Informationsträff hälsa och socialt stöd

Transkript

1 Informationsträff hälsa och socialt stöd Tid: Den 22 januari 2016, klockan 9-12 Plats: Smålands museum Deltagare Alvesta: Peggy Hall Karlshamn: Camilla Gårdebring Karlskrona: Eva Herbertsson Heléne Carlsson Lessebo: Carina Alm Heléne Gustafsson Inger Liljedahl Lena Pettersson Viktoria Carlsson Ljungby: Göran Andersson Markaryd: Lars-Ola Bohlin Malin Vendel Olofström: Pernilla Andersson Ronneby: Helen Ahlberg Kristina Bejmar Ulf Danielsson Tingsryd: Katarina Carlzon Växjö: Anna Maria Mares Carina Elmefall Region Blekinge: Mari Gustafsson Sydarkivera: Anders Danielsson Elin Jonsson Magdalena Nordin Mats Porsklev Om informationsträffen Informationsträffen ordnades för att erbjuda möjlighet för förvaltningschefer, arkivombud/arkivredogörare och systemförvaltare inom verksamhetsområdena Vård och omsorg samt Socialt stöd att ta del av vad som är på gång inom ramen för Sydarkiveras verksamhet. Bakgrunden är framförallt pågående arbete för att ta hand om information från gamla journalsystem för långsiktigt digitalt bevarande. Kommunalförbundet Sydarkivera Sydarkivera är en gemensam arkivorganisation för Alvesta, Karlshamn, Karlskrona, Lessebo, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö, Älmhult och Region Blekinge. Olofströms kommun har lämnat in avsiktsförklaring om att ansluta. SIDAN 1 (5)

2 Förbundet bildades 2015 och har i uppgift att hantera råd och stöd i arkivfrågor, arkivleveranser från it-system samt att förvalta gemensamt arkivsystem för långsiktigt digitalt bevarande. I förbundets fullmäktige sitter representanter från samtliga förbundsmedlemmar (en ledamot och en ersättare). Representanterna har utsetts av kommunfullmäktige/motsvarande hos respektive förbundsmedlem. Fullmäktige fattar beslut i övergripande frågor som budget och verksamhetsinriktning och har utsett en förbundsstyrelse med sju ledamöter och sju ersättare. Styrelsen kommer under 2016 att överta funktion som arkivmyndighet enligt arkivlagen bland annat vad avser tillsyn och övertagande av ansvar för arkiv. Under våren kommer representanter för Sydarkivera att besöka förvaltningschefsgrupper/motsvarande på plats ute hos förbundsmedlemmarna och berätta om verksamheten. Frågor: Mats Porsklev, förbundschef, mats.porskelv@sydarkivera.se, telefon Råd och stöd Varje myndighet (nämnd eller bolag) ansvarar som tidigare för hanteringen av sin verksamhetsinformation, det vill säga de handlingar som används i den dagliga verksamheten. I Sydarkiveras uppgifter ingår att ge förbundsmedlemmarna råd och stöd i frågor som rör arkiv och informationshantering. Magdalena berättade kort om utbildningar och mallar som tagits fram hittills. Dessa tjänster ingår i den medlemsavgift som kommunerna betalar: Grundutbildning om arkiv och dokumenthantering. Totalt 4 halvdagar i Växjö, anmälningsformulär finns på Utbildning om hantering av akter och journaler på papper. Efter överenskommelse, på plats hos respektive förvaltning. Ring Magdalena och boka. Informationsträffar för olika intressentgrupper: kanslichefer/administrativa chefer, arkivfunktionerna (arkivarier, arkivföreståndare och arkivassistenter), registratorer och för olika verksamhetsområden. Klassificeringsschema för dokumentation av verksamhetssammanhang. Det kan användas som diarieplan i till exempel ärende- och dokumenthanteringssystem. Byte av diarieplan ska ske vid årsskifte. Det finns inget krav på att gå över till klassificeringsschemat, men det är en rekommendation att använda det om det finns behov av en ny diarieplan. Klassificeringsschemat kommer att publiceras. Kontakta Magdalena för tips vid införande. SIDAN 2 (5)

3 Mallar för dokumenthanteringsplaner med exempel på vanligt förekommande informationstyper och rekommendationer för gallringsfrister finns. Mallen uppdateras fortlöpande. Kontakta Magdalena för att få utdrag ur aktuell mall. Mall för gallringsplan för "skräp", handlingar som har liten och kortvarig betydelse för verksamheten. Remiss kommer att skickas ut till förbundsmedlemmarnas centrala administration, kommunledningen. Granskning av dokumenthanteringsplaner inför beslut i nämnd/styrelse. Skicka gärna utkast via e-post. Workshopar för informationskartläggning och säkerhetsklassning. Resultatet kan användas bland annat som underlag i samband med upphandling av nya verksamhetssystem. Materialet kommer också att användas för att ta fram verksamhetsbaserade dokumenthanteringsplaner samt gallringsbeslut och säkerhetsåtgärder i samband med arkivleveranser. Följande datum är planerade: 18 februari HSL-akter/patientjournaler, 31 mars LSS-akter, 28 april SoL faderskapsakter, 19 maj SoL adoptionsakter. Notera datumen. Mer information kommer. Tillsynsbesök planeras under perioden september till november Mer information kommer att skickas ut i början av juni. Frågor: Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie, magdalena.nordin@sydarkivera.se, telefon Informationssäkerhet Från och med januari har Sydarkivera anställt Anders Danielsson som informationssäkerhetsspecialist. Anders kommer att samordna workshoparna om informationskartläggning och delta i samband med tillsynsbesök. Anders informerade kort om informationssäkerhet och klassning av information samt om det nya dataskyddsdirektivet som har beslutats i EU. Informationen kommer att förmedlas till förvaltningscheferna i samband med informationen som planeras på plats hos förbundsmedlemmarna. Frågor: Anders Danielsson, informationssäkerhetsspecialist, anders.danielsson@sydarkivera.se, telefon SIDAN 3 (5)

4 Arkivleveranser Elin berättade om det pågående arbetet med att hämta ut information från gamla inaktiva IT-system för att bevaras i systemoberoende format hos Sydarkivera. Vad är nyttan med att arkivera elektroniskt? Helt digitalt flöde, information från verksamhetssystem behöver inte tas ut på papper för långsiktigt bevarande. Kommunerna behöver inte bygga ut arkivlokaler i samma omfattning. Möjligt att avveckla gamla IT-system och spara in på kostnader för teknisk drift (databaslicenser, underhåll av servrar med mera). När överlämnas information? När informationen inte används i den dagliga verksamheten längre; till exempel avslutade akter och journaler. En överenskommelse träffas med respektive nämnd/förvaltning. Gamla system och databaser Äldre system är vanligtvis inte alls förberedda för uttag, dokumentation är bristfällig med mera. Det gör att leveranserna tar lång tid att genomföra om man räknar kalendertid. Därför startar Sydarkivera leveransutredningarna långt före arkivsystem finns på plats. Leveransprocessen 1. Utredning Elin och Magdalena träffar systemförvaltare, arkivombud, arkivarier och tekniskt ansvariga och ställer frågor om informationstypen och systemet. Utredningen kan leda fram till olika lösningsförslag (något eller några av alternativen): Beslut om gallring Migrering till nytt informationssystem Uttag som elektroniska dokument (Word, PDF) Uttag som strukturerade dokument, maskinläsbar data (XML) Uttag på papper 2. Specificera leverans Tillsammans går vi igenom detaljer när det gäller uttag, dokumentation, tid för leverans, hur filerna ska transporteras och paketeras med mera. 3. Genomföra överföring av handlingar till arkivsystem. (Arkivsystemet införs 2017). 4. Godkännande av arkivleveransen. SIDAN 4 (5)

5 Pilotprojekt Den första rapporten från leveransutredning som publicerats handlar om ett inaktivt verksamhetssystem som kallas Omsorg VO/LSS. Det finns hos fyra av våra förbundsmedlemmar: Karlshamn, Ljungby, Tingsryd och Växjö. Tillsammans med Göran Andersson, som är e-strateg hos Ljungby kommun, har vi kommit fram till ett förslag till lösning för uttag. Tester pågår i Ljungby. Metoden som testas handlar om en enkel arkivering där vi med en automatiserad process plockar ut information som ska bevaras i form av dokument. En del migreras till aktuellt verksamhetssystem, andra filer lagras inför gallring och det som ska bevaras överlämnas till Sydarkivera. Berörda systemförvaltare hålls informerade. Om det blir bra resultat av testerna så kommer vi att komma överens med berörda kommuner om att genomföra samma arbete hos dem. Tanken är att berörda kommuner ska kunna använda samma tjänst för att plocka ut information. Frågor: Elin Jonsson, bevarandestrateg, elin.jonsson@sydarkivera.se, telefon Gemensamma specifikationer för uttag I dagsläget finns inget standardiserat format för att plocka ut och strukturera information från informationssystem som hanterar personakter och journaler. Riksarkivet förvaltar Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) för e-arkiv och i dagsläget finns endast specifikation för paketstruktur (själva den digitala arkivboxen ). Sydarkivera har fått i uppdrag från förbundsstyrelsen att föra en diskussion med SKL och Riksarkivet om att ta fram. Förvaltningsgemensamma specifikationer för personakter och patientjournaler. Förhoppningen är att kunna starta ett projekt för att utveckla ny FGS för informationstypen. Frågor: Elin Jonsson, bevarandestrateg, elin.jonsson@sydarkivera.se, telefon Mer att läsa: Sydarkiveras blogg: Antecknat av Elin Jonsson SIDAN 5 (5)