Bilaga Vi använder gärna bilder på våra webbsidor, det gör kommunikationen effektivare.

Transkript

1 Generell Internetpolicy Policy har valt som webplattform för klubben och som plattform för alla våra lag. Varje lag/träningsgrupp ska ha sin egen webbplats på och ska använda föreningens klubbprofil. Dvs. det enhetliga grafiska utseende som skapats för föreningens alla hemsidor på Internet. Speciella arrangemang som föreningen anordnar kan också ha sin egen webbplats. Samtliga berörda har att följa de generella riktlinjer som föreningen ställt upp. Policys ses årligen över. Riktlinjer Båda våra webbplattformar bygger på att medlemmar har tillgång till Internet och även gärna e-post. Internet är den huvudsakliga kommunikationskanalen till medlemmarna för föreningen. Med hjälp av i första hand lagens egna hemsidor vill föreningen forma en gemensam och tydlig process för hur vi informerar och kallar till matcher, träningar, cuper mm men också för att enkelt kunna ge övergripande föreningsinformation till berörda. Administratörer på lag- och klubbnivå är ansvariga för att kontinuerligt se till att vi inom föreningen följer vissa övergripande riktliner. Varje användare och medlem inom är skyldiga att både följa dessa riktlinjer för egen del men även att omedelbart kontakta kansli eller ansvarig administratör om man finner något olämpligt material på någon av IFK Östersunds webbsidor. Vi använder gärna bilder på våra webbsidor, det gör kommunikationen effektivare. Alla administratörer ska löpande ha koll vad som skrivs och publiceras på lagens eventuella gästböcker. Eventuella kränkningar ska omedelbart tas bort. Om sponsor har värderingar som strider mot s värderingar kan dessa sponsorkontrakt omedelbart komma att sägas upp. Föreningen kan lägga in klubbsponsorer på de enskilda lagens hemsidor.

2 Alla personnumren hanteras enbart internt på våra internetplattformar. Dessa finns bara tillgängliga för lagets administratörer och ledare samt för klubbadministratörer. Om medlemmar med skyddad identitet etc. finns är dessa också skyddade i våra system under förutsättning att föreningen och lagledning informeras om det. Vi publicerar aldrig bilder som kan uppfattas som kränkande eller ofördelaktiga för den enskilde. Vi publicerar aldrig bilder på minderåriga spelare i kombination med namn. Vi publicerar aldrig bilder publikt där enskilda medlemmar med säkerhet kan identifieras utan målsmans eller spelares godkännande. Varje enskild bild ska godkännas. Godkännandet kan ske per mail. Enskild spelare som är myndig eller har vårdnadshavares godkännande kan själv publicera bilder och information om sig själv på sin egen laget.se. Om någon av dessa bilder anses olämpliga ska de omedelbart tas bort. Rutin Webbplatsen skapar föreningen åt laget/träningsgruppen. I samband med att laget/träningsgruppen formas skapas webbplatsen/hemsidan. En ansvarig för hemsidan från laget/träningsgruppen ska då också anges och en huvudansvarigroll från föreningen ska också anges. Denna roll är till för föreningen ska enklare ska kunna bistå lagen om eventuella webbproblem eller annat oförutsett inträffar. Ett mer detaljerat dokument med praktiska råd och fördjupad information finns.

3 Råd och stöd kring IFK Östersunds Internetpolicy Bakgrund har valt som webplattform för klubben och som plattform för alla ingående lag för att skapa en rationell kommunikation och administration inom föreningen. Vi vill ha ett enhetligt utseende och dessutom har vi valt att betala extra för vissa tilläggstjänster på laget.se. Vi vill ha en gemensam och tydlig process för hur vi informerar och kallar till matcher, träningar, cuper mm är grunde för detta tillsammans med att vi också vill uppfattas som en rättvis och pålitlig förening. Om vi samtidigt kan öka utbytet mellan alla lag i föreningen och skapa en starkare föreningskänsla så är det ännu bättre. Grunden för effektiv användning Båda våra webbplattformar bygger på att medlemmar har tillgång till Internet och även gärna mail. För enskilda medlemmar är det huvudsakligen laget.se som man har personlig kontakt med. Det är där alla våra lag, spelare och föräldrar finns. Grundprincipen är att varje lag/träningsgrupp har sin egen Webbplats som föreningen skapar åt laget/träningsgruppen av en huvudadministratör för alla föreningens lag. För att möjliggöra en effektiv kommunikation där det är lätt att nå varandra inom ett lag är tanken att alla medlemmar ska ha ett eget användarid och lösenord där. När man loggar på har man möjlighet att se och uppdatera den information som man behöver ha tillgång till, inte mer. Detta innebär att när information sparas i laget.se har man möjlighet att välja om det skall vara publikt på hela Internet eller bara visas för spelare och anhöriga inom ett lag eller kanske bara för tränare i. När det gäller hantering av egna personuppgifter är tanken att alla medlemmar har ett eget ID som möjliggör att de själva underhåller sina personuppgifter som t ex telefonnummer och mailadress. Hantering av personuppgifter inom förening För medlemmar och anhöriga som väljer att vara med i laget.se gäller att inom IFK Östersund visar vi bara för- och efternamn publikt. Alla användare i ett lag kan se huvuddelen av övrig information, som t ex mailadress, bostadsadress, anhöriga och mailadresser. Enligt avtalet med laget.se har laget.se rätt att skicka nyhetsbrev till samtliga användare inom laget.se, i varje utskick finns möjlighet att meddela att man inte önskar fler nyhetsbrev. Laget.se kommer inte att sälja adresserna vidare. IFK

4 Östersund kommer främst på lag-nivå men även på klubb-nivå att kommunicera med e- mail till spelare och anhöriga. Nyhetsbrev från föreningen kan komma att innehålla länkar och annonser från sponsorer men vi kommer aldrig att lämna ut eller sälja förenings namn eller adressregister till tredje part. Huvudkanalen för kommunikation är webben, tanken är att , SMS och telefon används när man av olika skäl vill säkerställa att informationen kommer fram, t ex sena ändringar eller nyheter. Personnummer Ledare behöver personnummer på alla aktiva spelare och ledare, alla 10 siffrorna. För föräldrar behövs detta inte. Personnumret är något som i allt i större utsträckning ställs som krav av Riksidrottsförbundet för att ansöka om t.ex. LOK - stöd. Skälet är således att helt enkelt underlättar för aktiva och ledare vilket är det både föreningen och våra leverantörer hela tiden jobbar för. Personnumren finns bara tillgängliga för lagets administratörer och ledare. Hantering av bilder Administratörer på lag- och klubbnivå är ansvariga för att kontinuerligt se till att vi inom föreningen följer nedanstående riktliner: Vi använder gärna bilder på våra webbsidor, det gör kommunikationen effektivare. Vi publicerar aldrig bilder som kan uppfattas som kränkande eller ofördelaktiga för den enskilde. Detta gäller både publikt och inom laget. Vi publicerar aldrig bilder på minderåriga spelare i kombination med namn. Vi publicerar aldrig bilder publikt där enskilda medlemmar med säkerhet kan identifieras utan målsmans eller spelares godkännande. Varje enskild bild skall godkännas. Godkännandet kan ske per mail. Om en spelare eller förälder vill att en bild efter godkännande ändå skall tas bort skall den omedelbart tas bort. Enskild spelare som är myndig eller har vårdnadshanares godkännande kan själv publicera bilder och information om sig själv på sin egen laget.se. Om någon av dessa bilder anses olämpliga ska de omedelbart tas bort. Matchreferat Om man skriver matchreferat ska alla vara skrivna i en positiv anda och aldrig vara nedlåtande eller kränkande. Aldrig ett ont ord om några domare, motståndare eller deras uppträdande. Eventuella tveksamma formuleringar ska omedelbart justeras. Gästböcker Alla administratörer ska löpande ha koll vad som skrivs och publiceras på lagens gästböcker. Eventuella kränkningar ska omedelbart tas bort. Medlemmar som ser

5 kränkningar ska omedelbart meddela ansvarig administratör på lag eller klubbnivå. Ta även bort namnangivelser, typ: Sponsorer Nicole 21 december :45 haha någon gillar denise :D Någon (oinloggad) 13 december :07 vad heter nr 12 i ert lag? Hon/han är snygg!!! Om någon lagsponsor har värderingar som strider mot s värderingar kan dessa sponsorkontrakt omedelbart komma att sägas upp. Om en sponsor publicerar texter, bilder eller länkar till egna sidor som strider mot s värderingar ska detta material omedelbart tas bort eller ändras. Föreningen kan lägga in klubbsponsorer på de enskilda lagens hemsidor. Rekommendation Alla spelare och anhöriga bör ha ett eget användarid. För spelare som inte har egen mailadress eller inte läser mail anger man en vårdnadshavares mailadress. Det är till denna mailadress som användaruppgifter skickas, t ex lösenord. För spelare som inte sköter hela sin träning och planering själva är det viktigt att målsmän/föräldrar/vårdnadshavare registreras som anhöriga. Vid i princip all kommunikation till spelare skickas även mail till anhöriga. Via kalendrar och viktig information som publiceras publikt kan spelare lätt kontrollera tränings och matchtider på lagets hemsida utan att logga på. Begränsad synlighet Om någon medlem på en lagsida vill begränsa sin synlighet vänder sig användaren till administratören av sidan. Användares ansvar Det åligger varje användare och medlem inom att både följa dessa riktlinjer för egen del men även att omedelbart kontakta styrelsen eller ansvarig administratör om man finner något olämpligt material på någon av s webbsidor.

6 Nyttjande av Communitys, dvs sociala tjänster på nätet Allmänt ser positivt på användandet av etablerade Communitys, likt Facebook, i syfte att informera om olika arrangemang och enskilda lags matchande. kan välja att marknadsföra arrangemang via Communitys. Anställdas användande av Community Communitys används endast privat och får aldrig användas i syfte att kommentera, informera eller på annat sätt koppla ihop den anställdes privata sfär med s verksamhet. Ledares användande av Community Communitys används endast privat och får aldrig användas i syfte av att kommentera, informera eller på annat sätt koppla ihop ledarens privata sfär med verksamhet. Spelares användande av Community Communitys används endast privat och får aldrig användas i syfte av att kommentera, informera eller på annat sätt uttrycka en negativ klang om IFK Östersund verksamhet och personerna i den. Spelaren ska i sin Community-användning ta hänsyn till spelare, ledare och andra personer knutna till verksamhet på så sätt att man inte kränker eller skadar någon annans integritet. Spelaren skall i sin Community-användning visa respekt och omsorg mot motståndare, domare, funktionärer, förbund och andra aktörer som spelaren möter i sin vardagliga verksamhet i. Föräldrars användande av Community Communitys används endast privat och får aldrig användas i syfte av att kommentera, informera eller på annat sätt uttrycka en negativ klang om IFK Östersunds verksamhet och personerna i den.