On the Establishment of UCSD i n in Organisations Åsa Cajander Uppsala Universitet Universitet

Transkript

1 On the Establishment of UCSD in Organisations Åsa Cajander Uppsala Universitet

2 Usabiliy, who cares? The Introduction of UCSD in Organisations Action Research Organisational Change The Introduction of UCSD in organisations New methods for the introduction of UCSD Public authorities u:diva

3 It is difficult to work with usability and to establish usability in organisations

4 Sometimes it is even more difficult

5

6 Things must change if you want to work according to UCSD The fundamental change: The user in focus

7 Computer systems are thoughts and values put in action. Thoughts about work What does work consist of? Thoughts on control and surveillance Values What is important? Efficiency Focus on automation Customer satisfation focus Values and thoughts about humans

8 What is work? act Skolinspektionen Skicka till kontaktperson på skolinspektionen ja Kontakta v id behov UTs ansv arig Prata med UT ansvarig ja Skicka vidare till pressekreterare ja Fråga inkommer Besvara frågeställare att frågan skickats vidare Mail förs ingen statistik för gällande typ av ärende, typ av verksamhetsform och typ av frågeställare. Finns dock viss statistikuppföljinng som är utanför denna process och görs av en person. spara mail i inbox ja Svara per telefon Är det telefonsamtal Nej Besvara mailet att man Ja svarar per telefon Är det ett mail med känsligt område, otydlig mailfråga eller oklar tolkning? Gruppmail ska signeras Nej För över mail till egna med eget namn v id reply ja inboxen Är det ett mail till gruppinboxen? Är det en skrivelse Svara skriftligt med ("58a") inkomstdatum, frågeställare, Frågan, när frågan besvarats, Ja vem som svarat, svaret i sig. Hänv isa till CSN eller Högskoleverket Ja Är det en fråga om CSN eller Högskolefrågor? Nej Nej nej Är frågan akut? Rör frågan befintligt ärende på annan enhet Nej Ja Är det journalist som vill intervjua någon Finns frågan reglerad eller finns tolkning Nej Är det förfrågan om ulämning av ärende Ge svar så att de själva Nej kommer vidare ja Behövs utredning? Kontrollera om det är ett pågående ärende genom att... nej Kan jag besvara frågan? Är svar från extern eller intern webbsida ja Lämna svar till förfrågare nej Kontrollera att källor stämmer om det är ett ja gammalt mail finns frågan besvarad tidigare bland sända maill? Extern Är svar relaterat till styrdokument eller annat reglerat material, kopiera texten och maila krav enligt handboken men görs nästan aldrig idag behövs tjänsteanteckning intern ja Gör tjänsteanteckning om det är fråga via samtal Spara kopia av tj.ant. i pärm Är information viktig för andra enheter? nej nej Skriv in statistik i signal om det är ett samtal. Ja Ta upp med enhet v id nätv erksmöten eller på morgonmöte För in i J-mapp och i Diariet Problem: Används inte idag. Borde göras tex om någon slutar släng inkommande mail om man kört reply Fråga effektivt hanterad och kvalitetssäkrad Kotaktar man enheten direkt elller registraturen Hjälp personen att söka Nej ärende på skolverkets webb/diariet. Utgå från diarienummer om det finns Är det ett pågående ärende? nej Fråga någon i gruppen, på morgonmöte eller person på annan enhet Informera om när UT kan återkomma Säg till frågeställare att ärendet lämnats till annan enhet och när sv ar kan ges Följ upp med enheten och säkerställ att svar kan ges inom 3 dagar Om annan enhet sv arar frågeställare be om att UT får kopia ja ja v idarebefordra fråga till berörd sakenhet Kontakta jursit på rättsekreteriat som ev. startar utredning om mail Ja skicka fråga till registrator Skicka till arkiv arie

9 Changed view of what computers contribute to

10 Structures that make it difficult Values Rationality The focus on time Money Efficiency Gender Women in a men s world Status Projects as organisational form?

11 To conclude The introdution of USSD is a comptex problem

12 How do you do it then???? Jump??

13 Education In what?? In what way?? WHO?? Values Competencies System development methods? System developers doing field studies

14 Discuss and clarify values

15 Participation Who are the users?

16 Communities of Practice Create and impact through Communities of Practice (Wenger)

17 Coaching

18 Future work shops

19 Usability Index

20 Policy writing, new processes

21 Ethical Competence

22 Connect to Agile systems development? Kanban Scrum XP Connect Usability and Security?

23 Plan for the unexpected How???