Partille Ridklubb Kommunikationspolicy

Transkript

1 1 INLEDNING OCH SYFTE Syftet med denna policy är att beskriva de olika kommunikationskanaler och hur de skall användas för att informera föreningens medlemmar om verksamheten och för att effektivt hantera information för föreningens styrelse och anställda. I korthet innebär policyn: Föreningens hemsida används för att publicera information om klubbens verksamhet och om nyheter som berör föreningens medlemmar, och information om händelser och aktiviteter publiceras som nyheter eller som uppdatering av befintlig information. Viktig information delges samtliga eller delar av föreningens medlemmar via epost, normalt inom ramen för periodiska utskick från ordförande och ridskolechef men kan också göras från annan personal eller styrelsemedlem. Information om samt anmälningar till lektionsridning eller andra aktiviteter som anordnas av föreningen görs via Horsemanager. För att förstärka kommunikationen kan information anslås på anläggningen, men skall då vara som komplement till annan redan publicerad eller distribuerad information. Kommunikation via epost skall alltid vara till och från PRK mailen Den som ansvarar för en aktivitet eller händelse är också ansvarig för att informationen delges föreningens medlemmar och/eller föreningens styrelse och anställda i enlighet med denna policy. Publicering av information på hemsidan skall alltid göras via föreningens webmaster. För information som är tillägnad ridsportsförbundet, kommun, myndighet eller motsvarande officiell instans skall detta skickas från föreningens ordförande (eller vice ordförande i dess ställe) eller vara godkänd av ordföranden innan informationen skickas. 2 MÅLGRUPP Denna policy för kommunikation omfattar både intern kommunikation inom föreningen och rekommendationer för extern kommunikation till medlemmar och andra intressenter. 3 KOMMUNIKATIONSKANALER Partille Ridklubb använder sig av nedan beskrivna kommunikationskanaler för att kunna möta olika typer av behov. Utöver nedan nämnda kanaler kan det finnas ytterligare kommunikationskanaler från anställda och styrelse, exempelvis i relation till tävlingar eller andra specifika arrangemang. Dessa beskrivs ej i detta dokument. 3.1 Hemsidan Hemsidan är Partille Ridklubb s officiella kommunikationskanal för extern kommunikation. Det består av olika delar där information som gäller för hela föreningen finns samlad och där de olika verksamheterna beskrivs som sektioner med den information som är relevant. I möjligaste mån skall

2 information som ligger på hemsidan vara korrekt och vara uppdaterad för att föreningen skall upplevas som aktiv och attraktiv för både befintliga och presumtiva medlemmar. Alla anställda och styrelsemedlemmar har möjlighet att skriva information som man vill göra tillgänglig för medlemmar och andra som söker sig till hemsidan. Publicering av information sker genom mail till som ser till att informationen publiceras som antingen nyheter eller som ändring av redan existerande information, och normalt sker publicering inom en vecka. Alla anställda och styrelsemedlemmar förväntas hålla sig uppdaterade på den information som publiceras på hemsidan. 3.2 Gemensamt dokumentarkiv På föreningens DropBox ska all föreningsintern dokumentation lagras. Dokument som är av vikt för verksamheten skall i möjligaste mån sparas i elektroniskt format. Information om ekonomi, anställda, hästar, leverantörer, anläggning och annan information som är av vikt att över en längre tid och där det är viktigt att flera personer över tid skall kunna ha tillgång till information skall sparas alternativt skannas och sparas samt läggas i dokumentarkivet. Som komplement till skannad information så skall viktiga dokument för verksamheten sparas i sina original i tydligt märkta pärmar i föreningens lokaler. Möjlighet att komma åt föreningens DropBox ges genom att tilldela rättighet och görs mot nytt eller befintligt användarkonto i DropBox. Dokumentarkivet nås sedan på följande länk : Användare kan komma åt dokumentarkivet via webbrowser eller genom att lägga till som folder i Filhanteraren i Windows och Mac. Finansiell information skall sparas i original i enlighet med för var tid gällande regler. 3.3 Facebook Partille Ridklubb har en officiell Facebook sida som finns till hands för alla som önskar använda den. Partille Ridklubb s Facebook sida är ett viktigt fönster mot medlemmar och andra intresserade, och skall vara ett komplement till officiella information som finns på föreningens hemsida. Alla medlemmar uppmuntras att använda Facebook för att sprida budskap om vad vi gör inom föreningen. Föreningen har dock inget ansvar för vad som publiceras utan det är respektive medlem som ansvarar för det som skrivs på Facebook.

3 Partille Ridklubb skall normalt inte moderera inlägg som skrivs på sidan, utan skall medverka till att personer öppet och fritt kan uttrycka både bra och mindre bra åsikter om föreningen. Det är dock mycket viktigt att det som skrivs inte skadar eller riskerar att skada individer varandes elever, personal eller andra personer. I de fall olämpliga kommentarer lämnats skall Partille Ridklubb kontakta denna person och be om att denne tar bort inlägget. I särskilt svåra fall skall Partille Ridklubb ta bort inläggen och överväga att polisanmäla personen i fråga. 3.4 E-post Personal och styrelse skall löpande hålla varandra informerade om den löpande verksamheten, och viktig intern information ska distribueras berörda eller samtliga via epost. Större förändringar bereds och beslutas inom ramen för styrelsearbetet, och information distribueras via epost i form av beslutsunderlag inför och protokoll innehållande beslut efter styrelsemöten. Anställda och styrelse är skyldiga att inom rimlig tid läsa de epost som skickas internt, och i förekommande fall respondera eller begära förtydliganden. All personal och/eller styrelse som skickar e-post internt eller externt skall använda PRK s epost, dvs med och företrädesvis skall externa epost skickas med PRK signatur. Föreningens officiella epostadress är info@partilleridklubb.se och är den adress som anges som vår epostadress på hemsidan. Denna adress skall i tillämpliga fall anges vid ansökningar eller registreringar av Partille Ridklubb. Adressen är en så kallad funktionsbrevlåda och vidarebefordrar epost till föreningens ordförande och sekreterare. För medlemmar som vill komma i kontakt med ridskolan skall adressen ridning@partilleridklubb.se användas, och alla epost från ridlärarna skall skickas från denna adress. Inga epost skall skickas från ridlärarnas privata eller PRK epost till medlemmar. Adressen är en så kallad personlig brevlåda, men läses och används av ridskolechef och ridlärare via gemensam inloggning. 3.5 Medlemsmöten Med regelbundenhet ska möten erbjudas för information om verksamheten. Mötena är inte obligatoriska utan ska ses som ett komplement till övriga kommunikationskanaler för att underlätta informationsspridningen i föreningen samtidigt som det ger möjlighet till fråge- och diskussionsstunder. Mötena bör dokumenteras tillsammans med eventuellt presentationsmaterial och delges alla via epost till samtliga medlemmar eller de medlemmar som är relevanta för informationen. 4 STYRELSEABETET Information som delas mellan anställd eller enskild medlem i styrelsen skall i första hand skickas till den eller de personer som ärendet rör, och alltid till och/eller från PRK mailen. Om frågan är av

4 generell karaktär eller om osäkerhet finns vilken person som är korrekt mottagare kan hela styrelsen nås på Adressen är en så kallad funktionsbrevlåda som vidarebefordrar epost till styrelsemedlemmarnas PRK epost. För styrelsemedlemmar som kommunicerar med anställda skall detta göras mot dennes PRK adress och inte till dess privata mailadress. Information från styrelsen som gäller ridskoleverksamheten skall skickas till den gemensamma epostadressen 4.1 Styrelseprotokoll Styrelsen sammanträder med regelbundenhet under året och samtliga möten skall protokollföras, justeras och signeras, samt därefter göras tillgängligt på hemsidan senast 2 veckor efter justerat protokoll. Alla protokoll skall skickas till samtliga medlemmar i styrelsen. Protokollet som publiceras på hemsidan skall innehållsmässigt vara detsamma som det som signerats men av praktiska skäl behöver det inte ligga som signerat dokument. Original på signerat protokoll skall dock sparas i pärm i föreningens lokaler. 5 NYHETSBREV 5.1 Nyhetsbrev Med regelbundenhet och minst 4 gånger per år skickar Partille Ridklubb ordförande ut information via epostmail till samtliga medlemmar med uppdateringar om beslut, satsningar och förändringar som ska ske eller nyligen har skett inom föreningen. Innehållet planeras inom ramen för styrelsearbetet och samlas in av ordförande och distribueras till medlemmarna via epost. Denna information kan även publiceras på hemsidan. I samma utskick kan med fördel ridskolechefen komplettera med information, eller skriva en egen sektion. Målsättningen då är att i så hög grad som möjligt täcka hela föreningens verksamhet, dvs både verksamheten Ridskola och Privatstall, och skall medverka till att föreningen upplevs som en gemensam förening med gemensamma målsättningar. Epostlista för utskick till ridskolan medlemmar tas från HorseManager som innehåller uppdaterad medlemslista. Maillista för privathästägare tas från aktuell källa och mail skickas antingen enskilt eller tillsammans med utskick till ridskolans medlemmar. 5.2 Utskick av information till medlemmar I HorseManager finns möjlighet att ta fram epost-listor till samtliga eller delar av medlemmarna i föreningen. För ridskolans medlemmar görs detta under menyvalet Ridskola/Elever, där olika

5 sökbegrepp kan användas för att få ut relevanta listor. Dessa kan sedan användas för olika typer av utskick. Utsökning skall alltid sker med sökbegreppet Aktiv = JA så att information bara skickas till dem som är aktiva medlemmar i föreningen. 5.3 HORSEMANAGER HorseManager är ett system för att stödja ridskolans verksamhet, där en stor del av det administrativa arbetet med att planera, rapportera, förändra och följa upp verksamheten finns samlad. Tillgång till systemet ges genom personlig inloggning till systemet ( där olika behörigheter kan tilldelas beroende på arbetsuppgifter i föreningen. Systemet erbjuder också en möjlighet för eleverna att själv administrera sin ridning, via elevportalen ( också detta via personlig inloggning för senior ridande eller förälder till ridande barn i föreningen. Systemet är inte någon kommunikationsplattform och i aktuell implementation av systemet innehåller det inte heller något dokumentarkiv, men information i systemet används för att göra utskick till hela eller delar av medlemmarna, för att möjliggöra anmälan till aktiviteter och för att elever skall kunna ha en uppdaterad kalender med dess lektioner och aktiviteter. 6 LÄNKAR Hemsidan : HorseManager Elevportalen : HorseManager Adminportalen : Webmail : Facebook : Dokumentarkivet : :