3. Högskolans roll och funktion

Transkript

1 3. Högskolans roll och funktion 3.1 Behovsinventering och planering av kurser I oktober månad bjuds de regionala utbildningssamordnarna in till högskolan för att diskutera nästkommande läsårs fristående kurser. Fackhögskolornas samordnare för fristående kurser ansvarar för att samordna inbjudan till överläggningar. Ingenjörshögskolan är sammankallande. De regionala samordnarna har innan denna träff inventerat utbildningsbehov i kommunerna i samråd med de kommunala utbildningssamordnarna. Det upplevda behovet av kurser i kommunerna diskuteras med representanter från högskolan och kommunerna får lämna en önskelista på kurser. Högskolans samordnare för fristående kurser undersöker sedan internt möjligheterna att genomföra dessa kurser med tanke på lärarkapacitet, tillgång på studieplatser mm. I december beslutas kursutbudet och underlag till kurskatalog lämnas. 3.2 Informationsflödet För att distanskurser ska fungera väl krävs att rätt information når ut till lärcentra. Från högskolans sida finns det flera personer med ansvar för att relevant information når lärcentra, främst är det samordnaren för fristående kurser och ansvariga lärare. På mottagarsidan kan det också vara fler personer som är mottagare av informationen. De regionala samordnarna, de kommunala samordnarna och kursens kontaktperson behöver alla olika typer av information. Nedan görs ett försök att spalta upp hur informationsflödet bör se ut dvs. vilken information ska skickas ut, vem ska skicka den till vem och när i tiden ska den skickas? Dessutom klargörs vilka övriga förväntningar det finns på lärare och samordnare för fristående kurser i de olika faserna. 3.3 Samordnare för fristående kurser roll och ansvar Innan kursstart Information till utbildningssamordnare på lärcentra: - Information i god tid beträffande kursernas starttid, veckodag och tid på dagen, kursorter och kursansvariga. - Information om antalet sökande (via antagningsenheten). - Information om roll och ansvarsfördelning ges via en aktuell Metodbok för samarbete lärcenter högskola när det gäller högskolekurser på distans - Information om kurslitteratur om detta efterfrågas och litteraturlista finns tillgänglig. Information till regionala samordnare: - Information om antalet sökande till kurserna (via antagningsenheten) - Underlag för annonsering om extra marknadsföring behöver göras (regional samordnare informerar högskolan när annonsering går ut)

2 Övriga förväntningar - Ge kursansvarig lärare relevant information beträffande kursen och informerar om de speciella förväntningar som finns på läraren när det gäller distanskurser. - Hålla sig ajour med de lärcentra som högskolan samarbetar med t ex genom studiebesök och andra kontakter. - Distribuera litteraturlistor till Akademibokhandeln och bibliotek. Vid kursstart - Ansvara för att det finns aktuella deltagarlistor - Ansvara för att registrering sker (gäller ej IHH som har annan modell) - Ansvara för att reservupprop anordnas i anslutning till första kurstillfället - Ansvara för att de studerande får information enligt mall (se bilaga 2). Under kursens gång När kursen har startat lämnas ansvaret för kursen i stort sett helt över till kursansvarig lärare. Samordnaren fungerar enbart som bollplank för kursansvarig lärare och kommunal utbildningssamordnare om behov av detta finns. Efter kursens avslut - Följa upp studieresultat och genomströmning samt vidarebefordra den informationen till den kommunala samordnaren (antagningen vid HJ bidrar med underlag) - Följa upp utvärderingar och i samråd med kursansvarig lärare informera berörda personer om resultatet. Kommentar: Vid Hälsohögskolan är kursansvarig lärare ansvarig under punkterna vid kursstart och efter kursens avslut. 3.4 Kursansvarig lärares roll och ansvar Innan kursstart Förutom den sedvanliga planeringen av kursen behöver läraren inför kursstart: - Upprätta ett schema och ev. en studiehandledning för kursen. - Kontakta kursens kontaktpersoner vid aktuella lärcentra för att komma överens om hur samarbetet ska ske kring kursen (undersök även möjligheten att träffas vid kursstart). - Informera kursens kontaktpersoner om ev. behov av utrustning, programvaror etc. - Sätta sig in i distansutbildningens pedagogik, teknik och organisation. - Sätta sig in i metodboken. - Informera ev. gästlärare om rutiner vid distanskurser. Vid kursstart - Delar ut fastställd kursplan, litteraturlista och schema (om detta ej är utskickat tidigare) - Ansvarar för att information ges om det specifika i distanskurser - Träffar kursens kontaktpersoner (som oftast är med vid första kurstillfället) och stämmer av att allt är ok. Det kan t ex vara lämpligt att kursansvarig träffar kursens kontaktpersoner 30 min innan upprop för att t ex diskutera igenom vilka förväntningar som finns och för att få en personlig kontakt.

3 Många upplever att samarbetet på distans fungerar bättre när man har träffats vid något tillfälle. Under kursen gång Under kursens gång är läraren ansvarig för att kommunikationen med lärcentra och kursens kontaktperson fungerar. En bra och kontinuerlig kontakt mellan läraren och kursens kontaktperson har visat sig vara mycket betydelsefull. All information som ges till studenter bör också meddelas kontaktpersonen. I första hand informeras kursens kontaktperson via mail (inte webplattform eftersom kontaktpersonen ofta har ett flertal att bevaka). Läraren meddelar: - Schemaändringar till studenter, samordnare för fristående kurser, kursens kontaktperson på lärcentra, kursens lärplattform (om sådan finns), samt bryggbokningen. - Information om tentamen och omtentamen - Information om hur kursen ska utvärderas - Hur man ansöker om kursbevis (ansökningsblanketter finns på högskolans hemsida) I de fall då föreläsaren skickar ut föreläsningsmaterial till studiegruppen ska detta ske senast två dagar innan föreläsningen. Detta för att kursens kontaktperson ska hinna kopiera till föreläsningen. Läraren bör göra en överenskommelse med kursens kontaktperson på vilket sätt informationen skickas (e-post, fax, per post etc.). Läraren bör vid utskicket tydligt skriva vilken kurs och datum för föreläsning som gäller. I de fall informationen ges via kursens lärplattform alternativt intranät meddelas detta kontaktpersonen. Efter kursens avslut Ansvara för att utvärdering genomförs, sammanställs och kommuniceras till berörda personer. Detta i samråd med samordnare/ansvarig för fristående kurser. 3.5 Rutiner för tentamen vid distanskurser Följande rutiner gäller för tentamen av distanskurser. Första tentamenstillfället ges på alla deltagande lärcentra och tentamensvakter bekostas av högskolan. Två omtentamenstillfällen erbjuds på Högskolan i Jönköping. Omtentamen kan i vissa fall också ske på lärcentra men i de fallen måste studenten själv komma överens med kontaktpersonen om detta och i det fallet bidrar lärcentra med tentamensvakter. Tentor som skrivits på lärcentra skickas rekommenderat till ansvarig lärare på högskolan. Skriv fackhögskolans namn överst på adressen (annars får läraren själv gå till posten och hämta varje försändelse). Vid tentamen på lärcentra skickar läraren tentamen i god tid till kursens kontaktperson (senast två dagar innan tentamen men gärna tidigare). Efter det att tentorna rättats skickar kursansvarig lärare tillbaks dessa till respektive lärcentra (ej rekommenderat). Kursens kontaktperson delar ut rättade tentor till studenter som i samband med detta har möjlighet att klaga på rättningen. I de fall då tentor skickas direkt hem till studenten via post ansvarar respektive kursansvarig för att informera hur ev. bestridning av rättning kan ske.

4 3.6 Rutiner för utvärdering Vid något av de sista kurstillfällena på lärcentra avsätts ca 15 min i början av kurstillfället till att fylla i utvärdering i pappersform eller digitalt. Samordnare för fristående kurser, utbildningssamordnare på lärcentra och kursansvarig lärare kommer överens om exakt datum för utvärdering i kursens inledningsskede. Utvärdering schemaläggs och planeras därmed in som en del i kursen. Utvärderingen behöver dock inte schemaläggas offentligt. Utbildningssamordnaren får härmed en mycket viktig roll när det gäller att se till att utvärderingar verkligen fylls i. När studenterna fyllt i utvärderingen samlar utbildningssamordnaren in dessa och skickar vidare till kursansvarig lärare (gäller pappersform). Om utvärderingen sker digitalt går utvärderingarna automatiskt till t ex kursens hemsida eller lärplattform. Kursansvarig lärare ansvarar för att utvärderingarna sammanställs. Sammanställningen skickas sedan till samordnare för fristående kurser (gäller pappersform). Om utvärderingen sker digitalt görs sammanställningen automatiskt. Vem som ansvarar för detta avgör respektive fackhögskola. Samordnare för fristående kurser vidarebefordrar resultatet till berörda parter d v s lärcentra där kursen ges, regionala samordnare och Studentkåren. Ett åtgärdsprogram tas fram i syfte att göra nödvändiga förändringar utifrån de resultat som utvärderingen visade. Det i kursutvärderingen som rör kursens innehåll är kursansvarig lärares ansvar att ev. förändra. Sammanställning av utvärderingen sparas av kursansvarig. När kursen startar på nytt lämnas information om tidigare utvärderingar av kursen och de ställningstaganden som gjorts. Sammanställningar av utvärderingar arkiveras hos samordnare för fristående kurser för att få kontinuitet och ge möjlighet att jämföra utvärderingsresultat från år till år. Vid de gemensamma överläggningarna i juni diskuteras resultatet av utvärderingarna övergripande. Likaså diskuteras frågan i Rådet för flexibelt lärande. Kommentar: Ovan beskrivna rutiner har tagits i bruk under våren Bokningsrutiner för länsbryggan i F-län Funktioner för länsbryggan i F-län - Övergripande ansvar för länsbryggan Ingenjörshögskolan på uppdrag av HS ansvarar för avtal med externa kunder, faktureringsunderlag mm. - Bryggbokning - en person från Ingenjörshögskolan som bokar alla videokonferenser och gör bokningsändringar. - Länsbryggans jour - personal från IT-service som övervakar videokonferenserna. - Fakturering ansvaras av Högskoleservice (HS).

5 Övergripande ansvar för länsbryggan I det avtal som tecknats mellan HS och kommunerna i Jönköpings län förutsätts IPtrafik. Om man vill använda ISDN anges det på bokningsblanketten. Trafikkostnader för ISDN debiteras respektive enhet. För parter utan avtal tex. kommuner utanför länet och andra högskolor debiteras dels kostnad per port i länsbryggan och eventuell trafikavgift. Bokning av länsbryggan Bokning av länsbryggan görs senast tre arbetsdagar innan första sändningstillfälle till e-postadressen bryggbokning@ing.hj.se för att säkerställa jourverksamheten på länsbryggan. Bokning av länsbryggan sker med hjälp av bokningsblanketten som finns att ladda ner på Information om hur bokningsblanketten fylls i finns i dokumentet. När kursen/mötet är inbokat i länsbryggan skickas en bekräftelse via e- post till beställaren om att bokningen är klar. Till ej tidigare beställare av länsbryggan skickas information om telefonnummer till jourverksamheten av länsbryggan. Testsändningar kan beställas via Bryggbokning för att kontrollera att allt fungerar. Det kan t.ex. vara när en ny anläggning ska användas eller om det har varit problem vid tidigare sändning. Testsändningen debiteras inte extra. Vid kursstarter av distanskurser, oftast höst och vår, sammanställer Regionala samordnare vilka mottagarstudios ute i länet som ska användas på respektive kurs. Regionala samordnare skickar sammanställningen till Bryggbokning. Uppstart och avslutning av videokonferens Länsbryggan ringer upp 10 minuter innan konferensen beräknas starta. De extra 10 minuterna är till för att hinna med att koppla upp alla parter samt vid problem att hinna åtgärda felet. De extra 10 minuterna debiteras inte extra. Videokonferensen är bokad mellan ett bestämt klockslag och när sluttiden är nådd kopplas alla deltagare bort från konferensen utan förvarning från systemet. Det är då extra viktigt att föreläsaren har kontroll på tiden för att hinna med att avsluta konferensen. Ifall föreläsaren upptäcker att tiden inte räcker till, meddela länsbryggans jour för att förlänga tiden. Streaming (inspelning av videokonferens) Streaming av videokonferenser görs inte automatiskt utan måste beställas via bokningsblanketten. Som bekräftelse på beställningen av streaming skickas via e-post information om kursens namn, vid vilka tillfällen streaming är bokad, användarnamn och lösenord. Information om var studenterna hittar liveföreläsningarna och de streamade föreläsningarna skickas samtidigt. Ifall någon ort inte kommer med vid uppstart eller faller bort under sändning kan länsbryggans jour lägga till en temporär streamingpart. Kontakta länsbryggans jour för beställning av streaming på kort varsel samt för information om användarnamn och lösenord. Den streamade föreläsningen kan följas i realtid eller ses i efterhand. Information om var studenterna hittar liveföreläsningarna och de streamade föreläsningarna skickas

6 till kursansvarig eller beställare. Beställare kan vara lärcentrasamordnare som tagit kontakt med kursansvarig och fått ett godkännande till streaming. Det är endast kursansvarig/lärare som innehar rätten till en streamad föreläsning. Detta innebär att det är endast läraren/kursansvarig som kan godkänna rätten att använda det streamade materialet och därmed dela ut lösenord till studenterna. Alla föreläsningar får automatiskt ett lösenord som kan ändras av kursansvarig/lärare. För mer information om hur lösenord ändras, se manual Torrent VCG (kan beställas via Bryggbokning) eller kontakta Bryggbokning. De streamade föreläsningarna sparas på Högskolans streamservern i tre veckor. Utrymmet på servern för varje kurs är 1000 Mb vilket kan jämföras med en fyra timmars föreläsning som är cirka 450 Mb. Meddela Bryggbokning ifall större volym på servern önskas. Vill man spara föreläsningen måste den sparas ned på en CD- eller DVD skiva. Hur man går tillväga, se manual Torrent VCG (kan beställas via Bryggbokning) eller be om hjälp av Bryggbokning. För att studenterna ska kunna ta del av materialet, behövs en relativt snabb anslutning till Internet (minst ADSL 0,5Mbit). Länsbryggans jour Jourverksamheten alterneras mellan ett tiotal personer från IT-service vid Högskolan i Jönköping. I första hand används jourtelefonnummer: Alternativt nummer till Helpdesk på Högskolan i Jönköping under dagtid (mån-fre ) tfn Under förutsättning att konferensen är bokad minst tre arbetsdagar före första sändningstillfälle gäller följande tider för jourverksamheten: - Måndag torsdag mellan klockan under kvällens videokonferens (cirka klockan 20.00). - Fredagar mellan klockan Finns inte någon jourverksamhet, måste överenskommelse ske om support i samband med bokning av länsbryggan, om sådan behövs. Vid extra tjänstgöring för supportpersonal ex. vid helger debiteras full kostnadstäckning. Vid sena ändringar i bokningen (upp till en timma innan sändning), kontakta ITservice jour på tfn