SLL Juridik och upphandling Upphandlingsavdelningen. Kravspecifikation för. PR-tjänster

Transkript

1 SLL Juridik och upphandling Upphandlingsavdelningen Kravspecifikation för PR-tjänster

2 Inledning Stockholms läns landstings (SLL) främsta uppgift är att se till att invånarna i länet får tillgång till en väl fungerande hälso- och sjukvård och kollektivtrafik. Vi ansvarar också för regionplanering och för att bidra till ett fritt och tillgängligt kulturliv i länet. Stockholms län är en växande region. Länets befolkning beräknas öka med personer fram till En ökning med 17 procent, jämfört med Det är positivt samtidigt som det innebär fler resenärer i kollektivtrafiken och fler invånare som behöver en god hälso- och sjukvård. För att möta nya och befintliga invånares behov gör vi omfattande investeringar under de kommande fyra åren. Vårt mål är att öka nöjdheten hos Stockholms läns invånare. När vi blir allt fler i länet ställer det stora krav på utveckling av landstingets verksamheter. För att förenkla vardagen för länets invånare pågår därför en rad satsningar på hälso- och sjukvården och kollektivtrafiken inom ett flertal områden, till exempel: - Framtidsplanen för hälso och sjukvården omfattar mer vård, nya arbetssätt och upprustning och utbyggnad av lokaler och sjukhus - Satsningar inom kollektivtrafiken omfattar planer för bland annat nio nya tunnelbanestationer, upprustning av tunnelbanans röda linje och utbyggd Tvärbana. Landstinget tar ansvar för att utveckla kollektivtrafiken och vården så de bedrivs på ett sätt som ständigt minskar den negativa påverkan på miljön. Landstingets miljöarbete styrs av programmet Miljöutmaning 2016 som bland annat innebär nya satsningar för att minska miljöpåverkan från läkemedel och använda grön IT. Forskning och innovation är två områden som också är viktiga för SLL. Det kan till exempel komma att utvecklas effektivare behandlingar och leda till nya arbetssätt inom vården. Dessa och andra utmaningar ställer stora krav på en tydlig, tillgänglig och effektiv kommunikation. SLL behöver under de kommande åren kommunikativt expertstöd av olika slag för att skapa bästa möjliga kommunikation för länets invånare och för medarbetare i SLL. Syfte och mål med upphandlingen är att säkra att SLL:s komplexa och varierande behov av kommunikationstjänster för de kommande åren uppfylls av kvalitativa, kompetenta och erfarna leverantörer. Vi behöver ett väl fungerande samarbete med våra leverantörer, som svarar mot våra behov och krav. Kvalitet är a och o i våra tjänster och uppdrag. För att få nöjda invånare ska vi kommunicera så att vi möter invånarnas behov. Vi förväntar oss därmed det allra bästa från våra leverantörer. Stockholms läns landsting består av ett trettiotal förvaltningar, bolag och verksamheter. Vilka som ingår i organisationen visas i bifogad organisationsskiss. 1

3 1 Beskrivning av tjänsten Stockholm läns landsting, SLL, har täta kontakter med medier och andra intressentgrupper som påverkar bilden av SLL. En stor del av arbetet med PR och opinionsbildning sköts av SLL: s egen personal, men i vissa fall behövs stöd och resurser för att hantera arbetet. Uppdragen kan variera från större projekt till någon enstaka rådgivningstimme, framtagande av ett enskilt pressmeddelande, medieträning eller en hel PR-plan. Tjänsten ställer krav på förmåga till överblick, samordning och styrning från leverantörens sida. Uppdragen kommer att handla om Corporate PR, Marknads-PR och Investor Relations. Många uppdrag kan komma att utgå från en kommunikationsstrategi, (inkl kommunikationsmål och budskap) som andra tagit fram. Leverantören behöver en god förståelse för de villkor som gäller för en offentlig verksamhet. Leverantören behöver vidare kunna arbeta i alla relevanta kanaler, arbeta proaktivt och innovativt och vara insatt i de senaste rönen inom PR-området. Uppdraget innefattar inte tjänster för 1177 Vårdguiden och UMO vad gäller nationella kampanjer samt kampanjer för regionala behov som också ska kunna skalas upp för att användas nationellt. 2 Generella krav - följa beställarens kommunikationspolicy - säkra att beställarens varumärkesplattform ligger till grund för kommunikationen - följa beställarens grafiska riktlinjer - vid behov köpa in licenser för t ex de typsnitt beställaren använder - ha utrustning (hård- och mjukvara) som kan kommunicera med beställarens - samarbeta med SLL: s övriga upphandlade konsulter vid behov - hålla uppgjorda tidsplaner - behärska svenska språket i tal och skrift i mycket hög grad - svara för kvaliteten i genomförda uppdrag. Kvalitetssäkra sitt arbete från start till slutgiltig leverans. 3 Specifika krav 3.1 Tjänstens innehåll vara ett strategiskt och operativt stöd i PR-frågor. Mer specifikt innebär det att anbudsgivaren ska bistå med 1. framtagning av PR-planer och -strategier både för Corporate PR, Marknads-PR och IR utifrån övergripande kommunikationsstrategier och mål 2. utveckling, produktion och genomförande av PR-satsningar och -aktiviteter (som t ex pressmeddelanden eller pressträffar) 2

4 3. att genomföra eller bistå i framtagande av underlag för texter t ex i rapporter och komplext, skriftligt material för alla kanaler, inkl sociala medier 4. rådgivning i medie- och PR-frågor 5. stöd i budskapsformulering 6. research, till exempel i form av målgrupps- och lägesanalyser 7. medieträningar och andra utbildningsinsatser (enskilt eller i grupp) 8. analys och utvärdering av mål och utförda aktiviteter Beskriv på max tre A4-sidor i rutan nedan hur ovanstående krav uppfylls. Svara på varje fråga (1-8) och följ frågeordningen. 3.2 Arbetsmetod 1. ha en utarbetad metod för kvalitetssäkring av uppdragets alla faser 2. ha ett arbetssätt som säkerställer samordning och synergieffekter med uppdragsgivarens övriga kommunikation Beskriv på max två A4-sidor nedan hur ovanstående krav uppfylls. Svara på varje fråga (1-2) och följ frågeordningen 3.3 Kompetens och erfarenhet 1. ha erfarenhet av att arbeta fram PR för aktörer på den offentliga arenan 2. ha erfarenhet av att arbeta fram och genomföra IR-strategier 3. ha erfarenhet av att skriva och kommunicera ekonomiska prospekt och finansiella rapporter riktade till investerare och finansiärer 4. ha erfarenhet av att genomföra PR-insatser i samverkan med andra upphandlade kommunikationsbyråer 5. ha ett etablerat samarbete med internationella partners 6. ha en metod för att genomföra PR-satsningar i sociala medier 7. ha erfarenhet av budskapsträning och medieträning av talespersoner 8. ha erfarenhet av att skapa och genomföra händelsestyrd kommunikation, t.ex. aktiviteter som ska skapa uppmärksamhet 9. ha erfarenhet av att genomföra pressmöten för både riksmedia, one-to-oneintervjuer, presskonferenser med frågestund 10. ha erfarenhet av att ta fram både analog och interaktiv infografik 11. ha erfarenhet av textproduktion; pressinformation, rapporter, artiklar, storytelling, anpassat till olika kanaler 12. ha erfarenhet av att använda bild och film som PR-verktyg 13. ha erfarenhet av att producera pressmeddelanden och rapporter på affärsengelska 3

5 14. kunna säkerställa att följande 14 kompetenser samtidigt finns tillgängliga Minst 3 Projektledare Minst 3 PR-konsulter/PR-strategiska rådgivare Minst 2 Researcher Minst 3 Skribenter Minst 1 IR-konsult Minst 1 Medietränare Alla ska ha erfarenhet av PR-insatser i både digitala och analoga kanaler. Det innebär att det ska finnas kompetens av sociala medier likväl som annan relevant media hos alla i arbetsgruppen. Underleverantörer är tillåtna. Beskriv på max sju A4-sidor nedan hur ovanstående krav uppfylls. Svara på varje fråga (1-14) och följ frågeordningen. Vi utvärderar företagets kapacitet, inte enskilda personer varför vi inte vill ha cv:s. 4