Fokusprocessen -instruktioner 1

Transkript

1 Fokusprocessen -instruktioner 1

2 Inför Fokusprocessen Med resultatet i hand börjar nu den viktigaste delen i processen, nämligen att förbättra ert arbetsklimat. I ett första steg ska ni diskutera resultatet och ta fram en handlingsplan. Följ de olika stegen nedan. Syftet är att ta fram en konkret plan med tydlig ansvarsfördelning och tidsplanering. För att skapa förändring/förbättring behöver ni göra något annorlunda. Ju mer ni kan diskutera vilka beteenden som behöver förändras och förstärkas desto snabbare kommer ni att nå förändring/förbättring. Tänk på att beteenden går att observera. Om ni bestämmer er för att jobba med konkreta beteenden i Fokusprocessen kommer Netsurveys system påminna om dessa beteenden. Förberedelser När chefen har fått tillgång till resultatet distribuerar chefen Fokus- och Detaljrapporterna till arbetsgruppen och bjuder samtidigt in till mötet där resultatet ska gås igenom. Avsätt mellan två och tre timmar. En riktlinje gällande tid kan vara att ju lägre resultat desto mer tid krävs för att komma fram till en bra handlingsplan. Medarbetarna bör ha fått ta del av resultatet före mötet, vilket innebär att ni inte behöver lägga tid på genomgång vid mötet. Alla bör ha Fokusrapporten och Detaljrapporten tillgängliga vid mötet. Innan mötet bör alla medarbetare ha tagit del av dokumentet Fokus på beteende samt tittat på ett par korta introduktionsfilmer för att ni ska få en så bra diskussion som möjligt. Materialet hittar ni här: OBS! Du som chef behöver skicka länken ovan till dina medarbetare. Fokusprocessen med dess olika steg finner ni i Netsurveys rapportportal. Till er hjälp behöver ni blädderblock eller whiteboard samt post it-lappar och pennor. Dokumentera ert arbete online i rapportportalen. Vill ni inte arbeta online kan ni skriva ut de olika processtegen i A3 format och klistra upp dem på väggen. 2

3 Instruktioner Utgå från Fokusrapporten. Börja med att diskutera en fråga enligt de tre stegen nedan. Förslagsvis börjar ni med en styrka för att sedan gå vidare med ett förbättringsområde. Tänk dock på att det tar tid att arbeta igenom en fråga ordentligt så börja med den fråga som känns mest angelägen för gruppen. Upprepa processen för nästa fråga om ni har tid. Det viktigaste är att ni jobbar igenom frågan ordentligt och sedan verkligen genomför det ni har bestämt. 1. nulägesanalys När vi svarar på frågor i en enkät kan olika personer tolka frågan på olika sätt. Därför behöver vi börja med att skapa en gemensam bild av nuläget. Definiera vad det är i vardagen som fått er att svara som ni gjort på frågan. Ta hjälp av frågeställningarna nedan. Styrka: Diskutera fritt kring frågorna; Vad handlar den här frågan om? Vad tänker du på när du svarar på frågan? Vad innebär frågan för dig i din vardag? Exempel: Låt säga att ni visar respekt för varandra. Ni kanske frågar varandra om ni stör innan ni har ett kort möte i det öppna kontorslandskapet och kommer förberedda till möten. Ett annat exempel kan vara att chefen håller medarbetarna välinformerade. Det kan handla om att chefen svarar snabbt på mail, chefen återrapporterar till medarbetaren från möte om man inte var närvarande samt att medarbetarna får personlig feedback. Försök att definiera de beteenden som ligger bakom bra värden. 3

4 Förbättringsområde: Använd post it-lappar för att genomföra en brainstormingövning kring frågan. Vad handlar den här frågan om? Vad tänker du på när du svarar på frågan? Vad innebär frågan för dig i din vardag? Vad är problemet? Sammanfatta för att få en gemensam bild. Exempel: Vi tar samma exempel som ovan fast det omvända, dvs att ni inte visar respekt för varandra. Vad är problemet? Jo, ni kan inte jobba ostört i kontorslandskapet samt att ni inte kan utföra ert jobb effektivt pga. kollegornas agerande. Introduktionsfilmen hjälper er att förstå vad det är ni ska identifiera. Det handlar inte om att identifiera orsaker och inte heller lösningar, utan om själva problemet av att ha lågt värde på frågan. Först när ni pratar om samma problem kan ni hitta den optimala lösningen. Är ni färre än fem i gruppen och har fått en Fokusrapport utan värden kan ni hoppa över nulägesanalysen och gå direkt till att beskriva målbilden. Dokumentera det ni kommer fram till online. I drop down-listan för frågorna är styrkorna markerade i grönt och förbättringsområdena i orange. Skriv in det ni kom fram till i nulägesanalysen. 4

5 2. Målbild Beskriv hur ni vill ha det i er vardag för den specifika frågan. Hur ser er målbild ut? Om det redan är en styrka kan ni diskutera hur det kan bli ännu bättre. Diskutera i grupper om 2-3 personer. Presentera och sammanfatta. Ju konkretare ni kan vara desto lättare är det att besluta om en handlingsplan. Ni kan komma fram till många målbilder. Det är därför viktigt att minimerar antalet mål att gå vidare med. Ett sätt kan vara att varje medarbetare får fördela fem prickar (markera med penna) fritt på de målbilder som framkommit. Man får markera alla sina prickar på en och samma målbild eller fördela dem på olika. Sammanfatta vilka målbilder som fått flest prickar och gå vidare till handlingsplanen. 3. Handlingsplan Slutligen är det dags att bestämma vad ni ska göra för att nå er målbild. Fokusera på åtgärder ni kan vidta i er vardag på jobbet. Låt deltagarna diskutera i mindre grupper om 2-3 personer. Presentera och sammanfatta. I onlineversionen av fokusprocessen kategoriserar ni vilken typ av aktivitet ni har kommit fram till. Besluta också vem som är ansvarig och när aktiviteten ska vara genomförd. Ju konkretare ni kan vara i form av beteenden, desto större chans till förändring/förbättring. Kom ihåg att det är först när vi gör något annorlunda som vi skapar förändring/förbättring. Ni kommer att få påminnelser för de aktiviteter ni har kommit fram till via Netsurveys system vid slutdatum för aktiviteten. Har ni kommit fram till konkreta beteenden kommer ni via Netsurveys system påminnas om beteendet och det datum ni anger avgör hur länge påminnelserna kommer att skickas. Ange hur ofta mailpåminnelser ska gå ut; dagligen, veckovis eller varannan vecka. Lycka till! 5