Projekt Verksamhetsutveckling Vårdcentralen Edsgärdet

Transkript

1 VÅRDCENTRALEN EDSGÄRDET Projekt Verksamhetsutveckling Vårdcentralen Edsgärdet Projektledare: Lena Örtengren, Verksamhetschef Vårdcentralen Edsgärdet Primärvården Fyrbodal Ed CVU Rapportserie: 2006:13

2 Sammanfattning Vårdcentralen Edsgärdet är en ganska liten Vårdcentral med ca 20 anställda. På Vårdcentralen arbetar flera kategorier men få av varje, endast en person i vissa yrkeskategorier. Litenheten gör oss sårbara på olika sätt samtidigt som det även är en möjlighet. Vi har under längre tid även haft läkarbrist och använt oss av bemanningsföretag. Ambitionen har varit att hitta förändrade arbetsformer och ett nytänkande i vårt arbete för att en utveckling av Vårdcentralen ska kunna ske. En utveckling av samverkan och helhetssyn som skall leda fram till ett bättre omhändertagande av våra patienter och en ökad framtidstro och positiv syn på arbetet hos personalen. Vi har i detta projekt arbetat med att försöka hitta förbättrade och förändrade arbetssätt och rutiner. Detta i syfte att vara en professionell arbetsplats med ett professionellt bemötande som ger bra service till invånarna. Vi vill vara en arbetsplats som präglas av positiv anda, gott arbetsklimat och god stämning. Ett flertal förbättringsarbeten är genomförda. Att ha en grupp som fungerar som igångsättare och håller förändringsarbetet levande är viktigt. Vi kommer därför att fortsätta att ha en sådan grupp av medarbetare. Vi har lärt oss att små enkla förändringar kan ge stora och goda resultat.

3 Innehållsförteckning: Sid. nr. Bakgrund 1 Mål och Syfte 1 Förbättringspunkter/Frågeställningar 1 Genomförande 1 Resultat 2 Pågående arbete 3 Hur projektet eller delar av har övergått i ordinarie verksamhet 3 Hur går vi vidare 3 Medarbetarnas reflektioner på projektet 4 Spridning av erfarenhet och resultat 4

4 Bakgrund Vårdcentralen Edsgärdet ligger i Ed i Dalsland. Det är en ganska liten Vårdcentral med ca 20 anställda. På Vårdcentralen arbetar flera kategorier men få av varje, endast en person i vissa yrkeskategorier. Litenheten gör oss sårbara på olika sätt samtidigt som det även är en möjlighet. Vi har under längre tid även haft läkarbrist och använt oss av bemanningsföretag. Att hitta förändrade arbetsformer och nytänkande i vårt arbete är viktigt för att utveckling av Vårdcentralen ska kunna ske. En förbättring av samverkan och helhetssyn leder fram till bättre omhändertagande av våra patienter och en ökad framtidstro och arbetsglädje hos personalen. Mål och Syfte Att genom ökad samverkan över kategorigränserna, förbättrade rutiner och genom tydliga och gripbara mål och värderingar, uppnå en bestående och hållbar förbättring av verksamheten, ur både personalens, patienternas och befolkningens synvinkel. Förbättringspunkter/Frågeställningar Hur omvandlar vi värderingar till handling - rak kommunikation, lyhördhet för varandra, gemensamt ansvar, lika villkor för alla? Kan vi genom att hitta förbättrade rutiner och effektivare arbetssätt (tänka i nya banor) för att minska arbetsbelastningen och öka arbetsglädjen? Hur förbättras samarbetet mellan personalen för att ge förbättrad service och bemötande till patienterna? Under vilka former utvecklar vi teamarbete över kategorierna för att få större helhetssyn i vårt bemötande? På vilket sätt kan vi förbättra sekretessen på läkarmottagningen ombyggnad, ommöblering? Öka gemenskapen genom att se till att personalen har gemensam fika och lunch. Genomförande Vi startade med att diskuterade och revidera våra tidigare mål, verksamhetsidé och värderingar för att ha de övergripande målen aktuella och gemensamma. Därefter startade vi med att gemensamt hitta de mest aktuella förbättringspunkterna som resulterade i våra frågeställningar. Varje enhet inom vårdcentralen gjorde därefter en nutidsbeskrivning av sin verksamhet och preciserade vilka förbättringar som behövde genomföras. Dessa kartläggningar gjordes av varje profession för sig. 1

5 Vi tillsatte därefter en projektgrupp med representanter från nästan alla professioner vilka blev spindeln i nätet. Denna grupp höll projektet igång och startade upp förändringsprocesserna. Därefter tillsattes arbetsgrupper vilka gavs möjligheter att prova olika sätt att jobba eller lösa problemet. Vi provade nya arbetssätt som sedan utvärderades på avdelningsmöten. Resultat Vi har gjort följande förändringar på vårdcentralen det senaste året: Aktualiserat gemensamma värderingar, mål och verksamhetside Omfördelning av en del arbetsuppgifter mellan sekreterare, sjuksköterskor och städerskor gällande post och städrutiner. Sjuksköterskorna gör mindre städarbete och administrativt arbete. Genomfört förändringar i läkarnas tidböcker där alla patienter sätts upp i tidboken även recept och andra åtgärder sätts upp tidbok för att slippa lappar och för att synliggöra arbetet. Infört bokade telefontider till läkare istället för öppen linje in. Genomfört förändringar på laboratoriet där vi nu har bokade tider istället för drop in. Vi försöker få alla patienter att ringa och boka tid på lab. Vi har tydliggjort i tidboken vilka som är interna läkarpatienter, bokade besök samt drop in patienter för att bättre kunna prioritera. Förbättrat sekretessen på Vårdcentralen genom att byggt till en dörr i korridoren på läkarmottagningen. Gjort om vårt posthantering så detta hämtas längre ner i korridoren och därmed inte stör verksamheten. Utarbetat rutiner kring blodtryckstagning för ett mera professionellt mottagande av patienter samt för att förbättra och förenkla samarbetet mellan hjärtkärl sköterska, distriktssköterskor och läkare Genomförda förändringar i vår telefonväxel för att förbättra tillgängligheten med fler linjer in samt kö system med information. Tidigare blev det upptaget när det var fyra inkommande samtal. Förändrat rutiner vad gäller bladderscan (mätning av kvarvarande urin i blåsan utan katetrisering)och patienter med kateter. 2

6 Vi har arbetat och arbetar fortfarande med förändrade rutiner ang. remisser på sjukgymnastiken där vi har haft köer. Förbättrat och förtydligat våra rutiner vad gäller dokumentation. Detta är extra viktigt när vi har så många kedjeläkare. Vi använder nu datorn mera för intern kommunikation för att slippa alla meddelanden på lappar. Utarbetat nya rutiner för kallelser, vi kallar inte lika många patienter utan de som kan får boka tid själva. Recepthantering vi har provat olika sätt men nu har vi infört e-recept som fungerar mycket bra. Vi har formaliserat rutiner för de olika arbetsmomenten i kassan för läkarsekreterarna. Utarbetat rutiner för uppdykare har vi gjort, men fler sätt finns att prova. Vi har även tittat över våra gamla kvalitetsarbeten och prioriterat bland dem. Pågående arbeten är: Rumsfördelning på vårdcentralen då flera nya medarbetare kommer till oss. Gemensamt förråd för läkarmottagningen, distriktssköterskemottagningen och barnmorskemottagningen. Kartläggning av hot och våld situationer. Rutiner för att förbättra patientflödet på sjukgymnastiken Hitta sätt att på bästa sätt ta hand om uppdykare Hur projektet eller delar av det övergått i ordinarie verksamhet De förändringar vi gjort har blivit bestående. Vissa förändringar har vi behövt modifiera efter tester. De flesta förändringar har blivit till gällande rutiner. Vi kommer fortlöpande att följa upp och förbättra eftersom vi nu har ett annat mera granskande synsätt. Hur går vi vidare? Att ha en grupp som fungerar som igångsättare och håller förändringsarbetet levande är viktigt. Därför kommer vi att fortsätta att ha en sådan grupp av medarbetare. 3

7 Vi arbetar vidare med våra uppdykare och rutinerna på sjukgymnastiken. Vi har lärt oss att små enkla förändringar kan ge stora och goda effekter och resultat. Avslutningsvis presenteras några av medarbetarnas reaktioner och reflektioner över projektet Förbättrad arbetsmiljö Bättre struktur och tydlighet i arbetet Förbättrad telefontillgänglighet och mindre stress för personalen Mer positiv inställning till förändringsarbete Känt delaktighet i förändringarna Ökad arbetsglädje och bättre stämning på arbetsplatsen Spridning av resultat och erfarenheter: Projektet dokumenteras i denna rapport och kommer att spridas i ledningsgruppen för Primärvården Dalsland och på enskilda vårdcentraler om önskemål finns. Spridning sker även genom deltagande i Centrum för Verksamhetsutvecklings (CVU) konferens efter avslutat projekt, hösten Slutrapporten kommer också att läggas ut på CVUs hemsida. 4