Kommunikationspolicy. Eskilstuna Marknadsföring

Transkript

1 Kommunikationspolicy Eskilstuna Marknadsföring

2 Kommunikation är allt vi gör, från hur vi svarar i telefon till vilka kanaler vi väljer. Personliga möten, trycksaker, PR-arbete och snabba sociala medier kombineras med nya kanaler som tilltalar alla sinnen för att nå och föra en dialog med våra målgrupper. Vi talar till alla som har ett intresse av att bo, studera, besöka och verka i Eskilstuna. Vi har många anledningar till att vara stolta över vad Eskilstuna har att erbjuda och ska kommunicera det på bästa tänkbara sätt.

3 Kommunikationspolicy för Eskilstuna Marknadsföring AB Denna kommunikationspolicy är vägledande för Eskilstuna Marknadsförings informations- och kommunikationsarbete. Kommunikationen från Eskilstuna Marknadsföring ska lyfta fram Eskilstuna som: en attraktiv stad att besöka, bo, studera och verka i för turister, invånare, studenter, företagare, talanger samt potentiella inflyttare. en evenemangsstad för arrangörer, besökare och invånare. en stad att konferera och ha möten i för företag och organisationer. Kommunikationen ska: bidra till att skapa en tydlig bild som särskiljer Eskilstuna från andra städer. stödja vår affärsidé: att genom samverkan, effektiv försäljning och marknadsföring lyfta Eskilstuna som en attraktiv ort för turister, invånare, studenter, företagare, talanger samt potentiella inflyttare. bidra till att uppfylla de för kommunen och näringslivet övergripande målen för Eskilstuna. tydliggöra verksamhetsinriktningen som innebär att Eskilstuna Marknadsföring ska positionera sig som den naturliga samlingspunkten för initiativ från aktieägare, näringslivet i övrigt, organisationer och privatpersoner. Eskilstuna Marknadsföring verkar inom tre kommunikationsområden Internkommunikation All kommunikation ska utgå från ett inifrån-ut-perspektiv. Styrelsen, chefer och medarbetare är de som först ska göras delaktiga i den övergripande kommunikationen och enskilda kommunikationsinsatser vilket ska bidra till att Eskilstuna Marknadsföring kommunicerar enhetligt. Profilering Kommunikationen ska i alla kanaler ge en tydlig och enhetlig bild av varumärket Eskilstuna och vad Eskilstuna har att erbjuda målgrupperna gällande privat- och affärsturism samt evenemang. Styrelsen, chefer och medarbetare ska kunna kommunicera vad Eskilstuna Marknadsföring står för och organisationens övergripande budskap. Serviceinformation Kommunikationen ska tydliggöra den service, de tjänster och upplevelser som Eskilstuna Marknadsföring erbjuder. Kommunikationen ska underlätta för målgrupperna att komma i kontakt med rätt del av Eskilstuna Marknadsföring, använda de tjänster som erbjuds och känna till vilka upplevelser och mötesmöjligheter som finns i Eskilstuna. Målgrupperna ska alltid veta vart de ska vända sig när de söker information om olika delar av Eskilstunas utbud..

4 Nedan beskrivs Eskilstuna Marknadsförings krav på kommunikationen, ansvarsfördelning i kommunikationsfrågor, kanalval i traditionella och nya medier samt vägledning kring kommunikation vid kriser. 1. Krav på kommunikation De nyckelord som kommunikationen från Eskilstuna Marknadsföring ska kännetecknas av är Modig, Transparent och Korrekt. Modig Kommunikationen ska vara offensiv och lyfta fram nyheter samt driva opinion i frågor som är viktiga för att marknadsföra Eskilstuna som en attraktiv ort för turister, invånare, studenter, företagare, talanger samt potentiella inflyttare. Eskilstuna Marknadsföring ska våga sticka ut i kommunikation, kanalval och lyfta fram händelser, samt projekt som bidrar till att kommunicera och uppfylla Eskilstunas Vision 2020 som lyder: Eskilstuna den stolta Fristaden Vi är modiga och utmanar Vi välkomnar olikheter och idéer Vi tar ansvar för en trygg och hållbar framtid Till oss kommer du för att uppleva, inspireras och lära. Transparent Kommunikationen ska vara transparent och ge målgrupperna insyn i verksamheten och möjligheter till att föra en dialog om Eskilstuna Marknadsföring och varumärket Eskilstuna. Detta kräver en öppen och ärlig kommunikation i alla kommunikationskanaler och möjligheter till diskussioner i olika forum. Korrekt All kommunikation från Eskilstuna Marknadsföring ska vara korrekt; det vill säga ha relevans, vara nyanserad, politiskt neutral, saklig, underbyggd med fakta och ha en tydlig avsändare. 2. Kommunikationsansvar Här beskrivs Vd:ns, styrelsens och medarbetarnas respektive ansvarsområden i olika typer av kommunikationsfrågor. Generellt gäller att styrelsen och medarbetarna hänvisar medieförfrågningar till Vd eller styrelsens ordförande. Vd har det övergripande ansvaret för Eskilstuna Marknadsförings interna och externa kommunikation, marknadsföring och profilering. Vd är ansvarig för och äger organisationens olika kommunikationskanaler. Vd har tillsammans med styrelsens ordförande det övergripande ansvaret för mediekontakter. Styrelsens ordförande ansvarar för att kommunicera styrelsens beslut, viljeinriktning och organisationens långsiktiga målsättningar till chefer och personal inom Eskilstuna Marknadsföring. Styrelsens ordförande har tillsammans med Vd ansvaret för mediekontakter. Styrelsen beslutar om kommunikationsplattform, kommunikationspolicy och grafisk profilmanual. Medarbetare ansvarar för att hålla sig uppdaterade kring organisations budskap och det som krävs för att utföra sitt arbete. Som medarbetare har du också ansvar för att den interna dialogen fungerar samt att externa aktörer bemöts på ett öppet och serviceinriktat sätt. Aktieägare ansvarar för att involvera Eskilstuna Marknadsföring i det strategiska utvecklingsarbetet som har bäring på varumärke och marknadsföring.

5 Eskilstuna Marknadsföring ska arbeta med en kombination av traditionella, nya medier och andra kanaler. 3. Interna kommunikationskanaler Möten och dialog Vd ansvarar för löpande möten och dialog med ägarna (Aktieägarföreningen och Eskilstuna kommun). Nyhetsbrev aktieägare Ett internt nyhetsbrev produceras och skickas kvartalsvis (4 ggr/år) till aktieägarna. Aktieägarträffar Vid aktieägarträffar som sker två gånger per år ger Vd en genomgång av verksamheten utifrån: ekonomiskt läge genomförda projekt och aktiviteter kommande projekt och aktiviteter Vidare ska aktieägarträffarna främja dialog, interaktion och inspiration mellan aktieägarna, styrelsen, cheferna och medarbetarna. Interna möten Vd ansvarar att kommunicera verksamhetens mål och inriktning på veckovisa interna möten. Då sker även en avrapportering av varje avdelning till alla medarbetare så att en gemensam bild av verksamheten kan uppnås. Styrelsen Styrelsens ordförande för en dialog med Vd om bolagets övergripande verksamhet. Styrelsen kommunicerar vid styrelsemöten sin viljeinriktning och beslut till Vd. Styrelsemedlemmar kan vid behov kommunicera direkt med Vd. 4. Externa kommunikationskanaler Webbsidan Webbsidan är hjärtat i den externa kommunikationen och ska i första hand kommunicera Eskilstuna som en attraktiv ort för turister, invånare, studenter, företagare, talanger samt potentiella inflyttare. Här ingår segmenterad information för privat- och affärsturism samt en uppdaterad evenemangskalender. Sidan ska också innehålla information om vilken service och vilka tjänster som Eskilstuna Marknadsföring erbjuder. Startsidan ska förmedla nyheter och aktualiteter på en framträdande plats. Närvaro i sociala medier Eskilstuna Marknadsföring samt Eskilstuna Turistbyrå ska synas med egna profiler i sociala medier som Facebook och Twitter. Ansvariga för uppdateringar ska löpande skriva korta inlägg på dessa forum och arbeta med att bygga upp antalet följare i dessa kanaler. Nyhetsförmedling och PR-arbete Eskilstuna Marknadsföring ska löpande identifiera nyheter som kommuniceras lokalt och nationellt till exempel via intervjuer, pressmeddelanden och debattartiklar. Eskilstuna Marknadsföring ska även följa nyhetsflödet kring evenemang, privat- och affärsturism för att kunna agera och uttala sig om händelser och aktuella diskussioner via pressmeddelanden, debattsidor eller genom att erbjuda intervjuer med talespersoner. Mediekontakter Utgångspunkten för mediekontakter är att erbjuda hög tillgänglighet för journalister och svara på deras frågor, samt aktivt försöka nå ut med budskap. Om du får frågor som du inte kan svara bör du få be att återkomma med korrekta uppgifter så snart som möjligt. Om det inte är ditt ansvarsområde som journalisten är intresserad av, hänvisa alltid till den som ansvarar för den aktuella frågan. Vd har tillsammans med styrelsens ordförande det övergripande ansvaret för mediekontakter. Pressmeddelanden Pressmeddelanden skrivs löpande utifrån nyheter som Eskilstuna Marknadsföring vill kommunicera via media. I pressmeddelandena uttalar sig en eller flera av talespersonerna; Vd, styrelsens ordförande, verksamhetsansvarig och/eller samarbetspartners. Pressmeddelanden ska alltid innehålla kontaktuppgifter samt en kort och kärnfull text om Eskilstuna Marknadsföring. Utskick av pressmeddelanden sker via ett publiceringsverktyg med egna medielistor som uppdateras löpande. Medielistorna är segmenterade på lokal och nationell nivå och innehåller även kontakter i nya medier som webbpublikationer och bloggar. Besöksmagasin Ett besöksmagasin produceras två gånger per år och distribueras till alla turistbyråer i Sverige och utvalda turistmål, så kallade smultronställen. Besöksmagasinet ska även utformas så att det kan användas som DR till utvalda målgrupper. Externt nyhetsbrev Ett externt nyhetsbrev om Eskilstuna Marknadsförings verksamhet produceras sex gånger per år och mejlas till interna och externa kontakter och intressenter. Citydress Eskilstuna Marknadsföring ska aktivt verka för att lyfta evenemang, möten, konferenser, kampanjer och varumärket Eskilstuna på JCDecauxtavlor, infartsflaggor samt infartsskyltar. Turistbyråverksamhet Eskilstuna Turistbyrå är centralt belägen i Eskilstuna och har ca besök per år. Här kan besökaren få och söka information om Eskilstuna, regionen samt Sverige. Kommunikationen sker i det personliga mötet mellan besökare och turistinformatör samt via telefonsamtal, e-post och sociala medier. Turistinformatörerna deltar vid större evenemang, möten och mässor; lokalt, nationellt och internationellt. Eskilstuna Turistbyrå har ett flertal filialer och partners som exempelvis Medborgarkontoret i Torshälla, Sundbyholms Gästhamn, Parken Zoo, samtliga hotell i Eskilstuna som också ger information om turistutbudet i Eskilstuna med omnejd.

6 Morgonsoffan Eskilstuna Marknadsföring är sponsor av arrangemanget Morgonsoffan på Munktell Science Park. Affärsliv Biz Vd för Eskilstuna Marknadsföring sitter med i redaktionsrådet för webbpublikationen Affärsliv Biz. Veckoannonser En framtida möjlig kanal är att ha återkommande annonser kring evenemang, möten och positiva händelser, främst under högsäsong. Smarthphone applikation Eskilstuna Innerstad har i samarbete med Eskilstuna Marknadsföring och Eskilstuna kommun tagit fram en applikation för handel och besöksnäring. Fladdermus & Bollhav Ett återkommande forum för besöksnäringen som arrangeras av Eskilstuna Marknadsföring tillsammans med näringslivsenheten på Eskilstuna kommun. 5. Kriskommunikation Generellt gäller att Eskilstuna Marknadsföring vid en krissituation ger trovärdig, transparent och snabb information. Vid ett första skede till medarbetare, ägare och styrelse och sedan till externa målgrupper, som till exempel media. Vid en kris för Eskilstuna Marknadsföring eller någon av de verksamheter som bolaget är ansvarigt för gäller följande arbetsordning. Hämta in information om nuläget Vd ska tillsammans med den närmaste områdesansvarige inhämta information om vad krisen består av, vilka som är drabbade och vilka inom och utanför organisationen som måste underrättas. Informera styrelse och medarbetare Vd ska ge snabb och löpande information till styrelse, medarbetare och externa intressenter som berörs om vad som har hänt. Vd informerar även om vilka som har ansvaret att hantera krisen samt vilka åtgärder som kommer att tas. Var tillgänglig för media Vd och styrelsens ordförande ska informera media vid en kris och sedan vara beredda på att uttala sig till media. Om information inte kan ges till media omedelbart ska en tidpunkt sättas för nästa informationstillfälle. Analysera läget, välj kommunikationsstrategi och budskap Vd och styrelsens ordförande, samt om det är aktuellt verksamhetsansvarig, gör vid en krissituation en nulägesanalys och väljer kommunikationsstrategi och budskap. Vid behov kontaktas en extern kommunikationskonsult eller byrå för att få ett utifrånperspektiv på krisen. Ett kort fråge- och svarsdokument upprättas så att alla talespersoner kommunicerar enhetligt.

7 Potentiella inflyttare Turister Opinionsbildare Journalister Mötesindustrin Arrangörer Medborgare Studenter Politiker Eskilstuna kommun Näringsliv Föreningar Medarbetare, Styrelse Aktieägare Ver _D_web Eskilstuna Marknadsföring AB, Eskilstuna, Tel ,