BRA MOTTAGNING SPECIALISTMOTTAGNINGEN PITEÅ ÄLVDALS SJUKHUS

Transkript

1 BRA MOTTAGNING SPECIALISTMOTTAGNINGEN PITEÅ ÄLVDALS SJUKHUS Catrin Filipsson Inga-Britt Nordgren Gunbritt Nordberg Mona Eidegren Jan Bergström Doris Öhlund Slutrapport maj

2 Verksamhetsområde Specialistmottagningen bildades januari 2007 då verksamheterna medicin, kirurgi, ortopedi och urologi slogs samman till en gemensam mottagning i nya lokaler. Ortopeden tillhör länsklinik ortopedi i Norrbotten och i Piteå bedrivs planerade operationer, främst höft- och knäplastik, planerad och akut mottagning för patienter med skador och sjukdomar i rörelseapparaten. Hela Norrbotten är upptagningsområde. Medicin innefattar all planerad mottagning inom internmedicin, geriatrik, rehabilitering, samt neurologi. Till specialistmottagningen är även knuten en behandlingsenhet där cytostatikabehandling, endoskopi och EEG bedrivs. Kirurgi och urologi ingår i kustklinik där verksamheten styrs från Sunderbyn med viss mottagning förlagd till Piteå. Vi har därför valt att göra detta förbättringsarbete enbart på medicin- och ortopedklinikerna där vi själva styr vår mottagning och schemaläggning. Deltagare i teamet Catrin Filipsson Sjuksköterska Inga-Britt Nordgren Sjuksköterska Mona Eidegren Enhetschef Jan Bergström Läkare Gunbritt Nordberg Undersköterska Doris Öhlund Läkarsekreterare Problem/förbättringsområden Öka tillgängligheten, minska väntetiderna Prioritera mottagning vid schemaläggning Jämnare mottagning Bättre arbetsstruktur för läkarna Arbeta bort ryggsäcken, dvs de som ej har fått komma till besök inom planerad tid (återbesök + remissbesök). Minska återbesöken Hantera variationerna vid sommar- och juluppehåll Förbättra telefontillgängligheten Målsättning Målsättningen är att förbättra tillgängligheten så att alla patienter erbjuds tid inom fyra veckor till ett 1:a besök på Specialistmottagningen. Vi vill även skapa en jämnare arbetsbelastning som motsvarar efterfrågan och ger en bättre arbetsmiljö för all personal. Målet ska uppnås senast 31 maj

3 Sammanställning av balansräknaren För att kartlägga efterfrågan mätte vi under två veckors tid extern efterfrågan (remisser, telefonsamtal) och intern efterfrågan ( återbesök, konsulter) och jämförde med vår mottagningskapacitet under dessa två veckor. Vi kom fram till följande: Ortopedi Mätperioden visade bra balans mot efterfrågan (+6%). Den totala efterfrågan är 44 timmar mottagning/vecka. Jämn mottagning och bra schemastruktur Medicin/Rehab Mätperioden visade dålig balans mot efterfrågan (-46%) Ojämn mottagning/arbetsbelastning Den totala efterfrågan är 68 timmar mottagning/vecka för att nå bra balans. Fördelningen bör vara 50 timmar remissbesök, 18 timmar återbesök per vecka. Utifrån detta behov bör vi ha: Två läkare som har mottagning varje dag, hela dagen (minst två remisspatienter var per dag) En mottagningsbakjour som har två prioriterade remisspatienter per dag. Neurolog som har minst timmars mottagning per vecka (två remisspatienter per dag + återbesök) Övriga mätningar Under samma tvåveckorsperiod mätte vi: Läkarnas schemaaktiviteter för att registrera arbetsuppgifter under dagen. Eko-apparatens utnyttjande under dagen. Varje månad har följande mätningar utförts: Antal patienter som väntar på ett 1:a besök (remisser). Bild 1. Mätning av ryggsäck, dvs de som ej har fått komma till besök inom planerad tid (återbesök + remisser). Bild 2. Antal timmar mottagning per vecka. Bild 3a, 3b Förväntad väntetid till olika specialiteter. Bild 4a, 4b. 3

4 Förändringsarbete Ortopedi Infört rutin för att minska återbesök för höft- och knäplastiker som ej ska/vill opereras och de som vill operera andra knät eller höften. De får höra av sig själva inom ett år och sätts inte på väntelista. Patienter som ska på återbesök efter MR/EMG sätts inte upp på väntelista utan de får skriftlig information att de själva ska ringa och boka tid när undersökningen är utförd. Prioriterat att arbeta bort ryggsäck genom att gå igenom väntelistan, flytta fram/ta bort besök som inte är aktuella genom att gå igenom journal och eventuellt ringa patienter. Ökat mottagningstider till förundersökning av höft- och knäplastiker med 4 st/vecka från 24 till 28 patienter/vecka. Bättre samarbete mellan sjukhusen i länet vad gäller vissa diagnoser/operationer. Provat utbyte med Gällivare sjukhus på rygg och knäplastiker. Cirka patienter från Gällivare bokades till vår ryggortoped och cirka knäplastiker från vår väntelista bokades till ortoped i Gällivare för undersökning och operation. Pga lång väntelista till axelortoped har vi provat ha kvällsmottagning för att minska väntetiden enligt förslag från ortopeden själv. 18 besök gjordes under två kvällar. Medicin/Rehab Individuell intervju gjordes med cirka läkare för att ta reda på hur/var de vill arbeta och få förslag på fördelning av resurser. Alla var överens om att renodla mottagningsarbete/avdelningsarbete för att få mer administrativ tid och jämnare belastning på mottagningen. Viktigt att ha mottagningsspecialist i tjänst (överläkare på mottagningen som har två prioriterade besök varje dag, konsultbesök, remissbedömningar, receptförskrivning, vara behjälplig vid PKmottagningen, bedöma sköterskeledda arbets-ekg och vid behov handlägga dessa. Stöd för sjuksköterskor i uppkommande ärenden på mottagningen eller i telefon.) Informerat verksamhetschef och schemaplanerare om efterfrågan, önskemål och förslag till schemaförbättringar. Prioriterat att arbeta bort ryggsäck genom att gå igenom väntelistan, flytta fram/ta bort besök som inte är aktuella genom att gå igenom journal och eventuellt ringa patienter. Mer mottagning till de läkare som har långa väntelistor. Provat organisera ett minifyslab cirka var fjärde vecka för EKOundersökningar, arbets-ekg och pacemakerkontroller. Detta upplevdes positivt och minskade väntetiderna för dessa undersökningar. Inneliggande patienter bokades på tre fasta tider varje dag för EKO för att avlasta läkarna på avdelningarna. På detta sätt kan vi 4

5 rationellt nyttja EKO/arbets-EKG-utrustningen under hela dagen, fler undersökningar kan göras och besökstiden blir kortare. De patienter som bokas är remissbedömda som fyslab-undersökningar, på så sätt kan vi skilja dem från de besök som behöver längre undersökningstid. Antal remisspatienter som väntar på ett 1:a besök Metod Vi mäter varje månad totalt antal remisser som finns på varje klinik. Bild 1 Antal patienter som väntar på ett 1:a besök (remisspatienter) 07-okt 07-nov 07-dec 08-jan 08-feb 08-mar 08-apr 08-maj Med/rehab Ortopedi Urologi Kirurgi Endo. mere Endo.kir Målsättningen är att antalet remisser inte överstiger den nivå som genererar en väntetid på 4 veckor på respektive klinik. För ortopedin in- 5

6 nebär detta bör man ligga på maximalt väntande remisser för att klara en väntetid på 4 veckor. Mätning av ryggsäck Metod Vi mäter varje månad ryggsäcken, dvs antal patienter ( remissbesök och återbesök) som inte fått komma inom planerad tid. Bild 2 Mätning av "ryggsäck" (remissbesök+återbesök) 07-okt 07-nov 07-dec 08-jan 08-feb 08-mar 08-apr 08-maj Med/rehab Ortopedi Urologi Kirurgi Endo. mere Endo. kir Vår målsättning är att helt arbeta bort ryggsäcken. Alla vårdgivare hjälps åt att gå igenom väntelistan, prioriterar att ge dessa patienter tid för undersökning, kontrollerar att besöket är aktuellt genom att läsa journal och eventuellt ringa till patienten, flyttar fram besök som inte är aktuella den planerade tiden. Vi nådde vårt mål för ortopedi, kirurgi, endoskopi fram till 31 maj

7 Medicin hade under denna period mindre mottagning än vad efterfrågan var pga låg läkarbemanning vilket gjorde att ryggsäcken inte kunde arbetas bort. Antal timmar mottagning/vecka Metod Vi mätte varje vecka manuellt hur många timmars mottagning vi hade på ortoped- och medicin/rehabmottagningarna. Bild 3a Antal timmar mottagning/vecka (ortopedi) efterfrågan 44 timmar vecka 1 vecka 2 vecka 3 vecka 4 vecka 5 vecka 6 vecka 7 vecka 8 vecka 9 vecka vecka 11 vecka 12 vecka 13 vecka 14 vecka 15 vecka 16 vecka 17 vecka 18 Ortopedi: Efterfrågan är 44 timmars mottagning per vecka. Besöken är här 20 minuter för återbesök och 30 minuter för nybesök. Under 8 av 18 veckor låg mottagningstiden över 44 timmar. De veckor som innehöll helgdagar blev mottagningstiden låg. Ortopedin har oftast en jämn mottagning och en bra schemastruktur men vid lägre läkarbemanning så minskas mottagningen i första hand. Bild 3b Antal timmar mottagning per vecka (medicin) efterfrågan 68 timmar timmar vecka vecka vecka 3 vecka 4 vecka 5 vecka vecka 7 vecka 8 vecka 9 vecka vecka 11 vecka 12 vecka vecka 14 vecka vecka 16 vecka17 vecka 18 skopi mott 7

8 Medicin/Neurologi: Efterfrågan är 68 timmar per vecka. Besökstiderna är 30 och 60 minuter beroende på besöksorsak. Pga lägre läkarbemanning under flera veckor har mottagningstiderna varit få och ojämnt fördelade. Det har inte heller funnits resurser för den planerade mottagningsspecialisten. Avdelnings- och jourverksamheten kan aldrig lämnas obemannad. Förväntad väntetid till 1:a besök Metod Mätning under några månader för att se väntetid till 1:a besök för olika besöksorsaker. Kontrollerade remissens ankomstdatum för den patient som stod i tur att få en tid och räknade antal veckor till besöksdatum. Målet är högst 4 veckors väntetid. Bild 4a Förväntad väntetid till 1:a besök (ortopedi) veckor feb-08 mar-08 apr-08 maj-08 Höftplastik knäplastik övrigt Ortopedi: Vi nådde målet för höft- och knäplastiker genom att öka förundersökningstiderna med 4 patienter per vecka och samarbetade med Gällivare sjukhus. För övriga besök, främst axelbesvär, är väntetiden längre pga brist på axelortopeder. 8

9 Bild 4b Förväntad väntetid till 1:a besök (medicin) 08-feb 08-mar 08-apr 08-maj Mål:4 veckors väntetid Cardiologi Neurologi Endoskopi Medicin/neurologi: Väntetiden har varit svår att få ner till 4 veckor pga låg läkarbemanning och därmed mindre mottagning än vår målsättning. Reflexion på arbetet med Bra mottagning Att arbeta med tillgänglighetsfrågor och försöka utveckla och förbättra sin arbetsplats är viktigt. Att försöka hitta andra lösningar utan att bara springa fortare har varit inspirerande. Vi har träffats regelbundet med en fast tid varje vecka för att diskutera problem och förslag till lösningar. Redovisning av våra mätningar varje månad har vi gjort tillsammans med hela personalgruppen för att få alla informerade och att känna sig delaktiga. Alla har fått tänka till och lämna förslag till förbättringar. Specialistmottagningen är en stor mottagning med alla tillhörande kliniker så det var viktigt att begränsa sig som vi gjorde genom att prioritera ortoped- och medicinmottagningen eftersom vi där kan påverka planeringen. Att mäta enkelt och målinriktat var en bra metod för att se att förbättringar sker. Att arbeta i team med alla yrkeskategorier var effektivt. Även fast vi har försökt att hitta lösningar till andra arbetssätt så är vi helt beroende av läkartillgången. Detta är anledningen till att vi inte nådde vårt mål på medicinkliniken. Eftersom avdelnings- och jourverksamheten måste tillgodoses först blir den planerade mottagningen mindre om det saknas läkare. 9

10 Vi tänker dock gå vidare och det är viktigt! Vi kommer att fortsätta att träffas regelbundet i teamet om än inte lika ofta. Vi kommer att permanenta minifyslab, förhoppningsvis var fjärde vecka, beroende på läkartillgången. Vi kommer även att utveckla samarbetet med de andra sjukhusen i länet vad gäller ortopediverksamheten. Mätningarna fortsätter varje månad och vi ser detta som ett långsiktigt mål som ska nås förr eller senare.