Revisionsrapport Mjölby Kommun

Transkript

1 Revisinsrapprt Omsrgs- ch scialnämndens åtgärder för eknmisk balans Mjölby Kmmun Matti Leskelä Karin Jäderbrink

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Bakgrund Revisinsfrågr Avgränsning ch metd 2 3 Granskningsresultat Rapprtering av utfall ch prgnser till nämnden Nämndens åtgärder för eknmisk balans 8

3 1 Sammanfattning Granskningen har genmförts under ett år då nämnden prgnstiserat negativa resultat. Nämnden redvisade per sista mars en negativ prgns mtsvarande -2,2 mnkr ch utfallet för 2012 är -16 mnkr vilket mtsvarar 3,7 % av budgeten. Den granskning av nämndens styrning, uppföljning ch kntrll sm revisrerna genmförde våren 2012 påvisade bl.a. brister gällande den eknmiska styrningen ch uppföljningen. Denna granskning har haft fkus på hur nämnden löpande under året hanterat sin uppföljning av eknmin ch vilka beslut man fattat för att klara tilldelad budget. Utifrån syftet har granskningens revisinsfråga besvarats enligt nedan: Har nämnden under året vidtagit tillräckliga ch realistiska åtgärder för att nå eknmisk balans? De åtgärder sm nämnden vidtagit har inte varit tillräckliga för att nå eknmisk balans Nämnden har dck under andra halvåret 2012 vidtagit åtgärder för att uppnå eknmisk balans under Knkretisering av åtgärderna krävs dck under 2013 för att underskttet i eknmin ska kunna minskas. När det gäller genmförda granskningsmål knstateras följande; Erhåller nämnden frtlöpande under året väl genmarbetade rapprter m eknmiskt utfall ch årsprgnser? Vi bedömer att nämnden löpande erhåller rapprtering m eknmiskt utfall. Årsprgnser görs i enlighet med kmmunens riktlinjer mars, maj, augusti ch ktber. Vi kan knstatera att det finns behv av att utveckla budget- ch prgnsrutinerna ch att ett förbättrat IT-stöd krävs. Vi bedömer att utfallssiffrr samt prgnsvärden är säkra under året ch behöver arbetas igenm, beskrivas ch analyseras på ett grundligare vis. De antaganden sm görs m prgnsvärden kan på så vis ytterligare tydliggöras. Vidtas åtgärder till följd av eknmiskt utfall ch ev. prgnstiserade undersktt? Vi bedömer att åtgärder delvis vidtagits. Vi bedömer det dck sm viktigt att åtgärderna blir knkretiserade ch att man tydliggör vilka effekter de beräknas ge. Mjölby Kmmun 1 av 11

4 Är nämndens beslutsunderlag m åtgärder väl underbyggt? Resultatet av enkäten till budgetansvariga ch plitiker visar på brister gällande beslutsunderlagens kvalitet ch förankring någt sm är viktigt för nämnd ch förvaltning att åtgärda. Förvaltningen har i viss utsträckning haft svårt att leverera de beslutsunderlag gällande besparingar sm nämnden efterfrågat. 2 Inledning 2.1 Bakgrund Det är viktigt att ansvarig plitisk nämnd erhåller överskådlig ch väl genmarbetad infrmatin m eknmiskt utfall samt väl genmarbetade prgnser. Detta för att nämnden ska kunna besluta m verksamhetsförändringar för att krrigera eventuella eknmiska avvikelser. Nämnden bör i rimlig tid fatta tydliga beslut m åtgärder i syfte att klara verksamheten inm given budgetram. 2.2 Revisinsfrågr Utifrån syftet ska följande revisinsfråga besvaras: Har nämnden under året vidtagit tillräckliga ch realistiska åtgärder för att nå eknmisk balans? Revisinsfrågrna ska besvaras utifrån följande granskningsmål: Erhåller nämnden frtlöpande under året väl genmarbetade rapprter m eknmiskt utfall ch årsprgnser? Vidtas åtgärder till följd av eknmiskt utfall ch ev. prgnstiserade undersktt? Är nämndens beslutsunderlag m åtgärder väl underbyggt? 2.3 Avgränsning ch metd Granskningen har genmförts genm: Frtlöpande granskning av prtkll under Granskning av underlag till eknmiska uppföljningar under Granskning av underlag till beslut m eknmiska åtgärder under Löpande kntakter med berörda tjänstemän. Webenkät till budgetansvariga tjänstemän samt de förtrendevalda i Omsrgs- ch scialnämnden. Mjölby Kmmun 2 av 11

5 I samband med granskningen av delårsrapprten har vi i ktber lämnat en krtfattad redvisning till revisrerna av hur nämnden fram till det datumet arbetat med sin uppföljning av eknmin. 3 Granskningsresultat 3.1 Rapprtering av utfall ch prgnser till nämnden Vid genmgång av nämndens prtkll kan knstateras att beslut kring budget, rapprtering kring utfall ch prgnser genmförts vid följande tillfällen. Möte Ärende jan Detaljbudget 2012 febr Bkslut 2011m uppföljning 2012 per jan mars Budgetuppföljning per februari Budgetuppföljning per mars till KS ej OSN maj Bkslutsprgns -2,2 mnkr OSN maj Eknmi ch budgetuppföljning per april Prgns per sista maj till KS ej OSN juni Eknmi ch budgetuppföljning per maj OSN aug Eknmi ch budgetuppföljning per juni OSN sept Eknmi- ch budgetuppföljning per augusti kt Eknmi- ch budgetuppföljning per september nv Eknmi- ch budgetuppföljning per ktber dec Eknmi- ch budgetuppföljning per nvember dec Detaljbudget 2013 jan Budgetuppföljning per december jan Detaljbudget 2013 med utredningsuppdrag febr Bkslut underlag lämnat till Ks Mjölby Kmmun 3 av 11

6 Möte Kmmentar/Beslut jan Nämnden beslutar att gdkänna förslag till detaljbudget febr Bkslut + 2,1 mnkr, inf m ev. översktt + 3,3 mnkr dck säkerhet mars Pekar på översktt 0,9 mnkr, dck säkert enligt handling. Enligt kmmunens samlade prgns - 2,2 mnkr Nämnden beslutar att ställa sig bakm prgns ch föreslagen åtgärd maj Ej någn ny prgns, synpunkter på peridiseringar från nämnd Prgns -2,4 mnkr. juni Beslut att ta del av budgetuppföljningen, uppdrag från nämnd aug Beslut att ta del av budgetuppföljningen sept Prgns -8,6 mnkr. Nämnden ger flera uppdrag till förvaltningen kt Beslut att ta del av budgetuppföljningen nv Prgns - 15,4 mnkr. Beslut ta del samt uppdrag till förvaltningen dec Beslut att ta del av budgetuppföljningen dec Beslut att anta detaljbudget med minskning - 4 %. Uppdrag lämnas jan Utfall - 16 mnkr 2012 jan Knsekvensbeskrivning, förslag mm för att få budget i balans 2013 Vi nterar att i samband med vanstående tidpunkter ch rapprtering till KS har nämnden inte erhållit ch behandlat uppföljning ch prgns. Nämnden behandlar därmed prgnsen efter KS ch tar eventuellt beslut gällande åtgärder m.m. Nämndens sammanträden hålls generellt i slutet av respektive månad. Därmed bör underlag ch handlingar för eknmiuppföljning ch prgns vara klara till nämndutskick ch kallelse. Omsrgs- ch scialnämnden har under 2012 förändrat sina prgnser från psitiva signaler till nämnd i januari ch februari, negativ prgns per sista mars -2,2 mnkr, negativ prgns per sista augusti -8,6 mnkr till ett negativt utfall mtsvarande -16 mnkr (3,7 %) för Vi har i granskningen begärt in underlag på lika delar av förvaltningens prgnser till nämnden. Vi kan knstatera att det finns behv av att utveckla prgnsrutiner, ett förbättrat IT-stöd krävs ch mer pedaggiska handlingar till nämnd med tydligare analyser, vilka antaganden sm gjrts ch rsaker till avvikelser. Vi ser psitivt på att nämnd ch förvaltning arbetar med vanstående för att förbättra nämndens uppföljning ch prgnsarbete. Det faktum att prgnserna förändrats drastiskt under året ch resultaten i nedanstående enkätsvar styrker behv av förbättrad prcess för uppföljning ch prgnsarbete. Mjölby Kmmun 4 av 11

7 Enkätsvar Vi har i samband med granskningen genmfört en webenkät sm skickades till budgetansvariga tjänstemän ch förtrendevalda i nämnden. Svarsfrekvensen gällande tjänstemän är 95 % ch gällande förtrendevalda 67 %. Nedan redvisas resultatet. Plitiker En kmmentar till vanstående fråga sm bifgats enkätsvaren. Detta mråde har blivit bättre. Dck kmmer en del uppgifter ch signaler för sent. Inte minst har det varit svårt att lita på prgnserna. De har förändrats väldigt mycket varje gång. Några kmmentarer sm bifgats i samband med vanstående enkätfråga. Prgnserna är för psitiva i början av året allt är inte beaktat. Prgns i ktber visar nästan alltid ett sämre resultat än de tidigare under året. Mjölby Kmmun 5 av 11

8 "Nej, vi får de "riktiga" prgnserna alldeles för sent, det skiljer alldeles för mycket i resultat m man jämför prgnsen i maj med de sm kmmer i augusti ch ktber." Av svaren framgår att många plitiker upplever brister i den eknmiska infrmatin man får. Särskilt allvarligt är att en majritet av plitikerna inte anser att de eknmiska prgnserna är tillförlitliga. Detta är ett centralt mråde för nämnd ch förvaltning att snarast förbättra. Tjänstemän Några kmmentarer till denna fråga är följande: Prgns sätts mellan tummen ch pekfingret ingen grundlig analys. Budget smetas ut under året, läggs inte där kstnader uppkmmer. Systemen saknar röd tråd eftersm det finns klarheter i vilka system sm ska användas. Mjölby Kmmun 6 av 11

9 Bland kmmentarerna finns flera negativa synpunkter inm vanstående mråden. Saknas ett användarvänligt verktyg ch enhetliga instruktiner m vilken infrmatin sm ska användas Olika system bristfällig utbildning ch inf till verksamhetsansvariga Nej eknmisk infrmatin inte krrekt systemen ger mtstridig infrmatin Det svänger för mycket mellan prgnstillfällena ena gången 0-resultat andra uppföljningen ett minusresultat. Ej tillförlitligt ch möjligt att ansvara för Svaren på nedanstående fråga visar att tiden för budget- ch uppföljningsarbete upplevs sm relativt begränsad. Vi kan knstatera att även tjänstemännen har många negativa synpunkter på hur arbetet med budgetuppföljning ch prgnsarbetet bedrivs. Bedömning Vi bedömer att nämnden löpande erhåller rapprtering m eknmiskt utfall. Årsprgnser görs i enlighet med kmmunens riktlinjer mars, maj, augusti ch ktber. Vi bedömer att utfallssiffrr samt prgnsvärden är alltför säkra under året ch behöver analyseras ytterligare. Prgnsarbetet behöver ckså utvecklas metdmässigt för att öka säkerheten i prgnserna. Resultatet av enkäten till de budgetansvariga ch plitiker visar på flera brister gällande beslutsunderlagens kvalitet ch förankring ch sm är viktiga för nämnd ch förvaltning att åtgärda. Vi vill betna vikten av att tid avsätts för kmpetensutveckling inm eknmimrådet samt att de budgetansvariga ges tillräckligt stöd i övrigt. Mjölby Kmmun 7 av 11

10 Vi anser att det finns ett behv av att utveckla budget ch prgnsrutiner, ett förbättrat IT-stöd krävs ch mer pedaggiska handlingar till nämnden med tydligare analyser, vilka antaganden sm gjrts ch tydligare analyser av rsaker till avvikelser. Det är psitivt att nämnd ch förvaltning arbetar med vanstående frågr för att förbättra nämndens uppföljning ch prgnsarbete. Det är viktigt att detta arbete sker snabbt så att kvaliteten i den eknmiska infrmatinen förbättras. 3.2 Nämndens åtgärder för eknmisk balans Utifrån prtkllsutdrag samt övriga dkument sm erhållits ch inhämtats i granskningen så kan knstaterats att åtgärder i viss mån vidtagits av nämnden för eknmisk balans. Se nedanstående beslut Negativ prgns -2,2 mnkr åtgärdsplan lämnas från förvaltning gällande försörjningsstöd, ökad självförsörjning, begränsning av kstnadsutveckling. Nämnden beslutar att ställa sig bakm föreslagen åtgärdsplan Budgetuppföljningen visar på ett undersktt med 5,9 mnkr för periden. Prgns för helår på - 8,6 mnkr. Nämnden beslutar att man tagit del av uppföljningen ch prgnsen samt att förvaltningen får följande uppdrag Vid ktber sammanträde redvisa: Förslag till åtgärder för att reducera underskttet ch för att få budgeten för 2013 inm beslutad ram, Översyn av resursfördelningssystemet ch kmma med förslag på åtgärder för att få ett eknmistyrningssystem sm fungerar bättre ch signalerar balans/undersktt på ett bättre sätt än vad sm fungerar idag Vid nvembers sammanträde redvisa; Översyn av riktlinjer för beslut inm LSS ch SL stöd ch service ch äldremsrg. I ett första skede med svar på följande: I vilka kategrier (vårdtyngd) finns de bende idag i särskilt bende, hur kvalificerar man sig, vilka behv krävs/definieras, jämförelse med andra kmmuner Hur går bedömningen till vid förändringar i msrgsbehv/vårdtyngd hs dem sm redan br i särskilt bende Mjölby Kmmun 8 av 11

11 Vad skulle det innebära m vi enbart låter de sm uppfyller kategri 3 b i särskilt bende (analys, knsekvens, eknmi) Vid decembers sammanträde redvisa: Belysning av mrådet hemtjänstinsatser inm nämndens hela ansvarsmråde etc nämnden behandlar uppföljning per september, beslutar att man tagit del av uppföljningen samt erhåller enhetschefernas knsekvensbeskrivningar av besparingar 2011 ch I underlag till KS rapprteras negativ bkslutsprgns mtsvarande -15,5 mnkr per sista ktber. Där framgår följande vidtagna åtgärder Restriktivare bedömning av nyttjandet timanställda, krttidsledigheter. Plresurser skall användas Anställningsstpp Resursfördelningssystem ses över Nytt ledningssystem ch utvecklad eknmistyrning Nämnden har gett förvaltningsledning i uppdrag att återkmma med åtgärder sm ska presenteras nämnd 17 december. Ny rganisatin från nämnden behandlar uppföljning ch prgns per sista ktber sm visar att underskttet frtsätter att öka -15,5 mnkr. Främst inm äldremsrg sm fått ökade vlymer, ökat behv av hemtjänst ch demensplatser. Nämnden beslutar att man tagit del av uppföljning ch prgns samt att uppdra till förvaltningen Att utarbeta förslag till åtgärder för att kmma i ram ch att dessa redvisas till nämndens sammanträde den 17 december Nämnden behandlar detaljbudget 2013 ch 4 % besparingar. Nämnden beslutar m 18 lika uppdrag vilka förvaltningen ska avrapprtera till nämnden 28 januari Bl.a. beslutar nämnden att under 2013 planera eknmin med traditinell budget ch genmföra en översyn av resursfördelningssystemet inför Nämnden behandlar detaljbudget Nämnden beslutar att man tagit del av förslag till detaljbudget för 2013 samt uppdrar till förvaltningen att ta fram tidplan för genmföranden av besparingsåtgärderna. Mjölby Kmmun 9 av 11

12 Förvaltningen redgör för förslag ch åtgärder för att anpassa verksamheten till aktuell budgetram Bl.a. effektiviseringseffekter ny rganisatin, anställningsstpp, resursfördelningssystemet kpplas brt, generella sparbeting, minskade engångskstnader, hemmaplanslösningar mm. Beslut fattas i nämnden efter att MBL-förhandlingar hållits. Plitikers ch tjänstemäns bedömning av m åtgärder vidtas vid befarade undersktt framgår i nedanstående enkätsvar. Tjänstemän Plitiker Några av de kmmentarer sm lämnats är följande: "Förvaltningen gör åtgärder, men tyvärr känns de inte alltid relevanta ch rdentligt underbyggda utifrån ett verksamhetsperspektiv" Ja, men sm påpekats tidigare stämmer inte de tidigare prgnserna överens med slutligt resultat vilket resulterar i att vi kmmer in för sent för att kunna vidta åtgärder sm kan få helårseffekt ett bra exempel. Viktigt med åtgärdsplaner ch kmpetensutveckling från enhetschef till nämnd. Vi är på rätt väg. Vi måste våga ställa krav ch priritera rätt Berende på strleken på underskttet, tidpunkt under året samt prgnssäkerhet På enheten i den mfattning sm vi har möjlighet inm ramen för barns ch persnalens säkerhet ch trygghet Mjölby Kmmun 10 av 11

13 Bedömning Av vanstående svar framgår att tjänstemännen är mer negativa än plitikerna till i vilken utsträckning man vidtar åtgärder vid befarade undersktt. Utifrån prtkllsutdrag samt övriga dkument sm inhämtats i granskningen kan vi knstatera att nämnden i viss mån vidtagit åtgärder för att nå eknmisk balans. Dessa har dck inte varit tillräckliga ch åtgärderna är inte heller knkretiserade ch man har inte tydliggjrt vilka effekter man räknat med att åtgärderna ska ge. Mjölby Kmmun 11 av 11