Realisera Nyttan! Hur säkerställer du effekten av genomförd verksamhetsutveckling?

Transkript

1 Realisera Nyttan! Hur säkerställer du effekten av genomförd verksamhetsutveckling? Maria Björk

2 Nyttorealisering är inte en process skapa den röda tråden Mer fokus på nytta och effekter än teknik Helhetssyn och säkerställ hemtagning av nyttor & effekter

3 Lantmäteriets verksamhetsidé Lantmäteriet bidrar till hållbart samhällsbyggande och ekonomisk utveckling genom att skapa förutsättningar för att - bygga och utveckla fastigheter och samhällets infrastruktur - köpa, äga och sälja fastigheter - söka, hitta och använda geografisk information och fastighetsinformation Vi gör det i samverkan med andra inom offentlig och privat verksamhet, i Sverige och internationellt. Uppdrag Utvecklingsmyndighet för e-förvaltning Geodatasamordnare

4 Lantmäteriets strategiska mål Vi är Sveriges modernaste myndighet genom att: Vår verksamhet lever upp till samhällets förväntningar Nyttan av vår verksamhet är väl känd Vår samverkan förenklar medborgarens och företagens vardag Vår verksamhet är effektiv Vi är en attraktiv arbetsgivare

5 Gd Fastighetsbildning Informationsförsörjning Stödenheter - Lantmäteriet utveckling & IT - Lantmäteriet ekonomi - Lantmäteriet personal - Lantmäteriet kommunikation - Enheten för tjänsteexportsamordning Inskrivning

6 Strategisk planering och Arkitektur Erika Kaati Söderström Utvecklingsdirektör Anna Eriksson Biträdande enhetschef Jonas Wärn Strategisk planering Arkitektur Peter Johansson Projekt och Systemförvaltning Maria Björk Systemutveckling Elenor Eriksson Drift och Infrastruktur Anders Enmark Projektkontor Marika Ersholt Dot.Net Jesper Udd Service Desk Helle Carlsson Projektledare Carina Nordén Java GS Wera Persson Java Maria Berglund Norling Arbetsplats Sasa Lukic Datacenter Magnus Ling Förvaltningsledare IT Robert Waller Databas Vakant Test Anita Härdelin Applikationsserver Erika Åberg ISS o Stordator Christian Oswaldson

7 Våra utgångspunkter Införde portföljstyrning 2010 Krav på projektverksamheten att upprätta nyttovärderingskalkyler med tillhörande nyttorealiseringsplan Införde beslutsgenomgångar 2011 Genomförde en mognadsanalys med hjälp av e-delegationen våren 2012

8 Nyttorealiseringsprocessen Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar Behov & problem Krav Möjligheter & Risker Identifiera verksamhetsmål och nyttor Beskrivna motiv Önskat börläge Identifierade mål Specificera Specificera nyttor nyttor Genomförd nyttoanalys Verifierat beslutsunderlag (Business Case) Verifierad nyttorealisering Avslutad satsning Tillvaratagna erfarenheter Följ upp nyttorealisering Styrning av processen för nyttorealisering Planera Planera nytto- nyttorealisering realisering Levererade möjliggörare Realiserade nyttor Reviderad nyttorealiseringsplan Realisera nyttor Källa e-delegationen Ramverk Nyttorealisering

9 Den röda tråden Källa e-delegationen Ramverk Nyttorealisering Strategi Uppdrag Nytta Verksamhetsmål Strategisk nivå Målstyrning Verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning Effekt Taktisk nivå Program & Portföljstyrning Rätt satsningar Helhetsvy Angelägenhet Nytta Genomförbarhet Resultat Operativ nivå Göra saker rätt Projektstyrning Tid Nytta Kostnad Förvaltningsstyrning Linjeverksamhet

10 Observationer vid mognadsmätning Styrkor Ledningens fokus på nyttorealisering Öppet och dynamiskt klimat Helhetssyn Bra insikt och fungerande begrepp Portföljstyrning på plats Styrkort finns Integration av nyttorealisering i befintliga processer Utmaningar Portföljstyrningen tar inte hand om alla satsningar Begränsad erfarenhet och kompetens inom K/N-analyser Gemensam bild av hur vi systematiskt arbetar med att realisera nyttor saknas Den decentraliserade finansieringsmodellen försvårar portföljstyrningen Oklar koppling mellan nyttorealisering och styrkort/ uppföljningsplaner

11 Leveranser Uppdrag Nyttorealisering och förändringsledning Område Vad Vem Integration Nyttorealiseringsprocess integrerad med befintliga processer Respektive processägare som är berörd av integration Roller, ansvar och mandat Stöd kompetens och utbildning Stöd Beslutsunderlag Verktyg och stöd Ansvar och befogenheter är tydliggjorda troligtvis tillägg till befintliga roller Utförd utbildning samt kommunikation av goda exempel Etablerat stöd under och efter insatsen samt etablera uppföljning och kontroll. Infört strukturerat sätt att arbete kring nyttovärderingar och business case (inkl nyttorealiseringsplanen) Etablerat enkelt Nyttoregister för att dokumentera nyttor både under och efter insats Beställaren accepterar och godkänner förslag Beställaren accepterar och godkänner förslag Beställaren accepterar och godkänner förslag Beställaren accepterar och godkänner förslag

12 Våra kriterier All utveckling som är valbar ska hanteras på samma sätt dvs ska prioriteras i portföljstyrningen Portföljen innefattar satsningar som har en budget som överstiger SEK eller är av allmänt intresse för Lantmäteriet. Beroende på komplexitet väljs arbetsform: -Uppdrag -Projekt -Program - Linje

13 Portföljstyrningsprocessen, tre fall Initiativ som är startade Statusrapportering Förändringar Prioritering Nya behov/krav inkommer som idébeskrivningar Under året inkomna nya idéer, operativ nivå Strategiska mål Utvecklingsplan Arkitektur Roadmap Budgetförutsättningar Portföljdirektiv Pågående satsningar och idéer Följa upp effekter Årlig verksamhetsplanering, taktisk nivå Januari December

14 Beredningsgrupp Verksamhetsutveckling Beslutar och godkänner /avslår Utvecklingsplan Arkitektur Portfölj I beredningsgruppen ingår: Utvecklingsdirektör (Portföljägare och beslutande) Portföljansvarig (Chef för Projekt och Systemförvaltning) Utvecklingschef per division & stödenheterna Chefsarkitekt

15 Begrepp, samband och roller Påverkan omvärld, marknadskrafter Projekt Källa PPS - Tieto

16 Begrepp, samband och roller Påverkan omvärld, marknadskrafter Vision, strategiska mål verksamhetsledning Effektmål framtida tillstånd i verksamheten Projekt Källa PPS - Tieto

17 Begrepp, samband och roller Påverkan omvärld, marknadskrafter Vision, strategiska mål verksamhetsledning Effektmål framtida tillstånd i verksamheten Nyttor mätbara nyttoobjekt Projekt Källa PPS - Tieto

18 Begrepp, samband och roller Påverkan omvärld, marknadskrafter Vision, strategiska mål verksamhetsledning Effektmål framtida tillstånd i verksamheten Nyttor mätbara nyttoobjekt Förändring nya tillstånd, göra annorlunda Projekt leveransobjekt, möjliggörare Källa PPS - Tieto

19 Begrepp, samband och roller Påverkan omvärld, marknadskrafter Vision, strategiska mål verksamhetsledning Resultat! Effektmål framtida tillstånd i verksamheten Behov! Resultat! Portföljledning Nyttor mätbara nyttoobjekt Förändring nya tillstånd, göra annorlunda Behov! Beställare (ev. program) Projekt leveransobjekt, möjliggörare BP Resultat! Styrgrupp Projektägare Källa PPS - Tieto

20 Portföljstyrning verksamhetsstyrning Bas organisation Strategiska mål Effektmål Samordnad Mål och resursplanering Portfölj Resurser

21 Årscykel 2013 för utvecklingsplanering och portföljstyrning Verksamhetsuppföljning T3 Balansera genomförandeplan (Beredningsgrupp VU) Samtliga förvaltningsplaner och SLA preliminärt klara Välja initiativ (Beredningsgrupp VU) Verksamhetsuppföljning T2 Godkänna portfölj och genomförandeplan, (Beredningsgrupp VU) Okt Sep Nov Dec Grov budgetering för Lantmäteriet Samtliga förvaltningsplaner och SLA med VM och MVU Grov budgetering per division och koncernenhet Jan Ta fram anvisningar för portfölj (Utvecklingsdirektör) Feb 3-årig utvecklingsplanering (division och koncernenhet) Mar Apr 3-årig utvecklingsplanering (Beredningsgrupp VU) Identifiera initiativ (division och koncernenhet) Behovsinventering för förvaltning genomförs Omprioritera och Kvalitetssäkra prioriterade initiativ (Beredningsgrupp VU) Inkluderande VU över 200 kkr i portföljen Aug Ta fram VPanvisningar Maj En första utvärdering och kategorisering av initiativ (Utvecklingsenhet) Förklaring: Verksamhetsuppföljning T1 Verksamhetsplanering för Utvecklingsverksamhet Förvaltningsstyrning G Portföljstyrning Versamhetsuppföljning Jul Prel 2013 Jun Prioritera initiativ inför budgetarbete (Beredningsgrupp VU) Prioritering inom respektive objektfamilj 21

22 Insats kontra nytta

23 Nyttovärderingskalkyl

24

25 Nyttorealiseringsplan vilka frågor besvaras? Vad är nyttan När uppkommer nyttan Vilka mätetal Hur ska den realiseras Hur ska nyttan följas upp Vem ska realisera nytta Vem ansvarar för uppföljningen

26 Uppföljning Nyttorealisering

27 Nyttoregister Projekt 1 Projekt 2 Projekt n Vad är nyttan När uppkommer nyttan Vilka mätetal Vad är nyttan När uppkommer nyttan Vilka mätetal Vad är nyttan När uppkommer nyttan Vilka mätetal Hur ska den realiseras Hur ska nyttan följas upp Hur ska den realiseras Hur ska nyttan följas upp Hur ska den realiseras Hur ska nyttan följas upp Vem ska realisera nytta Vem ansvarar för uppföljningen Vem ska realisera nytta Vem ansvarar för uppföljningen Vem ska realisera nytta Vem ansvarar för uppföljningen

28 Beslutsgenomgång Syftar till att säkerställa projektets framdrift och säkra nyttoperspektivet Portfölj Strategiska Effektmål Beslutspunktschecklista Ekonomi Arkitektur Juridik Besluts genomgång Projektstyrning Förvaltning IT

29 Framgångsfaktorer Ledningens engagemang och förståelse Gemensam etablering av nytt arbetssätt och integrera befintliga arbetsprocesser God projektmognad Förändringsledning Kompetens, stöd och utbildning

30 Nyttorealisering är inte en process skapa den röda tråden Mer fokus på nytta och effekter än teknik Helhetssyn och säkerställ hemtagning av nyttor & effekter