Kommunikationsplan. Antagen av Ledningsgruppen Vuxna

Transkript

1 Kommunikationsplan Antagen av Ledningsgruppen Vuxna

2 Innehållsförteckning 1. Bakgrund Mål för kommunikationsarbetet... 2 Kommunikationsprocessens komplexitet Ambitionstrappan Målgrupper / Intressenter Primära målgrupper Sekundära målgrupper Kommunikationskanaler Kommunikationsmatris Kommunikation med primära målgrupper Kommunikation med sekundära målgrupper... 7 Uppföljning

3 1. Bakgrund Vårdsamverkan Fyrbodal är en samverkansorganisering som har funnits sedan år Den är oberoende och arbetar för gränsöverskridande samarbete mellan samtliga vårdgivare inom Fyrbodal, med patientens/brukarens/invånarens bästa i fokus. Ingående och finansierande parter är; NU-sjukvården, VG Primärvård, de 14 kommunerna inom Fyrbodal och Lilla Edet samt norra hälso- och sjukvårdsnämnden. Vårdsamverkan Fyrbodals mål är att skapa lösningar på gemensamma behov och kunskapsutbyte vårdgivare emellan. Fyrbodals invånare ska erbjudas en kvalitativ och kostnadseffektiv vård genom samlade krafter. Vårdsamverkan har en komplex struktur, och innefattar många människor från olika verksamheter med olika perspektiv, kulturer och språkbegrepp, till exempel patient kontra brukare. Det är av avgörande betydelse för Vårdsamverkan Fyrbodal att berörda målgrupper känner till vad arenan innebär och att det finns kanaler för kommunikation mellan involverade parter och verksamheter. Detta dokument innehåller en enkel intressentanalys och en kommunikationsplan. Syftet med dokumentet är flera, bland annat att: 1. Tydliggöra Vårdsamverkan Fyrbodal som arena och dess samverkansområden för aktuella målgrupper/ intressenter 2. Visa på förslag till informationsaktiviteter mot respektive intressent 3. Identifiera vilka kommunikationskanaler som är lämpliga 4. Åskådliggöra i en matris över vem som ansvarar för kommunikationen gentemot respektive intressent samt frekvens för kommunikationen 2. Mål för kommunikationsarbetet Kommunikationsprocessens komplexitet Kommunikationsarbetet har en stödjande funktion som ska underlätta och skapa tydlighet i Vårdsamverkan Fyrbodals arbete. Målet kan delas upp i två delar: En allmän del där målet är att alla berörda parter/målgrupper ska känna till Vårdsamverkan Fyrbodal och ha en grundkunskap om vad arenan innebär. Målgrupperna ska också känna till var de kan hitta ytterligare information. En specifik del där målet med kommunikationen är att skapa engagemang och delaktighet. Berörda medarbetare i samverkande organisationer ska känna till vad Vårdsamverkan Fyrbodal innebär i deras dagliga arbete, få ökad kännedom om varandra, uppleva att de kan vara med och påverka samt utveckla arbetet på arenan, och veta vart de vänder sig för att få svar på frågor. Denna indelning innebär olika typer av kommunikations- och informationsinsatser till olika målgrupper och vid olika tidpunkter. 2

4 2.1 Ambitionstrappan Ambitionstrappan visualiserar sambandet mellan den effekt man kan förvänta sig av kommunikationen och de insatser som görs. Ju större effekt man vill uppnå med sin kommunikation desto större insats får man göra. Genom att enbart informera kan man höja målgruppens kunskap men vill man ha beteendeförändringar hos målgruppen och ett ägarskap krävs dialogmöten och delaktighet. I Vårdsamverkan Fyrbodal är det av avgörande betydelse att man lyckas skapa engagemang och delaktighet hos samverkande parter. Därför bör kommunikationsinsatserna för denna målgrupp inriktas mot dialog. För flertalet av övriga målgrupper räcker det att skapa en kunskap och kännedom om arenan. Där fokuseras insatserna till information. 3. Målgrupper / Intressenter Olika grupper har dock olika behov av nivån på informationen och vi har därför benat ut de olika målgrupperna. 3.1 Primära målgrupper Kommuner (Dals-Ed, Åmål, Bengtsfors, Mellerud, Färgelanda, Strömstad, Tanum, Sotenäs, Lysekil, Munkedal, Uddevalla, Orust, Vänersborg, Trollhättan och Lilla Edet) - Kommunala politiker - Chefer och ledning inom berörda verksamheter - Enhetschefer inom berörda verksamheter - Medarbetare inom berörda verksamheter - Kommunalförbundet 3

5 Primärvård - Områdeschef, område 1 och 2 - Chefer och ledning inom Närhälsan - Chefer och ledning inom privatägda vårdcentraler och rehab - Medarbetare NU-sjukvården - Sjukhusdirektör - Övriga chefer och ledning - Medarbetare Norra hälso- och sjukvårdsnämnden 3.2 Sekundära målgrupper Allmänhet - Pensionärsföreningar - Patientföreningar - Anhörigföreningar - Media Västra Götalandsregionen och Västkom - LiSA (Ledningsgruppen för samverkan VGR*/ VGK**) och GITS (Gemensam IT samordningsfunktion) - Övriga samverkansarenor inom Västra Götaland 4. Kommunikationskanaler - Broschyr, affischer, rullups och beachflaggor - Digital board (bildspel som rullar) - Mejl och brev - Linjeorganisation För spridning i respektive organisation krävs att kommunikationen i linjen fungerar - PowerPoint-presentation - Arbetsgruppsmöten - Temagruppsmöten - Ledningsgruppsmöten - Kunskaps/ - Hemsida - - Lokala närsjukvårdsgrupper - Media - (Facebooksida***) - (Ap***) *Västra Götalandsregionen (VGR) **Kommunerna i Västra Götaland (VGK) *** avvaktar i dagsläget med dessa kommunikationskanaler då resurser saknas 4

6 5. Kommunikationsmatris 5.1 Kommunikation med primära målgrupper Målgrupp Kanal/Aktivitet Ansvarig Frekvens Kommunerna Kommunala politiker Via tjänstemän, delregionalt politiskt samråd ledningsgruppen. Chefer och ledning inom Socialtjänsten arbetsmöten, lokala närsjukvårdsmöten Socialchefer representanter i ledningsgruppen Enhetschefer inom berörda verksamheter (hemtjänsten, hemsjukvården, särskilda boenden, korttidsboenden, trygghetslarm, rehab, anhörigstöd, biståndsenheten) inom berörda verksamheter Kommunrepresentanterna i ledningsgrupperna Medarbetare inom berörda verksamheter (hemtjänsten, hemsjukvården, särskilda boenden, korttidsboenden, trygghetslarm, rehab, anhörigstöd, biståndsenheten) Privata aktörer inom berörda verksamheter Kommunalförbundet Via linjeorganisation arbetsmöten Kommunrepresentanterna i ledningsgrupperna via enhetschefer Privata aktörersrepresentanter i ledningsgrupp Förbundets representant i ledningsgruppen. Primärvård Chefer och ledning inom Närhälsan och privata aktörer arbetsmöten, ledningsgruppen Verksamhetschefer inom Närhälsan inom berörda verksamheter, lokala närsjukvårdsmöten Närhälsans representanter i ledningsgrupperna 4-5ggr/år 5

7 Verksamhetschefer inom privatägda vårdcentraler och rehab inom berörda verksamheter, lokala närsjukvårdsmöten Privata vårdgivares representanter i ledningsgrupperna, ordf. lokal närsjukvårdsgrupp Medarbetare inom Närhälsan ledningsgrupperna via verksamhetschefer Medarbetare inom privatägda vårdcentraler NU-sjukvården ledningsgrupperna via verksamhetschefer Direktör och ledningskansliet NUsjukvården arbetsmöten ledningsgrupperna Verksamhetschefer inom område I,II & III inom berörda verksamheter NU-representanterna i ledningsgrupperna Medarbetare Norra Hälso- och sjukvårdsnämnden arbetsmöten NU-representanterna i ledningsgrupperna via verksamhetschefer Via deras tjänsteman i ledningsgrupperna Samtliga Hemsida PowerPoint-presentation, Broschyr, affisch, rollups, beachflaggor Vid tillfälle 6

8 5.2 Kommunikation med sekundära målgrupper Målgrupp Kanal/Aktivitet Ansvarig Frekvens Allmänhet Pensionärsföreningar Kansli Patientföreningar Kansli Anhörigföreningar Kansli Media Pressmeddelanden, ev. Vid behov pressträffar Västra Götalandsregionen Västra Götalandsregionens koncernstab Hälso- och sjukvård Kansli LISA Kansli GITS Kansli Övriga Samverkansarenor Samtliga Nätverksmöten Hemsida Kansli 2 ggr/år PowerPoint-presentation, Broschyr, affisch, rollups, beachflaggor Vid tillfälle Uppföljning Varje år ska en uppföljning göras av kommunikationsplanen, i samband med denna utvärdering enligt nedan och redovisas i verksamhetsberättelse. Aktivitet Typ av uppföljning Ansvarig Frekvens Hemsida Besöksfrekvens, analys och 1 ggr/år utvärdering med ev. revidering Antal prenumeranter, 1 ggr/år analys och utvärdering med ev. revidering Diverse möten Utvärdering med påföljande 1 ggr/år analys och ev. revidering konferensdag Utvärdering med påföljande analys och ev. revidering I direkt samband med eventen Linjeorganisationen Utvärdering 1 ggr/år Informationsmaterial (Broschyr, affischer, rollups, beach flaggor, digital board (bildspel som rullar), mejl- och brevmallar, PowerPointpresentation Översyn och ev. revidering 1 ggr/år 7