6. Att få mer gjort under en dag - Time Management

Transkript

1 6. Att få mer gjort under en dag - Time Management Tiden är en unik och icke förnybar resurs. Den tid som gått får du inte igen. Du kommer inte att få mer tid, du har ett visst antal timmar till ett visst antal uppgifter, det gäller att förvalta dina tillgångar på bästa sätt så att timmarna och uppgifterna är i balans. Många har en arbetssituation som består av mejl, möten, telefonsamtal, en massa små korta ska bara - saker och till det anteckningar om saker att göra spridda på olika håll. Dagen går lätt åt till allt det där som du tänkte att du skulle klara av snabbt, och de större, viktigare och värdefulla sakerna blir inte gjorda förrän kanske hemma i TV- soffan efter 22:00. Och nästa dag fylls att- göra - listan på igen. Det är en situation där hjärnan lätt kan känna sig översvämmad, och flera olika tecken på stress kan visa sig, till exempel dålig sömn, rastlöshet, irritation, koncentrationssvårigheter. Lösningen är sällan att arbeta mer, snabbare eller att använda droger. Snarare kan det ge motsatt effekt, åtminstone på sikt. Nyckeln är att få struktur på sin tid och att prioritera. En vanlig fallgrop är att göra långa att- göra - listor och arbeta planlöst med dem istället för att strukturera upp sin tid efter vad som är viktigt. Troligen är det så att du har ett antal återkommande uppgifter som du gör varje dag, och som du vet om. Reservera först tid för det. Sedan har du möten och en del oförutsett som händer varje dag. Planera även in tid för detta. Därefter har du din egen tid när du ska genomföra de projekt som kanske är din huvudsakliga uppgift. Planera in det i kalendern där du känner dig mest utvilad, och se till att du då kan arbeta ostört. En gemensam nämnare för många framgångsrika människor är att de vet vad som är viktigast och att de gör det viktigaste först. De har sina prioriteringar klara för sig. En vanlig fråga är just hur man ska prioritera bland sina projekt, på jobbet såväl som privat. 80/20- regeln gäller också här, det vill säga 20% av dina aktiviteter kommer att ge dig 80% av värdet. För att kunna välja ut de mest värdefulla aktiviteterna är det viktigt att du har dina viktigaste mål och dina värderingar klara för dig. De är din kompassriktning som hjälper dig när du behöver välja. Dina mål delas in i egna kort- och långsiktiga privata mål samt mål som är kopplade till ditt ansvarsområde och dina projekt på jobbet. Se till att framför allt dina livsmål är klara för dig och nedskrivna. Det är förstås bra om dina mål på jobbet hjälper dig att nå dina privata mål, om inte så finns risken att de förr eller senare kolliderar och du måste göra ett val. Tips 1. Observera dig själv För att kunna använda din tid på det mest värdefulla sättet så kan du börja med att observera hur du själv använder tiden idag. Gör en egen tidsstudie avseende vad du gör på dagarna genom att dela in dygnet i hel- och halvtimmar, och hela tiden notera, timme för

2 timme, hur du använder tiden, hela dygnet. Du kan behöva hålla på en vecka eller två för att få ett bra underlag. När du gjort det så går du igenom din logg och grupperar aktiviteterna i tidstjuvar, skyldigheter och prioriterat. Tidstjuvar är sådant som inte för dig närmare målet, skyldigheter är sådant som ingår i ditt ansvarsområde och kan vara rapporter, administration och lönesamtal. Prioriterat är sådant som på ett tydligt sätt skapar värde. Om du vill ha en ännu mer detaljerad uppföljning så skapar du även undergrupper. Gå igenom det resultat du fått efter en tids loggande och fundera på det du ser. Hur använder du din tid egentligen? Vad bör du göra mer eller mindre av? När gör du de mest värdeskapande aktiviteterna? 2. Formulera dina viktigaste mål För att kunna prioritera behöver du ha något att prioritera emot. Då är det bra om du har skaffat sig en uppfattning om vilka dina viktigaste livsmål är. Många människor har aldrig formulerat sådana för sig själva. Kanske för att det inte är en quick fix, men här är ett förslag på hur du kan gå till väga. Rita upp en stor cirkel på ett A4- papper. Dela in cirkeln i 6-10 tårtbitar och namnge varje bit efter ett område som är viktigt för dig, till exempel arbete, familj, hälsa, ekonomi, personlig utveckling, vänner eller fritid. För varje område, fundera sedan på hur du skulle vilja att det var om 10 år om det inte fanns några hinder. Skriv ner det, område för område, på samma papper som du ritade cirkeln. När du är klar har du fått ihop en vision för ditt liv om 10 år. Ta sedan, område för område, och skriv ner hur ditt 1- årsmål ser ut för det området. Det målet är lite mer greppbart och konkret och tar dig ju lite närmare din 10- årsvision. Att arbeta med alla 10 ettårsmålen samtidigt blir för mycket, så välj ut 1-3 som du ska fokusera på närmaste tiden. Välj de som gör störst skillnad för dig. För varje sådant mål så kan du börja göra ett utkast till en plan för att nå dit. 3. Planera i förväg Det här är en enkel men effektiv metod. Mot slutet av dagen eller på kvällen, skriv ner fem saker som är viktiga att göra den kommande dagen. Prioritera dem i ordningsföljd efter viktighet. På morgonen den efterföljande dagen, börja med nummer ett och gör den klar, därefter tar du nummer två och gör den klar och så vidare till alla fem är klara. Kanske behöver du planera in dem vid olika tidpunkter på dagen, kanske behöver du omprioritera mellan de fem, gör det då. Metoden hjälper dig att hålla fokus på en sak i taget istället för att hoppa mellan det ena och det andra. Den hjälper dig också att göra klart i stället för att ha flera ofärdiga saker som tar energi. Metoden hjälper dig också att hålla fokus på dina prioriteringar så du använder tiden klokt. Det är frestande att börja morgonen med att läsa mejl eller göra andra enkla men inte så värdefulla saket, men risken är att det distraherar dig så du inte ens kommer in på din prioriterade lista. Försök att börja dagen med nummer ett på din lista. Även om du inte

3 skulle hinna alla fem så har du kanske gjort två eller tre värdefulla aktiviteter klara i stället för att ägnat tiden åt småsaker, och det är mer än vad de flesta gör. 4. Göra listor och prioritera Det går inte att hålla allt som ska göras i huvudet. Hjärnan klarar kanske att hålla reda på bara 7-9 olika saker, så då behövs bland annat listor som hjälp. Skriv ner allt du har i huvudet, det som dyker upp och som ska göras. (Om inte saken tar en minut eller två, då gör du den direkt istället). Bara att få skriva ner en sak istället för att ha den i huvudet kan kännas som en lättnad. Gruppera listan i sub- grupper, eller ha olika listor för likartade aktiviteter. Det kan vara grupper som är kopplade till person eller projekt. Det kan vara kategorier av typen väntar på svar, att läsa eller att ringa. Om du vill kan du prova någon metod som passar dig för att prioritera bland aktiviteterna. En variant är att gruppera dem efter A- B- C- D- E, är A=mycket viktigt, måste göras, B=viktigt, borde göras, C= nice to have, D=delegera och E=eliminera/ta bort. Finns det flera A- aktiviteter så kategoriserar du dem A1, A2, och så vidare. Tanken bakom systemet är att du inte påbörjar någon B- aktivitet förrän alla A- aktiviteter är klara. Du reviderar listan regelbundet och ändrar i den efter behov. Ett annat system är att kategorisera aktiviteterna löpande efter mycket viktigt/mindre viktigt och mycket bråttom / mindre bråttom. Det blir en fyrfältsmatris om man ritar upp det. Idealt så bör du spendera 65-80% av din tid i rutan viktigt /mindre bråttom. Där ägnar du dig åt strategiskt arbete och förebyggande åtgärder och kan genom det ägna mindre tid åt det som hamnar i viktigt och mycket bråttom, till exempel akuta insatser av olika slag. Det som hamnar i kategorin mindre viktigt ska förstås få minst av din tid. 5. Delegera Delegera handlar om hur du får andra att göra saker åt dig och samtidigt känner dig bekväm med det. Genom att delegera ökar du delaktigheten, ger förtroende och får själv tid över. En annan positiv effekt är att kompetensen ökar hos andra. Så här gör du: 1) Lista allt du skulle kunna delegera i ditt jobb och till vem. 2) Matcha sedan person med uppgift. Människor gillar att visa vad de kan, se till att uppgiften stämmer med personens kompetens. Börja gärna med en mindre uppgift om du känner dig osäker. 3) Innan du delegerar ska du vara tydlig med vad du förväntar dig, vad du vill ska göras, när det ska vara klart, vad som behövs för att göra jobbet och att ansvaret är tydligt. Om det behövs, berätta även hur du tänkt att jobbet ska göras. 4) Var tillgänglig om stöd behövs. Det är inte uppgiften du delegerar, utan det önskade resultatet. 5) Kom överens om avstämningspunkter där ni kollar av hur det går.

4 6) När jobbet är klart, utvärdera och återkoppla. Ge konstruktiv feedback som personen kan lära av och som gör att kommande delegeringar blir något positivt.

5