2010 i3 26. ESLÖVS KOMMUN Servicenämnden 14 PROTOKOLL Intern kontroll - rapport 2009, plan (14) Bilaga 3

Transkript

1 ESLÖVS KOMMUN 14 PROTOKOLL (14) Intern kontroll - rapport 2009, plan i3 26 Bilaga 3 Ärendebeskrivning Kommunens nämnder ska enligt kommunallagen se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Samtidigt redovisas utfallet av de områden som granskats enligt servicenämndens plan för Förslag till beslut godkänner förvaltningens förslag till plan för intern Beslut godkänner förvaltningens förslag till plan för intern Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

2 ESILÖVS KOMMUN Bo Nilsson Plan för intern kontroll 2010 Kommunens nämnder ska enligt kommunallagen se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Kommunstyrelsen har utfårdat anvisningar om i vilken ordning detta ska ske. Varje nämnd har att utarbeta fdrslag över vilka kontrollområden som skall granskas. Dessa ska dokumenteras i en plan, se bifogat förslag. Samtidigt redovisas utfallet av de områden som granskats enligt s plan för Bilagor Förslag till beslut - Servicenänmden godkänner förvaltningens fdrs1ag till plan för intern 2/(IteKrt 18mberg Förvaltningschef

3 Risknivåer Konsekvens om fel inträffar Sannolikhet att fel inträffar Låg Försumbar Osannolikt Lindrig Mindre sannolikt Måttlig Kännbar Mindre sannolikt Lindrig Möjlig Hög Kännbar Sannolikt Möjlig Sannolikt Mycket hög Mycket allvarlig Sannolikt Mycket sannolikt Mycket allvarlig Mycket sannolikt

4 Rapporterad granskning av intern kontroll 2009 Bilaga Granskning Risk Metodik Reglemente, lag etc. Resultat Ansvarig Målkategori 1: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Rutin för kommunikation mellan Måttlig verksainhetsansvariga och Fastighet beträffande fastighetsunderhåll. Kartläggning av att ny rutin för kommunikation fungerar genom intervjuer och granskning av dokumentation. Revisorernas granskning av servicenämndens rutiner för fastighetsunderhåll. Representanter för olika användargrupper har nu regelmässigt möjligheter att inkomma med synpunkter inför starten av nya byggprojekt. Fastighetschef/ ekonom System för underhållsbesiktning av Måttlig fastigheter och att underhållsplaner uppdateras löpande. Stickprovskontroll av att systemet för underhållsbesiktning fungerar och att underhållsplanerna uppdateras. Målkategori 3: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer Rutin för postöppning Måttlig Kontroll av att gällande regler för postöppning elterlevs, stickprov. Bedömning av nuvarande rutins ändamålsenlighet. Revisorernas granskning av servicenämndens rutiner för fastighetsunderhåll. Offentlighetsprincipen och reglerna om allmän handling. Underhållssystemet Pling genomgår en omfattande uppdatering. Personella resurser har för ändamålet avsatts. Det möjliggör en bättre överblick och beslutsunderlag gällande var underhållsinsatser skall sättas All post öppnas och behandlas numera utifrån en gemensam rutin för förvaltningen. Information om regelverk har gått ut i organisationen. Back-up för postöppnade personal har säkerställts. Rutinerna har anpassats till nya ärendehanteringssystemet. Fastighetschef/ ekonom Chef adm avd/ nämdssekreterare Rutin för förande av inventarieförteckning Måttlig Granskning av att kommunens anvisningar för förteckning av inventarier är kända och att dom tillämpas, stickprov per avdelning Anvisningar till inventarieförteckning, bokslutsanvisningar De i förvaltningen ingående avdelningarna har tillämpat olika rutiner för förande av invetarieförteckning. Från och med 2010 används en enhetlig mall för förvaltningen. Ekonom

5 Plan för granskning av intern kontroll 2010 Bilaga Granskning Risk Metodik Reglemente, lag etc. Ansvarig Tid Klar Målkategori 1: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Former för ekonomisk planering och uppföljning granskas. Granskningen omfattar såväl organisation som administrativa rutiner. Hög KvalM på löpade redovisning och periodisk rapportering verifieras genom intervjuer av verksamhetsföreträdare på olika nivåer samt genom avstämning prognos - faktiskt utfall. s fastställda plan för åtgärder för att förbättra den ekonomiska uppföljningen kommer - tillsammans med andra tillämpliga riktlinjer och regelverk - att användas som underlag för granskningen. Adm cheffekonom Löpande under vår och sommar