Projektdirektiv Framtidens administration

Transkript

1 1(10) Titel: Projektdirektiv Framtidens administration Projekt: Utredningsprojekt Samtliga förvaltningar Beställare: Kommunstyrelsen Jan Lagerqvist Projektledare: Jeanette Madeling Version: 1.4 Skriven av: Arbetsgruppen för förstudie Datum: Godkänd av: Projektwebbplats: Datum:

2 Projektdirektiv Framtidens administration 2(10) Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Verksamhetens övergripande mål och strategier Beställare Mål Effektmål Projektmål Avgränsningar Utgångspunkter Intressenter Beroenden Påverkan Risker Tidsplan Resurser Organisation Kostnads- och nyttokalkyl Finansiering Kvalitetssäkring Övertagande och acceptans Acceptanskriterier Effekthemtagning Övriga direktiv... 9

3 Projektdirektiv Framtidens administration 3(10) Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare Projektdirektiv - utkast Jan Lagerqvist Projektdirektiv - utkast Jan Lagerqvist Projektdirektiv - utkast Jan Lagerqvist Projektdirektiv - utkast Jan Lagerqvist Projektdirektiv - utkast Jan Lagerqvist Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans Kommunplan Kommunfullmäktige (KF) Kommundirektörens rapport om uppdrag i Kommunplan Kommunstyrelsen (KS)

4 Projektdirektiv Framtidens administration 4(10) 1 Inledning 1.1 Bakgrund Projektet har sitt ursprung i uppdrag 10 från Kommunplan , som fastställdes av kommunfullmäktige , 270. Uppdraget hade följande lydelse: Minska antalet anställda i kommunen, huvudsakligen i administrationen, med minst 20 årsarbetare. Centralisera administration av övergripande karaktär så långt det är möjligt. Utred ytterligare möjligheter att minska antalet anställda i övriga delar av organisationen. I protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott , 44, återfinns Lägesrapport över Uppdrag 10 i Kommunplan Föredragande: Kristian Lundh... Enligt Uppdrag 10 i planen ska antalet anställda i den kommunala administrationen ses över för minst kronor lägre kostnader i förvaltningsorganisation. I uppdraget ska alla personalkategorier ses över utom baspersonalen i de prioriterade verksamheterna. Vid sammanträdet redovisas lägesrapport över uppdraget. Förslag på förändringar kan komma i mitten av juni och en plan för genomförandet förväntas vara klar i september Detta innebar i praktiken att antalet årsarbetare ersattes med ett belopp. Av olika anledningar lades uppdraget vilande under När kommunfullmäktige den 16 december 2013, 336, fastställde Kommunplan för Nybro kommun, återkom uppdraget till kommundirektören med följande lydelse: 2014:4 - Förslag till en plan för samtliga förvaltningar i syfte att hitta former för den framtida administrationens utveckling. Särskild fokus ska läggas på kombinationen av ny teknik och dess möjligheter till högre rationalitet i kombination med utvecklingen av intressanta, utvecklande och attraktiva arbetsplatser. Under ska det resultera i minskade kostnader för organisationen med kronor. Enligt kommunplanen lämnas uppdraget till kommundirektören som är ytterst ansvarig och som tar, inom ramen för uppdraget, de beslut som blir nödvändiga för att lösa uppdraget. Processen innefattar, eventuellt bland annat samverkan, förhandling, konsekvensbeskrivning, riskanalys, chefsdialog och så vidare. Kommundirektören ska löpande, dock senast vid kommunstyrelsen i mars 2014, redovisa förslag till tidplan och ett eller flera alternativ till hur uppdraget ska verkställas och hur det ska följas upp. Kommunstyrelsens beslut utgör därefter kommunchefens grund för verkställande av uppdragen. I slutet på januari 2014 tillsattes en arbetsgrupp för att göra en förstudie. Arbetsgruppen har bestått av: Mats Dalberg, personalchef Marie Leandersson, samhällsbyggnadschef Hans-Gunnar Hovbäck, socialchef Carina Leijon, omsorgschef Christer Kratz, skolchef Lisa Thydén, löneadministratör Annelie Kjellström, områdeschef omsorg Sammanfattningsvis har arbetsgruppen under förstudien: enats om en definition på Administration = Arbetsuppgifter/tjänster av typen kontorsarbete i vid bemärkelse som är att betrakta som service och stöd för att

5 Projektdirektiv Framtidens administration 5(10) verksamheten ska kunna utföra sin huvuduppgift. Hit räknas även administrativt arbete som utförs av lärare, miljöinspektörer, socialsekreterare, omsorgsassistenter, chefer etc. gjort en nulägesanalys genom att inventera och lista administrativa arbetsuppgifter, både förvaltningsgemensamma och förvaltningsspecifika, undersökt vad som gjorts tidigare och vilka erfarenheter som då gjorts, genomfört intervjuer med medarbetare på olika nivåer inom kommunen, enligt coaching-modellen med frågeställningarna: Vilka stödfunktioner och stödprocesser behöver du (skulle du önska) i din organisation för att uppfylla ditt och din verksamhets uppdrag? Hur vill du att de ska vara organiserade? sammanfattat och dragit slutsatser av förstudien och rådgjort med Jan Lagerqvist och Carina Åresved-Gustavsson. Chefsgruppen har härefter fattat beslut om att gå vidare utsett projektledare föreslagit övriga projektmedlemmar, beslut tas i samråd med projektledaren utsett styrgrupp tagit fram underlag till projektdirektiv Kommunstyrelsens godkände den 31 mars 2014, 47, kommundirektörens rapport om uppdraget: Uppdrag 4. Uppdraget är påbörjat. Ett förvaltningsövergripande projekt under namnet Framtidens administration är uppstartat och beräknas pågå under Projektet leds initialt av personalchefen, som rapporterar till chefsgruppen. Det ekonomiska målet för projektet, kronor, är redan avlyft från förvaltningarnas ramar för respektive år. Delrapport redovisas till kommunstyrelsen i januari/februari * Vid möte den 24 april med Central Samverkansgrupp redovisar Marie Leandersson kort förarbetet till projektet med uppdrag 4 i kommunplan 2014 och att det ersätter/ är en vidareutveckling av tidigare uppdrag 10 i kommunplan Visar även den information som kommer att läggas upp på intranätet. *Kommundirektören förtydligade vid samverkansmötet att det ekonomiska målet för projektet, kronor, ligger centralt på KS och ska därifrån fördelas på nämnder och styrelser. 1.2 Övergripande mål och strategier Inom tillgängliga ramar ska kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges uppdrag och beslut verkställas. Kommunens politiska vision om hållbarhet i alla avseenden ekologiskt, ekonomiskt, kulturellt och socialt med tillhörande mål (nedan) - ska vara vägledande för projektet. All vård, skola och omsorg ska vara god och kvalitetssäkrad Medborgarna ska uppleva att de har goda möjligheter att påverka kommunens utveckling Företagarna ska uppleva att Nybro är en attraktiv kommun att verka i Medborgarna ska uppleva att Nybro kommun är en attraktiv plats att arbeta, leva och bo i Nybro kommun skall ha en god ekonomisk styrning

6 Projektdirektiv Framtidens administration 6(10) Genomförandet av projektet ska präglas av öppenhet, dialog, samverkan och en värdeskapande grundsyn. 1.3 Syfte Syftet med projektet är att skapa förutsättningar/underlag för en effektiv och funktionell framtida administration, som samtidigt ska ge långsiktiga kostnadsbesparingar. 2 Beställare Jan Lagerqvist, kommundirektör. 3 Mål 3.1 Effektmål Servicen till medborgarna och företagen ska hålla minst samma nivå till lägre kostnad. Följs upp genom nyckeltal: Insikt Öppna jämförelser - Företagsklimat SCB:s medborgarundersökning NMI Projektledaren har möjlighet att i projektplanen föreslå ytterligare nyckeltal. Medarbetarna ska uppleva att Nybro kommun är en attraktiv arbetsgivare. Resultatet i Medarbetarenkäten 2013 används som utgångspunkt och ska öka. 3.2 Projektmål Att göra en övergripande, förvaltningsöverskridande översyn av allt administrationsarbete som görs inom Nybro kommun. Utifrån förstudieresultatet, göra en analys och en sammanställning av: Vad som är möjligt att åstadkomma på lång och kort sikt. Vad är realistiskt? Vad är inte realistiskt? Var ska man börja? Vad kan vänta? Vilka effekter kommer det att få? Att optimera tekniska möjligheter för att skapa intressanta och attraktiva arbetsplatser i kommunen inklusive kartläggning av dagens utrustning, programvaror, riktlinjer, rutiner, m.m. Nyckeltal för OH-kostnader behövs för att ge kunskap och referensdata som underlag för en bedömning om det administrativa stödet är effektivt eller inte och för att ta ställning till åtgärder för att effektivisera det. Analysera vad den administrativa stödverksamheten kostar och vad som motiverar den. Gå igenom målbilden och uppdragsbeskrivningen på nytt och göra eventuella modifieringar.

7 Projektdirektiv Framtidens administration 7(10) Under ska det resultera i minskade kostnader för organisationen med 3,25+3,25 miljoner kronor, jämfört med Besluten kring fördelningen av ramförändringarna grundas på de åtgärder som genomförs i projektet. Kartlägga den administration som idag utförs av handläggare/verksamhetspersonal och tvärtom. Något som vi inte gör, som vi borde göra? Något som vi gör, som vi inte behöver göra? Något vi kan göra annorlunda, effektivare? Vad skulle kunna centraliseras? Vad skulle kunna decentraliseras? Ta fram förslag till ny effektiv administration och optimal administrationsorganisation, där kostnadseffektiva lösningar prioriterats. 4 Avgränsningar Projektet kommer att omfatta överförmyndarverksamheten endast i de delar som avser Nybro kommun. 5 Utgångspunkter Se Relaterade dokument, Inledning och Mål ovan. Utgångspunkten ska vara effektiviseringsvinster för kommunen som helhet. Ett konsekvent nyttokostnadstänkande främjar sparsamhet med gemensamma resurser och är, i varierande utsträckning, oberoende av verksamhetens innehåll. Resonemang kan föras i alla delar av de processer som leder fram till kommunens externa prestationer. Både kärnverksamheten och det administrativa stödet måste bli föremål för prioriteringar. Är detta det som ger bäst resultat eller finns det andra som skapar mesta värde för pengarna utifrån de rådande förutsättningarna? För att underlätta lösningar som sänker kostnader eller möjliggör ökat värdeskapande för mottagaren är det viktigt att ta bort hinder och minska eventuella svårigheter. Lika viktigt är att skapa positiva incitament för den önskade fortsatta utvecklingen. Det innebär att kostnadseffektiva lösningar måste prioriteras, uppmärksammas och belönas på ett tydligt sätt. 6 Intressenter Politiker/Nämnder Medarbetare, bl.a. chefer, handläggare, administrativ personal Personalorganisationer, fackliga organisationer Kommunmedborgare Företagare/Näringsliv Föreningar/organisationer

8 Projektdirektiv Framtidens administration 8(10) 7 Beroenden Pågående projekt/arbeten bl.a. Inköps- och upphandlingsprojektet Processtyrd dokumenthantering/arkiv/dokumentmallar/diariesystem Verksamhetsbaserad arkivredovisning Klassificeringen av styrdokument Kommunikationsplattform/reviderad grafisk profil Värdskapsutbildningen (uppdrag 2 Kommunplan ) Nytt intranät/ny hemsida Integrationsarbetet (större volymer, utökade krav) IT-projektet Effektiv och säker IT med kunden i fokus (KS) Framtagande av ett övergripande kvalitetsledningssystem (KS) Planerna på ny förvaltningslag (SOU 2010:29) 8 Påverkan Projektet bemannas med medarbetare från linjeorganisationen vilket kan få till följd att linjeorganisationen får viss resursbrist. 9 Risker Risker som kan hindra projektet att nå sina mål: tid, resurser. Risk som kan uppstå om projektet inte genomförs: klarar inte förutsättningarna i givna ekonomiska ramar för Tidplan Projektgenomförande: maj 2014 december Delrapport i kommunstyrelsen i januari/februari Projektavslut och -uppföljning: Resurser Övergripande resurser i form av beställare finns inom Kommunstyrelseförvaltningen. Mest tid kommer projektledaren att ägna projektet. Resursåtgången uppskattas till ca 50 % tjänst. Kostnaden hanteras inom ordinarie driftbudget. Projektledaren ska säkras med hjälp av personkontrakt. Projekt- och referensgrupperna bemannas av medarbetare och politiker från samtliga förvaltningar, nämnder och de kommunala bolagen AB Nybro Brunn, Nybro Bostads AB och Nybro Elnät AB. Projektgruppsmedlemmar ska säkras med hjälp av personkontrakt. Projektgruppen har möjlighet att ta in kunnig personal för att rådgöra om ny teknik, exempelvis Anders Jonasson, Niklas Persson och Bengt-Olof Johnsson.

9 Projektdirektiv Framtidens administration 9(10) 12 Organisation Ansvarig politisk instans: Kommunstyrelsen Beställare: Jan Lagerqvist, kommundirektör Projektledare: Jeanette Madeling Styrgrupp: Jan Lagerqvist, kommundirektör Mats Dalberg, personalchef Marie Leandersson, samhällsbyggnadschef Hans-Gunnar Hovbäck, socialchef Carina Leijon, omsorgschef Christer Kratz, skolchef Kristian Lund, administrativ chef Projektgruppen/-r bemannas av projektledaren: Deltagare: Susanne Johansson (Omsorgen) Marie Axelsson (LoK) (+ resursperson Niklas Persson) Mats Arnér (KSF) (+ resursperson Lisa Thydén) Marita Måård (IFF) Karolina Persson (SB) (+ resursperson Bengt-Olof Johnsson) Imel Pezic (NEAB) Göran Strömberg (NBAB) Referensgrupp/-er: 1) Politiker/Nämnder: a) Samtliga ordföranden i nämnder och styrelser (inkl. bolagen ) alternativt b) Samtliga ordföranden och vice ordföranden i nämnder och styrelser (inkl. bolagen ) 2) Medarbetare, bl.a. chefer, handläggare, administrativ personal 3) Personalorganisationer, fackliga organisationer a) Central samverkansgrupp 4) Kommunmedborgare 5) Företagare/Näringsliv 6) Föreningar/organisationer a) Projektledaren har möjlighet att skapa de kontakt-/referensforum som behövs. 13 Finansiering Insatser genomförs med budgeterade rammedel. Eventuella konsultinsatser som medför betydande kostnader ska förankras hos beställaren innan de aktiveras. 14 Kvalitetssäkring Förslag ska skickas på remiss till berörda och synpunkter ska hanteras.

10 Projektdirektiv Framtidens administration 10(10) Projektet ska följa kommunens projektmodell. 15 Övertagande och acceptans Beställaren är projektmottagare Acceptanskriterier Projektet har uppfyllt alla projektmål Effekthemtagning Beställaren ansvarar för effekthemtagningen. 16 Övriga direktiv