Handledning för Axfood direkt enligt ESAP 20.1 v1.5

Transkript

1 Handledning för Axfood direkt enligt ESAP 20.1 v1.5 Expert Systems kundtjänst: E-post: Tel:

2 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 2 av 26 Innehållsförteckning Innehållsförteckning Användarhandledning för Axfood direkt enligt ESAP 20.1 v Flöden Axfood ESAP 20.1 v Artiklar Uppdatera artiklar Pantartikel Avgiftsartiklar Uppdatera partners Adresser Uppdatera adresser Priser och ramavtal Uppdatera ramavtal Axfoods tillämpning av prislista ESAP 20.1 v Frakt och expeditionsavgift Skillnader mellan Aktuellt pris avtalat och Aktuellt pris rabatterat Kopiera ramavtal Skicka prislista Lista prislista Order Notifiering Uppdatera order Manuell order Lista order Skapa plocklista Utleverans Uppdatera utleverans Leveransavisering Ändra antalet i en utleverans Varning för att etiketter saknas Pantartikel Aktuella priser (dagspriser) hämtas på nytt när utleveransen slutförs Lista Utleveranser Faktura Uppdatera fakturor Lista fakturor Kreditfaktura Övrigt Datum Manuella priser Statuslistan... 26

3 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 3 av Användarhandledning för Axfood direkt enligt ESAP 20.1 v1.5 Välkommen till Exder EDI som är en modul i Exder. Med Exder kan ni hantera alla era elektroniska affärer på ett enkelt sätt. I den här handledningen beskriver vi hur ni använder Exder för att hantera Axfoods direktflöde enligt ESAP Flöden Nedan beskrivs hur Axfoods direktflöde fungerar. 2.1 Axfood ESAP 20.1 v1.5 GS1 har tillsammans med partners från dagligvaruhandeln (bla Axfood) tagit fram affärsflödet ESAP 20.1 för grossist- och butiksflödet. Affärsflödet består av meddelanden för prislista, order, leveransavisering och faktura/kreditfaktura. 3. Artiklar 3.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer AGG-6 och artikelbeskrivning Ägg 6-pack. Artikelnivån är mellannivån, d.v.s. detaljistförpackningen. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande:

4 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 4 av 26 Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är tex fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1. Ordermultipeln kan även användas för att automatiskt föreslå rätt antal palletiketter per orderrad. Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN Pantartikel Om ni använder pantartiklar behöver ni också lägga upp dessa i artikelregistret. Ni gör precis som med vanliga artiklar förutom att ni anger i fältet Artikeltyp att artikeln är en pantartikel och i fältet Pantkod vilken pant som avses. Det kan exempelvis vara en SRS hellåda. Exemplet ovan visar en returhellåda. Artikeltypen är Pantavgift.

5 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 5 av 26 På fliken Mått är pantkoden satt till SRS hellåda. Det är viktigt att ni anger pantkod för att Exder ska kunna lägga på returartiklar vid utleveranserna. Vad gäller moms på returartiklar så gäller generellt följande: Dryckesemballage: Alla panter, backar och brätten faktureras som separata rader och har egna GTIN. Panterna har samma moms som varan. SRS-lådor/plastpallar: SRS-aMomssatsen skall sättas till 0 för alla SRS-artiklar, dessa artiklar har ett eget GTIN. EUR-pall: Förekommer ibland på faktura, men har inget eget GTIN och ska heller inte ha någon moms Avgiftsartiklar Avgifter används endast om ni har ett specifikt avtal för det mot Axfood. I de fallen kan ni behöva lägga upp speciella avgiftsartiklar, se nedan ett exempel över hur ni skapar en sådan. Ni gör precis som med vanliga artiklar förutom att ni anger i fältet Artikeltyp att artikeln är exempelvis en fraktavgift.

6 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 6 av 26 I exemplet ovan har vi angett en artikel med artikeltypen Fraktavgift. 4. Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners lägger ni upp de partners ni handlar med i detta fall Axfood.

7 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 7 av 26 Här ser ni ett exempel på hur vi har lagt upp partnern. De fält ni behöver fylla i för att handla i direktflödet är följande: Partner: Här anger ni vilket nummer partnern ska ha. Exempelvis 10. Partnertyp: Ska alltid sättas till Kund. Partnernamn: Ange namnet på partnern. Lokaliseringskod (UNB): Ange GLN och lokaliseringskoden för partnern (13 siffror). Adresser: Ni måste ange en köpareadress se bilden ovan för exempel. Valuta: Här anger ni den valuta ni handlar med t.ex. SEK. Rabatt: Används ej i detta flöde Lägg till pantartikel på utleverans: Kryssa i rutan om ni vill att Exder ska föreslå rätt antal pantartiklar på utleveransen. Beräkna pris vid utleverans: I detta flöde beräknas priset vid utleverans och antingen för önskat leveransdatum eller faktiskt leveransdatum beroende på vilken pristyp som används på ordern/artikeln. 5. Adresser 5.1 Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser eller direkt under Uppdatera partners. Här lägger ni upp alla de butiksadresser ni använder. Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret. De fält som är viktigast att känna till är: Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN). Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser.

8 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 8 av 26 Adressen: Här anger ni den fysiska adressen. Slutkund (butik): Oftast vilken köparens interna nummer för adressen är. Exempelvis kan det vara butikens nummer hos köparen. Exder läser automatiskt in adresser som vi tillhandahåller utifrån information från Axfood. Dessa adresser är strukturerade utifrån kedjor. 6. Priser och ramavtal 6.1 Uppdatera ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller priser för en specifik partner. I ett ramavtal kan ni ange olika typer av priser, t.ex. artikelns listpris och kontraktspris. Ramavtalet består av tre flikar, huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. Under huvudinformation fyller ni i ramavtalets giltighetsdatum samt ramavtalsreferensen. Den informationen får ni från era köpare. Referens till Avtal = Avtals-ID = Ramavtalsreferens i Exder. Under fliken avgifter och rabatter lägger ni upp eventuella frakt och expeditionsavgifter. Observera att ni måste ha artiklar av rätt artikeltyp (expeditionsavgift eller fraktavgift) för att dessa ska kunna anges i ramavtalet. Det anger ni i rutinen Uppdatera artiklar. GTIN ska ingå för alla artiklar i prislistan. Under fliken radinformation lägger ni upp era artiklar i ramavtalet. På artikeln kan ni ange olika pristyper som listpris, kontraktspris och aktuellt rabattpris. Ni kan även fylla i giltighetsdatum för varje pristyp. I ramavtalet ska fr.o.m. datum alltid anges. Om avtalsdatumen på flera skickade prislistor överlappar, gäller den senast skickade. Staffling används inte. Notera att listpris och kontraktspris är obligatoriskt att ange, även om priserna inte skiljer sig åt. Artiklar med 0 kr i pris får ej skickas i en prislista. Exempelvis demonstrationsartiklar. Kvantitetstaket är satt till 9. Ex skickar 0-9 visas 8 som kvantitetstak i minsta beställningsbara enhet.

9 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 9 av 26 I exemplet ovan kan vi se att listpriset är satt till 1200 kr och kontraktspriset är 1175 kr Axfoods tillämpning av prislista ESAP 20.1 v1..5 Vi kommer att illustrera prisuppsättningen i Exder genom ett exempel för ökad förståelse. Följande begrepp används i prislistan: Listpris (grundpris) Frakt och expeditionsavgift Vi utgår ifrån att Axfood gör en beställning på 15 st av artikel AGG-6. En pall motsvarar 10st. Priserna uppdateras i rutinen Uppdatera ramavtal. I ramavtalet anges alltid nettopriset. Det är sedan det priset som gäller när ni handlar med Axfood Frakt och expeditionsavgift Ni lägger upp avgifterna under fliken Rabatter och avgifter. Först måste ni ha i rutinen Uppdatera artiklar lagt upp artiklarna med artikeltypen frakt respektive expeditionsavgift.

10 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 10 av 26 I exemplet ovan har ni lagt in både frakt- och expeditionsavgiften. Dessa två avgifter blir varsin egen rad på ordern med 1 st och med ett positivt belopp Skillnader mellan Aktuellt pris avtalat och Aktuellt pris rabatterat Det finns två olika pristyper för att ange dagsaktuella priser. Dessa är Aktuellt pris avtalat Aktuellt pris rabatterat Aktuellt pris avtalat anges i ramavtalet och underhålls i rutinen Uppdatera ramavtal för att prisjusteringar ska slå igenom på fakturan. Aktuellt pris rabatterat, används för tillfälliga kampanjer. Priset kan inte anges i ramavtalet utan hämtas ifrån partners eventuella prisprofil eller artikelns generella pris i artikelregistret minus partnerns eventuella rabatter. Om det finns priser för båda pristyperna tas priset ifrån Aktuellt pris rabatterat Kopiera ramavtal Genom att klicka på länken Kopiera ramavtal >> kan ett ramavtal kopieras. Ett ramavtal måste ha en unik ramavtalsreferens för samma partner. 7. Skicka prislista Skickande av prislista ska endast ske efter överenskommelse med Axfood kategoriteam. Ni klickar på länken Skicka prislista >> för att skapa och skicka iväg prislistan. Ni kommer till nedan bild. Ni kan välja mellan att skicka ny prislista, ändringsprislista eller ersättningsprislista. Ny prislista används främst när partnern är ny och ni har aldrig skickat en prislista dit. Ändringsprislistan används när ni önskar skicka iväg de artiklar som är ändrade. Ersättningsprislistan ersätter alla artiklar i föregående skickade godkända prislista. I fältet ersatt/ändrad prislista fyller ni i vilken prislista ni ska ersätta. Den prislistan ni hänvisar till måste vara godkänd av

11 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 11 av 26 köparen är ni osäkra kontrollera numret med er köpare. Den elektroniska prislistan ska skickas med en veckas framförhållning och efter att kategoriansvarig på Axfood har sagt ok till detta. 7.1 Lista prislista I rutinen Lista prislista kan ni se alla era skickade prislistor. 8. Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder. I direktflödet kan ni både får en order elektroniskt samt lägga upp en manuellt. 8.1 Notifiering När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett om att ni har fått en ny order. et kan skickas till tre olika exderanvändare. Ni lägger upp vilka användare under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI. I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret. 8.2 Uppdatera order Vi börjar med att ta emot en beställning från Axfood. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar. Vi kan även söka fram ordern genom att klicka på sökknappen eller välja rätt order i statuslistan.

12 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 12 av 26 Ordern visas nu i Exder. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus och ordertyp. Det viktigaste fältet på den här fliken är Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta er köpare.

13 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 13 av 26 Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. Här ser ni exempelvis orderns köpar- och godsmottagningsadress. I Axfoods direktflöde så är köpareadressen butikens adress. När ni lägger manuella orders är det viktigt att ni anger den. Fliken Textinformation används ej.

14 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 14 av 26 Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris som ni har angett. Priset hämtas från artikelregistret. Ni kan även se momskoden och leveransdatum. Ordern i exemplet ovan har endast en orderrad med artikel AGG-6. När ni vill acceptera er order klickar ni på. Ni kan även välja att makulera en order här. Om ni ändrar antalet så måste ni ange avvikelseorsaken till detta. Ni kan inte lägga till en ny artikel på en order. I dessa fall behöver Axfood göra en ny beställning. Om ni anger olika leveransdagar per rad så måste ni leverera de dagar som är angett i orderbekräftelsen. I bilden ovan har vi ändrat ifrån 10 st till 7 st. och angivit orsaken till detta som Slut i lager. Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper klickar ni på länken Skriv ut. Refusering av order görs genom att kryssrutan refusera fylls i samt att ordern slutförs.

15 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 15 av Manuell order I många fall kommer er handel med Axfood ske via manuella ordrar. För att skapa en manuell order gör ni som följer. Gå till Försäljning Uppdatera order. Välj Axfood som partner. Välj sedan affärsflöde till ESAP 20.1 och fyll i Kunds ordernummer. Har ni inte fått detta vid ordertillfället, fyll i ett fiktivt nummer exempelvis dagens datum. Gå sedan till fliken Adresser.

16 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 16 av 26 Här väljer ni rätt butiksadress som köpare. Gå vidare till fliken Radinformation.

17 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 17 av 26 Här fyller ni i vad som beställts (i exemplet 10 st AGG-6) och även leveransdatum för varorna. Klicka sedan Slutför för att slutföra ordern. När ordern är slutförd går ni vidare till utleverans som vanligt. 8.4 Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 9. Skapa plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. Om ordern har någon annan status än slutförd kan en plocklista inte skapas. 10. Utleverans I den här modulen talar ni om hur mycket ni har levererat Uppdatera utleverans För att skapa en utleverans gå till Försäljning Uppdatera utleverans. Sök fram genom att välja Skapa ny utleverans ifrån order.

18 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 18 av 26 Vi skapar en utleverans baserad på vår tidigare order. Utleveransen får nummer 125, vi kan se i bilden att den är kopplad till order 65. Här talar ni om hur mycket ni har levererat till köparen. För att acceptera er utleverans klickar ni på Leveransavisering Detta meddelande skickas till köparen när utleveransen slutförs. Om ni använder Exders automatiska funktion för att lägga till returemballage eller lägger till dessa manuellt så aviseras endast de returemballage som inte har rapporterats i Artikelinformation. Har ni på era beställningsbara artiklar angivit en Pantkod samt skapat artiklar med Artikeltyp Pantavgift förutsätter Exder att det att detta har rapporterats till köparen antingen i form av varucertifikat eller på annat sätt. I praktiken innebär det att information om antal returemballage endast skickas då det skiljer sig från det antal som angivits på de beställningsbara artiklarna Ändra antalet i en utleverans

19 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 19 av 26 Exemplet visar hur ni anger avvikelseorsak, samtliga orsaker i listan är tillåtna för användning. Det är obligatoriskt att ange orsak om antalet ändras. Överleverans är tillåtet en gång per rad, men bör undvikas Varning för att etiketter saknas Då inga etiketter används i direktflödet, kan ni helt ignorera varningen Pantartikel Om ni inte ställt in så att exder automatiskt lägger in pantartiklar på utleveranserna kan ni lägga in dem manuellt. Det gör ni genom att klicka på knappen för ny rad. Då kan ni lägga till pantartiklar enligt nedan: I exemplet har vi lagt till artikeln RETURLÅDA på utleveransen Aktuella priser (dagspriser) hämtas på nytt när utleveransen slutförs Använder ni er av dagspriser s.k. aktuella priser (Aktuellt pris avtalat, aktuellt pris rabatterat) i era prislistor samt beräkning av priser vid utleverans hämtas priser när utleveransen slutförs. Anledningen är att ni kan ha ändrat priserna efter att ordern har lästs in fram till utleveransen. Priset beräknas ifrån utleveransdatum Lista Utleveranser Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista. 11. Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni har här möjlighet att ange eget fakturanummer Uppdatera fakturor För att göra fakturan går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Ni gör en faktura per order.

20 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 20 av 26 Välj först vilken fakturatyp ni vill göra, en faktura eller en kreditfaktura. Vi ska nu göra en faktura. Ni skapar fakturan utifrån en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram utleveransnumret genom att klicka på sökfunktionen eller direkt skriva in det. Vi klickar i fältet Skapa ny faktura från utleverans och söker fram de utleveranser som vi kan fakturera. I Exder måste alltid en faktura baseras på en utleverans. I exemplet ovan har vi redan sökt fram fakturan och den får fakturanummer 103. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Ni kan även se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

21 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 21 av 26 Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de fakturarader som ingår i fakturan. När ni har granskat fakturan och är nöjd klickar ni på Vill ni endast spara ändringar ni gjort på fakturan klickar ni på. för att skicka iväg fakturan till köparen. Det finns en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan skrivs då ut som en PDF. Det betyder att ni även kan spara fakturan på er dator Lista fakturor Under Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni välja att lista era fakturor. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Skapa kreditfaktura. En kreditfaktura baseras alltid på tidigare gjord faktura. Ni väljer anledningen, alla val i listan är tillåtna, till krediteringen och vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera. I exemplet vill vi kreditera faktura 103, på grund av skadat gods. Alla krediteringsanledningar i listan är användbara gentemot Axfood. I fältet Kreditera fakturanummer fyller ni i det fakturanummer som ska krediteras.

22 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 22 av 26 Fakturan skapas och längst ner till höger kan ni se det krediterade beloppet.

23 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 23 av 26 Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet om ni önskar. Skulle er faktura innehålla flera rader och ni inte önskar kreditera samtliga rader, plockar ni helt enkelt bort de rader ni inte önskar kreditera genom att kryssa i rutan Radera till höger om den aktuella raden, dessa rader kommer då inte med på kreditfakturan. Klicka sedan på knappen Slutför för att skicka iväg kreditfakturan. 12. Övrigt 12.1 Datum Detta flöde bygger på att köparen och säljaren utbyter information om priser genom att säljaren skickar en prislista samt köparen en order som refererar till dessa prislistor. Priset hämtas sedan genom att priset tas från det ramavtal som ordern refererar till. Eftersom möjlighet finns att ange flera priser med olika giltighetsdatum i samma ramavtal behöver vi ha ett datum i order att jämföra priserna i prislistan mot. Två möjligheter finns: Orderdatum Önskat leveransdatum Vilket datum av order- eller leveransdatum som används för att sätta pris på ordern, styrs i Exder genom att ni ställer in detta per partner i sidan för Uppdatera partners.

24 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 24 av 26 I exemplet ovan har fältet Beräkna pris vid utleverans kryssats i, vilket innebär att levereransdatum i ordern används för att hämta pris. Denna inställning är standard i detta flöde Manuella priser Manuellt pris kan även skickas i ordern. Med manuellt pris avses enligt GS1 Ett pris överenskommet vid ordertillfället för erbjudanden från leverantör vid tex kort bäst-före-datum, detta pris kallas ofta klippris. Det finns också en annan möjlighet att ange ett manuellt pris på order.

25 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 25 av 26 Normalt är fältet Ápris ej redigerbart. Genom att dubbelklicka på fältet görs det om till ett redigerbart fält och går därefter att ändra - ett annat sätt att sätta ett manuellt pris på dessa order.

26 Senast Uppdaterad: Exder Axfood direkt ESAP 20.1 v 1.5 Sida 26 av Statuslistan Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. I statuslistan kan sedan enkelt göra ett urval, exempelvis på orderdatum, och då få upp en lista med de ordrar som omfattas av urvalet. Ni kan då enkelt se vilken status dessa ordrar har och följa dem hela vägen till fakturering.