tänk på att dagen för anmälningsstpp avser ttalt anmälningsstpp alltså även för efteranmälan. Datum för ev. efteranmälan måste alltså ligga före datum för anmälningsstpp, annars har man ingen efteranmälan. (Detta m man vill ta emt efteranmälan via TDB. Efteranmälan på plats kan frtfarande göras sm tidigare m man skrivit så i prpsitinen). Sm arrangör är man tvungen att göra en nerladdning av a n m ä l n i n g a r na efter tidpunkten för anmälningsstpp. Sätt alla tidpunkter till 18:00. Angivna datum bildar efter nedsparning - en färgad tidslinje sm gör det lätt för anmälaren att se vad sm gäller. 4/10

5 Status på tävlingen kan vara allt från klubbtävling till Internatinell. Om man har flera status på samma tävling lägger man till alla, t.ex Reginal, Lkal Gren här lägger man till de tävlingsgrenar sm ingår. Ingen av dessa uppgifter behöver lämnas m man direkt lägger in klasserna. Det är endast m man långt i förväg vill markera att man har en viss tävling ch väntar med att lägga in klasserna - sm man behöver ange status ch gren Meetingavgift man kan använda sig av en meetingavgift för hela tävlingen i stället för att ta en avgift per klass. Om mms ingår dvs m arrangören är mmsregistrerad anges prcent här. Veterinäravgiften kan inte anges i förväg utan måste tas ut på tävlingsplatsen i den mån den inte ingår i ev. meetingavgift. Lägg till klass slutligen lägger man till de klasser ch listr sm ingår i tävlingen. En lista kan gälla t.ex bx eller el. En klass definieras enligt TR. För varje klass anges nummer även m klassen är en lista! ch namn, t.ex 1.30 bed. A:0 eller LB:2. Gren ch status anges även här. 5/10

6 Starttid vilken dag startar klassen, ange datum. Ange ingen tid m den inte redan är bestämd. Likviddag kan vara lika för varje klass/lista, men lika likviddagar förvirrar. Ange avvikande likviddag endast m det är helt nödvändigt, t.ex för en bxlista. Följ TR när det gäller klasserna. (Likviddag = sista dag för att återta anmälan). Efter likviddagen, kl 23:00 kan arrangören ladda ner anmälningarna ch få med vilka sm betalat. Det går givetvis att ladda ner dessförinnan, men då följer inga betalningar med. Varje klass kan separat vara öppen för anmälningar eller stängd. Detta anges under Anmälningsinställningar. Huvudinställningen är redan angiven när internetanmälan öppnar ch när den stängs. Inm ramen för huvudinställningarna kan man här stänga enstaka klasser för anmälan. För att man skall kunna anmäla till en klass skall den alltså här vara öppen för anmälningar, ch anmälningstidpunkten ligga inm de givna gränserna. Tävlingstyp ange pnny, häst eller bådadera. Ange avdelningar. Bcka för de regler sm gäller. Var nga med att inte kräva hästlicens på lkal eller klubbtävling. Om man använder sig av meetingavgift skall man kppla klass eller lista till den. Bcka för m den ingår i meetingavgiften. 6/10

7 Avgifter m resp. klass/lista inte ingår i en meetingavgift ange avgifterna här. En efteranmälningsavgift läggs vanpå den rdinarie startavgiften, efteranmälda betalar alltså startavgift + efteranmälningsavgift. Eventuellt ingående mms anges i prcent. l G Glöm inte Spara när alla uppgifter är ifyllda. Arrangör sm i början av tävlingsupplägget angivit att betalning sker på annat sätt kan inte lägga in några avgifter på klasserna. Då är det väldigt viktigt att man i meddelande till ryttare hänvisar till prpsitinen så att ryttaren kan kntrllera vad anmälan kmmer att ksta. 7/10

8 Att följa anmälningarna i TDB Både ryttare ch arrangörer kan följa anmälningarna i TDB. Ryttaren kan se Ryttar- häst- ch klassförteckning sm är ständigt aktuella. Arrangören har dessutm en Betalningsöversikt ch, m man valt betalningsfunktinen även en statistik. Dessa uppgifter kan endast ses av arrangören Endast för arrangören sm kan redigera sin tävling i efterhand men inte höja några avgifter m tävlingen redan fått anmälningar ch ladda ner anmälningarna, spara dem på sin egen datr ch sedan imprtera dem till sitt administratinsprgram. 8/10

9 Det är därför nödigt att arrangören lägger upp egna webblistr sm, m de inte ständigt uppdateras kmmer att vara inaktuella mycket snart. Vänta tills likviddagen är passerad med att ltta ch lägga ut lttade startlistr. Vänta ckså med att göra klass- ch ryttarbyten tills då eftersm det är vad sm står i TDB sm pririteras inte de ändringar man sm arrangör gjrt i sitt tävlingsprgram. Tanken är att flytta en del av sekretariatsarbetet till ryttarna ch låta dem själva göra sina ändringar. Sena ändringar kan man naturligtvis aldrig kmma ifrån ch dem gör man i sitt administratinsprgram sm vanligt. Ta brt en tävling En tävling sm är upplagd felaktigt eller sm test ch sm har max 10 starter kan tas brt. Klicka på det röda krysset till höger. Använd detta verktyg med försiktighet! Ta aldrig brt en riktig tävling. Ladda ner anmälningar från TDB Kan man göra under hela anmälningstiden. De sista gångerna när ingen längre kan återta anmälan eller nyanmäla sig kan man välja att imprtera endast betalningar. (Gäller Equipe). När man tryckt på knappen Ladda hem anmälningar får man möjlighet att spara filen. Klicka på Spara. Välj här lämplig mapp att spara i så att du hittar filen när du skall imprtera den. Filen har redan ett namn. 9/10

10 I sitt administratinsprgram skall man före första nerladdning ha förberett tävlingen ch lagt in klasserna med samma klassnr sm i TDB. Sedan imprteras anmälningarna. Eftersm ändringar i TDB är pririterade skall man vänta med att justera sina startlistr tills efter likviddagen. Att ltta dem dessförinnan går bra. Anmälan sm är återtagen via TDB försvinner från sina klasser men finns kvar under Anmälningar så att man skall kunna se vad sm hänt. Anmälan sm är struken via TDB kmmer in sm en strykning i klassen. Obetald anmälan kmmer ckså sm en strykning. (I Equipe kmmer den att få en avvikande färg så att man snabbt skall kunna se vad det gäller men detta är ännu inte genmfört) Sena betalningar sm kmmit efter likviddagen kan genmföras direkt i TDB av arrangören. Det sker inte autmatiskt. Gå in i betalningsöversikten ch kntrllera att anmälaren har pengar på sitt knt. Klicka på Betala. Här kan jag se att pengar finns ch kan då klicka på Betala. En betald anmälan kan ha följande infrmatin: Pengar finns. För lite pengar, Inga pengar. Sm arrangör har man ingen skyldighet att acceptera betalda anmälningar eller anmälningar där pengarna inte kmmit in i tid. Sm anmälare är man skyldig att betala sin anmälan m den inte är återtagen eller man inte kan visa veterinär- eller läkarintyg inm viss tid. En anmälare kan inte återta sin anmälan genm att låta bli att betala man måste aktivt göra avanmälan (återtagande eller strykning) genm att klicka på det röda krysset till höger m anmälan. Arbeta vidare i administratinsprgrammet Respektive prgram tar sedan hand m tävlingen sm tidigare, med resultatinmatning, eknmihantering, filexprt sv. Efter tävlingen Om man använt betalningssystemet skall man gå in i betalningsöversikten för tävlingen ch markera de betalningar sm ändå skett på annat sätt sm Uppgjrda. Kvar sm betalda skall endast stå de anmälningar sm faktiskt inte är betalda. Man får definitivt inte trycka på Betala m anmälan är betald på tävlingsplatsen då tar man dubbelt ch blir skyldig ryttaren pengar. Premiebetalningar ch återbetalningar kan genmföras i betalningsöversikten av den sm är förrdnat kassör i TDB. Endast m ryttaren verkligen betalat skall man klicka på Uppgjrd. Vänta med detta tills tävlingen är avslutad. Det kan inte ångras. 10/10