Rutin för användande av webb och sociala medier inom utbildningskontorets verksamheter

Transkript

1 Rutin Rutin för användande av webb och sociala medier inom utbildningskontorets verksamheter BUN 2014/1542 Rutinen antagen av Tommy Fabricius, utbildningsdirektör, den 20 oktober Revideras senast den 20 oktober Rutiner för användandet av norrkoping.se, bloggar, sociala medier samt externa webbsidor inom utbildningskontorets verksamheter. Häri anges rutiner för vilka verksamheter som ska nyttja vilka kanaler, samt rutiner för hur man ska tänka kring publicering av bilder på och information om barn. UTBILDNINGSKONTORET

2 2 (5) Generella regler för användande av digitala kanaler Ingen verksamhet inom utbildningskontoret måste använda sig av sociala medier. Utbildningskontoret och kommunikationskontoret erbjuder dock verktygen Blogger (blogspot.se) och Facebook för de verksamheter som vill nå ut via sociala medier. Om man väljer att använda sig av sociala medier i sitt arbete får man förhålla sig till de regler som anges i denna rutin för den kanal och de verktyg man bör använda i just sin verksamhet. Verksamheterna erbjuds stöd och support i frågor kring sociala medier och dessa verktyg, samt hjälp med utveckling av bloggar och Facebook-sidor. Utbildningskontoret rekommenderar att man väljer endast en kanal, och inte använder både Facebook och blogg. Detta för att inte riskera att informationen blir dubbel eller att besökarna inte vet var de ska leta efter viss information. När man skriver ska man: använda ett tydligt och enkelt språk. tänka på vem man skriver till. vara en tydlig avsändare. vara noga med att inte missa tidsangivelser tänka på att alla kan läsa vad du skriver på sociala medier. Verksamheter med barn under 13 år som vill nå ut med information via sociala medier eller webb ska använda blogg via Blogspot eller sin sida på norrkoping.se. Facebook används inte för barn under 13 år. En av anledningarna till detta är att företaget Facebook har en åldersgräns på 13 år. Verksamheter med barn över 13 år har möjlighet att använda Facebook eller blogg, beroende på vad verksamheten känner passar dem bäst. Även verksamheter som enbart lämnar information om öppettider med mera till föräldrar och som inte visar bilder på barn, exempelvis familjecentraler, får använda Facebook om de väljer detta. Verksamheten kontaktar utbildningskontorets kommunikatör som ser till att de får hjälp att sätta upp bloggen och att den grafiska profilen följs. Därefter står verksamheten själva för uppdateringar, med möjlighet till stöd vid behov. Bloggar som inte ligger i Blogspot ska flyttas över så att alla använder samma verktyg. Alla bloggar ska vara öppna för alla att läsa, det vill säga inte skyddade av lösenord. De ska, utan undantag, följa Norrköpings kommuns eller Norrköpings Skolas grafiska profil. Klassbloggar som sköts genom blogspot.se/blogger är tillåtna, men ska även de följa Norrköpings Skolas grafiska profil. Utbildningskontoret rekommenderar dock att klassbloggarna istället integreras i skolans blogg, och att samma innehåll läggs upp i det vanliga flödet och taggas (det vill säga att inlägget görs sökbart

3 3 (5) och kategoriserat) för rätt klass. Anledningen till detta är att hålla nere antalet kanaler föräldrar behöver leta information på, samt att alla klasser ska ha samma möjligheter. Alla bloggar ska ha följande text i sidfoten: Kommentera gärna våra inlägg. Vi förbehåller oss dock rätten att ta bort inlägg med exempelvis rasistiskt och sexistiskt innehåll. Tycker du att något inlägg är olämpligt eller är du med på en bild som du inte vill vara med på, kontakta oss på xxx@norrkoping.se eller ring 011-xx xx xx Om man inte bevakar sidan under helger ska denna information finnas med på sidan. Publicering av bilder på barn Målsman måste ovillkorligen ha godkänt publicering av bilder på barnet innan någon bild läggs ut. Godkännandet sker skriftligen på blanketten Publicering av bilder på barn på sociala medier (bilaga 1). Blanketten ska sparas på den enhet där barnet går i förskola eller skola och kontrolleras av personal på skolan, som också ansvarar för att bilder på barn där målsman sagt nej till publicering inte publiceras. I fall där blanketten inte har lämnats in räknas det som att målsman sagt nej till dess skolan fått in blanketten, även i fall då muntlig tillåtelse getts. Skolan ansvarar för att bilder av känslig karaktär eller som kan anses integritetskränkande inte publiceras. Som exempel ska bilder på avklädda barn som badar inte läggas ut på bloggen, då detta kan uppfattas som integritetskränkande. All personal som bloggar ska upplysas om och vara medveten om att bilder på bloggen kan spridas vidare på andra sidor på webben. Vid start av ny blogg ansvarar den person som sätter upp bloggen för att denna information ges. Vid nyanställning då blogg/facebooksida är igång ska anställd informeras om dessa regler av sin närmaste chef. Namngivning av och information om barn på bloggar och sociala medier På webbsidor och bloggar för barn under 13 år ska inte barns efternamn nämnas. För barn över 13 år kan efternamn anges om det anses vara motiverat i den givna situationen, dock endast om barnet och förälder tillåter detta skriftligt. Ingen känslig information kring barn ska läggas ut. Vid eventuellt missbruk av kommentatorsfält eller negativa kommentarer på sociala medier Utbildningskontoret och dess anställda i verksamheterna förbehåller sig rätten att ta bort kommentarer som kan anses stötande (se text till sidfoten om rätt att rensa

4 4 (5) bort olämpliga kommentarer under Generella regler). Exempel på kommentarer som kan vara stötande är sexistiska eller rasistiska kommentarer, personangrepp med mera. Ansvariga för Facebook får bedöma åtgärder från fall till fall, beroende på hur allvarligt missbruket eller kommentaren anses vara. Vid svåra och återkommande överträdelser på Facebook har skolan rätt att blockera användaren från sidan, samt underrätta Facebooks personal. Ansvarig för blogg/facebook eller dennes överordnade ska, i de fall då det är möjligt, alltid kontakta den som skrivit den negativa kommentaren och reda ut bakomliggande orsaker till konflikten på telefon eller i ett personligt möte. Bloggar ska vara inställda så att kommentarer måste godkännas före publicering. Typ av digital kanal för olika verksamheter Familjecentraler, öppna förskolor och nattomsorg Familjecentraler, öppna förskolor och nattomsorg riktar sig till föräldrar och innehåller ren information kring öppettider med mera. Här läggs inte bilder på barnen ut. Flera av dessa har redan idag en välfungerande Facebook-sida, som vid behov ska anpassas till kommunens grafiska profil samt även i övrigt förhålla sig till de regler som finns för sociala medier enligt detta dokument. Kanal: Facebook Familjedaghem Familjedaghem riktar sig till barn under 13 år och deras föräldrar. De lägger ut bilder på barn och deras vardag och ska därför använda sig av blogg istället för Facebook. Förskolor Förskolor riktar sig till barn under 13 år och deras föräldrar. De lägger ut bilder på barn och deras vardag och ska därför använda sig av blogg istället för Facebook. Skolor F-6 Grundskolor riktar sig till barn upp till 15 år och deras föräldrar. De lägger ut bilder på barn och deras vardag och ska därför använda sig av blogg istället för Facebook.

5 5 (5) Skolor 7-9 Högstadieskolor som enbart har barn i åldrarna kan välja att använda en blogg, men har även möjlighet att starta en Facebook-sida om de känner att det passar deras verksamhet bättre. eller Facebook, skolans val. Gymnasium Gymnasieskolorna kan använda Facebook om de önskar, samt har även en webbsida under Norrköpings kommuns sida. Fritidsgårdar Fritidsgårdar ska ha en blogg som byggs som en webbsida, som ersättning för de dåligt uppdaterade hemsidor de tidigare haft. Fritidsgårdar som riktar sig till barn över 13 får ha en Facebook-sida om de önskar. De fritidsgårdar som har verksamhet för åringar ska dock använda sin blogg för all kommunikation gällande denna åldersgrupp. Sidorna och bloggarna ska följa Norrköpings fritidsgårdars grafiska profil. för alla, samt Facebook för de som vill. Komvux Komvux har en extern hemsida. Denna ska följa kommunens grafiska profil. Externa fristående webbsidor med egen domän Externa fristående webbsidor med egen domän ska stängas. I utbyte erbjuder vi bloggar som följer kommunens grafiska profil. Eventuellt kan det egna domännamnet få följa med och länkas till den nya bloggen. Kostnaden för eventuellt medflyttat domännamn står den enskilda skolan för.