Disposition kommunikationsplattform:

Transkript

1 Disposition kommunikationsplattform: Inledning - Kommunikationens grunder - Vision och mål Kommunikationspolicy - Riktlinjer för Nybro kommuns kommunikation - Områden för kommunikation - Ansvar och organisation - Lagar och regler som styr vår kommunikation Platsmarknadsföring och profilering - Kärnvärden - Målgrupper - Omvärld - Aktiviteter - Grafisk profil

2 Inledning Nybro kommuns kommunikationsplattform är ett gemensamt sätt för förvaltningar och bolag att se på information, kommunikation och relationer. Plattformen innehåller riktlinjer för varför vi kommunicerar, med vem vi kommunicerar och framförallt hur vi kommunicerar. I den grafiska profilen fastställs sedan hur vi ser ut när vi kommunicerar. Ytterst är kommunikationsplattformen ett verktyg som finns till stöd för att kunna leva upp till fattade beslut, strategiska planer och andra styrdokument. Kommunikationens grunder Kommunikation är ett strategiskt ledningsinstrument som är planerad, budgeterad och integrerad i organisationens övriga verksamhet. Kommunikation i sig är inget självändamål utan finns till för att stötta och hjälpa organisationen att nå sin vision och sina fastställda mål. Nybro kommuns kommunikation innefattar all information som har kommunen som part, avsändare eller som sker i kommunens egna kommunikationskanaler. Vision och mål Vision 2030 med sikte på År 2011 fastslog kommunfullmäktige följande vision för Nybro Kommun som sträcker sig fram till Nybro kommun har invånare och är centrum i Glasriket mellan Kalmar och Växjö. Hela Nybro kommun kännetecknas av hållbarhet i alla avseenden ekologiskt, ekonomiskt, kulturellt och socialt. Nybro kommuns fullmäktigemål Kopplat till visionen finns följande fem beslutade fullmäktigemål. 1. All vård, skola och omsorg ska vara god och kvalitetssäkrad. 2. Medborgarna ska uppleva att de har goda möjligheter att påverka kommunens utveckling. 3. Företagarna ska uppleva att Nybro är en attraktiv kommun att verka i. 4. Medborgarna ska uppleva att Nybro kommun är en attraktiv plats att arbeta, leva och bo i. 5. Nybro kommun ska ha en god ekonomisk styrning. Nybro kommuns övergripande kommunikationsmål För att kunna nå ovan nämnda mål, ska Nybro kommuns kommunikation: 1. Öka kännedomen och stärka bilden av Nybro kommun och vår verksamhet 2. Skapa förtroendefulla relationer till våra intressenter 3. Skapa förutsättningar för att alla funktioner inom Nybro kommun har tillgång till den information som behövs för att fullfölja sina uppdrag. 4. Öka delaktigheten och möjligheten att påverka både internt bland anställda och externt bland kommuninvånare och företagare. 5. Öka konkurrenskraften för Nybro kommun, både som arbetsgivare och som plats att leva och verka på.

3 Kommunikationsstrategi Riktlinjer för Nybro kommuns kommunikation Nybro kommuns kommunikation ska: 1. Vara planerad För all verksamhet gäller att kommunikationsinsatser planeras och budgeteras från början för att kunna utformas rätt och komma i rätt tid. Kommunikationen blir då integrerad i verksamheten. Nybro kommun ska arbeta proaktivt med sin kommunikation. Vi ska själva ta initiativ till kommunikation och försöka att ligga steget före. Fortlöpande utvärderingar ger oss möjlighet att förutspå kommande kommunikationsbehov. 2. Utgå ifrån mottagaren Kommunikationen måste vara tillgänglig och förståelig för målgruppen. Det innebär att vi använder oss av ett enkelt och lättförståeligt språk där vi undviker facktermer så långt det är möjligt. Information om våra verksamheter ska vara lätt att hitta utifrån mottagarens förutsättningar. 3. Vara korrekt och aktuell Information är en färskvara som ska förmedlas så snabbt som möjligt. Det är viktigt att informationen är korrekt. Medarbetare och invånare ska kunna lita på att informationen från Nybro kommun är sann. Därför kontrollerar vi alltid fakta innan vi går ut med information och rättar till eventuella fel som uppstår så snabbt som möjligt. 4. Vara samordnad Samordnad information ger större tyngd och genomslagskraft samtidigt som det blir enklare för mottagaren att ta emot budskapet. Vi bör aktivt leta efter olika former av samordning mellan våra verksamheter. På så sätt kan vi spara både tid och pengar. 5. Uppmuntra till dialog Det är viktigt att kommunikationen kan ske i dialogform. Alla medarbetare och medborgare ska känna att de har möjlighet att komma med sina synpunkter och vara delaktiga. Det är viktigt att det alltid finns en tydlig avsändare med relevanta kontaktuppgifter när vi kommunicerar. 6. Vara identitetsskapande Det ska alltid vara tydligt att det är Nybro kommun som är avsändaren när vi kommunicerar. Därför är det viktigt att alla följer de mallar och riktlinjer som finns inom den grafiska profilen. På detta sätt skapar vi en tydlig helhetsbild för medborgarna och en vi-känsla bland alla medarbetare.

4 Områden för kommunikation Som nämnt ovan är det viktigt att vi hela tiden kommunicerar på mottagarens villkor. Då är det viktigt att vi identifierar var och med vilka vi kommunicerar. Intern kommunikation Med vår interna kommunikation vill vi ge medarbetarna en bättre överblick och skapa motivation och vi-känsla. Medarbetarna ska vara kunniga om kommunens mål, förutsättningar och verksamheter för att kunna känna sig delaktiga och förstå sin betydelse i den totala verksamheten. Den interna kommunikationen skapar även bättre beslutsunderlag och ser till att de förtroendevalda känner sig väl informerade om aktuella kommunala händelser. Informera alltid inåt innan du informerar utåt Välinformerade och kunniga medarbetare förutsätter en god intern kommunikation. Därför är det viktigt att vi informerar internt om de planer och beslut som finns i Nybro kommun innan vi går ut med det externt till massmedia och medborgare. Detta skapar en trygghet inom organisationen samt möjliggör ett bättre bemötande utåt mot medborgarna. Extern kommunikation Samhällsinformation Samhällsinformation handlar främst om invånarens rätt till insyn, inflytande och delaktighet i den kommunala beslutsprocessen. Detta gäller både invånaren som skattebetalare och invånaren som brukare av specifika kommunala tjänster och service. Informationen om den kommunala servicen ska leda till att invånarna känner till vart de kan vända sig, vilka tjänster kommunen erbjuder, vilka villkor som gäller samt vad de kan förvänta sig. De ska dessutom ha positiva förväntningar på hur de ska bli bemötta. Näringslivsinformation Företagens erfarenheter och kontakter med kommunen är en viktig del i hur kommunens företagsklimat upplevs. Det är därför viktigt att vi hela tiden erbjuder företagen god service med så korta handläggningstider som möjligt, hög tillgänglighet och ett gott bemötande. Näringslivet ska veta vart de kan vända sig när de söker information eller behöver komma i kontakt med Nybro kommun eller något av kommunbolagen. Marknadskommunikation Marknadskommunikationen syftar främst till att ge en positiv bild av Nybro kommuns verksamheter och bolag, kommunen som arbetsgivare eller kommunen som en bra plats att besöka eller leva och verka på. Alla marknadsföringsinsatser ska samordnas, planeras och följas upp, för att säkerhetsställa att marknadsföringsresurserna används på ett effektivt sätt. Marknads-kommunikationen beskrivs närmare under rubriken platsmarknadsföring och profilering. Media Media fyller en viktig funktion både som granskare av kommunens arbete och som informationsspridare. Media ska uppleva att det är lätt att få kontakt både med politiker och tjänstemän och att de möts av en serviceinriktad och öppen attityd. Även om vi inte kan styra vilken information som publiceras ska vi arbeta aktivt med att förse media med nyheter från hela kommunen. Detta för att lyfta organisationen och för att berätta för medborgarna om

5 kommunens arbete. Det är dock viktigt för vår relation till media att vi bara delger intressanta händelser och aktuella frågor på ett ärligt och trovärdigt sätt. Om media kontaktar Nybro kommun är det också viktigt att vi agerar på ett korrekt sätt. Nedan följer en enkel sammanställning kring hur vi bör tänka när vi bemöter media. Alltid vid mediekontakter Aldrig vid mediekontakter - Ta god tid på dig - Ljuga, gissa eller ha egna teorier - Tänk efter innan du svarar - Bli upprörd eller förbannad - Håll dig inom ditt eget område - Låta situationen eller reportern stressa dig - Säg om du inte vet, kan eller får svara - Använda fackspråk/fikonspråk - Håll dig till fakta - Diskutera hemligstämplad information - Antag att allt är on the record - Använda uttrycket inga kommentarer - Var bestämd, rättvis och ärlig - Tala om det som är utanför ditt yrkesområde Källa: Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Kriskommunikation Kriskommunikation sker vid extra ordinära händelser och beskrivs i dokumentet: Lednings- och kommunikationsplan vid extra ordinära händelser och höjd beredskap. Ansvar och organisation Nybro kommuns kommunikation är en gemensam angelägenhet. Det innebär att alla medarbetare har ett gemensamt ansvar för en aktiv och väl fungerande kommunikation både internt och externt. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens kommunikation. Detta gäller främst policyfrågor, övergripande politiska beslut och frågor som rör hela organisationen. Förvaltningarna ansvarar för kommunikationen i verksamheterna. Det är förvaltningschefens ansvar att skapa förutsättningar för ett fungerande kommunikationsarbete inom respektive förvaltning i form av rutiner och tillräckliga resurser. Kommunens bolag har ett eget ansvar för sin kommunikation. De ska dock följa samma grundprinciper inom kommunikation och arbeta mot samma vision som kommunen i övrigt. Varje chef har ett tydligt ansvar att kommunicera med sina medarbetare. Alla medarbetare måste få den information som krävs för att kunna sköta sitt arbete på bästa sätt. Alla chefer bör också vara ett föredöme vad gäller att följa de beslutade riktlinjerna för kommunikation inom Nybro kommun. Varje enskild medarbetare ansvarar för att själv ta del av nödvändig information för att kunna fullgöra sitt uppdrag. Det är varje medarbetares skyldighet att aktivt söka och sprida relevant information. Alla anställda inom Nybro kommun eller något av kommunbolagen är representanter för organisationens verksamhet vid alla möten och övriga kontakter med våra målgrupper. Det finns inget som är så viktigt som möten mellan kommuninvånarna och engagerad och positiv personal inom Nybro kommun. Kommunikationsavdelningen är en resurs för samtliga förvaltningar och bolagsom tar fram övergripande riktlinjer, strategier och planer för hur kommunikationsarbetet i kommunen ska

6 fungera och utvecklas. I det ansvaret ingår även att vara stöd gentemot kommun- och koncernledning i kommunikationsfrågor och bidra till att öka den kommunikativa kompetensen på alla nivåer. Kommunikationsavdelningen arbetar även operativt med information, press & PR samt marknadsföring och profilering av Nybro kommun. Alla aktiviteter som rör press & PR samt marknads- och profilaktiviteter ska koordineras via kommunikationsavdelningen för att uppnå enhetlighet och ett bättre långsiktigt resultat. Informationsgruppen består av en kommunikatör samt minst en representant från varje förvaltning och bolag. Det är viktigt att representanten finns nära verksamhetsledningen och har god övergripande insyn i allt arbete inom respektive förvaltning. På detta sätt ökas möjligheten att arbeta proaktivt och aktuella kommunikationsfrågor kan fångas upp, förmedlas och i vissa fall åtgärdas på ett tidigt stadie. Representanten ska även arbeta för ökad prioritet av kommunikationsfrågor på den egna förvaltningen. Informationsgruppen träffas regelbundet. Lagar och regler som påverkar vår kommunikation Meddelarfrihet Personal och brukare har grundlagsskyddad rätt att lämna sina synpunkter och uppgifter till medierna. Kommunen har inte rätt att efterforska vem som lämnat uppgifterna. Offentlighetsprincipen Finns i grundlagen och innebär att allmänheten, massmedia och andra externa intressenter har rätt att få insyn i och ta del av information om vår verksamhet. Allmänna handlingar är antingen offentliga eller sekretessbelagda. Förvaltningslagen Kommunen har serviceskyldighet gentemot medborgarna, vilket innebär att vi ska lämna upplysningar, vägledning och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör vår verksamhet. Personuppgiftslagen (PUL) I PUL finns inga specifika regler för publicering på Internet, men de regler som finns för överföring av personuppgifter till tredje land (utanför EU/EES) får betydelse för publicering på webben. Vid publicering av personuppgifter på webben ska samtycke ges från den berörda, om inte uppgifterna är harmlösa. Vad som är harmlös information får bedömas från fall till fall. Exempel på harmlös information är namn, befattning, telefonnummer, e-postadress och andra arbetsrelaterade uppgifter. Hemadress, hemtelefonnummer eller foton kräver däremot samtycke. Det gäller också foton där namn inte nämns, t.ex. från evenemang och fester. Om personuppgifter behandlas uteslutande för journalistiskt, konstnärligt eller litterärt skapande gäller inte alla regler i PUL. Marknadsföringslagen Kommunens marknadsföring ska följa god marknadsföringssed och inte vara vilseledande. Den måste utformas och presenteras så att det tydligt framgår att det är fråga om marknadsföring. Det ska också tydligt framgå att det är kommunen som är avsändare. Övriga lagar som särskilt rör vårt kommunikationsarbete är bland annat upphovsrättslagen, lagen om namn och bild i reklam, arkivlagen, språklagen och lagen om elektronisk kommunikation. För vissa kommunala verksamheter gäller speciell lagstiftning, som ställer preciserade krav på formen för information och kommunikation. Dessa berörs inte i detta dokument.

7 Platsmarknadsföring och profilering Nybro kommun är både en plats och en organisation på samma gång. När vi kommer till marknadsföring och profilering, är det platsen med allt dess innehåll som ska lyftas fram. Det som är speciellt med en plats varumärke är att en enskild organisation inte kan kontrollera det. En plats ägs av alla som bor och verkar där gemensamt och det är alla gemensamt som skapar bilden av platsen. Alla budskap som skickas ut måste på något sätt stämma överens med den gemensamma bilden av platsen för att vara trovärdig. Platsmarknadsföring innebär att utveckla en plats för att tillfredsställa behoven i de utvalda målgrupperna. Platsmarknadsföring lyckas när invånare och näringsliv är nöjda och förväntningarna hos besökare och investerare uppfylls Philip Kotler Målet för Nybro kommuns platsmarknadsföring är enkelt sett att få fler invånare, fler besökare samt nya företagsetableringar. Innan man kan börja marknadsföra sig måste man dock veta vem man är och vad man ska utgå ifrån. Vi har valt att plocka fram tre specifika kärnvärden för att ringa in Nybro kommuns identitet. Kärnvärden Kärnvärden beskriver hur vi är och hur vi vill vara som kommun. De beskriver också vad vi står för, hur vi vill jobba, vad vi vill åstadkomma och hur vi vill bli uppfattade. Kärnvärdena som ofta är förknippade med fysiska företeelser som tid, plats och rum ska ha en nära koppling till organisationens vision. Kärnvärdena är en väldigt viktig grundsten i varje organisations profileringsarbete. Följande tre kärnvärden har efter en rad olika workshops med politiker, chefer och anställda tagits fram för att på bästa sätt representera Nybro kommun. Kärnvärdena har även testats av olika fokusgrupper där bland annat ungdomsrådet och representanter från näringslivet har fått komma med sina åsikter. Den småländska naturen Den småländska naturen definierar platsens förutsättningar och är en del av vår historia, framtid och välbefinnande. De stora skogarna och de många sjöarna har varit en viktig faktor för kommunens utveckling och är grunden till bland annat järnbruksepoken, glasriket och den stora träindustrin. Idag står naturen för rekreation, upplevelser och välbefinnande för våra kommuninvånare. Den besitter stor potential inom besöksnäringen samtidigt som den fortfarande är en förutsättning för den moderna träindustri som finns i kommunen idag. Skogen Sjönära Upplevelser Utveckling Råvaror Hållbarhet Miljötänk Artrikedom Fritidsaktiviteter Kretslopp Bra dricksvatten Trivsel Glasriket Gemenskap I Nybro kommun finns en unik gemenskap mellan människor. Här blir individen sedd och får lov att vara sig själv oavsett om det gäller skola, omsorg eller när en främling säger hej i kön i matbutiken. Det starka föreningslivet bidrar både till trivsel och välmående men även till utveckling. Inom kommunen ska det vara nära till beslut för att underlätta för invånarna att göra sin röst hörd och kunna påverka beslut. Många nuvarande och tidigare invånare besitter en unik stolthet över att komma från Nybro eller ifrån någon av småorterna i kommunen. Denna speciella Nybroanda ska vårdas väl.

8 Närhet mellan människor Delaktighet Stolthet Trygghet Nybroanda Starkt och brett föreningsliv Omtanke Mångfald Påverkan Värme Närhet till beslut Kreativitet Nybro är en industrikommun där kreativa lösningar inom företagen har lett fram till spännande produktutvecklingar och innovationer. Designtraditionen, där Orrefors glasbruk var en av pionjärerna, går långt tillbaka i tiden och är idag en självklar del av näringslivet. Kreativitet står också för en öppenhet vi ska ha inom organisationen, att våga vara nyskapande och ha framtidstro. Det gäller även att vara aktiv och företagsam för att omsätta de nya idéerna i verkligheten. Kreativitet handlar även om konst och kultur med allt från enskilda konstnärer som skapar och utforskar i olika material, till teater, dans och musik. Innovation Produktutveckling Företagsamhet Aktivitet Entreprenörskap Konst och Kultur Framtidstro Öppenhet Glasriket Nyskapande Design Visionsvärde: Kreativ gemenskap skapar trivsel, utveckling och framtidstro Slogan Nybro - Gemenskap i Glasriket

9 Målgrupper Om Nybro kommun ska lyckas med sin platsmarknadsföring och profilering finns det några viktiga förutsättningar: 1. Att de vi vill nå är tydligt kartlagda och att deras behov och intressenivå är kända 2. Att vår ambition är tydlig och väl förankrad 3. Att våra budskap och grafiska profil på ett tydligt sätt för fram ambitionen till dem vi vill nå. Nybro kommun har identifierat fyra huvudsakliga målgrupper: Turism Besöksnäringen kan ses som en kommuns skyltfönster utåt och är en viktig del i profileringen. Tack vare att Nybro är en del av Glasriket samt har ett gynnsamt geografiskt läge mellan många andra starka destinationer som till exempel Öland, Kalmar och Astrid Lindgrens Värld finns här en oerhörd stor potential. Detta gäller framförallt målgrupperna barnfamiljer, 55+ samt besökare med olika specialintressen såsom glas, design, fiske, jakt eller skidåkning. Besökare: Turisterna som befinner sig i Nybro kommun idag är huvudsakligen här av tre anledningar nämligen släkt/vänner, glaset och den småländska naturen. Glasriket lockar idag både nationella och internationella besökare. Idag arbetar Nybro kommun gemensamt med näringen och de övriga kommunerna i Glasriket mot denna målgrupp via bolaget AB Glasriket. Invånarna i Glasriket med omnejd: Den mest betydelsefulla marknadsföringen gentemot turister/besökare är information och rekommendation från släkt och vänner. Invånarnas värdskap, gästfrihet och bemötande är också mycket viktiga för att turisterna skall trivas och återkomma till området. Invånare Befintliga invånare: Kommunens invånare är viktiga ambassadörer för Nybro kommun som hemort. De återger sin syn på kommunens service, information, fritidsutbud, framåtanda samt det vida begrepp man kan kalla livskvalitet. Potentiella invånare: Personer som kan tänka sig att flytta till Nybro. I och med den nya pendeltågstrafiken 2014 underlättar arbetspendlandet både till och från Kalmar och Emmaboda. Det kan även handla om återflyttare eller personer som redan idag arbetar i Nybro kommun. Anställda i Nybros kommunkoncern är viktiga budbärare både för kommunen som arbetsgivare och som hemort. De är också relativt enkelt att kommunicera med dem via till exempel nyhetsbrev och intranät. Företag Befintliga företag är viktiga budbärare och ambassadörer för näringslivet i Nybro kommun. Företagen återger hur de upplever den kommunala servicen, vilka möjligheter de ser till expansion och utveckling, rekryteringsunderlag samt den allmänna synen på företagsamhet i kommunen. Nyetableringar: Nystartade företag i kommunen eller företag på andra orter som av olika anledningar önskar omlokalisera sig.

10 Omvärld Vi kan inte bortse från att Nybro kommun även är en del av ett större sammanhang. I vissa lägen i vår profilering kan det vara bra att ta hänsyn till andra varumärken och platser runt omkring oss för att få ut det bästa av vår profilering och marknadsföring. Tydligast blir det i fallet med varumärket Glasriket, som är ett mycket starkt varumärke inom besöksnäringen, men det finns även andra exempel som Småland, Sverige, Kalmar och Kalmarsundsregionen. Aktiviteter Inför varje år ska en aktivitetsplan göras med planerade marknadsförings- och profileringsaktiviteter. Det kan handla om vilka kanaler Nybro kommun ska synas i och vilka målgrupper vi ska fokusera på samt vilka aktiviteter och evenemang som Nybro kommun ska skapa, stötta eller delta i. Trots att aktivitetsplanen görs varje år är det viktigt att vi tänker långsiktigt kring alla planerade aktiviteter. Efter varje år ska alla aktiviteter utvärderas och justeringar göras i kommande aktivitetsplan. Genom att planera och samla alla aktiviteter på ett och samma ställe får vi en bättre överblick och kan utnyttja våra resurser på bästa sätt. Aktivitetsplanen för Nybro kommun ska även innehålla bolagens planerade marknadsföringsinsatser och aktiviteter. Grafisk profil Ju fler som agerar gemensamt desto tydligare och starkare blir organisationen. Därför ska den kommunala verksamheten i Nybro i alla dess former utgå från en gemensam grafisk profil och en och samma logotyp. En gemensam profilering innebär att alla verksamheter följer de centrala beslut som har tagits rörande gemensam varumärkeshantering, profilering och marknadsföring. En enhetlig och tydlig profil är viktigt i relationerna med omvärlden. Den skapar dessutom samhörighet och stolthet bland anställda i Nybro kommun. Nybro kommuns grafiska profil, som återfinns i ett eget dokument, fastställer precis hur vi ska se ut när vi kommunicerar. Här finns information kring hur man hanterar logotyp, bilder och grafiska element. Dessutom fastställs vilka typsnitt och färger vi ska använda oss av. Samprofilering: Vissa verksamheter inom Nybro kommun som sedan tidigare har använt en egen illustration, kan även i fortsättning få tillåtelse att använda denna tillsammans med Nybro kommuns logotyp. Exempel på sådana verksamheter är Åkrahäll, Glasskolan och Nybro Träutbildning. I den grafiska profilen beskrivs hur detta ska se ut. Särprofilering: De kommunägda bolagen har rätt till särprofilering, det vill säga ett eget utseende och en egen logotyp. Dock ska kopplingen till Nybro kommun vara tydlig och bolagens profiler och logotyper ska samspela med kommunens.