Riktlinjer för digitala medier

Transkript

1 Policy Mind/styrdokument Senast uppdaterad: Ansvarig: LS Riktlinjer för digitala medier Om Minds riktlinjer för digitala medier Dessa riktlinjer är till för att vägleda hur Mind agerar i digitala medier. Mind litar på att den enskilda medarbetaren har förmåga att själv avgöra vad som lämpar sig i de olika digitala kanalerna, utifrån de givna ramarna i denna policy. Sida 1/ 7 Alla medarbetare i Mind samt alla berörda som inbjuds att publicera i Minds digitala medier, förväntas läsa, förstå och följa riktlinjerna samt bilaga. Vi uppmuntrar alla medarbetare att vara delaktiga i vårt arbete med digitala medier och att utforska nya sociala medier/kommunikationskanaler. Begreppet digitala kanaler/digitala medier Begreppet digitala medier inbegriper webb, sociala medier och andra digitala tjänster. Vilka kanaler som inbegrips kan variera utifrån organisationens behov, nyttoeffekt samt omvärldens utbud och trender. De digitala kanalerna följs upp och utvärderas årligen, som beslutsgrund för framtida satsningar. Syftet med närvaro i digitala kanaler Syftet med Minds närvaro i digitala kanaler är primärt att: Informera om Minds verksamhet Bilda opinion Sprida kunskap Öka antalet supportar (givare, volontärer, medlemmar, kunder). Detta uppnår vi genom en aktiv närvaro i digitala kanaler och genom att få spridning på de inlägg vi publicerar. Vi försöker i den mån det är möjligt att styra in besökarna till vår webbsida för ev. konvertering. Utgångspunkt för all digital kommunikation När Mind kommunicerar via de digitala kanalena, utgår vi alltid från vår verksamhetsidé, våra fyra kärnvärden samt två kompletterande värdeord anpassade för digital kommunikation. Minds verksamhetsidé: att förebygga psykisk ohälsa genom att erbjuda medmänskligt stöd, sprida kunskap och bilda opinion. Kärnvärdena är: hoppfull, förtroendeingivande, personlig och begriplig. Ansvar Mind har en ansvarig för digitala medier. Hen ansvarar för dessa riktlinjer samt för strategiarbetet för digitala medier och även för den redaktionella kalendern för digitala medier.

2 Generalsekreterare är ansvarig utgivareför digitala medier. Detta fastställs av styrelsen. Vad vi publicerar Alla medarbetare är tillåtna att publicera i Minds digitala kanaler (enligt tabell i bilaga). I de fall publicering sker, är den som publicerat alltid ansvarig för att bemöta svar och kommentarer som uppstår. Sida 2/ 7 Bevakning av digitala medier Vi bevakar externa digitala kanaler (dvs. kanaler vi ej handhar) i relevanta sammanhang. Vi lyssnar för att kunna känna oss bekväma med vad som sägs om Mind och vår verksamhet. Ansvarig för digitala medier ansvarar för att bevaka externa och interna digitala kanaler, men alla medarbetare förväntas hjälpa till. Vi strävar efter att kommentarer, frågor och inlägg i våra kanaler besvaras inom 48 timmar, med undantag för helger och semestrar. Att bemöta negativa kommentarer I bemötandet av negativa kommentarer utgår vi från vår uppförandekod. Dvs. vi är inkännande, icke-dömande och ödmjuka i vårt bemötande. Vi lyssnar till varandra och tar hänsyn till att de som hör av sig till oss kan själva vara drabbade av psykisk sjukdom, av en tillfällig kris eller av stor sorg och därför agerar i affekt. Upphovsrätt För att uppmuntra att vårt material sprids, behandlar vi allt material som om detta har upphovsrätten Creative Commons/attribution (dvs. att den som delar materialet måste hänvisa till oss och vår hemsida). Denna inställning är dock inte applicerbar på fotografier som tas för vår räkning av professionella fotografer. Då Minds fotografier publiceras av tredje part ska alltid fotografens namn framgå. Privata digitala kanaler Vi litar på att våra medarbetare inte publicerar något som direkt kan skada föreningen. Vi övervakar inte vad våra medarbetare säger i sina privata nätverk och kanaler.

3 Bilaga A. Praktisk tillämpning. Vem får publicera? Mind använder i dagsläget följande digitala kanaler: webb, Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn, Slideshare och blogg (på hemsidan). Sida 3/ 7 1. Ansvarig för kanalen markeras med en stjärna *. 2. De som förväntas att publicera i kanalen markeras med ett F. 3. De som är tillåtna att publicera i kanalen markeras med ett T. 4. De som förväntas producera material till kanalen (men inte publicera) markeras med ett CC. Person/roll Facebook Twitter Youtube Blogg LinkedIn Webb Slideshare Lovisa * * * CC * * * Calle T T T * T T T MLS T T T CC T T T Selene T T T CC T T T Vad får vi publicera? Följande är exempel på innehåll som alltid är tillåtet att publicera: Återposta andras innehåll som rör området psykisk hälsa. Nyheter om psykisk hälsa och ohälsa och annan relevant information för verksamheten Information om våra egna event Artiklar, inlägg o. dyl. om Mind Call-to-action, t.ex. bli medlem/volontär/givare/kund. Information om våra stödverksamheter Annat material beslutas i dialog med generalsekreteraren. Hur kommunicerar vi? Kärnvärden/värdeord HOPPFULL. När vi skriver texter och publicerar bilder lägger vi fokus på att dessa ska inge någon slags hopp. Vi publicerar t.ex. helst inte bilder på personer som ser bedrövade ut, återger forskningsrapporter som riskerar att ta ifrån personer i en viss grupp hopp om ett gott liv etc.

4 FÖRTROENDEINGIVANDE. Vi är källkritiska när vi återger andras material, vi eftersträvar objektivitet och föredrar en förankring antingen i vetenskaplig forskning eller i personers egen erfarenhet. Vi publicerar t.ex. inte olika sorters spekulationer, eller återger forskningsmaterial från källor som har en tydlig egen agenda, t.ex. Scientologerna. PERSONLIG. Vi kommunicerar med ett personligt tilltal och riktar oss mot dig. Språket ska vara korrekt, men får ändå lov att vara personligt. Sida 4/ 7 Vi skiljer på de tillfällen som vi kommunicerar som Mind eller som medarbetare i Mind. Vid de tillfällen som vi kommunicerar som medarbetare i Mind signerar vi alltid t.ex. inlägg med namn. BEGRIPLIG. I egenproducerat material använder vi ett lättillgängligt språk och undviker svåra ord och långa meningskonstruktioner. Vi måste även ta hänsyn till att våra läsare tar del av våra inlägg via skärm. Detta innebär att vi använder korta stycken och börjar med nyheten/det viktigaste först. Vi utgår från att de som tar del av vårt material inte har någon tidigare kunskap om området psykisk hälsa och uttrycker oss därför pedagogiskt och förklarar svårare begrepp. I de fall vi väljer att ta ställning i en specifik fråga, ska detta först diskuteras med generalsekreteraren. Överensstämmer ditt material med våra kärnvärden? Ställ dig dessa tre frågor innan du publicerar material: 1. Är materialet (inlägget, texten, bilden etc.) begripligt? 2. Är materialet förankrat? 3. Kan innehållet i materialet klassas som medmänskligt? Hur svarar vi? Det material vi publicerar i våra digitala kanaler uppmuntrat ofta till dialog. Då kan det stundtals vara svårt att avgöra när man ska svara, när man ska undvika att gå i svaromål samt hur man ska svara. Exempel på specifika fall: Om ett klagomål kan förvandlas till ett tillfälle för att ge bra service svara.

5 Om ett inlägg innehåller missriktande information svara och korrigera informationen om det är nödvändigt, men tänk på att vara ödmjuk i ditt bemötande. Om ett inlägg kan skada ditt anseende avgör om det ska tas bort eller inte. Om du inte tar bort det, svara på ett bra sätt och med ett bra bemötande. Om ett inlägg innehåller svordomar, stötande innehåll eller påhopp ta bort. Sida 5/ 7 Om det är troligt att de som skriver stötande inlägg, fortsätter att skriva pga. att du fortsätter att svara sluta svara. Att svara på positiva eller neutrala kommentarer Svara inte Använd ett standardiserat svar Skriv ett genomtänkt svar Någon annan måste godkänna Annat Om någon du inte känner postar Ett inlägg till dig En snabb fråga om organisationen En tänkvärd fråga eller en detaljerad kommentar Om någon supporter postar Ett inlägg till dig En snabb fråga om organisationen En tänkvärd fråga eller en detaljerad kommentar Bilaga B. Bild, text och integritet När du kan publicera Aldrig Med tillstånd från den det berör Alltid detta är inte en viktig fråga Under dessa omständigheter: videoklipp där individerna inte kan identifieras

6 videoklipp där volontärer, medarbetare eller andra som du arbetar med kan identifieras Sida 6/ 7 videoklipp där supportrar eller hjälpsökande kan identifieras videoklipp där barn kan identifieras Information om stöd eller hjälp du gett till en hjälpsökande eller supporter Någons namn i samband med ett inlägg (taggning) Ett ställe som förknippas med ett foto eller video. Namn på de hjälpsökande

7 Bilaga C. Att dra gränser mellan privat och professionellt Vad? Alltid ok Aldrig ok Ok under dessa När organisationen Mind står som avsändare och det gäller Minds egna kanaler. omständigheter: Sida 7/ 7 Publicera personlig information som inte har med Minds verksamhet att göra på webben. Publicera privata händelser om medarbetare födelsedagar, fått barn. Om det är yrkesrelaterat. Om t.ex. en medarbetare fått ett pris som intygar en viss kompetens. Personlig åsikt osignerat Personlig åsikt Signerat GS godkänt När den enskilda medarbetaren står som användare och det gäller Minds egna kanaler. Publicera ett officiellt svar från organisationen Personlig åsikt GS godkänt Personlig information/ fakta om sig själv