Grupphantering i Rebus-Res

Transkript

1 Grupphantering i Rebus-Res Detta är en beskrivning av funktionen Grupphantering som finns i Rebus Resebyrå-system. Grupphanteringen innebär i huvudsak att man kopplar ihop beställningar som tillhör en specifik gruppbokning till en förinställd gruppkod. Via gruppkoden kan man sedan identifiera och kontrollera de beställningar som tillhör den specifika gruppen. När man skapar gruppkoden för gruppen kan man också lägga in vissa förinställda uppgifter. T ex destination, avreseort, avresedatum, maxantal (allotment), etc. Avstämningen och kontrollen av gruppen och de beställningar som tillhör den sker genom ett flertal listor. Via listorna kan du bl.a. kontrollera betalningar, intäkter och förväntade kostnader och genom försäljningsstatistik får du en god översikt på de grupper som finns och deras resultat. Förutom kopplingen mellan beställningar och gruppkoden så kan du också jobba med offerter, skriva ut gruppvoucher och resplaner. I Resebyrå-Backoffice lägger man upp grupperna och skriver ut listorna. I Resebyrå-Frontoffice kopplar man grupperna mot beställningar. Resebyrå-Backoffice På menyraden i Res-Back finns det en egen menypunkt som heter Grupper och under den finns det ett antal menyval: Vi kommer att gå igenom rutinerna i menyn punkt för punkt. Ha överseende med att uppgifterna i de beställningar som kommer att visas inte riktigt stämmer med uppgifterna i den grupp som beskrivs (t.ex. datum, destinationer och belopp). Uppgifterna kommer från ett testsystem och meningen med dokumentet är endast att visa på alla funktioner som finns när det gäller grupphantering. Sida 1 (av 18)

2 Skapa grupper Grupperna som ska identifieras via en gruppkod, läggs in under rutinen Grupper. Här registreras varje grupp med ett unikt ID och vissa uppgifter som är gemensamt med gruppen kan förprogrammeras så att de blir förvalda vid skapandet av beställningarna. Du kan också få information om redan inlagda grupper. T ex vilka beställningar som finns, antal resenärer och bokat belopp. GruppID Benämning Här ska ett unikt ID anges som identifierar gruppen. Det kan bestå av både siffror och bokstäver. Här ska gruppens syfte beskrivas i klartext. Projektkonto Om man vill att alla artiklar på de beställningar som kopplas till gruppen ska bokföras på ett visst sätt måste man ange ett projektkonto. I exemplet ovan står det 1458 som projektkonto och bokföringsposten för en bokad artikel med konto 3010 kommer då att bli Hänsyn kommer också att tas till användarens eventuella avdelningssiffra men eventuell periodisering kommer att ersättas med detta projektkonto. Avreseort Destination Om man vill att de beställningar som görs och kopplas mot en grupp, automatiskt ska få en bestämd avreseort, så kan man mata in den uppgiften här. Lämnar man fältet tomt så får man möjlighet att ange denna uppgift i den aktuella beställningen istället. Samma princip som ovan. Knappen används för att leta efter en avreseort eller destination i ortsregistret. Knappen används för att göra en snabbsökning på en avreseort eller destination i ortsregistret. Knappen används för att hoppa till ortregistrets registreringsfönster om man vill registrera, radera eller ändra en ort. Sida 2 (av 18)

3 Avresedatum Ange vilket avresedatum gruppbokningen gäller. Lämnar man fältet tomt så får man mata in den uppgiften manuellt i beställningen istället. Antal dagar Max antal Slutdatum Stängd Stängdatum Ange hur många dagar bokningen gäller. Dvs. fr.o.m avresedag t.o.m hemkomstdag. Man kan också sätta in ett värde för max antal resenärer som kan bokas mot gruppen. T.ex. om man som i exemplet endast har 100 platser kommer max 100 resenärer tillåtas bokas. 0 betyder obegränsat antal. Om man vill ha ett slutdatum då beställningar inte längre kan knytas mot gruppen ska det datumet matas in här. Det kan t.ex. vara så att 5 dagar före avresan kan inte fler beställningar kopplas mot gruppen. Om den här markeringen sätts så stängs gruppen och inga fler beställningar kan kopplas. I fälten Stängdatum och Stängd av kan man se vem som stängde gruppen och vilken dag. Med hjälp av knapparna längst ner kan man välja att: 1. Skicka e-post till alla kunder i gruppen 2. Kategorisera kunderna och skriva ut kundetiketter 3. Byta ID på hela gruppen 4. Skriva ut namnetiketter på alla resenärer som tillhör gruppen Sida 3 (av 18)

4 Skapa offerter & beställningar - koppla till grupp Innan vi går vidare med vilka listor man kan få ut från gruppen går vi igenom hur man kopplar en beställning mot en grupp. Det görs i bokningsbilden i Resebyrå Front-office. Offerter Välj först en beställningstyp som avser offerter. Om denna beställningstyp saknas i urvalet, måste den först registreras under rutinen Beställningstyper. Denna rutin hittar du i modulen Resebyrå-Back under rubriken Grunduppgifter. Gör till beställning: Byt beställningstypen från offert till en som avser beställningar och spara om beställningen. Beställningar Välj först en beställningstyp som avser beställningar. Högst upp på beställningsbildens andra flik (Resenärer/Destination) ska man ange Grupp-ID för gruppen. Sök-knappen som hjälper dig att söka fram en grupp. Informations-knappen visar information och status om den valda gruppen. När man har valt en grupp på en ny beställning så görs följande: Kontroll att gruppen kan väljas, d.v.s. att det inte är stängt Kontroll att gruppen kan väljas, d.v.s. att slutdatumet inte har passerats Kontroll av max antal bokade mot max antal resenärer på gruppen Om kontrollerna går igenom så fylls alla angivna standarduppgifter från gruppen in på beställningen d.v.s. uppgifter om destination, avreseort, avresedatum och antal dagar. Finns det inga sådana uppgifter på gruppen blir det tomt och användaren får fylla i uppgifterna manuellt. Kontroll av max antal bokade mot max antal resenärer på gruppen görs också för varje resenär som registreras på beställningen. (Om man inte har angivit 0 = obegränsat antal resenärer på gruppen) Sida 4 (av 18)

5 Sökfönstret ser ut så här: Sökalternativ: 1 = Grupp/Avresedatum 2 = Avresedatum/Grupp 3 = Destination/Avresedatum 4 = Avresedatum/Destination Projekttyp: 1 = Öppna grupper 2 = Stängda grupper 3 = Öppna/stängda grupper Genom att kombinera dessa sökalternativ kan man leta fram grupper i antingen gruppnamnordning, avresedatum-ordning eller destinationsnamn-ordning samt om man endast vill se endast öppna grupper, stängda grupper eller alla grupper oavsett status. Informations-fönstret ser ut så här: I informationsfönstret ser man den information som är kopplad mot gruppen. Man ser gruppens inställningar samt vilka beställningar som är knutna mot gruppen. Sida 5 (av 18)

6 Uppföljning av grupper (specifika listor) Under modulen Resebyrå-Back, finns flera listor och rapporter som hjälper dig med uppföljningen av grupperna. 1. Beställningslista/Status För att få ett samlat läge över beställningar som tillhör en viss grupp, samt betalstatus och leverantörsstatus på dem, kan man skriva ut en beställningsstatus-lista på tre olika sätt. 1. Beställningslista med betalstatus, utan leverantörer. 2. Beställningslista med betalstatus samt oavprickade leverantörer. 3. Beställningslista med betalstatus samt status på alla leverantörer. Lista 1: Beställningslista med betalstatus, utan leverantörer: Sida 6 (av 18)

7 Lista 2: Beställningslista med betalstatus samt oavprickade leverantörer (dvs. kostnaden har inte prickats av). Lista 3: Beställningslista med betalstatus samt status på alla leverantörer. Förutom betalstatus på beställningarna visas alla leverantörer och deras avprickningsstatus. Sida 7 (av 18)

8 2. Passagerarlista Denna lista visar vilka resenärer som bokats in på gruppen. Sorteringen sker på resenärsnamnet. Se exempel nedan. Sida 8 (av 18)

9 3. Biljettlista Via denna lista kan du få fram vilka biljetter som är kopplade till den valda gruppen. Sorteringen sker på biljettnummer. Listan visar även makulerade biljetter. Sida 9 (av 18)

10 4. Försäljningslista/period Via den här rutinen kan man skriva ut listor på försäljningen för olika grupper. Genom att göra något av nedanstående val och sedan ange ett datumintervall kan listan specificeras på olika sätt. Val av lista: 1 = Samlat mellan datum 2 = Uppdelat per datum 3 = Uppdelat per månad Sortering: 1 = Beställningsdatum-ordning 2 = Avresedatum-ordning Listan visar antal beställningar, antal resenärer, det totala ordervärdet exklusive moms, den beräknade vinsten samt en vinstmarginal i procent. Lista 1: Samlat mellan datum för den angivna perioden: Sida 10 (av 18)

11 Lista 2: Uppdelat per datum för den angivna perioden: Lista 3: Uppdelat per månad för den angivna perioden: Sida 11 (av 18)

12 Uppföljning av grupper (standardlistor) Utöver de specifika listor för grupper som vi nyss har beskrivit, så finns det även en del standardlistor som man kan begränsa till att visa bara de beställningar som tillhör en viss grupp. De listorna finns sist i Grupp-menyn. Listorna finns även på Utskrifts-menyn i Res Backoffice men eftersom vi vill samla alla listor som kan hantera grupper på ett ställe så återfinns de även här. 5. Bevakningslista Genom att välja en viss grupp, kan man se bevakningar som finns på beställningar som är knutna till den aktuella gruppen. Urvalet kan ske på: 1. Beställningsdatum 2. Signatur (vår referens) 3. Bevakningsstatus Sida 12 (av 18)

13 Exempel på bevakningslista 6. Ofakturerade beställningar Listan visar vilka beställningar som tillhör vald grupp och ännu inte är fakturerade. Sida 13 (av 18)

14 Exempel på listan ofakturerade beställningar för grupper. Sida 14 (av 18)

15 7. Betalningsstatus Listan visar betalningsstatusen för de beställningar som tillhör en vald grupp. Urval kan göras inom gruppen på: 1. Obetalda, betalda eller både obetalda/betalda. 2. Ett visst avresedatum eller en viss period av avresedatum 3. Kundkategori 4. Leverantör Sortering kan göras på användare Listan på nästa sida visar betalstatus på beställningarna. I exemplet ser man att beställning 1331 är fakturerad (det står ett F längst till höger) men fakturan är inte betald. Beställning 1332 är delbetald med 500:- och 1330 är fortfarande helt obetald. Sida 15 (av 18)

16 Exempel som visar lista på obetalda beställningar 8. Oavprickade beställningar Listan visar vilka oavprickade beställningar som finns inom den valda gruppen. Dvs. vilka förväntade leverantörskostnader man har. Informationen som ska visas på listan kan selekteras fram genom flera olika urval. Exempelvis: 1. Alla beställningar eller bara de som är kundfakturerade/slutbetalda. 2. Destination 3. Leverantör 4. Avresedatum Sortering kan göras på leverantörskategori och användare. Sida 16 (av 18)

17 Listan visar de beställningar som tillhör valt projekt som fortfarande är oavprickade mot en eller flera leverantörer, d.v.s. de som ännu inte har stämts av med hänseende på inkommen leverantörsfaktura, BSP-journal eller utbetald provision. Sida 17 (av 18)

18 Artikelstatistik Artikelstatistiken går också att skriva ut på endast de beställningar som hör till en viss grupp. Man kan då på ett enkelt sätt se vad som bokats och vilka marginaler man hade på de produkterna. Sida 18 (av 18)