Revisionsrapport. Investeringar. Katrineholms kommun. Annika Hansson, Cert kommunal revisor Jukka Törrö November 2011

Transkript

1 Revisinsrapprt Investeringar granskning med utgångspunkt i gd eknmisk hushållning Katrinehlms kmmun Annika Hanssn, Cert kmmunal revisr Jukka Törrö Nvember 2011

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning ch slutsatser av granskningen 1 2 Inledning Bakgrund Uppdrag Metd ch avgränsning 2 3 Granskningsresultat Vilken styrning sker av nämndens investeringar? Iakttagelser ch bedömningar Hur har gd eknmisk hushållning i investeringsarbetet knkretiserats? Service- ch tekniknämnden Kmmunstyrelsen Iakttagelser ch bedömningar Finns riktlinjer för återanvändning av inventarier? Vilken verksamhet mfattas? Service- ch tekniknämnden Iakttagelser ch bedömningar Hur har miljöaspekterna uppmärksammats? Service- ch tekniknämnden Iakttagelser ch bedömningar Vilken uppföljning sker till nämnd/styrelse i förhållande till gd eknmisk hushållning? Service- ch tekniknämnden Iakttagelser ch bedömningar 7

3 1 Sammanfattning ch slutsatser av granskningen Investeringarna är budgetmässigt mfattande ch påverkar kmmunens eknmi på lång sikt. De är därmed ckså en viktig del i kmmunens arbete med gd eknmisk hushållning. Utifrån detta har revisrerna uppmärksammat investeringarna i sin risk- ch väsentlighetsbedömning. Den översiktliga revisinsfrågan är: Säkerställer Kmmunstyrelsens ch Servicech tekniknämndens interna kntrll att investeringsarbetet hanteras i enlighet med gd eknmisk hushållning? Vi bedömer att de investeringar sm görs i str utsträckning sker enligt gd eknmisk hushållning, men att styrning ch uppföljning bör förbättras för att tydliggöra vad kmmunen menar med gd eknmisk hushållning ch vilka effekter sm uppnås. Vår bedömning grundar sig på följande: Det finns inte någn uttalad styrning av investeringar utifrån perspektivet gd eknmisk hushållning. Den styrning sm finns är inriktad på eknmi ch budgetföljsamhet. I samband med intervjuer har framkmmit att förvaltningarna upplever att det finns ett vidare förhållningssätt när investeringar sker, så att det även tas andra hänsyn än rent eknmiska. Vi anser att detta bör förtydligas i styrningen. Gd eknmisk hushållning i investeringsarbetet knkretiseras i aktuella investeringar genm att hänsyn tas till perspektiven hållbarhet ch miljö i samband med priritering av investeringar. Det pågår även ett arbete för en långsiktig lkalplanering ch flera investeringar har ett miljöperspektiv. Det finns beslut att m att återanvändning av inventarier ska ske ch en rganisatin finns. Vi ser psitivt på detta, men rutinerna behöver kmpletteras ch förbättras. Det finns flera lika prjekt sm har uppmärksammat miljöaspekter, sm Klimatinvesteringsprgrammet, förslag till energieffektiviseringsstrategi m.m. De uppföljningar till nämnd ch styrelse sm redvisas ger främst eknmisk infrmatin. Vi saknar uppföljningar sm beskriver effekter av gd eknmisk hushållning ur ett bredare perspektiv. Vi uppfattar att sådan hänsyn tas, men att detta inte synliggörs i tillräcklig mfattning. Det har framkmmit vid intervjuerna att det finns med både i underlag i redvisningar ch vid föredragning. Detta bör förtydligas i den skriftliga dkumentatinen. Katrinehlms kmmun 1 av 9

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund Kmmunerna är enligt kmmunallagen skyldiga att ha en gd eknmisk hushållning i sin verksamhet. Underhåll av kmmunens fastighetsbestånd ch inventarier, kntrll över anläggningstillgångar samt principer för när ch hur nyinköp bör ske är lika exempel på mråden av betydelse för en gd eknmisk hushållning. Revisrerna har i sin risk- ch väsentlighetsbedömning uppmärksammat kmmunens investeringsarbete. Investeringar är budgetmässigt mfattande ch påverkar kmmunens eknmi på lång sikt. 2.2 Uppdrag Revisrerna i Katrinehlms kmmun har gett i uppdrag att granska investeringarna ur perspektivet gd eknmisk hushållning. Den översiktliga revisinsfrågan är: Säkerställer Kmmunstyrelsens ch Service- ch tekniknämndens interna kntrll att investeringsarbetet hanteras i enlighet med gd eknmisk hushållning? Granskningen har inriktats mt följande kntrllfrågr: Vilken styrning sker av nämndens investeringar? Hur har gd eknmisk hushållning i investeringsarbetet knkretiserats? Finns riktlinjer för återanvändning av inventarier? Vilken verksamhet mfattas? Hur har miljöaspekten uppmärksammats? Vilken uppföljning sker till nämnd/styrelse i förhållande till gd eknmisk hushållning? 2.3 Metd ch avgränsning Granskningen har avgränsats till Kmmunstyrelsen ch Service- ch tekniknämnden. De mråden sm har granskats är investeringar under kategrierna skyldigheter ch ålägganden samt övriga investeringar inklusive prduktinsinvesteringar i Övergripande plan med budget Inm dessa investeringar granskas främst bilar ch maskiner samt inventarier. Studier av aktuella styrdkument, eknmisk redvisning ch underlag för samtliga investeringar 2011 inm mrådet skyldigheter ch ålägganden för Kmmunstyrel- Katrinehlms kmmun 2 av 9

5 sen ch Service- ch tekniknämnden samt sex slumpmässigt utvalda investeringar avseende inventarier, främst hs Service- ch tekniknämnden. Intervjuer har gjrts med kmmunchef, eknmichef, chef ch ledningsgrupp för Service- ch teknikförvaltningen, kmmunstyrelsens rdförande samt rdförande för Service- ch tekniknämnden. 3 Granskningsresultat 3.1 Vilken styrning sker av nämndens investeringar? I dagsläget finns inga plitiskt fastställda riktlinjer för investering. I Kmmunfullmäktiges mål för gd eknmisk hushållning 1 finns ett finansiellt mål sm går direkt att kppla till investeringar. Målet innebär att avskrivningarna bör under planperiden inte ta mer än tre prcent av driftbudgeten. Bland de mål för verksamheterna sm är markerade sm mål för gd eknmisk hushållning finns inget mål sm går att direkt knyta till investeringar. I Kmmunstyrelsens förslag till övergripande plan med budget finns ett åtagande för Kmmunstyrelsen sm är markerat för gd eknmisk hushållning ch sm har anknytning till investeringar. Detta är att det planerade underhållet i fastigheter ska överstiga akuta reparatiner. Kmmunfullmäktige har fastställt vilka investeringar sm ska genmföras i övergripande plan med budget Investeringsbudgeten är fastställd på en låg nivå ch eventuell mdispnering kräver nytt plitiskt beslut. I Kmmunstyrelsens förslag till övergripande plan med budget är anslagen i vissa fall fastställda sm en ram, där nämnderna får priritera bland de äskanden sm har lämnats. Dessa finns ckså med i dkumentet. Ett arbete pågår för att ta fram riktlinjer för investeringar. Vi har tagit del av ett utkast. Detta behandlar vad en investering är ch hur den hanteras i budget ch redvisning. Några uppgifter utifrån gd eknmisk hushållning ingår inte Iakttagelser ch bedömningar Vår bedömning är att det inte finns någn uttalad styrning av investeringar utifrån perspektivet gd eknmisk hushållning. Den styrning sm finns är inriktad på eknmi ch budgetföljsamhet. I samband med intervjuer har framkmmit att förvaltningarna upplever att det finns ett förhållningssätt sm innebär att hänsyn även tas till andra aspekter, sm hållbarhet ch miljö, men att det inte är uttalat. Andra hänsyn tas ckså, t.ex. till trafiknätsanalys ch behv av handikappanpassning. 1 Övergripande plan med budget , fastställd av Kmmunfullmäktige Kmmunstyrelsen Katrinehlms kmmun 3 av 9

6 3.2 Hur har gd eknmisk hushållning i investeringsarbetet knkretiserats? Investeringsbudgeten 2011 uppgår ttalt till 207,7 mnkr. Budgeten har delats upp i fem kategrier: Skyldigheter ch åläggande Investeringar hs annan part Ratinaliseringsinvesteringar 8,1 mnkr 57,7 mnkr 0 kr Övriga investeringar inkl prduktinsinvesteringar 25,5 mnkr Infrastruktur Explatering/utveckling 70,2 mnkr 46,3 mnkr Budgetbelppen under respektive kategri har sedan delats upp per nämnd. Uppdelningen är detaljerad. Det lägsta belpp sm förekmmer är 10 tkr. Eventuell mfördelning av investeringsbudgeten ska gdkännas av Kmmunstyrelsen fr..m Bedömning av m en investering är lönsam ch m den ska genmföras sker i praktiken i budgetberedningen. Det pågår ett långsiktigt arbete med lkalplanering sm rör gd eknmisk hushållning ch mfattar bland annat hyresprinciper för kmmunala verksamheter Service- ch tekniknämnden Förvaltningen arbetar i praktiken utifrån ett hållbarhetsperspektiv. Bland resultatmål ch åtaganden finns följande avseende investeringar för Service- ch tekniknämnden: Infrastruktur Utifrån trafiknätsanalys föreslå minst tre investeringsåtgärder varje år under planperiden Handelsutveckling Skapa minst tre parkeringsplatser i centrum per år Kransrtsutveckling Med Trafikverket medverka till att minst en busshållplats tillgänglighetsanpassas Barnvänlig kmmun Att inm planperiden se till att 3 av 35 lekplatser rustas upp för att vara tillgängliga för funktinshindrade barn Katrinehlms kmmun 4 av 9

7 Tillgänglighet Att under planperiden tillgänglighetsanpassa minst 2 av 20 övergångsställen per år För de lika mrådena finns lika typer av långsiktiga planer sm tillgänglighetsplan ch trafiknätsanalys. I dessa görs pririteringar utifrån lika hänsyn ch därefter görs ett urval av lämpliga investeringar Kmmunstyrelsen Bland resultatmål ch åtaganden finns följande avseende investeringar för Kmmunstyrelsen: Lkaler ch mark för näringslivsändamål Tillse att etableringsmark finns tillgänglig för nyetablering, gd markberedskap för långsiktig utveckling Bstadsbyggande Driva explatering av ett antal bstadsmråden Tillgänglighet Yttäckning för bredband ska öka. Vid utgången av 2011 ska 25 % av ytan vara täckt Iakttagelser ch bedömningar Vår bedömning är att det tas lika hänsyn när investeringar pririteras. Perspektiven hållbarhet ch miljö finns med bland andra, men är inte tydligt uttalade ch går inte att följa upp direkt. I de underlag vi har granskat finns ingen hänsyn till gd eknmisk hushållning tydligt dkumenterad. Vi ser psitivt på att det pågår ett långsiktigt arbete med lkalplanering ch anser att det är en fördel m kpplingen även till gd eknmisk hushållning blir tydlig i dkumentatin ch uppföljning. 3.3 Finns riktlinjer för återanvändning av inventarier? Vilken verksamhet mfattas? Det finns ett upparbetat system för återanvändning av inventarier inm den kmmunala rganisatinen. Kmmunstyrelsen gav uppdraget åt Viadidakt 2007 att inventera ch sköta alla kmmunala förråd ch ett centrallager. Det sm inte kan återanvändas inm kmmunen förmedlas till Överskttsmarknaden inm Viadidakt för vidareförsäljning. En utvärdering gjrdes 2009 ch enligt den hade möbler lämnats in från Scial- ch Miljöförvaltningarna, men i väldigt liten skala. Det uppges finnas ett pappersregister över vilka möbler sm finns lagrade på förrådet i Nävetrp. Det sm skänks till centrallagret ch sm sedan förmedlas vidare registreras aldrig. Förrådet är numera bara till för saker sm kan skänkas vidare inm de kmmunala förvaltningarna. Ingen förvaring sker. Det finns ingen inven- Katrinehlms kmmun 5 av 9

8 tering eller rutin för vilka möbler sm går vidare till Överskttsmarknaden eller kasseras Service- ch tekniknämnden Inm alla verksamhetsmråden återanvänds material så långt sm möjligt. Exempelvis återanvänds anläggningsmaterial sm asfalt, grus ch plattr. Inventarier såsm köksutrustning ch möbler kasseras inte utan återanvänds i möjligast mån inm förvaltningen ch förmedlas sedan till Viadidakt för vidare hantering Iakttagelser ch bedömningar Rutiner finns för återanvändning av inventarier finns, men vi har inte gjrt någn bedömning av i vilken mfattning den används. Kmmunens egen utvärdering visade att mfattningen av verksamheten var liten. Rutinerna är inte kmpletta ch vi föreslår att de ses över. Inventering behöver ske. Det kan ckså vara lämpligt att ha ett register på intranätet över vilka möbler sm finns att tillgå, så att det är enkelt för verksamheterna att vid behv direkt se vad sm finns, innan nyinköp sker. Vi nterar ckså att rutinen för återanvändning var känd vid Service- ch teknikförvaltningen. 3.4 Hur har miljöaspekterna uppmärksammats? Det finns inte några fastställda riktlinjer m att miljöaspekter ska tas i samband med investeringar. Däremt finns det ett miljötänk inm den kmmunala rganisatinen sm ckså kmmer till uttryck i samband med investeringsarbete välja miljövänliga alternativ ch lösningar. Inm vissa verksamhetsmråden finns resultatmål för hållbarhet/miljö, såsm grön IT. Energieffektivitet beaktas exempelvis vid nybyggen. Nya nyckeltal ch styrprinciper håller på att utarbetas för klimatmålsarbetet. Därutöver finns ett miljöstrategiskt råd sm arbetar med miljöstyrning. Kmmunstyrelsen 3 har lämnat förslag till Kmmunfullmäktige m en energieffektiviseringsstrategi. Av detta framgår bland annat två aktiviteter sm Katrinehlms kmmun föreslås genmföra för att få energieffektiviseringsstöd från Energimyndigheten. Det rör dels att köpa in utrustning med effektiv energianvändning i alla lägen, ch dels att köpa in eller hyra energieffektiva byggnader eller delar av dessa, eller vidta åtgärder för att göra byggnader sm kmmunen redan äger eller hyr mer energieffektiva. Ett prjekt, Klimatinvesteringsprgrammet, har funnits sedan 2006 där kmmunen har erhållit bidrag från Naturvårdsverket till vissa prjekt. I vissa fall har det varit annan huvudman för prjekten än kmmunen. Prjektet har slutredvisats under Där det bland annat framgår hur mycket utsläppen av kldixid har minskat genm lika åtgärder. 3 Kmmunstyrelsen Kmmunstyrelsen Katrinehlms kmmun 6 av 9

9 3.4.1 Service- ch tekniknämnden Verksamheten har varit certifierad enligt ISO för ca ti år sedan. Förvaltningen har valt att gå ur certifieringsprcessen, då denna upplevdes sm administrativt tungrdd, men uppger att man arbetar på mtsvarande sätt. Det finns ett hållbarhetsperspektiv när investeringarna utförs, så att miljöhänsyn ch energieffektiviseringar är med i bedömningen vid exempelvis inköp av maskiner. Nya energilösningar har tillämpats vid investeringar i Backavallens idrttsplats ch ishallen Iakttagelser ch bedömningar Vi bedömer att det tas hänsyn till miljöaspekter i samband med investeringar, men att det kan utvecklas ytterligare. Det utkast till riktlinjer för investeringar sm vi har sett tar inte upp några sådana aspekter, vilket skulle kunna vara en möjlighet. 3.5 Vilken uppföljning sker till nämnd/styrelse i förhållande till gd eknmisk hushållning? De prgnser sm lämnas till Kmmunstyrelsen månadsvis följer inte upp investeringarna ch i delårsrapprten görs endast en eknmisk uppföljning av investeringarna. Det framgår av intervjuerna att uppgifter m investeringar sm av lika anledningar inte kmmit igång, blivit försenade, upphandlingar överklagade eller liknande redvisas vid den muntliga föredragningen av uppföljningarna. Eventuella mfördelningar av investeringar mellan lika anslag ska beslutas av Kmmunstyrelsen. För större prjekt sm har separat styrgrupp lämnas redvisning dit, vilket t.ex. gäller för Lgistikcentrum Service- ch tekniknämnden Beslut fattas av nämnden för igångsättning av årets investeringar. Sm underlag för dessa beslut ska ärendebeskrivning, eknmiska knsekvenser i frm av en kalkyl samt underlag sm använts för att bedöma åtgärder. Tidplan för prjektet ska bifgas ch högst två förslag på åtgärder föreslås. Investeringar kmmande år ska redvisas i budgetarbetet med en lista med beskrivning av bjekten samt en enkel kstnadsuppskattning. I uppföljningar till nämnden finns investeringar med, men visar främst eknmi Iakttagelser ch bedömningar Vår bedömning är att den uppföljning sm görs främst är eknmisk. Enligt uppgift är praxis att samtliga investeringar ska återrapprteras till beställaren d.v.s. från förvaltning till nämnd. Vi har inte kunnat se någn sådan redvisning i prtkllen under 2011, varken hs Kmmunstyrelsen eller Service- ch tekniknämnden. De redvisningar sm lämnas till Service- ch tekniknämnden inför beslut m start av investeringar innehåller främst eknmisk redvisning, samt i förekmmande fall kartr ch annan beskrivning. Vi har inte sett några redvisningar av andra uppgifter sm energieffektiviseringar eller andra redgörelser ur aspekten gd eknmisk hushållning. Kalkyler för kmmande driftskstnader redvisas för några Katrinehlms kmmun 7 av 9

10 ärenden. I någt fall kmmenteras att driftskstnaderna beräknas bli förändrade ch i andra fall görs eknmisk jämförelse av alternativet leasing eller att hyra in tjänst inklusive maskin i stället för drift i egen regi. Någn redvisning av genmförda investeringar görs inte utöver att eknmin redvisas för respektive verksamhet ttalt sett. Kmmentarerna till förväntade avvikelser är mer mfattande i slutet av året än tidigare under året. Det har ckså blivit tydligare vilken prgns sm lämnas för året. Redvisning över andra än eknmiska avvikelser lämnas inte för de investeringsprjekt sm har genmförts. I de fall investeringar inte beräknas bli genmförda redvisas det mycket översiktligt i klump för respektive verksamhet. Vid intervjuer har framkmmit att det vid muntlig föredragning av ärenden redvisas uppgifter utöver de eknmiska, men detta går inte att verifiera ur handlingarna. Det framkmmer ckså att det finns en avsikt att följa upp resultatet av investeringar av energiåtgärder, men detta har ännu inte kmmit igång Annika Hanssn Kerstin Svenssn Prjektledare Uppdragsledare Katrinehlms kmmun 8 av 9

11 Katrinehlms kmmun 9 av 9

12 Revisrerna Kmmunstyrelsen Service- ch tekniknämnden Granskning av Investeringar med utgångspunkt i gd eknmisk hushållning På uppdrag av de förtrendevalda revisrerna i Katrinehlms kmmun har Kmmunal Sektr inm genmfört en granskning inm Kmmunstyrelsens ch Service- ch tekniknämndens ansvarsmråden. Revisinsfrågan avser att bedöma m Kmmunstyrelsens ch Service- ch tekniknämndens interna kntrll säkerställer att investeringsarbetet hanteras i enlighet med gd eknmisk hushållning. Granskningen visar att investeringar i str utsträckning sker i enlighet med gd eknmisk hushållning. Både styrning ch uppföljning behöver dck förbättras för att tydliggöra vad styrelse ch nämnd menar med gd eknmisk hushållning ch vilka effekter sm uppnås med de hänsyn sm tas. Styrning med utgångspunkt från gd eknmisk hushållning är inte uttalad, det är i första hand eknmi ch budgetföljsamhet sm betnas. I det knkreta investeringsarbetet tas hänsyn till hållbarhet ch miljö beslut finns m återvinning av inventarier, ett arbete har intitierats för en långsiktig lkalplanering ch flera investeringar har ett miljöperspektiv. Den infrmatin sm uppges förekmma i underlag ch muntliga föredragningar för den plitiska nivån kring aspekter för att nå gd eknmisk hushållning är svår att spåra ch behöver förtydligas ch dkumenteras. Vid granskningen gjrda iakttagelser redvisas i bilagda rapprt, sm härmed överlämnas för yttrande ch åtgärder. Svar önskas senast REVISORERNA Karl Källander Ordförande Marita Bengtssn Vice rdförande 1

13 Revisrerna Distributin av rapprt Investeringar granskning med utgångspunkt i gd eknmisk hushållning Service- ch tekniknämnden Kmmunstyrelsen För kännedm till: Kmmunfullmäktiges presidium Viadidaktnämnden Kmmunchefen Eknmichefen 2