Sammanfattning av uppföljningsrapporter från delprojekten 14 juni

Transkript

1 1 (7) Sammanfattning av uppföljningsrapporter från delprojekten 14 juni 1. Statusläge Avtal för uttag från Axiell färdigställdes efter två månaders förhandling. Uttag nr 1 levereras från resp. system till Bibliotekscentrum under juni. Implementeringsgruppen har fastställt en del gemensamma funktioner i Mikromarc efter instruktioner från Bibliotekscentrum. Strukturen håller på att byggas, under maj genomförde implementeringsgruppen genomgångar med samtliga kommuner. Orter för utbildningarna har ringats in. Förutom Luleå, Gällivare och Arvidsjuar kommer även Piteå att vara utbildningsort. Biblioteken har anmält antal deltagare och en ekonomisk redovisning har lämnats till cheferna. Dialog förs med Axiell om avtal för portalen. Möte den 18 juni i Luleå med representanter från Axiell. En gemensam strategi för Bibblo.se och för sociala medier antogs på chefsmötet maj. Beslut togs på chefsmötet om att nuvarande resurser för Bibblo.se ska gälla även under 2013 (8tim/vecka för 3 redaktörer, var tredje vecka 8tim + 4 tim, samt 2 personer för teknisk support vid behov. Länsbiblioteket bistår med redaktör om minst 50 %). Kristian Priemel ersätts av Ulla-Greta Johansson i redaktörsgruppen. Projektgruppen inväntar avtalet för portalen. Preliminiär plan för implementering har tagits fram men måste justeras efter dialog med leverantören. Underlag för upphandling av transportavtal presenterades av Piteå kommun på chefsmötet 23-24/5. Beslut togs att upphandlingen går ut efter semestrarna, sista datum för inlämning av anbud blir Gruppen har tagit fram mallar för uppföljning. Tryckmallar för de nya bibliotekskorten och information/guide för inköp har skickats till kommunerna, likaså en blankett för försäkran om tystnadsplikt för personalen att fylla i.

2 2 (7) Regelverket är antaget i de flesta kommuner. En gemensam folder med lånereglerna och låneförbindelser håller på att utformas med hjälp av Vinter. Alternativet med skrivbara filer för att kunna lägga in lokala avvvikelser i foldern har förkastas av ekonomiska skäl och på grund av att foldern ska ge ett enhetligt intryck. När eventuella lokala avvikelser förekommer hänvisas till Bibblo.se, eller att man kan kontakta personalen på det egna biblioteket för ytterligare information. Det rutindokument som ska vara till hjälp för personalen i mediesamarbetet håller på att färdigställas. Det kommer att vara ett levande dokument som uppdateras allt eftersom behov av ändringar uppstår. 5. Bibliografisk service: Gruppens uppdrag att ta fram underlag inför avtal med BTJ är slutfört. Avtal för Bibliografisk service och BURK-sök har inte slutits på grund av att arbetet med att slutföra avtal om uttagen samt portalen har varit prioriterat. Huvudbudskap och grundidé för lanseringen av mediesamarbetet har tagits fram. Gruppen håller på att sammanställa vilket material som ska tas fram, korrekturläsa samt beräkna kostnader. Ett förslag lämnas sedan till styrgruppen för ekonomiska beslut. Kalasgruppen bistår kommunikationsgruppen med planering och underlag om material för kommunikation till målgruppen barn och ungdomar. Datum och orter har fastställts för de tre utbildningsdagarna i kommunikation. De hålls 4/10 och 11/10 i Luleå och 18/11 i Gällivare. Sammanlagt kommer cirka 150 personer att delta. 2. Uppföljning av tidplan STATUS: Delvis försenat. Avtal om uttag från Axiell har slutits. Implementering av biblioteksdatasystemet har kommit igång och fortskrider enligt tidplanen. Målsättningen att ha avtal klara för Bibliografisk service, BURK-sök, SMS, SPAR senast 1/6 har inte nåtts och är därmed försenat. Detta på grund av att arbetet med att slutföra uttagsavtalet och portalavtalet har prioriterats. Avtal för portalen har inte slutits, förhandlingar pågår. Leverans av portal är därmed försenad och sker tidigast i oktober.

3 3 (7) STATUS: Försenat. Inget avtal har ännu skrivts för portalen. Förhandling pågår med Axiell. Planen för implementering måste justeras efter det att den första kontakten har tagits med leverantören. STATUS: Enligt plan. Underlag för avtal är framtaget, anbud ska inkomma senast Datum för färdigt transportavtal har därmed förskjutits (ursprungligen ). Chefsgruppen har dock bedömt att det är tillräckligt med tid för upphandling innan driftstart av systemsamarbetet. Eftersom avtalet förskjuts tidsmässigt har projektmål Målsättning och organisation av transportlogistiken senarelagts till Gruppen har tagit fram ett första förslag på mallar för utvärdering. (Datum för inlämning av mallarna är ) STATUS: Enligt plan. Bibliotekskortsmallar har skickats ut till biblioteken samt en blankett för påskrift om tystnadsplikt. En folder med låneregler, och låneförbindelser håller på att färdigställas, målsättningen är att de ska vara klara i slutet av augusti. En första version av det interna rutindokmentet ska finnas klart och vara kommunicerat till bibliotekspersonalen innan utbildningarna i Mikromarc genomförs i slutet av oktober och november. 5. Bibliografisk service: STATUS: Försenat. Arbetet med att sluta avtal med BTJ skjuts fram till efter semestrarna på grund av att uttagsavtalet och portalavtalet har krävt mer tid än planerat. STATUS: Enligt plan. Strategi och kommunikationskoncept är klart. Arbete pågår med att fastställa vilket material och vilka kanaler som ska användas.

4 4 (7) 3. Projektmålen och åtgärder inom delprojektet Beskriv alla tänkbara risker som finns att inte målen nås. Ange åtgärder som ska tas inom delprojektet för att eliminera eller begränsa riskernas påverkan. Att tid inte avsätts för implementeringsarbetet. Cheferna ansvarar för att projektdeltagarna och bibliotekspersonalen kan arbeta med uppdragen och övergång till nytt bibliotekdatasystem. Att systemadministratörerna, alt. ersättare, inte finns tillgängliga för Bibliotekscentrum under juni-augusti när de ska utvärdera testuttagen. Att avtal för portalen försenas ytterligare. Att avtal för portalen försenas ytterligare vilket försenar processen och arbetet för gruppen. Att avtalsprocessen drar ut på tiden och försenas. Då blir det knappt om tid att ordna med logistiken av transporterna. Transportgruppen får bevaka och ev. stöta på Piteå kommuns upphandlingsenhet om det verkar ta för lång tid under hösten. Inga. 5. Bibliografisk service: Inga. Planeringen av kommunikationen är ett mer omfattande uppdrag jämfört med tidigare år, därför är det viktigt att de avsätter tid för arbetet. 4. Förväntat resultat Beskriv kortfattat vilka de förväntade resultaten är och de viktigaste aktiviteterna/händelserna under den kommande månaden.

5 5 (7) Axiell levererar samtliga testuttag under juni vilka bearbetas av Bibliotekscentrum. Schema för utbildningarna fastställs. Avtal sluts för portalen. Avtal sluts för portalen och en första kontakt kan tas med leverantören. Inlämning har gjorts av delmålet Mallar för utvärdering, feedback önskas från projektledaren och styrgruppen för ev. justeringar. Alla bibliotek bör beställa sina bibliotekskort i tid så korten hinner leveraras om man behöver barnkorten redan innan HT-12. Lånereglerna och blanketterna för låneförbindelse ska finnas i god tid på varje bibliotek i länet. Rutindokumentet färdigställs. 5. Bibliografisk service: Länsbiblioteket skriver avtal med BTJ. Inbjudan till utbildningsdagarna i oktober görs klar och skickas ut efter semestrarna. Fortsatt samarbete med Kalasgruppen och Mediegruppen om material och aktiviteter för att färdigställa beslutsunderlag till styrgruppen. Samarbete med Bibblorepresentanter för kommunkation på webben. 5. Delprojektets omvärld Har det hänt något i omgivningen som förändrat förutsättningarna för delprojektet eller dess leverans? 1. Upphandling system och portal, impelmentering system:

6 6 (7) Försenat avtal om uttag från Axiell vilket har påverkat arbetet med implementeringen, samt att arbetet med portalavtal och övriga kringavtal har förskjutits. Inget avtal för portalen har skrivits ännu vilket påverkar planeringen. Inget att rapportera för de andra projektgrupperna. 6. Åtgärder att vidta av projektägare eller styrgrupp Ange åtgärder eller beslut som måste tas utanför delprojektet - av projektägare eller styrgrupp - för att lösa de problem som har tagits upp tidigare i dokumentet. Avtal måste skrivas för portalen. Därefter med BTJ och för SMS, SPAR. Avtal om portalen måste skrivas. Förberedelse behövs i kommunerna om att portalutbildningarna blir förlagda till hösten, då även kommunkations- och systemutbildningarna ska genomföras. Mallar för utvärdering - feedback önskas från projektledaren och styrgruppen för ev. justeringar. Framtagning av material för mediesamarbetet, t ex folder med låneregler och låneförbindelse, måste tas med i kommunikationsbudgeten. Lanseringen av mediesamarbetet kräver annonsering vilket är kostsamt. Behöver beaktas vid beslut om nästa års kommunikationsbudget. 7. Övrigt. Inget.

7 7 (7) / Birgitta Markusson