Dialogen om torget. 27 mars 22 maj

Transkript

1 Dialogen om torget 27 mars 22 maj

2 2 (8) Bakgrund Under juni 2012 beslutade kommunstyrelsen att en medborgardialog om hur framtidens torg i Karlskoga ska utformas. Dialogens syfte var att få in medborgarnas synpunkter på Alfred Nobels torg för att få ett bredare underlag inför beslut. Medborgardialogen om torget var också startskottet för ett mer systematiskt sätt att involvera medborgardialog som en del i styrprocessen. Samhällsbyggnadsförvaltningen fick i uppdrag att genomföra medborgardialogen med stöd från kommunstyrelsens ledningskontor och kultur- och föreningsförvaltningen. Sammanfattning Medborgardialogen om torget som genomfördes med olika aktiviteter mellan den 27 mars t o m den 22 maj gav en stor mängd inkomna synpunkter och förslag och kan betraktas som en succé resultatmässigt. Arrangemanget som sådant flöt planenligt och utan några störningar. Under perioden genomfördes ungefär 500 samtal, som resulterade i många fler synpunkter och förslag. Vi fick in 460 teckningar från förskolebarn och grundskolebarn upp till årskurs 6. Cirka 130 inlämnade vykort med ritningar/förslag. Tio personer lämnade in förslag/synpunkter via webbformulär. Resultatet tillkom via 12 stycken aktiviteter: Fem dialogtillfällen på torget, april Ett dialogtillfällen med målgruppen + 65 år, 25 april Öppet seminarium och dialog riktat till allmänheten Seminarium/dialog med näringsidkare med verksamhet runt och i anslutning till Alfred Nobels torg Två teckningsaktiviteter i förskolan respektive låg och mellanstadiet. Insamling 27 mars samt löpande t o m maj Ungdomsdialog, 24 april Dialog med högstadieelever, 22 maj Sammanfattning av resultatet Synpunkterna redovisas i separat bilaga. Eftersom över 1000 personer kom till tals är synpunkterna långt fler då många gett åsikter om fler ämnen. De allra flesta synpunkterna rörde aktiviteter på torget, hur torget kan göras mer grönt, torghandeln, frekvens och vilket utbud som bör finnas, glasscafé, parkeringsmöjligheter och synpunkter på cykelbanan som nu går över torget. Intressant är att de teckningar barnen lämnade in visar på ungefär samma saker. Aktiviteter, mer naturnära, gröna ytor och utbud på torget fast där rörde det sig mera om godis och glass. En hel del förslag kom in om badpool, tivoliaktiviteter etc.

3 3 (8) Erfarenheter av medborgardialogen om Alfred Nobels torg Genomförandet flöt utan några störningar Samtliga involverade politiker gjorde en professionell och engagerad insats. Alla uppträdde, med undantag för ett tillfälle, utan att berätta vilket politiskt parti man företrädde, vilket är en förutsättning vid medborgardialog. Samtliga politiska partier som är representerade i deltagande nämnder deltog i dialogen. Tjänstemännens roll - som deltagande med sakkunskap - är viktig, men det är också av vikt att tjänstemännen håller sig neutrala och inte debatterar med medborgare. Det är viktigt att samtliga berörda nämnder deltar i förberedelsearbetet, finansiering och i genomförandet med kunskap och praktiska insatser. Antalet aktiviteter bör väljas med omsorg, det direkta mötet med medborgarna bör prioriteras. Det är viktigt att använda metoder som passar för målgruppen ungdomar år i den här dialogen lyckades vi inte riktigt med det. Resultatet av de inkomna synpunkterna visar också att medborgarna pratar mycket om andra saker än ren ombyggnation av torget. Det handlar lika mycket om aktiviteter och arrangemang vilket i förlängningen ger engagemang och ett incitament för de som har sin verksamhet runt torget att vara med och bidra både till fysiska förändringar och olika typer av aktiviteter. Genomförandet Förberedelser - tjänstemän: Förberedelsearbetet startade med att en arbetsgrupp bestående av olika funktioner på samhällsbyggnadsförvaltningen, representant från centrumbolaget och KS ledningskontor deltog. Arbetsgruppen planerade aktiviteter under medborgardialogen, metoder samt förslag på frågor. Arbetsgruppen koncentrerades till ett fåtal personer när genomförandet närmade sig. Förberedelser politiker Politiker från KSAU samt presidierna på samhällsbyggnadsförvaltningen samt kultur- och föreningsförvaltningen bjöds in till en workshop där både metod och frågeställningar diskuterades.

4 4 (8) Förberedelser allmänhet För att fråga medborgarna i Karlskoga vad de tycker om medborgardialog, vilka frågor de vill vara delaktiga i och på vilket sätt som passar bäst att delta, gick sex politiker ut en vardagskväll och mötte medborgarna i Karlskogas tre största butiker. Aktiviteten kallades Dialog om dialogen och var en del av framtagande av principer för medborgardialog, men resultatet vad gäller HUR man som medborgare vill vara delaktig tillvaratogs från denna aktivitet i torgetdialogen. Genomförande: Dialogen genomfördes under perioden 27 mars t o m 22 maj. Ca 20 politiker från de tre inblandade nämnderna deltog. Inbjudan gick ut till samtliga politiker i respektive nämnd och de fick meddela vilka tillfällen de ville och hade möjlighet att delta. Förberedelsemöten inför aktiviteterna med politikerna hölls vid två tillfällen, 10 och 17 april. Aktiviteter och resultat Dialogen startade med förskolebarnen i Karlskoga ombads att rita hur de tyckte att ett bra torg skulle se ut. Annonsering på webb och i den lokala tidningen genomfördes för att fånga upp så många som möjligt. Teckningarna samlades i i samband med Påskparaden på torget den 27 mars, när kommunstyrelsens ordförande och kommunstyrelsens 1:e vice ordförande fanns på plats. Ett hundratal teckningar kom in den vägen. Under veckan april genomfördes fem dialogmöten på själva torget, vid olika tider på dagen. Den 27 april genomfördes dialogmötet i samband med en stor aktivitet, Motorlördagen, för att dra nytta av att det stora antal människor som är ute på torget vid den aktiviteten. Seniormässan Samma vecka hade en av pensionärsorganisationerna en mässa i Folkets hus, Seniormässan. Där genomfördes ett dialogtillfälle för att fånga målgruppen över 65 år. Seminarier med dialog Tre seminarier med dialog genomfördes till riktade målgrupper. De innehöll en kort föreläsningsdel där stadsarkitekten föreläste om Världens torg traditioner och trender och en därefter påföljande dialog. Seminarierna genomfördes gentemot tre målgrupper: Allmänheten (Biblioteket 22/4), Det var åtta personer som kom. Trots det förhållandevis låga

5 5 (8) deltagarantalet blev den efterföljande diskussionen mycket givande för såväl politiker som tjänstemän. Ungdomar, ungdomsdialogen för april månad handlade om torget gick på så vis in under paraplyet dialogen om torget. (Kommunstyrelsens hus 24/4) Trots stor insats av annonsering i tidningen och på webben, Facebook mm. kom bara en ungdom till dialogen. Erfarenheten av ungdomsdialogen är att det ibland blir så låga besökssiffror. Den efterföljande diskussionen med vy ut över torget mellan deltagande politiker och stadsarkitekten var ett stort plus. Näringsidkare som i huvudsak har sin verksamhet runt torget. (Kommunstyrelsens hus 6/5) Hela 16 näringsidkare deltog och hade många frågor och synpunkter. Till stor del rörde sig synpunkterna runt parkeringsfrågan i centrum. Aktiviteten med besöksnäringen fick ställas in p g a att endast en aktör anmälde sig. Målgrupp barn- och ungdomar - Förskolebarn bjöds in att måla/rita hur de tycker att ett bra torg ska se ut. Teckningarna samlades in under Påskparaden den 27/3 och var ca 100 stycken till antalet. - Ungdomar i låg- och mellanstadiet inbjöds att måla/rita hur de tycker att ett bra torg ser ut. - Fokusgrupp med ungdomar i högstadiet 22/5 - Diskussioner med vykort som utgångspunkt på Folkhögskolan (lärarledd diskussion) Vykort Som ett komplent till dialogmöten och för att göra möjligheten att lämna in ett förslag/synpunkter på torget oberoende av erbjudna dialogtillfällen, trycktes vykort med en ritning över torget upp. Vykorten delades ut under dialogtillfällena och fanns utlagda på biblioteket, caféer, skolor och arbetsplatser runt om i Karlskoga. Kommunikation och material För att göra känt att det pågick en dialog om torget annonserades i KT/KK inför Påskparaden samt inför dialogtillfällena på torget. Annonseringen skedde inför och under dialogveckan med pluggannonser för seminarier och ungdomsdialog. Intranät i kommunen, karlskoga.se samt Facebook användes också som kanaler för att sprida information om att dialogen om torget ägde rum. Media bjöds in via pressinbjudan till samtliga event samt pressmeddelanden om resultatet. Ett stort antal affischer producerades internt och sattes upp på olika ställen i Karlskoga och i samband med seminarier och insamling av förslag via de förproducerade vykorten.

6 6 (8) Till dialogtillfällena producerades en rollup-utställning om fyra roll-ups. Samtliga politiker bar västar med tryck på ryggen Politiker vid dialogtillfällen utomhus. Vid dialogtillfällen/seminarier inomhus bars namnbrickor av såväl politiker som deltagande tjänstemän. Allt material finns dokumenterat separat. Kostnader Dialogen om torget kostade undantaget kostnader för personal Ca kr. Alla fakturor har i skrivande stund inte kommit in kr i annonseringskostnader kr i produktionskostnad för roll-ups utställningen - (bilder, layout, print) kr för förtäring i samband med de olika dialogtillfällena kr hyra av tält och annan utrustning. Återkoppling av dialogen Deltagande politiker och tjänstemän har via e-post fått löpande återkoppling. Formell återkoppling till nämnder genomförs under hösten -13. Medborgarna har fått återkoppling via artiklar i KT/KK, NA, P4 Örebro, webben, utställning av teckningar på biblioteket samt direkt till vissa målgrupper (grundskola) tackbrev. Ytterligare återkoppling till medborgarna väntar - när tidsplanen för själva processen kan göras mera tydlig ska den kommuniceras via media och kommunens egna kanaler. Utvärdering Medborgardialogen om Alfred Nobels torg var resultatmässigt mycket framgångsrik. Antal samtal och inskickade förslag varit mycket högt i förhållande till de aktiviteter som genomförts. Vykorten som användes blev både en kostnadseffektiv del av annonseringen och ett lyckat sätt att få in synpunkter på ett enkelt och lättsamt sätt. Vi nådde en varierad målgrupp på detta sätt. Den svåraste målgruppen att nå var ungdomar år. Det beror troligen inte på ointresse från målgruppens sida, utan mer om metoden att nå dem. Inför andra dialoger bör vi försöka vara på platser där ungdomar i åldersgruppen rör sig. Ha kontakter med organisationer som arbetar med ungdomar. Kanske har vi ett ungdomsråd i Karlskoga Degerfors som kan användas som referensgrupp i framtiden. Den högsta kostnaden för genomförandet har varit annonsering. Eftersom medborgarna vid Dialog om dialogen den 14 februari underströk vikten

7 7 (8) av att känna till att en medborgardialog pågår, anser vi att det var en väl investerad kostnad. Antalet aktiviteter kan diskuteras och ska noga diskuteras inför en medborgardialog. I en dialog om ett ämne som berör de flesta av medborgarna är det viktigt att ha många kanaler och tillfällen. De tillfällen som uttryckligen uppskattades av medborgarna var mötet med politiker, därför bör denna typ av aktiviteter prioriteras i kommande dialoger. Dialogtillfället med näringsidkarna var uppskattat och välbesökt, däremot fick dialogtillfället med besöksnäringen ställas in då bara en aktör anmält sig. Att besöksnäringen är svåra att engagera är känt från annan verksamhet, men visar på att det är viktigt att utnyttja redan inbokade möten eller forum. Politikerna genomförde dialogen på ett mycket professionellt sätt. För att skapa förutsättningar för var och en att kunna vara professionellt är det viktigt med förberedande möten och återkoppling under dialogen. Två förberedelsemöten genomfördes och material med stödfrågor och förhållningssätt fanns till hands vid varje dialogtillfälle. Under den intensivaste perioden av dialogen om torget skickade projektledaren återkopplande mejl efter och inför varje dialogtillfälle. De tjänstemän som deltog hade till uppgift att stödja med praktiska saker uppmontering av tält, fika, tillhandahålla material etc. Två tjänstmän hade till uppgift att dokumentera och vara sakkunniga om som rör planering och utformning av torg under de dialogmöten som hölls på torget och vid seniormässan. Denna dialog visar att det är av vikt att tjänstemännen har förutsättning att vara sakkunniga och neutrala och inte försvara tidigare utformning av torget mm. Att genomföra en dialog med 20 deltagande politiker och 12 olika aktiviteter kräver ett omfattande planeringsarbete. Arbetsgruppen för projektet minskade i omfattning inför genomförandet. Erfarenheten av den här dialogen visar att det bästa hade varit om samtliga tre nämnders tjänstemän i högre utsträckning varit representerade i arbetsgruppen inför genomförandet. En viktig erfarenhet är också att man inte ska underskatta de resurser som krävs för praktiska arbetsuppgifter med tält, kaffekokning etc. En annan viktig förutsättning är att det finns en avsatt budget för en beslutad medborgardialog och att det är överenskommet vilken eller vilka nämnder som ska stå för kostnaden.

8 8 (8) Fortsatt process Den fortsatta processen kommer att se ut som följer Planuppdrag i september eller oktober 2013 Planarbete, SBN tar ställning i juni 2014, KS i oktober, KF beslutar i november eller december 2014 Resurser, avdela en investeringsreserv om 2 Mkr/år under perioden Projektering under senare del av 2014 Markarbeten startar tidigast under 2015, våren Karlskoga Ylva Elofsson Kommunikationschef/projektledare för dialogen om Alfred Nobels Torg