JAJvlTLAND HARJEDALEN. Uppföljning av tidigare granskning av regionens finansförvaltning REVISIONSRAPPORT REVISIONSKONTORET. Dnr: REV 16/2017 REG I ON

Transkript

1

2 REVISIONSKONTORET REG I ON JAJvlTLAND HARJEDALEN REVISIONSRAPPORT Uppföljning av tidigare granskning av reginens finansförvaltning Ansvarig: Ulf Rubenssn Certifierad kmmunal revisr

3 REGION JÄMTLAND HÄRJEDALEN 1 SAMMANFATTNING Revisinsrapprt O-0S 2 (6) har på uppdrag av reginens revisrer genmfört en uppföljning av den granskning sm genmfördes Granskningen visar att reglementet sm styr den finansiella verksamheten, liksm rapprteringen m denna, utvecklats i psitiv riktning Däremt har de rganisatriska frågrna, vad avser internkntrllfunktinen ch fördelningen av arbetsuppgifter, ännu inte setts över. En översyn har dck nyligen initierats. Vår bedömning är att denna översyn är angelägen. Reginstyrelsen bör rapprtera avvikelser från reglementet till Reginfullmäktige för ställningstagande 2 INLEDNING/BAKGRUND Reginen har ett mycket ansträngt eknmiskt läge vilket gör att marginalerna för att klara eventuella förluster pga. finansiella placeringar utan påverkan på verksamheten är liten. Det är därför mycket viktigt att regler följs ch att kntrller är effektiva. Reginens finansförvaltning har tidigare granskats ch rapprt avlämnades 2016 med ett antal iakttagelser. (Dnr: REV/2S/201S). Granskningen utfördes med hjälp av EY. Styrelsen lämnade ett svar till revisrerna (Dnr: RS/368/2016). En revidering av placerings reglementet har sedan dess genmförts. Vidare har förvaltningen påbörjat upptagande av externa lån vilket kmmer medföra att reginen även måste arbeta med skuldhantering. Reginens revisrer har i sin revisinsplan för 2017 planerat att göra en uppföljande granskning av reginens finansförvaltning. 2.1 SYFTE, REVISIONSFRÄGA OCH AVGRÄNSNING Syfte Det övergripande kntrllmålet är att granska m de iakttagelser sm gjrdes i samband med den tidigare granskningen åtgärdats på ett tillfredsställande sätt samt m de åtgärder sm fanns upptagna i styrelsens svar verkställts. Syftet med den uppföljande granskningen är att göra en uppföljning ch avstämning mellan revisinsrapprt, erhållet svar från styrelsen ch det reviderade placeringsreglementet, kntrllera m beskrivna kntrllmment utförs, samt att granska m tidigare iakttagna brister i regler ch rutiner är åtgärdade. Revisinsfrågr Har de av revisrerna påtalade bristerna/utvecklingsbehven åtgärdats ch i vilken utsträckning? Revisrernas synpunkter, styrelsens svar samt nuläge vad avser åtgärder redvisas under avsnittet "3 Resultat"

4 REG ION A A )ÄtvlTLAND ~ " HARJEDALEN Revisinsra pprt 3 (6) Avgränsning Granskningen är avgränsad till uppföljning av tidigare revisinsrapprt. 2.2 REVISIONSKRITERIER Med revisinskriterier avses de bedömningsgrunder sm bildar underlag föl' revisinens analyser, slutsatser ch bedömningar. Revisinskriterier kan fta hämtas från lagar ch förarbeten, föreskrifter ch interna regelverk, plicyer ch beslut. Revisinskriterierna är i tillämpliga delar desamma sm i den föregående granskningen. I denna granskning dck med tillägg av 2.3 METOD Reginens ledningssystem, Dk nr (Centuri): Prcesser inm finansförvaltning Rev/25/2015 Granskning av Finansförvaltningen-interna kntrllen Dnr RS/368/2016: Svar på granskning av reginens finansförvaltning Dnr RS/783/2016: Reglemente avseende finansiering ch skuldförvaltning samt förvaltning av likviditet ch pensinsmedel Granskningen utförs genm dkumentstudier ch intervjuer. Substansgranskning utförs för att i erfrderlig mfattning verifiera gjrda utsagr samt att system ch rutiner fungerar på avsett sätt. 3 RESULTAT 3.1 IAKTTAGELSER Inledningsvis kan nteras att styrelsen i sitt beslut 169 ( ) m svar till revisrerna angav att "samtliga synpunkter från revisrernas granskning redan tagits i beaktande samt ytterligare ett antalförbättringar framtagits" Rapprtering Revisrernas synpunkter: Rapprteringen bör utvecklas för att underlätta kntrller av överensstämmelse med gällande plicys ch limiter. Avvikelser från plicy bör återrapprteras tillfullmäktige. Såväl i plicy sm i praktiken saknas rutiner för hur rapprtering tillfullmäktige ska gå till. I granskningen har framkmmit att Reginen hal' ett innehav i ett värdepapper (bligatin) med ett väsentligt belpp (200 Mkr) ch sm därtill väsentligt avviker från gällande plicy pga. kraftigtförsämrad rating efter köpet. Det sker ingen handel på marknaden i värdepappret, vilket gör att inget känt marknadsvärde finns att tillgå. Obligatinen löper till EY beskriver i sin rapprt marknadsvärdet sm ytterst säkert. Förvaltningen har gjrt en egen analys av marknadsvärdet ch mtsvarande analys har gjrts av företaget Söderberg & Partners. Förvaltningen har bedömt att placeringen bör behållas. I det sm

5 REGI O N AA )ÄMTLAND,Vi(( " HARJEDALEN Revisinsra pprt 4 (6) framkmmit har styrelsen infrmerats ch gdkänt att innehavetfår kvarstå, men ckså att fullmäktige inte infrmerats m att innehavet avviker från plicyn. Styrelsens svar: Efter att det nya reglementet (plicy) RS/783/2016 är antaget ifullmäktige , kmmer rapprteringen utvecklasför att underlätta kntrller mt limiter ch andra riskmål/ mått. "Viföreslår att avvikelser från plicy tas upp i årsredvisningen." Iakttagelser: ~ Rapprteringen har utvecldats i enlighet med styrelsens svar. ~ Infrmatin m van nämnd bligatin (200 Mkr) har lämnats i årsredvisning sm behandlats av reginfullmäktige. ~ Månatliga rapprter från knsultblaget sm bevakar att tillåtna limiter hålls, har inte diarieförts. Vid diskussin kring detta med finanseknmen bestämde denne att så kmmer ske framöver. ~ Vid styrelsemötet i maj 2017 finns en viss tydlighet kring vad sm egentligen beslutades. Delårsrapprt: " Innehavet Sveriges Säkerställda Obligatiner AB 4,0 % (emittent SCBC) utanför kreditlimiterna. I takt med att prtföljen krymper kmmer innehaven inte att kunna ligga inm samtliga plicylimiter. Reginen kan hantera avvikelsen antingen genm att flytta instrumentet till pensinsprtföljen, avyttra det eller acceptera förändrad prtfölj ch att det då kmmer att ligga utanför limiterna tills hela prtföljen gått till förfall. Tjänstemannaförslag: "På grund av den rådande likviditetssituatinen i reginen är likviditetsprtföljen under avveclding. Detta görs genm att värdepapper sm förfaller inte återinvesteras, vilket gör att de kvarvarande värdepapperen inte kmmer kunna ligga inm kreditlimiterna för att de får för str andel av den ttala prtföljen." Styrelsens beslut: Rapprten gdkänns Styrelsen gdkännande av rapprten innebär att man var nöjd med den infrmatin sm erhållits. Det framgår dck inte av prtkllet m styrelsen tg ställning till de tre beslutsalternativ sm framlades. Avsaknaden av beslut innebar i praktiken att det sistnämnda förslaget till beslut km att bli fallet, dvs att acceptera förändrad prtfölj ch att det då kmmer att ligga utanför limiterna tills hela prtföljen gått till förfall Bedömning:.:. Rapprteringen har utvecldats på ett psitivt sätt. Infrmatinen i delårsrapprt maj 2017 bedöms ge en bra infrmatin m de finansiella målen ch utfallet..:. Reginfullmäktige är nu infrmerat m förhållandena kring van nämnd bligatin m 200 Mkr.:. Bilagan till styrelsens svar till revisrerna innehåller ett förslag, sm vi tlkar att är ställt till styrelsen, m att avvikelser från plicy ska tas upp i årsredvisningen. Vad vi kan se har detta förslag inte behandlats av styrelsen. En reflektin kring detta är att eventuella avvikelser bör hanteras så snart möjligt, men att det inte är fel att avvikelser från plicy ckså redvisas i årsredvisningen.

6 RE G ION A JÄMTLAND ~C "\. HÄRJEDALEN Revisinsrapprt 5 (6).:. Reginstyrelsen bör hantera framlagda handlingsalternativ så att det tydligare framgår vilket alternativ sm valts. :. Reginfullmäktige bör infrmeras m ch få ta ställning till avvikelser från reglemente Nyckelpersner ch intern kntrll Revisrernas synpunkter: Det finns en nyckelpersnsprblematik kpplat till finansfunktinen ch det bör ytterligare säkerställas att verksamheten kan bedrivas via ersättare vid varje tillfälle. Fördelningen av arbetsuppgifter behöver förändras för att stärka internkntrllfunktinen - det finns vissa brister i "tvåhandsprincipen" ch det saknas ersättare för internkntrllfunktinen Styrelsens svar: "Vår externa knsult är mycket väl insatt ifinansfårvaltningen ch kan därmed fungera sm ersättare tillsammans med eknmidirektör ch/ eller eknmistrateg vid behv." "Under senare delen av 2016 kmmer detfinnas ersättareför internkntrllfunktinen chfördelningen av arbetsuppgifter kmmer att ses över chförändras." Iakttagelser: ~ Vad gäller medverkan från den externa knsulten för att lösa nyckelpersnsprblematiken innehåller styrelsens svar en "lycklig" frmulering. Den externa knsulten kan inte utgöra ersättare, men kan mycket väl utgöra ett stöd till van nämnda befattningshavare. Enligt uppgift så var det detta sm var tanken. ~ De rganisatriska frågrna i övrigt, vad avser internkntrllfunktinen ch fördelningen av arbetsuppgifter, har ännu inte setts över. En översyn har nyligen initierats, Bedömning:.:. Behvet aven översyn av den interna kntrllen inklusive fördelningen av arbetsuppgifter ch aktualisering av vilka befattningshavare sm skall ansvara för vad kvarstår ch är enligt vår bedömning angeläget.

7 RE G I O N A A JÄMTLAND.;~ '" HÄRJEDALEN Revisinsrapprt 6 (6) Regler Revisrernas synpunkter: Reginens regelverk bör i vissa delar vidareutvecklas för att säkerställa kmmunallagens krav på riskspridning ch riskbegränsningar. Mt bakgrund av reginens eknmiska utveckling rekmmenderar vi att regelverket kmpletteras med bestämmelser m skuldförvaltning Styrelsens svar: Åtgärdat i det nya reglementet Iakttagelser: ~ Åtgärdat i det nya reglementet 4 KVALITETSSÄKRING Berörda uppgiftslämnare ch verksamhetsansvariga har faktagranskat lämnade uppgifter sm finns med i revisinsrapprten. Prjektledare svarar för kvalitetssäkring gentemt uppgiftslämnare ch av de insamlade uppgifter sm används i analysen. Prjektledaren har det primära ansvaret för att den analys ch de bedömningar ch förslag sm förs fram är tillräckligt underbyggda. Ansvarig för kvalitetssäkring har det övergripande ansvaret för att kntrllera m granskningen har en tillräcklig yrkesmässig ch metdisk kvalitet samt att det finns en överensstämmelse mellan revisinsfrågrna/kntrllmålen, metder, fakta, slutsatser/bedömningar ch framförda förslag. 5 ANSVARIGA FÖR GRANSKNINGENS GENOMFÖRANDE Prjektledare: Rubenssn Certifierad kmmunal revisr Kvalitetssäkring: :!rfta~ Revisinsdirektör