Slutrapport. Levnadsvanor. alkohol, tobak, fysisk aktivitet och mat. - dokumentation i hälsobladet

Transkript

1 Slutrapport Levnadsvanor - dokumentation i hälsobladet alkohol, tobak, fysisk aktivitet och mat

2 Dokumentation av levnadsvanor i Cosmic Hälsobladet Bakgrund Sedan 2009 har det funnits möjlighet att i journalsystemet Cosmic dokumentera och följa upp arbetsflödet kring fysisk aktivitet och tobak. Det har även funnits möjlighet att dokumentera alkoholbruk och kost (i fritext), men här har det saknats utsökningsmöjligheter. Med anledning av socialstyrelsens riktlinjer för sjukdomsförebyggande metoder som antogs december 2011 och överenskommelser om uppdrag för hälso- och sjukvården inom Landstinget i Östergötland, behövdes dokumentation och utsökbarheten av levnadsvanor utvecklas. Uppdragsbeskrivning Uppdragets syfte och innehåll Uppdraget syftade till att vidareutveckla och förbättra möjligheterna till dokumentation av levnadsvanor (alkohol, tobak, fysisk aktivitet och mat) och utsökning av data i journalsystemet Cosmic. Följande utvecklingsområden identifierades: Dokumentation av levnadsvanor (alkoholbruk, tobaksbruk, fysisk aktivitetsnivå, och matvanor) Dokumentation av erbjudet/erhållet stöd (ex rådgivning) Dokumentation av resultatuppföljning/utfall av erhållet stöd (ex tobaksfrihet) I uppdraget ingick även att formulera och implementera en rutin för dokumentation av levnadsvanor, erbjudet stöd och resultatuppföljning samt att utarbeta en landstingsgemensam strategi för regelbunden återkoppling av insatsernas resultat till verksamheten. Uppdragsgivare: Lena Lundgren, Hälso- och sjukvårdsdirektör Martin Magnusson, Utvecklingsdirektör Arbetets gång En arbetsgrupp sammankallades med deltagare från olika delar av organisationen. Samtliga deltagare har specialkunskaper inom sitt område vilket gjorde att gruppen kompletterade varandra väl. Gruppen har träffats regelbundet under ett och ett halvt års tid och minnesanteckningar från 15 möten är förda. Arbetsgrupp Maria Elgstrand Distriktssköterska, FHC Katarina Björklund Folkhälsovetare, FHC Kersti Osmin It - konsult, REC Mats Eriksson It - konsult, REC Helen Fredriksson Verksamhetsutvecklare, ITC Anna Hermansen Hälsoprocessledare i Landstinget i Östergötland, centrala länsdelen Anna-Karin Schöld Hälsoprocessledare i Landstinget i Östergötland, västra länsdelen Elisabet Andersson Verksamhetsutvecklare, NSÖ Ann Eldh Verksamhetsutveckling, NSV Catarina Hansson Verksamhetsutveckling, NSC Eva Törnvall FoU-koordinator, FoU-enheten Närsjukvården 1

3 Arbetet har fortskridit enligt nedanstående flödesschema 2

4 Som ett led i förankringen av uppdraget fick samtliga chefer innan Hälsobladets framtagande ett mail, där medarbetarna erbjöds att vara delaktiga genom att bland annat lämna synpunkter kring upplevelsen av att dokumentera levnadsvanor i Cosmic innan införandet av Hälsobladet. Det som framkom då var en önskan om att enbart dokumentera i en verksamhetsspecifikmall samt att all dokumentation rörande levnadsvanor skulle finnas samlat på ett och samma ställe. Detta för att det skulle vara lättare att få en helhetsbild över arbetet med levnadsvanor, d.v.s. medarbetarna hade en önskan om att kunna följa hela flödet (från bruk till ordination, uppföljning och ev utfall) i en och samma mall. Ett 30- tal medarbetare ha fungerat som pilot, och i januari 2012 testade de hälsobladet i demo Cosmic. Utifrån deras synpunkter gjordes justeringar/förbättringar. Delar av gruppen har under arbetets gång träffat och haft erfarenhetsutbyte med representanter från andra landsting (Jönköping, Uppsala) som dokumenterar i journalsystemet Cosmic. Slutprodukt - Hälsobladet, manual, frågebatteri och dikteringsmall Det som framkom från verksamheten var att man önskade dokumentera i enbart en verksamhetsspecifikmall. I dagsläget var det ej genomförbart pga av att systemet inte mäktar med att söka statiskt ur samtliga mallar. Den enda möjligheten var att bygga en egen mall för levnadsvanor - Hälsobladet. Då uppfylldes önskan om att hela arbetsflödet kring levnadsvanor var samlat på ett och samma ställe samt att vi säkerställde att det skulle gå att ta ut statiskt ur systemet. Hälsobladet är baserat på Socialstyrelsens Nationella riktlinjer för sjukdomsförebyggande metoder Detta för att i framtiden möjliggöra en nationell jämförelse. Hälsobladet finns som en egen mall i Cosmic. Mallen är uppbyggd av fasta svarsalternativ. Här dokumenteras patientens bruk av tobak, alkoholkonsumtion, fysiska aktivitets nivå samt matvanor. I mallen dokumenteras också åtgärd i form av rådgivningsnivå, ordination på tobaksavvänjning och fysisk aktivitet på recept (FaR) samt uppföljning av åtgärd, genom att välja de fasta svarsalternativen. Vid behov kan kompletterande information skrivas i fritext. I hälsobladet finns även sökordet sömn med då det klassas som en levnadsvana. För sömn finns dock inga fasta svarsalternativ utan där dokumenteras det i fritext. Arbetsgruppen har förutom journalmallen också tagit fram: En handledning/ manual som stöd till medarbetarna när de ska ställa frågor till patienter kring levnadsvanor och dokumentera i Hälsobladet. Ett frågeformulär med Hälsobladets screeningfrågor avseende de fyra levnadsvanorna. Kan användas som stöd när medarbetaren ska ta upp frågorna med patienten. Kan även lämnas ut i reception alternativt skickas med kallelse hem inför besöket. En dikteringsmall, som kan användas som stöd vid diktering Här finns mer information kring dessa stödverktyg I uppdraget ingick även att utarbeta en landstingsgemensam strategi för regelbunden återkoppling av insatsernas resultat till verksamheten. Arbetsgruppen har tagit fram fyra kravspecifikationer (en för varje levnadsvana) till statistikrapporter för uppföljning av dokumentation i Hälsobladet samt uppföljning av arbetet med levnadsvanorna. 3

5 Informationsspridning (en del av implementeringen) Information om processen/förändringen i de gemensamma bakgrundsmallarna har förmedlats via ett flertal forum under våren. Information om Hälsobladet har givits enligt följande: Via informationsbrev - patientjournalen tre gånger under våren (går ut till verksamhetschefer och superanvändare med utökat ansvar, för spridning till medarbetarna) Till alla superanvändare, som i sin tur informerar på arbetsplatserna Via nätverksträffar för tobaksavvänjare, hälsosamordnare och Far-samordnare Kontinuerligt till Hälsorådet under arbetets gång (via centrumcheferna vidare ut i organisationen) Till Q-rådet (och vidare ut i organisationen) Som en nyhet på Lisa den 10/4 Via ett informationsbrev den 12/4 till verksamhetschefer/vårdenhetschefer för spridning till samtliga medarbetare (med kännedoms kopia till centrumcheferna) Huvudbudskapet vid dessa informations tillfällen har varit att: Mallen Hälsoblad ska användas för dokumentation av levnadsvanorna alkohol, tobak, fysisk aktivitet och mat. Och att dessa sökord försvinner från alla andra mallar. Mycket kraft har också lagts på att informera om att medarbetarna tar upp de levnadsvanor som bedöms relevanta och aktuella vid besöket. Detta för att öka följsamheten till att dokumentera i Hälsobladet. Införandet av Hälsobladet Den 16 april infördes Hälsobladet i hela organisationen. Tanken är att samtliga medarbetare med patientkontakt dokumenterar levnadsvanor i Hälsobladet. Det finns dock ett par undantag. Psykiatrin (rättspsykiatriska kliniken, vuxenpsykiatrin, ätstörningsenheten, beroendeklinikerna samt Flyktingmedicin) i länet upplever en osäkerhet med att dokumentera i Hälsobladet bland annat på grund av att det är en lägre sekretesklass i Hälsobladet än i deras övriga mallar. De upplever även att fler och fler av deras patienter önskar spärra sin journal. Och deras uppfattning är att ett Hälsoblad synligt för många medarbetare skulle kunna bidra till att fler önskade spärra sin journal. Det innebär att psykiatrin från och med den 5 september får Hälsobladet som en dynamisk mall i psykiatri bakgrundsmallen. Där har de sekretesklass 4:1. Vinsterna med detta är att de känner sig trygga med att dokumentera levnadsvanor och följsamheten till att använda hälsobladet ökar. Nackdelen är att de inte kommer med i statistikrapporterna. Men på sikt kommer det att byggas en rapport där vi tar fram statistik från hälsobladet i psykiatri bakgrundsmallen. Barn och ungdomspsykiatrin (deras patienter är oftast under 18 år och omfattas inte av riktlinjerna) önskade också en högre sekrettes nivå. De har egna sökord i sin yrkesspecifika mall kring alkohol/tobak/droger/fysisk aktivitet och kostvanor som de använder och de dokumenterar inte i Hälsobladet. 4

6 De som dokumenterar i diabetes bakgrundsmallen för tankning till NDR-register (för närvarande endast Endokrin och Medicinkliniken i Motala samt Mariebergs vårdcentral) använder sökorden Fysisk aktivitet, NDR samt Tobak, NDR. Dubbeldokumentation får gärna förekomma i Hälsobladet då informationen inte kommer över från Diabetes bakgrund till hälsobladet. Ett arbete pågår med att tankning ska kunna ske från Hälsobladet till NDR. Vad gick bra Det som arbetsgruppen upplevde fungerade bra vid införandet var informationsspridningen kring Hälsobladet. Väldigt få medarbetare har hört av sig och sagt att de inte fått någon information om Hälsobladet. Vad kunde ha gått bättre Arbetsbelastningen på vissa individer i gruppen blev väldigt hög i slutet. Det borde vi ha förutsett och stärkt upp med fler personer med samma kompetens. Det blev en del barnsjukdomar de första dygnen när Hälsobladet togs i bruk. Några siffror och meningar som hade hamnat fel. En del funktioner så som historik knappen som inte fungerade. Efter tre - fyra dagar var allt tillrättat och fungerade som det skulle. Men med facit i hand skulle det ha varit bra att ha infört Hälsobladet på ett par enheter och där identifierat eventuella felaktigheter. Felaktigheterna kunde sedan ha rättats till innan breddinförandet i hela organisationen. Framgångsfaktorer (som har varit en förutsättning för att projekt föll väl ut). Uppdragsgivare med mandat att fata beslut på landstingsövergripande nivå Att det finns ett tydligt syfte, mål och en uppdragsbeskrivning Fortlöpande förankring i linjen Sammansättningen i gruppen är av största betydelse. Den har innehållit olika kompetenser som har kompletterat varandra på ett fördömligt sätt. Utvecklingsmöjligheter vad ska vi tänka på vid framtida projekt Minst två personer i arbetsgruppen från samma enhet som innehar liknande kompetens. Detta för att det inte ska bli så sårbart när belastningen stundtals blir hög på vissa kompetenser. Båda behöver inte vara med på alla möten men var insatta i processen under arbetes gång. Även om arbetsgruppen har fungerat mycket bra ser vi ett värde i att ha med fler professioner ex läkare i framtida arbetsgrupper. Genomföra förändringen på ett par enheter (för att identifiera brister/fel)och därefter breddinföra i övriga organisationen. Framtida utmaningar Att medarbetarna i organisationen tycker att det känns naturligt att dokumentera i hälsobladet. Och att de upplever att det är ett bra sätt att synliggöra arbetet kring levnadsvanor. Först då har vi haft en lyckad implementering. Något som skulle kunna möjliggöra detta är en tydlig implementering av Socialstyrelsens riktlinjer för sjukdomsförebyggand metoder. Hälsoprocessledarna för HFS har fått detta uppdrag och bygger en implementeringsplan för informationsspridning kring riktlinjerna ut i organisationen. Insatser kommer att ske under hösten

7 Arbetsgruppen har tagit fram fyra kravspecifikationer som underlag till statistikrapporter. Statistikraporterna kommer bland annat att synligöra bruk, rådgivningsnivå och ev. ordination. I framtiden skulle det även vara av värde att koppla dessa rapporter till olika indikatorer ex gravida, ammande och inför operation. Allt i linje med vad man föreslår i riktlinjerna. Ett uppdrag är lämnat från uppdragsgivarna till CI för att de ska kunna ta fram statistikrapporter. CI har en pressad situation och är hårt belastade. Men förhoppningsvis finns det möjlighet att prioritera framtagandet av dessa rapporter under hösten Arbetsgruppen kommer även att skapa en kravspecifikation till en statistik rapport för uppföljning av hur levnadsvanor dokumenteras i Hälsobladet i psykiatrin. Det känns viktigt att kunna återrapportera ut i verksamheterna hur dokumentationen i Hälsobladet/arbetet kring levnadsvanor fortlöpor. Och framför allt är det viktigt för uppdragsgivarna att få återkoppling, för att se vart i organisationen det fungera bra/mindre bra och för att kunna identifierar framtida utvecklingsbehov/utbildningsinsatser. 6