ORGANISATION och KOMMUNIKATION

Transkript

1 ORGANISATION och KOMMUNIKATION Mats Heide Institutionen för kommunikationsstudier Lunds universitet 1

2 Vad ska vi diskutera?! Kommunikationsbegreppet! Perspektiv på kommunikation! Relationen mellan kommunikation och organisation! Profil, image och identitet! Meningsskapande! Effektiv kommunikation! Förändringskommunikation 2

3 Varför är kommunikation viktigt för organisationer? 3

4 Varför är interkommunikation viktigt? Ge medarbetare överblick Skapa enighet om mål Ge bättre beslutsunderlag Skapa motivation och vi-anda Underlätta samarbete Motverka ryktesspridning Bidra till informationsutbyte och kunskapsalstring Minska personalomsättningen Underlätta rekrytering Bidra till personlig utveckling Nå bättre resultat/öka lönsamheten Underlätta delegering 4

5 Traditionell syn på informationsflödet Kommunikation i verkligheten 5

6 Kommunikation och information! Kommunikation härstammar från latinets communicare = att göra gemensamt! Kommunikation står för processen! Information står för innehållet i denna process! Information =»a difference that makes a difference«gregory Bateson (1972) 6

7 Kommunikation är komplext! Varje kommunikation har en informationsaspekt relationsaspekt metaaspekt! Kommunikation är förbunden med mängder av innebörder och tolkningar förvrängningar utelämnande paradoxer 7

8 Synen på kommunikation! Transmissionsmodellen kommunikation jämställs med spridning av information. Tecken på denna syn: trycka ut, distribuera, sprida eller transportera information. A B! Den meningsskapande modellen kopplingar till den ursprungliga betydelsen av kommunikation, dvs. communicare (lat.) = att göra gemensamt. Kommunikation ses här som ett samspel komma fram till en gemensam betydelse. Dialogens betydelse. 8

9 Kommunikation & organisation! Den moderna synen på organisation (organisering) => kommunikation är en förutsättning för en organisations existens! Genom samtal och texter skapas och vidmakthålls en organisation "en tillfällig social struktur skapas! Kommunikation är som vatten för fisken. Den är inte medveten om vattnet det medium som skapar dess miljö och stödjer dess existens 9

10 Om strategisk kommunikation! Strategisk kommunikation omfattar ledning, planering och genomförande av kommunikationsprocesser i relation till olika målgrupper, dels samhället som offentlighet med syfte att uppnå övergripande organisatoriska verksamhetsmål! Att anlägga ett kommunikativt perspektiv på en organisations verksamhet! Tre forskningsfät/verksamheter organisationskommunikation public relations marknadsföring 10

11 Vilka är de största utmaningarna för den interna kommunikationen? Vilka är styrkorna? Vilka är svagheterna? 11

12 Faktorer som påverkar Nya organisationstyper Ny ledarestil Ökad medvetenhet om kommunikation IKT nya medier kommunikationen i organisationen Informationsöverflöd Ökad komplexitet Ny medarbetarstil Ständiga förbättringar 12

13 Brister i organisationers kommunikation # Dialog och återkoppling # Relevans # Effektiva möten # Kommunikation som tillfredsställer olika behov # Samordning och synergi information, budskap och kanaler # Chefer som kommunikatörer tolkare 15

14 »All business is local«mer närkommunikation intresse för budskapet avtar med det kulturella, sociala och fysiska avståndet till källan Detta medför att! kommunikationen med närmaste chef och arbetskamrater blir viktig! lokala informationsbladet blir viktigare än koncerntidningen 16

15 Profil, image och organisationsidentitet 17

16 1. Vilka mål har er verksamhet? 2. Vilket eller vilka uppdrag har ni? 3. Hur kommuniceras detta till målgrupperna? 18

17 Begreppen! Organisationsidentitet utgörs av summan av alla värden som gör organisationen till en tydlig enhet. ger svar på frågorna:»vem är vi?«och»vad särskiljer oss?«! Profil den bild en organisation önskar att omgivningen har! Image den bild omgivningen faktiskt har av organisationen! Krav på profilen ett minimum av trovärdighet till imagen! Varumärke = profil 20

18 Vem är ni som organisation? Vilken är profilen? Vilken är imagen? 21

19 Profilen för det nybyggda biblioteketet! Profil 1 modernt, effektivt och kompetent! Imagen kallt, opersonligt och högfärdigt! Profil 2 vänligt, personligt och intimt! Imagen slappt, töntigt och amatörsmässigt 22

20 Hur får man profilen och imagen att överensstämma? 23

21 Medarbetarna som ambassadörer! Vikten av»living the brand«negligeras! Strategiska visioner och ledord kräver kontinuerlig kommunikation! Den verkliga utmaningen är att hjälpa medarbetarna att förstå hur nya ledord ska omsättas till handlingar chefens uppgift! Risk att ledorden endast förblir en läpparnas bekännelse! Reflektera över storleken på medarbetarnas nätverk 24

22 Internt och externt hänger ihop! Källa: Heide,

23 Den månghövdade hydran! Ledare drömmer om och tror på den monofoniska organisationen! I realiteten existerar endast polyfoniska organisationer 26

24 Förändringskommunikation 27

25 Har ni genomgått någon större planerad förändringsprocess? Om så är fallet, hur upplevde ni då kommunikationen från ledningen till medarbetarna? 28

26 »Ingenting är permanent förutom förändring«herakleitos, ca 500 f.kr. 29

27 70 % misslyckade varför ständiga förändringar?! Omvärlden Globaliserade marknader och ökande konkurrens! Kunderna»Vill kontinuerligt ha ny produkter/tjänster och är mindre lojala«managementlitteraturen»organisationer måste förändras kontinuerligt«isomorfism»det gäller att hänga med! Vi gör som alla andra«! Karriärsplanering Chefer som visar på handlingskraft premieras 30

28 Hur gör man för att lyckas med kommunikation vid förändringar? 31

29 Kommunikation vid förändringar! Kommunikation vid förändringar är mycket svårt, men är samtidigt den enda nyckeln till en framgång! Personalen behöver tydliga förklaringar till varför det behövs en ny förändring! För att bevara tilliten är det avgörande med ökat informationsflöde under hela förändringsprocessen! Kommunikationen ska vara frekvent, konsistent (dvs. inte motsägelsefull) och öppen! Dialogen är avgörande förståelse och engagemang 32

30 Så här ser det ofta ut!! Moderna ledare är ytterst medvetna om fördelen med mångfald och förekomsten av olika identiteter! I förändringstider är inte ledningen lika intresserad av fri tolkning! Konsulter och ledare blir då hängiva tanken att»ge«den exakta betydelsen av visionen och missionen. stormöten seminarier gruppdiskussioner! individernas förståelse och tolkning av förändringen negligeras 33

31 Förändringskurvan Moral och inställning till förändring + Obestämdhet Ilska Förnekelse Accepterande Nedstämdhet Testande Desperationens dal Drivande Engagemang Tid 34

32 Olika reaktioner, olika bemötande Mycket Samarbetspartner:»Det är oundvikligt.«ambassadör:»hur kan jag sprida det här budskapet?«stöd till förändringen Åskådare:»Jag väntar och ser.«lite Passiv Cyniker:»Inte ännu en förändring.«reaktion på förändringen Sabotör:»Inte så länge jag är kvar.«aktiv 35

33 3 tips från forskningen 1. Förändringar tar (lång) tid mät förändringarna (inte retoriken) vid flera tillfällen. Förändra inte för ofta! 2. Förändringar är komplexa och mångtydiga medarbetare måste få tid att förstå och göra abstrakta idéer konkreta. Dialog och möten är receptet på framgång! 3. Personalen påverkar den planerade förändringen genom deras tolkningar > handlingar (mikro påverkar makro). Förutsätt inte att personalen är negativa till förändringar. 41

34 TACK! 42