Slutrapport Sorgenfrimottagningen

Transkript

1 Slutrapport Sorgenfrimottagningen

2 På Sorgenfrimottagningen arbetar (omräknat i heltidsresurser): 0,5 Verksamhetschef 5,45 Distriktsläkare 4,0 ST-läkare, periodvis på vårdcentralen cirka 1,5-2 mån/år 1,0 AT-läkare cirka 6 mån/år 3,75 Läkarsekreterare* 0,85 Assistent 1,70 Distriktssköterskor på barnhälsovården 1,75 Distriktssköterskor på distriktssköterskemottagningen 3, 71 Mottagningssköterskor 2, 0 Undersköterskor 1, 0 Biomedicinsk analytiker 1,0 Kurator 1,0 Arbetsterapeut (tillhör organisatoriskt annan enhet)

3 Sorgenfrimottagningen Område och befolkning Innerstadsområde Relativt små lägenheter små hushåll Ca invånare Medium till hög social tyngd Lägre inkomster än genomsnittet Många unga vuxna och många äldre Ungefär genomsnittlig andel utomnordiska invandrare

4 Några viktiga upplevda problem Sjuksköterskorna kan inte boka icke-akuta tider till alla läkare Rundgång dvs. begäran om tid hanteras inte klart direkt Kontinuiteten till läkare ej optimal För många kategorier tider Patienter söker personligen i stället för att ringa patientmissnöje och personalstress Arbete avbryts av oplanerade aktiviteter stress Viktiga mål med att medverka i Bra Mottagning Göra jobbet lättare, roligare, mindre stressigt Undvika rundgång och annat improduktivt arbete Öka kontinuitet med genom tillgängliga tider närmaste 2 veckorna till alla läkare Minska onödigt patientmissnöje Mätningar Förhållandet mellan behov och resurser avseende läkartider Kartläggning öppna distriktssköterskemottagningen Tidigare mätning av innehållet i sjuksköterskornas telefonsamtal Upprepade T3 Oplanerade aktiviteter för läkare Planerade förändringar Minska antalet besökskategorier Göra viss andel av alla läkares tider bokningsbara för sjuksköterskor Ny patientinfo Kanske ändra distriktssköterskemottagningen till övervägande bokad Se över BHV i BM-perspektiv

5 Mottagningssköterskornas mätning av belastning november I undersökningen deltog tre sjuksköterskor som sammanlagt hade 214 arbetstimmar under två veckor. En ordinarie sjuksköterska deltog inte på grund av sjukskrivning. En vikarierande sjuksköterska arbetade 16 timmar på vårdcentralen under mätningen. 48 timmar (= störning ) lägger sjuksköterskan på andra icke arbetsrelaterade aktiviteter, såsom till exempel utbildning, semester och sjukdom. Sammantaget arbetar sjuksköterskorna och vikarien 182 timmar under mätningsperioden. Lägger man samman samtliga sjuksköterskeaktiviteter blir summan 187 timmar. Detta beror på att sköterskorna av och till arbetar dubbelt, till exempel vaktar telefonen samtidigt som en patient behöver en bedömning. Att en sjuksköterska saknats under mätningen påverkar sannolikt resultatet. Förutom telefonen, deltar sjuksköterskan framförallt i läkarassistans (gyn, op, rektoskopi samt jourverksamheten) och övriga aktiviteter (inhalationer och specialmottagningar). Tidigare telefonmätning har visat att telefonblastningen är störst måndag, tisdag förmiddag och fredag förmiddag, vilket kräver två sjuksköterskor i telefon. För att optimalt hinna med alla telefonsamtal under en vecka, krävs att sjuksköterskorna sitter vid telefonen 142 timmar. Konsekvenserna av mätningsresultatet är att sjuksköterskorna skall ha ett arbetsschema, där det tydligt framgår hur arbetet ska fördelas. De ska bestämma hur många som skall bemanna telefonen vid olika tidpunkter under dagen, vem som har huvudansvar för telefonen och vem som är flyttbar vid behov. Det ska också framgå vem det är som är så kallad akutsyster. Denna ska ta hand om patienter som kommer oanmälda och är i behov av en medicinsk bedömning och åtgärder. Arbetsschemat ska vara rullande och flexibelt vid behov.

6 Mätningar på labbet Veckodagarna Även innan mätningen kände vi att det är mest patienter till lab på måndagar. Då är det flest läkare i tjänst, och det är bäst bemannat bland övrig personal (om det inte är sjukdom eller semester). Vi har innan mätningen upplevt att det också kom många patienter till lab på tisdagar, men vid vår mätning (2 veckor i rad) så kommer torsdagar strax före tisdagar i patientantal till lab. Onsdagar och fredagar är lugnare och ungefär lika många som kommer till lab. Tiderna Flest provtagningar är mellan kl Då har en av läkarna akutmottagning och skickar patienter till provtagning. Även kl har en läkare akutmottagning och det kommer akutpatienter till lab. Extern provtagning skall ske mellan kl. 8-10, men det kommer ändå en del mellan kl , vilket är olämpligt eftersom akutmottagningen är igång då. Vi ska be de patienterna att respektera våra givna tider. Kerstin Rexman Sorgenfrimottagningen Analys av labmätning 5-18/10-05 Antalet provtagningar bestäms av antalet läkare i tjänst. Flest prover tar vi måndag, torsdag och tisdag i nämnd ordning, då det också är flest läkare i tjänst. Mellan klockan 8-11 tar vi flest prover. Mellan klockan och framförallt mellan är aktiviteten lägst på lab. Ett sätt att fördela provtagningen jämt över veckan, är att hänvisa patienter med regelbundet behov av provtagning till onsdag och fredag förmiddag. Waranpatienter är svårare att styra, då deras provtagningsdag bestäms av Waranmottagningen. Frågan är om andra aktiviteter som till exempel blodtrycksmätning, operationer och perifer tryckmätning kan ske mellan några gånger i veckan? Kerstin, Adel och Mikael

7 Mätning på distriktssköterskornas öppna mottagning kl Orsak: -Långa väntetider för patienterna. -Stress för distriktssköterskorna. Tid för dokumentation och omkringarbete fanns ej. Frågeställning: Har vi rätt sorts patienter på denna mottagning? Vi upplevde att distriktssköterskemottagningen blivit en sorts gräddfil för vissa patienter som ej ville/kunde ringa för att boka läkartid. Man kom i stället ner på mottagningen och satt i kö bland övriga som skulle till distriktssköterskemottagningen. Mätningar är gjorda vecka 24 och 39 på distriktssköterskemottagningens öppna mottagning mellan kl Vecka 24 hade vi 81 patienter och vecka 39 hade vi 67 patienter. Antalet som sökte för att endast boka läkartid var vid första mätningen 16 st. och vid andra mätningen endast 5 st. Vi kunde alltså från första till andra mätningen notera att antalet patienter som sökte för att endast boka läkartid klart hade minskat. Av dem som fortfarande kom av denna anledning kunde vi se att flera hade språksvårigheter eller av åldersskäl ej klarade eller ville ringa. Troligen beror förbättringen till stor del på upprepad muntlig information samt att ett flertal informationsbroschyrer satts upp på mottagningen. Veckorna då mätningarna gjordes ses inte som riktigt relevanta för att se hur många patienter distriktssköterskan har i genomsnitt. Redan månaden efter (okt) ökade tillströmningen av patienter markant. Något som vi inte har gjort mätningar på är att patientbesöken kan ta allt från min. Den öppna mottagningen är mycket stressig och patienterna får ibland vänta mycket länge på sin tur. Vi kommer därför som ett delresultat av mätningen att börja med bokade mottagningstider hela dagarna. Detta hoppas vi kunna minska stress för distriktssköterskorna, minska väntetider för patienter samt få rätt sorts patienter på vår mottagning.

8 Mätning Oplanerade aktiviteter 11 läkare deltog i undersökningen som pågick under en vecka. I genomsnitt arbetade läkaren fyra av fem undersökningsdagar. Läkaren bedömde subjektivt vad han/hon betraktade som störning. Det som framförallt störde läkaren på Sorgenfrimottagningen är sjuksköterskesamtal (295 minuter), annat (220 minuter), telefonsamtal (205 minuter), dataproblem (190 minuter) och oanmälda patientbesök (90 minuter) i nämnd ordning. Annat består till exempel av att hjälpa till med bortslarvade recept, oplanerade personalsamtal, blixtinkallad till anställningsintervju samt att apoteket inte förstår recept. 5/11 läkare var störda av annat. Genom åren har läkarna av och till klagat över att de får springa runt och leta efter personal när de behöver hjälp. I vår undersökning fanns denna kommentar inte med i annat. Det kan bero på att personalen träffas varje morgon och planerar dagens aktiviteter. En läkare påtalade att 10 % av hennes ½- tidstjänstgöring utgjordes av störningar. Sammanlagt lägger 11 läkare med i genomsnitt 80 % tjänstgöringstid ner ca 24 timmar på oplanerade aktiviteter under en vecka. Hur vi skall minska ner denna tid, återstår att fundera ut. Behov/tillgänglighet Under två veckor mätte vi patienters behov av läkartid (akut och icke akut tid) samt telefontid. Med behov avses att läkare eller sjuksköterska har bedömt att det finns ett behov av läkarkontakt. Under samma period räknade vi ut hur många läkartider det fanns sammanlagt hos alla läkarna. Slutsatserna vi kan dra är att tillgängliga läkartider motsvarar patienternas behov. När det gäller behov av telefontid, är behovet ungefär dubbelt så stort som tillgängligheten. Resultatet av vår undersökning har lett fram till att en av våra ST-läkare kommer se över vårt schema under hösten. I november 2005 kommer vi att införa JAP dvs. jourtid, allmän tid och läkarens egna bokningsbara tider. Fördelning av samtalstyper till sjuksköterskor Syftet med mätningen var att få fram hur stor andel av samtalen som ledde till bokning av läkartid respektive hänvisades vidare till annan vårdgivare, jourläkarcentralen etc samt hur många som fick egenvårdsråd eller besked att avvakta. Vi började med att inventera vilka olika typer av samtal vi hade. Därefter mätte vi under en fyraveckorsperiod under tiden Resultatet framgår av ett stapeldiagram där varje samtalstyp visar hur stor varje andel är av det totala antalet samtal.

9 Mätning i receptionen 18/10 24/10 Bokade patienter Antal tisdag 18/10 onsdag 19/10 torsdag 20/10 fredag 21/10 måndag 24/ Patienter som ej är bokade 10 9 Antal Bokar tel tid till doktor Skickar patient till DSK Recept Akut bedömning av ssk Annat Tisdag 18/10 Onsdag 19/10 Torsdag 20/10 Fredag 21/10 Måndag 24/10 Veckodag

10 Detta blev resultatet av mätningen i receptionen av patienter som ej har en tid bokad Bokar telefontid till doktor Skickar patient till DSKmottagning Recept 10 st 8 st 5 st Akut bedömning av ssk som sitter i telefon Annat 17 st 21 st Annat Byta familjeläkare Önskar boka tid Vill att sjuksköterska ska ringa upp patient Boka vaccination

11 Åtgärder: Vi har genomfört en översyn av läkarschemat. Det nya schemat som träder i kraft den 6 mars innehåller färre besökskategorier. Alla läkare har tider som kan bokas av mottagningssköterskorna. Vissa telefontider görs om till besökstider. Vi bedömer att dessa åtgärder ska öka tillgängligheten och minska rundgången. Diskussion pågår om att byta bokningssystem från PASIS till Swedestar. Vi fortsätter att följa T3. Vi planerar att så småningom också mäta hur mycket tid och resurser som läggs ner på de olika IT-systemen. Distriktssköterskemottagningen är sedan tidsbokad. Detta har medfört att arbetet blivit jämnare och mer lättplanerat. Inga negativa reaktioner från patienter har noterats.