Mötesteknik KAMP Företagsutveckling

Transkript

1 Mötesteknik KAMP Företagsutveckling

2 Mötesteknik Allmänt... Fel! Bokmärket är inte definierat. Var förberedd... 4 Kallelse... 5 Agenda... 6 Tid... 9 Grundregler Protokoll, anteckningar mm Mall för mötesrevision Mall för agenda inför ett beslutsmöte Mall för agenda inför ett informationsmöte Mall för agenda inför ett problemlösningsmöte... 21

3 Allmänt om möten När det gäller möten och mötesteknik så finns det normalt väldigt mycket som kan förbättras. Det betyder naturligtvis inte att alla möten är dåliga, men generellt sett så har vi alldeles för många möten som inte är tillräckligt bra. Hur många har inte ställt sig frågan Vad fick jag ut av detta möte? efter ett misslyckat möte? Vad kan vi då förbättra? Ja först och främst tror jag att vi måste fundera lite mer på syftet med de olika mötena. Det kan i vissa lägen vara viktigt att träffas och prata om allt möjligt, men det skall inte vara så att alla våra möten hamnar i det facket. Fundera på syftet med varje möte respektive typ av möte. Med syfte menar jag anledning varför har vi detta möte. Syftet kan vara att bara träffas, dela med sig av information eller att fatta beslut. Syftet kan även vara annat. Ett enkelt sätt för att underlätta att se och kanske också själv förstå syftet är att fylla i ett Syfte-med-mötet - dokument (exempel finns i bilaga). När väl syftet med mötet är fastställt gäller det att se till att fullfölja detta syfte. Det finns tre typer av möten Beslutsmöten Informationsmöten Problemlösningsmöten Låt inte ett möte ändra typ och bli något annat. Ett beslutsmöte skall inte förvandlas till ett forum för att få information och på ett problemlösningsmöte är det normalt inte lämpligt att fatta viktiga beslut. Några grundläggande frågor som bör besvaras av var och en som blir kallade till möten: Varför skall detta möte äga rum? Vilka skall vara med på detta möte? Skall jag vara med på detta möte? Inledning Var noga med hur mötet inleds. Hälsa alla välkomna och förklara syftet med mötet, gör klar eventuell formalia (ordförande, sekreterare; justerare mm), fastställ mötets agenda (dagordning) och tala om tidsramarna för mötet. Stäm av att alla är överens om detta och fråga om någon som saknas bör vara med. När detta är klarlagt är det normalt mycket lättare att få en efterfrågad struktur på mötet. Repetera mötets grundregler (se detta avsnitt).

4 Var förberedd Alla som deltar måste ta med sig nödvändigt material. Det kan vara papper och penna, ritningar, dokument, datorer, övningsmaterial och mycket, mycket annat. Till förberedelser räknas också att ha tagit del av utsänt material, att ha fullföljt det som man har åtagit sig, att skapa förutsättningar för att kunna deltaga på mötet. Mötesarrangören Mötesdeltagarna Material ut till alla i tid (vid behov) Förfriskningar under mötet Planera in pauser, kaffe, frukt ed Kontrollera lokalens ljus. Ljud, värme, ventilation Kontrollera lokalens tekniska hjälpmedel Läs igenom utskickat material Ta del av agenda. Oklarheter ska redas upp före mötet. Respektera mötets grundregler Om någon inte har läst / tagit del av utsänt material före mötet: alternativt Avsluta mötet direkt, boka in ny tid och betona vikten av att alla förbereder sig Uppskjut beslut till kommande möte, fortsätt med de punkter som kan avhandlas utan förberedelse Eventuellt bör alla som kallas till ett möte på något (enkelt) sätt kvittera att kallelse och eventuellt material har kommit fram.

5 Kallelse Inför vissa möten skall / bör en kallelse skickas ut en viss tid före själva mötet. Inför beslutsmöten måste en skriftlig kallelse gå ut till samtliga som berörs. På denna kallelse skall framgå var och när mötet skall äga rum samt vilka punkter som skall behandlas. Man brukar säga att inga beslut kan fattas som inte har varit med på kallelsen. Det finns dock undantag. Om alla som berörs (dvs alla de som skall bli kallade) finns med på mötet kan man bestämma sig för att fatta beslut om även andra punkter om alla är med på att göra så. Inom olika typer av organisationer kan det finnas andra regler. Exempelvis en bostadsrättsförening som vill ändra stadgarna eller ett företags styrelse som vill ändra utdelningen till aktieägarna. Då gäller vissa formella regler. Inför informationsmöten är inte kallelse med nödvändighet skriftlig. Ett projekt kanske har ett stående projektmöte varje fredag klockan Då behövs ingen specifik kallelse för varje enskilt projektmöte. Problemlösningsmöten bör ha en kallelse till de som skall vara med samt även en information om att mötet kommer att äga rum till övriga berörda.

6 Agenda Förbered mötets syfte och mål noga. Välj punkterna på agendan så att mötets mål nås. Genom valet av punkter (och även i vilken ordning dessa skall tas) kan du styra mot uppsatta mötesmål på ett effektivt sätt. Exempel: I en organisation finns det en rutin för att fördela semesterstugor bland de anställda. Rutinen har vissa brister och det finns fem nya förslag på hur man skulle kunna göra. Du har gjort en enkel undersökning hur de anställda ställer sig till de olika förslagen (inklusive det ursprungliga). Resultatet blir följande: Ursprungliga förslaget 30 % Förslag 1 20 % Förslag 2 20 % Förslag 3 10 % Förslag 4 10 % Förslag 5 10 % Vi kan leka med tanken att du kommer att vara ordförande för mötet där rutinen skall diskuteras och förmodligen fastställas. Vi kan bolla med fyra olika fall: 1 Du stöttar det ursprungliga förslaget 2 Du stöttar förslag 2 3 Du stöttar förslag 5 4 Du tycker inget av förslagen är tillräckligt bra När du då skall fastställa agendan för detta möte kan du styra resultatet ganska ordentligt. Fall 1 Du stöttar det ursprungliga förslaget. Det är trots allt det enskilda förslaget som har flest röster. Om vi då väljer bland alla förslag vid en och samma omröstning är sannolikheten stor att det ursprungliga förslaget få flest röster. 1 Välkommen 2 Formalia 3 Föregående protokoll 4 Val av rutin: en omröstning där alla sex förslag ställs mot varandra 5

7 Fall 2 Du stöttar förslag 2, med ungefär 20 % stöd. Om du då börjar med att ställa frågan om vi skall ha den gamla rutinen kvar eller inte, kommer du sannolikt att få svaret att vi skall byta. På detta sätt har du då plockat bort det ursprungliga förslaget. För att ytterligare ge ditt förslag större chans kan du låta de olika förslagen kort presenteras och då väljer du som ordförande att presentera ditt förslag sist (och kan då kanske bemöta de redan tidigare presenterade förslagen ännu mer). Fall 3 1 Välkommen 2 Formalia 3 Föregående protokoll 4 Omröstning 1 Skall vi ha kvar den gamla rutinen? 5 Om Ja allt klart gå till 8 6 Om Nej Presentation av de fem olika förslagen 7 Omröstning 2 8 Du stöttar förslag 5, med ungefär 10 % stöd. Här har du en tuff uppgift. Du börjar med att rösta bort det ursprungliga förslaget (se fall 2). Därefter ställer du de olika förslagen mot varandra på följande sätt. Börja med att rösta mellan förslag 1 och förslag 2. Det som segrar ställs då mot förslag 3. Efter den omröstningen skall vi välja mellan segraren och förslag 4 och slutligen skall vi välja mellan förslag 5 och den som vann den näst sista omröstningen. Eftersom ditt förslag endast skall vara med i en omröstning och alla närvarande röstar så kanske du har tur och får med dig majoriteten i sista omröstningen. Detta är inte alls säkert men du har då kanske gjort vad du har kunnat för ditt förslag. Du kan ju som ordförande motivera denna metod eftersom det viktiga är att hitta ett förslag. Det spelar i en sådan här omröstning inte någon roll vem som kommer som nummer två. 1 Välkommen 2 Formalia 3 Föregående protokoll 4 Omröstning 1 Skall vi ha kvar den gamla rutinen? 5 Om Ja allt klart gå till 10 6 Om Nej Omröstning 2, mellan Förslag 1 och Förslag 2 7 Omröstning 3 Förslag 3 mot vinnande förslag från 6 8 Omröstning 4 Förslag 4 mot vinnande förslag från 7 9 Omröstning 5 Förslag 5 mot vinnande förslag från 8 10

8 Fall 4 Eftersom du inte tycker att något förslag är tillräckligt bra så vill du ju inte att någon omröstning skall ske. Om du då försöker motivera detta genom att presentera fakta: vi har sex olika förslag där inget har mer än 30 % stöd av personalen. Du kan då föreslå att skjuta upp omröstningen till nästa möte och att du också föreslår att en grupp (förmodligen ledd av dig) ser över förslagen och försöker komma med några varianter (förmodligen färre förslag) som försöker få med det bästa från de sex olika förslagen. 1 Välkommen 2 Formalia 3 Föregående protokoll 4 Presentera dagsläget 5 Kan vi uppdra åt en arbetsgrupp att arbeta vidare med förslagen 6 Val av arbetsgrupp 7 Många gånger kan det vara både tydligt och enkelt att arbeta med mallar. Exempel på mallar för olika typer av möten finns som bilagor i detta häfte.

9 Tid Starta i tid Avbryt inte för att repetera för de som kommer för sent till mötet (oavsett anledning) Avsluta i tid (om tid för mötet är satt). Hellre att boka ny tid än att dra över tidsramarna. Ansvarig: Mötesordförande Mötets tidsplan skall beaktas med både respekt och kärlek: Respekt börja i tid Kärlek sluta i tid

10 Grundregler Var förberedd Alla skall ha samma möjligheter att uttala sig Passa och håll tiden Tala inte i mun på varandra Håll er till ämnet Tala kortfattat Inga onödiga repetitioner Tala tydligt Uppdatera grundreglerna

11 Protokoll, anteckningar mm Det är viktigt att dokumentera vad som har behandlats och kanske beslutats om på olika möten. Beslutsmöten är alltid mer formella och skall därför alltid dokumenteras i ett protokoll. Detta protokoll skall därefter justeras av någon annan än den som skrev protokollet. Ser vi till ett projekt och dess beslutsmöten, styrgruppsmöten, så bör projektledaren skriva protokollen och dessa skall därefter justeras av beställaren. Protokollförda beslut är därefter bindande för såväl beställaren som projektledaren. Andra typer av möten, exempelvis projektmöten, kanske bör dokumenteras mer som anteckningar än som protokoll. Någon får i uppdrag att notera vad som har informerats och vilka som varit närvarande. Dessa anteckningar kopieras och delas sedan ut (elektroniskt eller via papper) till alla som berörs projektets intressenter. Problemlösningsmöten måste dokumenteras, även om det inte sker i form av ett formellt protokoll varje gång. Resultatet av problemlösningsmötet, kan ju vara antingen att problemet är löst eller att det inte är löst. För det förstnämnda bör noteras hur lösningen ser ut, vem som skall genomföra den, när det skall vara klart samt vem som skall få rapport om att det är klart. Om problemlösningsmötet inte blir färdiga eller beslutar sig för att det inte finns någon acceptabel lösning, skall detta också dokumenteras det blir kanske nya möten och berörd personal skall informeras

12 Lyssna Att vara en bra mötesdeltagare innebär bland annat att du måste kunna lyssna aktivt. För de flesta av oss är det nog ganska lätt att låta bli att avbryta när någon annan talar, men innebär det med automatik att vi också lyssnar aktivt? Händer det inte att du, under det att någon annan pratar, funderar på vad du skall säga när det blir din tur? Detta är inte att ge tillräcklig uppmärksamhet åt den som har ordet, eller hur? Lyssna aktivt, kom ihåg vad som sägs, eventuellt kan du skriva ned stödord för att lättare ta till dig informationen. Skriv dock inte ner allt. Summera alla möten Innan själva mötet avslutas skall man vara säker på att alla lösa trådar kommer att nystas upp. Tysta deltagare Vem skall göra vad till nästa gång? Hur sker kallelse? Vem skriver. justerar och distribuerar anteckningar / protokoll Skall något göra något utanför mötet? Vilka skall informeras och på vilket sätt? Hann vi igenom hela agendan? Fattade vi nödvändiga beslut? Måste alla prata vid möten? Är det en styrka att alltid säga något, även om det innebär att man exakt upprepar vad någon annan just har sagt: Jag håller verkligen med dig Kim, det är verkligen på tiden att Svaret är nej på båda frågorna. Om du inte har något att tillföra utan är nöjd med vad som sagts, säg då bara Jag håller med eller Jag tycker som Lisa. Det tar mindre tid och de övriga slipper reta upp sig på repetitionerna.

13 Korta möten Måste alltid ett möte ta så lång tid, undrar många. Det är naturligtvis inget självändamål, även om vissa möten alltid kommer att ta lång tid. Det som är lite spännande är de korta mötena, kanske minuter. Även om det är en grupp på 8-10 personer kan man hålla ett kort informationsmöte på en kvart. Detta bygger på att alla är väl förberedda och passar tiden till mötets början. Mötets ordförande inleder kort (och förberett) med en minuts kort överblick. Därefter får var och en cirka sekunder på sig att redogöra för sina synpunkter (och inget annat). Här är det viktigt att gå laget runt. När alla har sagt sitt summerar ordföranden vad som sagts. Om det är några punkter som måste bearbetas till nästa gång, så fördelas dessa nu. Ordföranden påminner om vem som distribuerar anteckningar från mötet och hur (elektroniskt, papper, anslagstavla mm), fastställer tidpunkt för nästa möte samt avslutar mötet. Detta är ett mycket effektivt sätt att mötas på, men det skall erkännas att det krävs en hel del övning innan detta kan fungera bra. Tanken med dessa korta möten är att man kan ha många korta möten och hinna utföra arbete däremellan. Exempel på sådana korta möten är uppföljningsmöten under ett projekts slutskede. Man kan ha både två och flera sådana möten under en dag. Allt för att man skall stämma av att man hinner med det som skall hinnas med. Frågor under mötet Hur skall frågor hanteras under ett möte? Skall frågor tas direkt de dyker upp, eller avsätts det en stund mot slutet av mötet för frågor eller finns det överhuvudtaget ingen tid för frågor? Det viktiga här är att alla skall ha klart för sig vilka regler som gäller för frågor och respektera dessa. Närvarande, inte närvarande Vilka skall vara med på ett möte och vilka skall inte vara med. Detta kan ibland vara mycket känsligt, eftersom vissa människor anser att en person betydelse i en organisation är direkt proportionell mot antal möten som han eller hon deltager i (eller rättare blir kallade till, de behöver inte alltid gå). Om du är kallad till ett möte men får förhinder måste du ovillkorligen tala om det för antingen mötesordföranden eller om det finns en mötesadministratör. Det kanske är så att flera fått förhinder och mötet måste uppskjutas. Då går ju viktig tid till spillo för de som har kommit.

14 Arbetsmöten, problemlösningsmöten Ibland måste en grupp träffas för att lösa ett problem. Problemet kan vara att en viss teknisk produkt inte fungerar, att personalkonferensen inte är färdigplanerad eller att organisationen måste ta nya marknadsandelar. Problem behöver inte bara vara negativt, utan definitionsmässigt kan vi uttrycka ett problem som någonting som inte fungerar tillräckligt bra eller inte är färdigt ännu. Ansvar Alla som deltar (och även de som har förhinder att deltaga men har blivit kallade) har alltid 100% ansvar för att aktivt bidraga till att mötet blir bra. Det innebär bland annat att alla har ansvar för att passa tiden, hålla sig till ämnet, inte avbryta andra eller upprepa något som någon annan redan har sagt. Det innebär dessutom också att alla har ansvar för att se till att ingen annan glömmer bort sitt ansvar och bryter mot de uppsatta reglerna. Icke-möten Måste vi boka möten för allt? Kan vi inte lösa väldigt mycket direkt, utan att behöva boka in en tud i almanackan. Kan vi kanske skissa på ett förslag, skicka över det till berörda som inom en viss tid återkommer med kommentarer. Möten med mig själv Har vi tid för att reflektera? Bokar vi in i almanackan något som heter Egen tid? Detta var populärt på 70-talet när så kallat Time Management tog fart, mycket tack vare mycket genomtänkta almanackor. Även om begreppet är gammalt tror jag fortfarande att det är minst lika viktigt nu som förr.

15 Nya former av möten Mötestekniken utvecklas och vi kommer att stöta på nya former för möten. Det finns en mängd idéer och uppslag om hur mötestekniken kan förbättras och vidareutvecklas. Detta är en sund företeelse som förhoppningsvis också ger ett resultat i framtiden. Ett exempel på detta är så kallade Öppna möten eller Open Space där deltagarna samlas i en rund ring (sittande men bara med stolar inga bord). Det skall finnas en mötesordförande som inleder med att förklara hur själva mötet skall fungera och vilket ämnet för kvällen är (detta skall naturligtvis framgå av kallelsen till mötet, men bör förtydligas vid mötets start). Mötesordföranden kan också valt några underpunkter och skrivit upp dessa.. Man kan beskriva själva mötestekniken ungefär så här: Alla närvarande har samma ansvar för att man når ett resultat Det som kommer fram är det som skall komma fram De närvarande väljer själva vad de vill engagera sig i och på vilket sätt Man delar upp sig i undergrupper indelningen kan vara valfri och diskuterar en eller flera underrubriker Deltagarna kan själva välja om och i så fall när de vill byta grupp Avslutningsvis rapporterar någon om resultaten i de olika grupperna och man fastställer det vidare arbetet Dessa typer av möten kan vara mycket kreativa och utvecklande, men det kräver att deltagarna själva är öppna för detta annorlunda synsätt på möten. Hur förbättra mötestekniken inom den egna organisationen? Vi kan alltid förbättra oss i stort sett inom alla områden, inte minst mötesteknik. Det bygger dock på ett äkta intresse för att det skall bli något konkret. Om man ärligt arbetar med mötesrevision, dvs bedömer efter varje möte hur själva mötet har varit, så kan en organisation ganska enkelt utveckla sin förmåga att arbeta i mötesform. Våga testa något nytt, använd stående möten eller mycket korta möten eller möts i ett så kallat öppet forum med en erfaren mötesledare. Att våga är att vilja utvecklas. Att mötas är att utvecklas en smula

16 Syfte med mötet Datum: Plats Vad för slags möte: Vilka skall vara med: Hur skall kallelse ske: Syftet med mötet: Vad vill jag att vi skall komma fram till: Är agendan fastställd Är formalian förberedd

17 Frågor att diskutera Skall alltid chefen / projektledaren var ordförande för mötet? Kan man rotera ordförandeskapet? Behövs det en ordförande förmötet? Skall ett möte alltid dokumenteras? Hur sprids eventuell dokumentation? Hur ofta skall vi träffas? Vilka skall vara med? Var skall vi vara?

18 Mall för mötesrevision Följde vi mötets grundregler Behöver grundreglerna uppdateras Uppnådde vi mötets syfte Hur fungerade mötet i stort utnyttjades tiden optimalt var alla aktiva var ordföranden dominant var någon annan dominant hur hanterades svåra / besvärliga frågor Hur blir vi bättre på mötena Vem ansvarar för detta Övrigt

19 Mall för agenda inför ett beslutsmöte Beslutsmöte för Projekt XX 3 mars 1998 klockan Grupprum Gäddan 1 Välkomna och mötets öppnande 2 Formalia (om inte mötets ordförande, sekreterare respektive justerare är givna ordnas detta nu). 3 Föregående protokoll 4 Dagens agenda 5 Beslutspunkter Övriga frågor 7 Mötesrevision 8 Sammanfattning 9 Nästa möte 10 Mötets avslutande

20 Mall för agenda inför ett informationsmöte Informationsmöte för Projekt XX 9 november 1998 klockan Aulan i södra flygeln 1 Välkomna och mötets öppnande 2 Formalia (om inte mötets ordförande, sekreterare respektive justerare är givna ordnas detta nu). 3 Dagens agenda 4 Informationspunkter Övriga frågor 6 Mötesrevision (om mindre än personer) 7 Sammanfattning 8 Nästa möte 9 Mötets avslutande

21 Mall för agenda inför ett problemlösningsmöte Problemlösningsmöte angående problem ZZ för Projekt XX 4 februari 1998 klockan (max) Tekniksalen i huskropp D, plan 18 1 Välkomna och mötets öppnande 2 Formalia (om inte mötets ordförande, sekreterare respektive justerare är givna ordnas detta nu). 3 Information om problemet som skall bearbetas 4 Vad mötet skall mynna ut i (exempel en rapport, en produkt eller en tidplan)* 5 Beslutspunkter Övriga frågor 7 Mötesrevision 8 Sammanfattning 9 Nästa möte 10 Mötets avslutande * OBS Konsensus måste uppnås här, dvs alla måste vara överens om vad mötet skall mynna ut i

22 Dokument Mötesrevision (hjälp för att kunna komma igång) Hur bra var detta möte (1-10) Vad vill du betona fungerade bra: Vad tycker du kan göras annorlunda: Fick alla komma till tals (1-10) Lyssnade alla aktivt (1-10) Undvek vi att avbryta (1-10) Undvek vi nedlåtande kommentarer (1-10) Hur förbättrar vi nästa möte:

23 Konsten att misslyckas med möten ha ingen agenda för mötet håll inga tider gå gärna ifrån mitt under mötet låt bli att dokumentera mötet om ni ändå skriver något, dela ut det först vid nästa möte ha gärna mobiltelefonerna påslagna telefonera under mötet (utan att gå ut) ha gärna långa möten utan pauser håll gärna parallella möten i samma lokal tala i munnen på varandra (det går ju snabbare då) avbryt de som talar långsamt (ingen orkar ju ändå höra på) ändra mötestypen under mötet exempelvis ett beslutsmöte som övergår till ett problemlösningsmöte