BRA MOTTAGNING. Nulägesrapport

Transkript

1 BRA MOTTAGNING Nulägesrapport Arbetsgruppen, Bra Mottagning Februari 2004

2 Bra mottagning inom Landstinget i Kalmar län Bra mottagning inom Landstinget i Kalmar län startade på allvar i samband med att landstingets Åtgärdsplan för ökad tillgänglighet togs fram hösten Bra mottagning var då en av de föreslagna åtgärderna som skulle genomföras för att öka tillgängligheten och minska vårdköerna inom landstinget. Arbetet bedrivs i form av ett projekt, där medel avsatts genom tillgänglighetspengarna. Projektet startade hösten 2001 då 5 team från landstinget deltog i Bra mottagning 5. Syftet med projektet är och har varit att genom att delta i Qulturums Bra Mottagning ta hem kunskaper kring konceptet och på länsnivå utveckla och stimulera till ett ökat deltagande i Bra mottagning Målen är att förbättra tillgängligheten för alla patienter, utveckla ett tvärprofessionellt arbetssätt för att bättre ta tillvara på varandras resurser och skapa lärande nätverk. Detta för att på sikt öka tillgängligheten och minska vårdköerna. Projektarbetet inom l andstinget har bedrivits av en arbetsgrupp bestående av Annika Johansson (projektledare), Anders Elneus och Leif Benzein. Till arbetsgruppen är även Cajsa Björk knuten. Rapportering har skett till utvecklingsdirektör Stefan Jutterdal. Arbetsgruppen är en del av den planeringsgrupp som består av representanter från Qulturum Landstinget i Jönköpings län, Landstingen i Blekinge och Kronoberg samt primärvården i region Skåne. Kort om Bra Mottagning Bra Mottagning är en arbetsmodell för att förbättra tillgängligheten i vården utifrån teorien om Advanced Access och arbetsmodellen för Genombrott. Dessa teorier är framtagna av The Institute for Health Care Improvement (IHI), Boston. I Bra Mottagning utgör tillgänglighet huvudfokus. Tillgänglighetsbudskapet har primärt lyfts fram av den amerikanska doktorn Mark Murray i metoden Advanced Access. Förenklat går hans budskap ut på att man bör sträva efter att balansera tillgång med efterfrågan. Eftersom efterfrågan är förutsägbar och i regel konstant kan tillgången planeras därefter. För att öka tillgängligheten handlar det om att genomföra förändringar som frigör resurser och minskar efterfrågan (se bilden). För att nå Advanced Access förespråkar Bra Mottagning att en verksamhet måste börja med att förstå förhållandet mellan efterfrågan och kapacitet. Mark Murray menar inte bara att utbudet och efterfrågan är påverkbart utan hävdar även att köerna i dagens sjukvård finns där för att systemet är konstruerat för detta: Varje system är perfekt designade för att uppnå de resultat de uppnår (Don Berwick). Genombrottsmetodiken står för hur förändringsarbetet kan bedrivas. Metodiken grundar sig på en föreställning av att det finns en mängd kunskap tillgänglig för förbättringsarbete inom hälso- och sjukvården men att denna sällan kommer till

3 användning. Metodiken syftar till att accelerera utvecklingsarbetet i en verksamhet genom att strukturera upp arbetet enligt vissa principer och göra den befintliga kunskapen tillgänglig. Enligt modellen arbetar man med tre grundläggande frågor: Vad är det vi vill uppnå? Hur kommer vi att veta att en förändring är en förbättring? Vilken förändring resulterar i en förbättring? En av grundpelarna i genombrottsmetodiken är systemsynen vilket innebär att man försöker skapa en bild av och förstå helheten för att kunna göra de bästa och mest effektiva förändringarna. Delaktighetsperspektivet är framträdande och baserat på teorierna för aktionsbaserat lärande. Vilket innebär att lärandet sker genom eget praktiskt och konkret förändringsarbete Bra mottagning - genombrottsmetodiken Tvärfunktionella team Mål och mätningar Pröva att förändra Integrera utvecklingsarbetet Agera Analysera Planera Pröva. PDSA - cykeln Genombrottsmetodiken är uppbyggd kring den så kallade. PDSA-cykeln Modellen innebär i korthet att man börjar arbetet med att planera en förändring. Man ser över de befintliga förutsättningarna, sätter mål och lägger upp en handlingsplan. I följande steg prövar man förändringen. Förändringens utfall dokumenteras och analyseras. Analysen ligger sedan till grund för beslut om förändringen ska implementeras i verksamheten eller ej. Eftersom Genombrottsmetodiken ska främja ett kontinuerligt och pågående förbättringsarbete skall hjulet vara i konstant rullning. Andra viktiga faktorer för arbetet är tvärprofisionella team, mål och mätningar, pröva att förändra och integrera utvecklingsarbetet

4 Programdesign Arbetsgången i Bra mottagning följer Genombrottsmetodikens uppläggning med lärande seminarier och aktiva perioder för teamens arbete på hemmaplan. Tidsintervallen mellan seminarierna är ca två månader. Bra Mottagningsprogrammet är uppbyggt för att erbjuda både vad- (advanced access) och hur- lösningar (genombrottsmetodiken). Sammanfattning av resultat efter genomfört program Då förutsättningarna för de deltagande teamen har förändrats och programmet förbättrats, är resultaten inte riktigt jämförbara mellan de olika bra mottagningsgrupperna. Som exempel kan nämnas att mätning av efterfrågan och kapacitet har förtydligats och mätningen av tredje tillgängliga tid har intensifierats. Resultatet kommer därför att redovisas utifrån de olika Bra mottagningsomgångarna. Bra mottagning 4 Under denna omgång deltog kvinnoklinikerna i Kalmar och Västervik. Vi vet att förändringar angående väntelistorna genomfördes men kan i nuläget inte följa upp det fortsatta arbetet. Bra mottagning 5 Till denna omgång skapades projektet inom vårt landsting. Från landstinget deltog fem team, nämligen Esplanadens och Norrlidens vårdcentraler samt team från Mödrahälsovården, distriktsrehabiliteringen och distriktsvården i SHSO. Av teamens slutrapporter framgår att de resultat som åstadkommits handlar om schemaförändringar, tidsbeställd mottagning, ändrade rutiner, utnyttjande av samtliga yrkeskategorier, ändrade områdesindelningar, införande av gruppbehandlingar samt minskningar av väntelistan. Nedan mätning av T3-tiden på distriktsläkarmottagningarna under projekttiden Esplanadens VC Norrlidens VC 5 0

5 Bra mottagning 6 Under Bra mottagning 6 deltog fyra team från Samrehab norr, Barnkliniken i Kalmar samt vårdcentralerna i Berga, Stensö, Torsås och Blå Kusten. Resultaten varierar mellan teamen men sammanfattningsvis kan konstateras att de deltagande teamen har slopat eller minskat sina väntelistor och ökat sin tillgänglighet till avancerad tillgänglighet (0-3 dagar). Andra förbättringar som rapporterats är införande av TeleQ, borttagande av telefontid, utnyttjande av datorn på ett effektivare sätt, koll på remissflödet, infört enbart en bokningsbar tid och att patienterna får ringa själva. Idag vet vi mer om våra patienter, vilka de är, ålder, könsfördelning, diagnoser. Vi har även fått en bättre överblick i vad vi gör och vilka resurser vi har på mottagningen. Genom mätningar har vi också lärt oss vad det är patienten vill när de kontaktar oss. Projektet Bra mottagning har för vårdcentralen skapat många gemensamma mål. (Blå Kusten, Oskarshamn) Torsås VC Stensö VC Blå Kusten VC Berga VC 10 0 Ex Tredje tillgängliga tid, läkare vårdcentral Bra mottagning 6 Bra mottagning 7 I denna omgång av Bra mottagning deltog team från Barnkliniken i Västervik, Klinisk fysiologi, Reumatologimottagningen, Kirurgmottagningen och Urologimottagningen från Kalmar. Vidare deltog team från vårdcentralerna i Ljungbyholm, Smedby, Lindsdal och Borgholm samt distriktsrehabiliteringen på Öland. De resultat teamen har uppnått kan sammanfattas på följande sätt: Slutenvårdsenheterna Slutenvårdsenheterna har redovisat kortare väntelistor, införande av statistikprogram för kontroll av remissinflöde, väntelistor och produktion. Ett flertal rutinändringar har genomförts så som ändring av telefontider, ändrade återbesöksintervaller, bokning via läkarsekreterare, bevakning av återbud, schemaförändringar, recept via e-post, ombyggnationer samt utökad sjuksköterskemottagning. Ovan nämnda förändringar har även genomförts inom Distriktsrehab på Öland. Distriktsläkarmottagningarna De förändringar som genomförts på vårdcentralerna handlar om att ta bort väntelistorna. Detta har gjorts på lite olika sätt. Patienten får själv höra av sig när det är dags för återbesök/provtagning, inga nya patienter sätts på väntelistan, patienten får ett återbesökskort. En typ av bokningsbar tid har införts. Recepten e-mai-

6 las direkt till apoteken, sjukskrivningsintyg och andra intyg skickas hem till patienter. Recept med 5 uttag och kontrollintervallet ses över från ett år till månader. Patienten kan gå oftare hos specialsjuksköterska istället för läkare. Sekreterare har fått skrivhjälp, undersköterskor ansvarar för nystartartad blodtrycksmottagning för blodtryckskontroll och icke farmakologisk rådgivning samt att patienter som ska ha intyg förebredes av undersköterskor före läkarbesöket. Bättre fungerande lab.verksamhet, bättre dokumentation i journalen vad det gäller planering för patienten. Bättre personalplanering (6 veckor framåt) med schemaförändringar som åtgärd Borgholms VC Smedby VC Ljungbyholms VC Lindsdals VC Högsby VC Sammanställning tredje tillgängliga tid, vårdcentralerna BM 7 Exempel tredje tillgängliga tid Reumatologi- mottagningen, Kalmar. Bra mottagning 8 Under denna omgång av Bra mottagning har följande team deltagit Ölands psykiatriska öppenvårdsteam, Kvarnholmens DLM, Mörbylånga DLM, Distriktsarbetsterapin, Medicinmottagningen Oskarshamns sjukhus samt Samrehab i Gamleby/Västervik. Av teamens slutrapporter framgår att många olika förändringar har genomförts vilket har lett till mera sammansvetsade arbetsgrupper. Distriktsläkarmottagningarna har bl a. arbetat bort sina väntelistor och bevakningslistor, en typ av besökstid har införts. För psyktemet har deltagandet resulterat i att man slopat sina bevakningslistor, ökat telefontiderna till läkare och stadigt sänkt T3-tiden till läkarbesök. På Medicinmottagningen resulterade arbetet i nya schemamallar, framförhållning vad gäller ledigheter och kurser samt genomgång av samtliga väntelistor. Distriktsarbetsterapin har bl.a. utarbetat reservplaner för oplanerade ledigheter och förenklat rums- och tidsbokningssystemet.

7 Exempel Tredje tillgängliga tid för EKO och arbetsprov, Fysiologiska kliniken, Kalmar, Bra mottagning 7. Sammanfattning resultat Bra mottagning har för deltagande team blivit en fungerande metod för att förändra strukturen i arbetet och har för flertalet mottagningar gett tydliga resultat. Minskade väntelistor eller slopande av väntelistor, minskning av väntetiderna till läkare och övriga personalkategorier framgår tydligt. Flertalet av distriktsläkarmottagningarna har i dag avancerade tillgänglighet, det vill säga 0-3 dagars väntetid. Mottagningar inom slutenvården har i de flesta fall minskat sina väntelistor med hälften men även i något fall minskat sin väntetid till ca 14 dagar. När det gäller arbetsmiljön kan nämnas att personalen upplever att arbetet med Bra mottagnings metoden har givit en bättre arbetsmiljö. Bland annat upplever personalen mindre stress, lugnare arbetstempo, större engagemang och ökat intresse för förbättringsarbete. Något som upplevs positivt är det kontinuerliga mätandet som ger snabb feedback till personalen. Fortsättning Under arbetets gång har arbetsgruppen uppmärksammat behovet av kontinuerlig uppföljning med teamen som genomfört Bra mottagning. Det finns en risk att arbetet faller i glömska eller avstannar om ingen puffar på. Arbetsgruppen har därför planerat in en uppföljningsdag den 21 januari 2004 för de team som deltog i Bra mottagning 4, 5 och 6. Under våren 2004 kommer också en utvärdering att göras av Helena Engström, sjuksköterska på Resursenheten som läser KLUV i Linköping. Under 2004 kommer projektet att fortleva i oförminskad omfattning. Det finns många mottagningar, både inom primärvården och slutenvården, som ej deltagit i Bra mottagning. Bra mottagning 10 startar i mars månad och förhoppningsvis startar BM 11 under hösten. Uppföljning och handledarstöd kommer också att erbjudas de team som deltagit i BM 7 och 8 kontinuerligt. Arbetsgruppen ska även fortsätt utveckla den hemsida som finns på landstingets intranät, Bryggan. Tanken är att samtliga deltagande team på sikt ska rapportera in sin tredje tillgängliga tid kontinuerligt. Detta kommer att starta så snart det är tekniskt möjligt.

8 Följande enheter har deltagit i Bra mottagning BM 4 KK, Kalmar och Västervik BM 5 Esplanadens VC, Västervik, Norrlidens VC, Kalmar, Mödrahälsovården, söder, Distriktsrehabilitering, Nybro, Distriktsvården, Nybro. BM 6 Samrehab, Oskarshamn/Högsby, Samrehab, Mönsterås, Samrehab, Västervik, Samrehab, Nordväst, Barnkliniken, Kalmar, Berga VC och Stensö VC, Kalmar, Torsås VC, Blå Kustens VC, Oskarshamn. BM 7 Barnkliniken, Västervik, Högsby VC, Klinisk fysiologi, Kalmar, Reumatologimottagningen, Medicinkliniken, Kalmar, Kirurgmottagningen, Kalmar Urologmottagningen, Kalmar, Lindsdals VC, Ljungbyholms VC och Smedby VC, Kalmar, Borgholms VC, Distriktsrehab, Öland BM 8 Psykiatriska kliniken, Psykmottagningen, Öland, Samrehab, primärvården Västervik, Distriktsarbetsterapin, primärvården, Kalmar, Blomstermåla VC, Kvarnholmens VC, Kalmar, Medicinkliniken, Oskarshamn samt Mörbylånga VC Följande enheter deltar i Bra mottagning BM 9 Kvarnholmens DSM, Stensö DSM, Kalmarjouren, Berga/Norrlidens DSM, Barnhälsovård/BVH-team, Ögonkliniken, Kalmar, Mönsterås VC, Mönsterås DSM, St Trädgårdsgatans DSM, Västervik samt Psykiatriska öppenvårdsmottagningen Nybro/Emmaboda. BM 10 Startar mars 2004 Arbetsgruppen för Bra Mottagning i Kalmar län VILL DU VETA MER? Gå in på Bryggan/Bra mottagning