Prioritering, portfölj

Transkript

1 Sida 1

2 Prioritering, syfte Prioritering ger beslut baserade på bra underlag att vi genomför de projekt och program som ger mest nytta balans i portföljen avseende typer av projekt stabilitet för beslutade projekt Sida 2

3 Prioritering, vad Innebär att rangordna projekt och program utifrån bidrag till strategiska mål och insats väga rangordningen mot status och beroenden Sida 3

4 Strategiska mål Verksamhet Strategiska mål Kund Personal Process Ekonomi Produkt Strategiska mål beskrivs av verksamhetsledningen målens inbördes vikt klarläggs bearbetas några gånger per år : Vikt: Sida 4

5 Prioritera projekt Verksamhet Strategiska mål Effektmål Effektmål Effektmål Kund Personal Process Ekonomi Produkt Projekt Projekt Projekt Prioritering sker mot strategiska målen ett projekt bidrar till ett eller flera strategiska mål bidraget kan vara mer eller mindre stort Sida 5

6 Värdering och viktning, siffermatris 1(4) Värdering av bidrag, exempel Definierade mål, max områden Vikt mellan målen Summa bidrag från projekt Projektlista med värdering av projekt mot målen 0 = inget bidrag 5 = mycket stort bidrag Beslutsmatris, portfölj Sida 6

7 Värdering och viktning, siffermatris 2(4) Värdering av insats, exempel Definierade områden, 3-5 olika Viktning mellan områden Summa bidrag Projektlista med värdering av projekt mot insatsområden 0 = ingen påverkan 5 = mycket stor påverkan Beslutsmatris, portfölj Sida 7

8 Värdering och viktning, siffermatris 3(4) Sammanställning, exempel Som stöd för enhetlig bedömning av portföljen prioritering inom portföljen beslut om instyrning av nya projekt Beslutsmatris, portfölj Sida 8

9 Värdering och viktning, siffermatris 4(4) Presentation, exempel Beslutsmatris, portfölj Sida 9

10 Enkel värdering, exempel Färgmarkering, projekt med mycket grönt bör prioriteras högt Användning jämförelser per kolumn välj mellan; inget/litet/medel/högt bidrag till strategiska mål Beslutsmatris, portfölj Sida 10

11 Analysera beroenden Tidssamband mellan projekten och med verksamheten Mellan projekt och verksamheten? Projekttidsplan Kontrollera att tider för inberoenden till ett projekt motsvaras av leveranstider eller tider för milstolpar i andra projekt som kommer från verksamheten har en ansvarig som accepterat leveranstiden T Ä N K P Å Att säkra att relevanta inberoenden, milstolpar och leveranser är tydliggjorda Sida 11

12 Prioriteringsunderlag, beroenden Mellan projekt och verksamhet Beroende Projekt Linjeenhet Beskrivning Vecka A B C E F G X Y Z Projekt A, x klart 25 UT IN IN Projekt A, lev UT IN IN IN Projekt B, y klart 20 IN UT IN Projekt B, z klart 42 UT IN IN Projekt B, w klart 2 UT IN IN Användning lista med tider för när olika resultat är klara i olika projekt UT, ett resultat är klart i det projektet IN, inberoende till ett eller flera projekt eller till verksamheten Beroendematris Sida 12

13 Projektkalkyl [KSEK] Prioriteringsunderlag, status Från pågående projekt och program Projekt D Projekt C Projekt B Indata projektkalkyl veckor kvar till leverans/överlämning risknivå, bubbelstorlek status; grön-, gul- eller rödfärgad Projekt A Veckor kvar till BP6/7 T Ä N K PÅ Det kan vara värt att prioritera upp projekt som har kort tid kvar Sida 13

14 Prioriteringsunderlag, balans Mellan risker, typer av projekt och strategiska mål Utgå från värderingen bedöm behov av ytterligare åtgärder för att uppnå balans när det gäller - bidrag till respektive strategiskt mål - en acceptabel risknivå i portföljen - en jämn fördelning av projekttyper i portföljen - en realistisk och jämn beläggning Sida 14

15 Prioritetsordning Dokumentera i projektkatalogen T Ä N K P Å Svårt att hantera för många olika prioriteter Projekten kan prioriteras i grupper med samma prioritet alternativt 10 i topp lista med de viktigaste projekten Sida 15

16 Prioritering, arbetsgång Utgå från aktuell behovssammanställning 1. Värdera bidraget och insatsen mot strategiska målen för portföljens samtliga projekt och program 2. Utgå från att högst vikt är högst prioritet men säkerställ att vi har balans i bidraget till de olika målen 3. Justera prioritetsordning så att beroenden mellan projekten fungerar 4. Justera prioritetsordningen med hänsyn till aktuell projekt/program status 5. Uppdatera projektkatalogen med prioritetsordningen Sida 16

17 Prioritering, checklista Är portföljens samtliga projekt och program värderade mot de strategiska målen? Har de olika strategiska målen tillräckligt med projekt som bidrar? Innehåller portföljen projekt med stora risker Är prioritetsordningen justerad med tanke på beroenden mellan projekten/programmen? Är prioritetsordningen justerad med tanke på projektens/programmens aktuella status? Är projektkatalogen uppdaterad med föreslagen prioritetsordning? Sida 17