Vårdcentralen Delfinen Höganäs Bra mottagning 2006

Transkript

1 Vårdcentralen Delfinen Höganäs Bra mottagning 6 Deltagare Cecilia Hultqvist Kerstin Lindell Christel Carlberg Eva-Brita Johansson Lisbeth Cronqvist distriktsläkare distriktsköterska vårdcentralschef distriktsköterska undersköterska läkarsekreterare

2 Sida 1 (4) Inledning Intresset för bra mottagning väcktes genom att vi läst och hörde talas om projektet genom andra vårdcentraler i Nordvästra Skåne. På vår arbetsplats hade vi olika uppfattningar om värdet i vissa förslag till förändrade arbetsrutiner. Vår nyfikenhet väcktes dock, och med den objektiva insikten att det inte är säkert att vi gör allt på rätt sätt, så beslutade vi att deltaga i projektet och se vad som kunde förbättras på vår vårdcentral. Bakgrundsfakta Höganäs Primärvård har ett upptagningsområde på ca 3 invånare och omfattar två vårdcentraler. Två privatläkare är dessutom knutna till primärvården. Vårdcentralen Delfinen har ett områdesansvar för ca 11 5 invånare och har efter att listningssystemet infördes ansvar för de patienter som aktivt listar sig på vårdcentralen. Alla läkare är fullistade. De patienter som inte kunnat få någon läkarlistning är listade direkt på vårdcentralen. Under sommarhalvåret ökar befolkningen betydligt då Höganäs kommun är en intensiv turistort med många sommarboende under maj-september. Trakten besöks också av ett stort antal tillfällighetsturister. Befolkningen inom vårdcentralområdet är socialt stabil. Den åldersmässiga uppdelningen är < år % % % 6-79 % > 11 % Vårdcentralen har läkaransvar för tre äldreboenden och har BVC verksamhet. Samarbetet med kommunens distriktsköterskor är betydande. Även här har en stor förändring skett. Sjukhusvistelserna har kortats ned betydligt och fler mycket sjuka patienter vårdas i hemmet. Distriktsköterskemottagningen är belägen i närliggande kvarter, 3 min gångväg från vårdcentralen. Där bedrivs BVC och sedvanlig distriktsköterskemottagning. Distriktsköterskorna på vårdcentralen arbetar med telefonrådgivning, besök som kan uppstå under telefonrådgivning, diabetesmottagning, astmamottagning, rökavvänjning samt blodtrycksmottagning. Undersköterskorna har förutom ansvaret för lab även fotvårdsmottagning, viktreducering och vårtmottagning. Läkarsekreterarna svarar för, förutom sedvanlig dokumentation, receptionsarbete, IT frågor, generell kravspecifikation, diabetesregister, brandskydd, arbetsmiljöfrågor, listning till familjeläkare, läkemedelsbokning och viss personaladministration. All mottagning är tidsbeställd förutom extern provtagning. Sjukgymnastiken är gemensam för Höganäs Primärvårdsområde och är fysiskt placerad på Vårdcentralen Sjöcrona, den andra vårdcentralen i upptagningsområdet.

3 Sida (4) Kuratorsverksamheten är gemensam för Höganäs Primärvårdsområde, med mottagningstid på vår vårdcentral. Personal 5 distriktsläkare 6,75 distriktsköterskor 3 undersköterskor 3.5 läkarsekreterare.5 lokalvårdare 1 kurator (för hela Höganäs Primärvårdsområde) 1 ST-läkare är knuten till oss och periodvis har vi också AT-läkare. 1. Identifierade problemområden 1.1 Vänte- och bevakningslista I nuläget kallas patienter med kroniska sjukdomar med vissa tidsintervaller. Vi klarar inte att ge tider inom dessa intervaller och återbesöken blir framskjutna. Kan vi öka dessa intervaller till årsbesök och överlåta ansvaret av besöksbeställning på vårdtagarna själva? Vi har ofta märkt, att många kallade patienter ställer sig frågande till varför de skall komma på besök. Ofta har de t.ex. varit på sjukhuset på kontroll och besöket hos oss kanske är onödigt men, har jag fått kallelse kommer jag. Det förekommer också att patienter har varit på akutbesök och har då inte behov av ett planerat besök. 1. Arbetsmiljön i receptionen Rådgivning och kassafunktionen är i dag placerade i en gemensam receptionslokal. Många personer vistas där och verksamheterna stör varandra. Någon form av förändring av arbetsflödet är nödvändigt för att få en lugnare arbetssituation. 1.3 Laboratoriearbetet Fördelning av provtagning under dagen.. Övergripande mål Slopa bevakningslista och endast bevaka patienter med särskilt behov. Att kunna erbjuda ett planerat besök till ordinarie läkare inom en vecka. Förändra arbetssituationen i receptionen snarast. Se över arbetssituationen på laboratoriet. Undvika fördröjning av utskrifter av remisser och brev. Hantering av inkommande remissvar och journalanteckningar.

4 Sida 3 (4) 3. Kartläggning Balansräkning dvs. kartläggning av internt och externt arbete. T3-tid Mätning av provtagning på laboratoriet under veckor. Uppdelning gjordes i intern provtagning (provtagning inför läkarbesök). Extern provtagning (provtagning från annan klinik). Provtagning som uppkommer i samband med läkarbesök. Mätning och identifiering av inkommande samtal till telefonrådgivande sjuksköterskor under 1 vecka. I samband med en utbildningsdag identifierade vi gruppvis vad som kunde orsaka störning i receptionen och kom fram till följande: Köbildning till receptionen Sökande efter remissvar i postlådor. Samlingsplats Genomgång från laboratoriet. 4. Resultat 4.1 Vänte- och bevakningslista Kartläggning av vårt arbete visade att vi har den kapacitet vi behöver för att klara vårt upptagningsområde. Bilaga 1 Översyn av schemaläggning visar en fördelning över hela veckan och samtliga tider utnyttjas väl. Att vi hamnat i obalans med vänte-bevakningslista beror till stor del på att vi under majaugusti nästan enbart har akutmottagning pga turisttillströmning. Vi har även, under några längre perioder, ej varit fullbemannade på läkarsidan. Mätning av T3 tid görs varje torsdag och det kommer vi att fortsätta med. Resultatet av mätningen är otillfredsställande och kommer inte att förändras nämnvärt förrän vi tagit bort bevakningslistan. Bilaga Som en kompletterande undersökning gjorde vi mätningar av inkommande samtal till sjuksköterskor. Dessa mätningar visade att största delen av samtalen kommer till rätt person. 7 % av samtalen under v 11 var sjukdomsrelaterade. Bilaga 3 Under förmiddagarna finns sjuksköterskor i rådgivningen och mätningar i vårt telefonsystem VCC visar på bra resultat vid jämförelse med övriga VC Region Skåne. För att ytterligare förbättra tillgängligheten ska vi, när möjlighet finns, öka bemanning på morgonen, speciellt måndag och tisdag då svarsfrekvensen är sämst, till 3 svarande sjuksköterskor. För att klara detta krävs att alla är i tjänst. De patienter som besökt oss efter maj har fått besked att själva beställa återbesök. Läkaren lämnar en återbesökslapp där det står om rekommenderat nästa besök. Bilaga 4 Anteckning om detta står i journalen och även anteckning om provtagning bör göras före nästa besök. Vid inkommande remisser från annan klinik som föranleder återbesök skickas ett brev till patienten om att själv beställa tid. Bilaga 5

5 Alla som nu står på bevakningslista får ett brev om våra ändrade rutiner och när nästa besök är planerat. Bilaga 6 Anteckning görs i journal och registrerade provtagningar som finns på bevakningslistan överförs till journalen. Sida 4 (4) 4. Arbetsmiljön i receptionen Arbetet i receptionen har förbättrats. Alla som kommer till provtagning tar numera en nummerlapp, som finns utanför receptionen, istället för att belasta expeditionsluckan. Detta medför färre samtal i receptionslokalen. Patienter som kommer till mottagningen utan tidsbeställning får sitta ned i väntrummet och invänta sin tur på samtal med sjuksköterska. Dessa samtal sker numera ej i receptionen. Vi tagit bort onödigt spring genom att laboratoriepersonalen använder en annan ingång till receptionen. Anteckning om vilken läkare som fått svar skrivs i journalen under flik notering när remissvar och journalkopior kommer. Detta medför att sökande efter handlingar minimerats. 4.3 Laboratoriearbetet Mätning på laboratoriet gjordes med pinnstatistik. Denna visade att vi har mest belastning på förmiddagen. För att göra en bättre fördelning av arbetet bör extern provtagningar ske mellan. 1. då den interna provtagningen är som störst Vi är överens om att inte ha ytterligare provtagning på eftermiddagen då vi har andra aktiviteter av vikt. Bilagor Övrigt Under arbetets gång har vi funnit att det är mycket viktigt att remisser blir utskrivna snarast möjligt. Dessa dikteras fortsättningsvis på särskilda band och skrivs med förtur. Rutiner har införts hur provtagning inför nästa besök dokumenteras i journalen. Sammanfattning De förändringar som har genomförts har utfallit positivt. Även små förändringar kan ge stora förbättringar. Arbetsmiljön i receptionen har blivit mycket bättre. Det är en lugnare miljö att arbeta i och därigenom minskad stress. Vi sparar mycket tid på att slippa leta efter papper, t ex epikris, journalanteckningar, brev, genom noteringen i journalen om när det kommit och till vem vi lagt det. Mycket snabbare handläggning av remisser och brev genom diktering på särskilda band som skrives med förtur varje dag. Från och med oktober månad upphör kallelsesystemet och vi ser fram mot att på detta sätt frigöra tider och förhoppningsvis kunna erbjuda tider efter efterfrågan. Hur detta utfaller kommer fortsatt mätning av T3 tid att utvisa. Vi har tyvärr varken ST-läkare eller AT-läkare i höst vilket medför att väntetiderna till övriga läkare ökar. Det vi i nuläget upplever som mycket viktigt är att hantera tidsbeställningar på ett för våra patienter smidigt sätt.

6 Balansräkning (Bilaga 1) BALANSRÄKNING Denna balansräkning baseras på: Siffrorna motsvarar en tidsperiod på: 6 minuters tider veckor Extern Efterfrågan pat. tider Intern Efterfrågan Planerat besök 165,5 Planerat besök, Akutbesök 19 54, Akutbesök, Telefontid 7 1, Telefontid 14,3 Hänvisning annan vårdgivare 49, Hänvisning annan vårdgivare, Till väntelista 1, Till väntelista, Total ,3 Total 14,3 pat. tider Patienten får ett gruppbesök, Balansräkning Andel tider Extern efterfrågan 9% 149,3 Intern efterfrågan %,3 Efterfrågan på gruppbesök %, Total efterfrågan 1% 151,6 Plan. Mottagningskap. 13%,7 Total 3% 57,1 tider "Ryggsäck" pat. Mottagningskapacitet Planerad Utfall Total antal patienter på väntelista 333 Planerade tider 75, 95,3 Akuta tider 99, 7,5 Bevakningslista pat. Telefontider 33, 9,5 Total antal patienter på bevakningslista 16,,,, Hänvisningar pat.,,,,,, Total,7 3,3 tider Merarbete pat. Övrig kapacitet Planerad Utfall avbokningar under under Administration 7, 66, avbokningar under under BVC 1, 7,7 avbokningar under under Sjukhem 9,5 6,3 avbokningar under under Utbildning 1, 14, Läkarmöte 16,5 15,5 Personalmöte,5, Konsultverksamhet 1, 1, Övriga aktiviteter,5, Vårdcentralen Delfinen,, Läkarmottagning,, /6 Total 1, 11,5

7 Tredje tillgängliga tid (Bilaga ) Tredje tillgängliga tid (-6 dagar) (Standard Mätningar) Delfinen Team Noteringar 1: mkt ledigheter i februari : sportlov, flera läkare borta 3: mkt ledigheter/utbildningar 4: flera läkare borta men AT-läkare börjar den 6/3. 5: At-läkare börjat denna veckan 6: påsk, många lediga 7: 6 läkare i tjänst, ej mätt under semesterar : 5 läkare i tjänst 9: Ingen ST- eller AT-läkare längre. 1 läkare tj-ledig, ej jobbar halvtid

8 Telefonmätning v11 (Bilaga 3) VC Delfinen Telefonmätning v 11 6 Boka tid, läkare 14 Rådgivning 7 Recept 65 Annat 41 Bokad till läkares tel.tid 39 Totalt antal samtal = 4 st Boka tid, SSK 6 Samtal från kommunens SSK 1 Provsvar 1 Avboka, ändra tid 15 Missad åtgärd 1 Förlängd sjukskrivning, intyg 9 Fråga om väntelista Hänvisning till annan vårdgivare Pat får återkomma senare 3 Till väntelista, läkare 3 Vidarekoppling av samtal 3 Till väntelista, SSK Bevakning till läkare Kallelseblankett (Bilaga 4) Du rekommenderas att ta kontakt med vårdcentralen Du ringer själv och bokar tid på telefonnummer , lämpligast måndag t.o.m. torsdag kl för läkarbesök. dag /. kl. för provtagning före besöket. dag / kl.. för sjuksköterskebesök. dag /. kl. för provtagning. dag /. kl. telefonkontakt. dag /. kl. Välkommen Vårdcentralen Delfinen

9 Bokningsbrev (Bilaga 5) Vårdcentralen Delfinen Stinsens Trädgårdsgata Höganäs fax Datum Vi har emottagit ett brev/remiss från För uppföljning på Vårdcentralen Vi ber dig därför ringa vecka.och boka en tid på telefon Ring gärna på eftermiddagen mellan kl Med vänlig hälsning Vårdcentralen Delfinen Information om återbesök (Bilaga 6) Vårdcentralen Delfinen Stinsens Trädgårdsgata Höganäs fax Datum VIKTIG INFORMATION Från och med oktober månad kommer vi att sluta kalla till återbesök. Detta innebär för Din del att du själv får ringa och beställa tid till det planerade besöket i.månad. Ring ca. 14 dagar för Du vill ha Ditt besök. Lämpligast tid att ringa är mellan Med vänlig hälsning Vårdcentralen Delfinen

10 Provtagning totalt per dag v6 (inkl EKG) (Bilaga 7) Provtagning totalt per dag v 6 (inkl EKG) Provtagning totalt per dag v7 (inkl EKG) (Bilaga ) Provtagning totalt v 7 (inkl EKG)

11 Extern provtagning per dag v6 (Bilaga 9) Extern provtagning per dag v Extern provtagning per dag v6 (Bilaga 1) Extern provtagning per dag v

12 Provtagning före besök v6 (Bilaga 11) Provtagning före besök per dag v Provtagning före besök v7 (Bilaga 1) Provtagning före besök per dag v 7 3,5 1,5 1,

13 Prov som uppkommer vid besök per dag v6 (Bilaga 13) Prov som uppkommer vid besök per dag v Prov som uppkommer vid besök per dag v7 (Bilaga 14) Provtagning som uppkommer vid besök per dag v