Rapport från uppföljning av sommarens vårdnära service VNS

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Rapport från uppföljning av sommarens vårdnära service VNS"

Transkript

1 Rapport från uppföljning av sommarens vårdnära service VNS Bakgrund Vårdnära service är ett koncept som innebär överföring av arbetsuppgifter från vårdpersonal till servicepersonal. Tanken med vårdnära servicetjänster är att servicepersonal utför uppgifter som inte kräver medicinsk kompetens t.ex. patientnära städning, utstädningar i samband med utskrivning av patient från vårdavdelning, källsortering, påfyllning av förbrukningsmaterial, m m. Genom att överföra dessa arbetsuppgifter kan vårdpersonalen få en ökad patientnära tid. Avsikten med försöket i Västerbottens läns landsting har framförallt varit att avlasta och stödja vårdpersonal för att mildra effekterna av det svåra rekryteringsläget under sommaren. Vårdnära servicetjänster provades på några kliniker på NUS under sommaren Sommaren 2014 har konceptet prövats i hela länet under veckorna Deltagande klinker/avdelningar Erfarenheter från andra svenska landsting visar att det anses mycket värdefullt med vårdnära service 12. Frågan om hur kostnader för vårdnära service hanteras är dock mycket viktig för hur arbetssättet uppfattas. Vårdverksamheter runt om i landet tenderar, även om det interna ekonomiska styrsystemet tillåter det, att inte "köpa" VNS utan i stället värna om den egna personalen. I samband med sommarens satsning på vårdnära service i VLL bestämdes därför att de tillkommande personalkostnaderna för den extra resursen läggs på för ändamålet upprättade kostnadsställen centralt inom VO Service. Det innebar att ett kostnadsfritt erbjudande i form av servicepaket 3 togs fram och gick ut till samtliga vårdavdelningar inom landstinget där verksamheterna själva fick ta ställning till vilket stöd de ville ha. Följande verksamheter nappade på erbjudandet; Umeå BB/Gyn/förlossningen MAVA/endokrin Njuravdelningen NKK/NIVA Infektion Lung/gastro Kirurgen 3 IVA Strokeavdelning Urolog avdelningen Hudmottagningen Ortoped avdelningen Geriatriken 1 Akutmottagningen Geriatriken 2 Skellefteå Psykavdelning 1 Psykavdelning 2 Avdelning 26 Medicin avdelning 1 Medicinavdelning 3 Kirurgavdelning 2 Kirurg/ortopedmottagningen Avdelning 6 Lycksele (inkl patienttransporter) Medicinavdelningen Rehab/stroke Kirurgavdelningen BB/gyn Hur samarbetet slutligen blev har sett mycket olika ut. Några avdelningar har haft fast servicepersonal på plats hela dagar. Andra har nyttjat servicepersonal till enstaka arbetsuppgifter på fasta tider, t ex för köksarbete på helger. Ytterligare andra varianter har inneburit att verksamheten ringt ett telefonnummer och kallat på servicepersonal vid behov. 1 Uppföljning av vårdnära service (VNS) En pilotstudie i Landstinget Östergötland Bilaga 1: Vårdnära service- innehåll i servicepaket som utförs av servicebiträden

2 Metod som använts vid utvärderingen Försöket med vårdnära servicetjänster har utvärderats på två sätt. Temastrukturerade fokusgruppsintervjuer på respektive sjukhus har genomförts med servicepersonal, servicepersonalens avdelningschefer, vårdpersonal (undersköterskor och sjuksköterskor) och vårdpersonalens avdelningschefer. Intervjuerna har hållits i Skellefteå, Umeå och Lycksele. Totalt genomfördes 11 intervjuer. En föll bort då det inte fanns någon avdelningschef för servicepersonalen i tjänst vid intervjutillfället i Skellefteå. I Umeå och Skellefteå var sjukhussamordnarna och i Lycksele hygiensköterskan med avdelningscheferna under intervjun. Teman för fokusgruppsintervjun till servicepersonalen och dess avdelningschefer; Erfarenheter från sommarens arbete på vårdavdelning Framtida önskemål i syfte att hitta förbättringsområden Teman till vårdpersonalen och deras avdelningschefer; I vilken mån har vårdnära service påverkat patientnöjdhet, arbetsmiljö, omfördelning av arbetsuppgifter, frigjord tid Framtida önskemål I ett försök att fånga i vilken mån vårdnära service reducerade behovet av vikarier ombads även avdelningschefer regelbundet registrera en bedömning av om servicebiträdena har gjort att de avstått från att ta in korttidsvikarier. Resultat Positiva erfarenheter servicepersonal och deras chefer Det är tydligt att de olika sätten som man nyttjat servicepersonal på har påverkat upplevelsen. En större samhörighet, tydligare arbetsuppgifter och också större uppskattning har upplevts av de servicebiträden som varit fast stationerade på en enskild avdelning. Servicepersonalen har dock genomgående fått stor uppskattning för sitt arbete. De uppskattade också patientkontakten och när de kunde hjälpa till genom att svara på frågor eller hjälpa patienten att få kontakt med vårdpersonal. Flera servicebiträden skulle fortsätta om de fick. Andra tyckte det var ett bra sommarjobb som de gärna skulle rekommendera andra. Angivna faktorer som gjort att arbetet fungerat bra under sommaren; Servicebiträdena har utjämnat sitt arbete genom att kommunicera behoven sinsemellan och flyttat personal till avdelningar som har störst behov (Skellefteå) Fika tillsammans med vårdpersonal är bra för samarbetet Det är bra när avdelningen gjort tydliga checklistor för de arbetsuppgifter som ska göras När det fanns en person (oftast en receptionist) som informerade om vad som skulle göras blev arbetet lättare Positiva erfarenheter vårdpersonal och deras chefer Servicebiträdena har gjort ett gott intryck på verksamheterna. Man pratar om glada, pigga ungdomar som utför sina arbetsuppgifter med glädje och sprider positiva signaler. På alla tre sjukhusen upplever vårdpersonalen att vårdkvaliteten har förbättrats genom att de fått mer patientnära tid och de har kunnat arbeta ostört med färre avbrott. Patienterna har fått

3 bättre information och snabbare hjälp vid behov, Det har varit roligt att kunna göra det där lilla extra. Det finns också en bedömning av att hygienen förbättrats - renare och bättre ordning i rum och utrustning. På ett sjukhus fick de till och med en kommentar från en patient om att; Det är renare på toaletterna i sommar. Många kommentarer har handlat om den positiva effekten på arbetsmiljön och anger framför allt en minskad stress. De har räddat våra dagar., Det känns bra när man går hem., Den goda avlastningen för personalen kan göra det lättare för oss att behålla personalen. Förbättrat samarbete nämns också och en sköterska angav att möjligheten att delegera arbetsuppgifter till undersköterskor hade förbättrats. Man anger också bättre flöde i vården och förbättrad tillgänglighet till vårdplatser. Flera avdelningschefer angav att servicebiträdena gav en ökad trygghet i att befintlig bemanning räckte till vid toppar av arbete. Flera avdelningschefer på samtliga sjukhus uttryckte tydligt att de önskade att försöket med servicepersonal permanentades och att de fanns tillgängliga året runt. Angivna faktorer som gjort att arbetet fungerat bra under sommaren; Stationär servicepersonal Ett möte innan då en lista över serviceuppgifter skapades Att kunna ringa efter servicepersonal vid behov Förankringsarbete på enheten innan start Möjlighet att justera nyttjandet av tjänster vid behov Negativa erfarenheter servicepersonal och deras chefer Det som inte fungerat har genomgående handlat om kommunikation, information och introduktion inklusive presentation av vem man var och vad man gjorde. Det har gjort att servicepersonalen upplever att deras fulla potential inte nyttjats fullt ut på alla enheter. Otydligheter i arbetsfördelning har gjort att vårdpersonalen ibland gjort det servicepersonalen skulle göra. Ibland har de också varit dötid för servicepersonalen och de har fått söka arbetsuppgifter. Alla har angett att klädseln är för lik vårdpersonalen patienterna såg inte skillnad på vård och servicepersonal. För de servicebiträden som gick runt på olika avdelningar uppstod också ibland förvirring kring enheternas snarlika, men ändå olika hygien- och patientsäkerhetsrutiner. På ett sjukhus har de känt av farhågor från vårdpersonalen att servicebiträdena konkurrerade om deras jobb. Negativa erfarenheter vårdpersonal och deras chefer Flera utryckte brister i informationen inför start och kände sig osäkra på hur arbetsuppgifterna var fördelade mellan service- och vårdpersonal. På flera enheter saknades tydlighet kring hur inskolningen skulle gå till. Utan genomtänkt arbetsfördelning uppstod också otydligheter i arbetsuppgifter mellan feriearbetande skolungdomar och servicepersonalen. Dubbelarbete förekom i flera verksamheter. Ibland på grund av att servicepersonal som skulle komma en särskild tid inte alltid var på plats, vilket kunde skapa en otydlighet kring vem som skulle göra vad. Nämnda otydligheter i arbetsfördelning bidrog också till dubbelarbete.

4 En allvarlig känsla från en Lyckseleavdelning var oron för att någon från vården skulle försvinna och man frågade sig; Var finns pengarna till detta när det inte finns till vanlig vårdpersonal? Förslag till förbättring från servicepersonal och deras chefer Tydligare uppdragsbeskrivning och fördelning av arbetsuppgifter Förbättrad struktur på kommunikationen mellan vård och service, avstämning av vad som hänt och vad som behöver göras Tydlighet i erbjudandet av servicetjänster Förfinade servicekontrakt Bättre information till vårdpersonalen om servicepersonalen, presentation av personal Mötesplatser för vård och servicepersonal, t.ex. fikaraster Annan färg på servicepersonalens kläder, namnskyltar Utbildning i lyftteknik och ergonomi Information om smittorisker Det finns fler uppgifter som servicepersonal kan utföra Förslag till förbättring från vårdpersonal och deras chefer Fast servicepersonal som gör VNS på avdelningen Avdelningscheferna sa man behöver de behöver planera bättre hur man omfördelar den frigjorda tiden och säkra att tiden används klokt Tydliggöra servicepersonalens uppdrag Klar och tydlig finansiering och organisering Utse en kontaktperson på vårdavdelning Förbättrad inskolning av servicepersonal Personalgruppen har ett möte inför start om VNS med information om vilka som kommer Utredning av ytterligare arbetsuppgifter som kan bli VNS Sjukanmälan bör gå till vårdavdelning och inte till städ Servicepersonalen kan ha andra färger på kläderna för att underlätta för patient och besökare Reducering av vikariebehov och ekonomi Ett fåtal avdelningschefer har lämnat uppgifter på sin skattning av hur servicebiträden påverkat behov av att ta in vikarier. Även om det är få svar så indikerar de att så inte har skett. I intervjuerna finns dock återkommande kommentarer om att belastningstoppar klaras bättre, dvs befintlig bemanning har räckt till vid toppar och kortvarig frånvaro. En orsak kan handla om att flera anger att flödet av in- och utskrivning av patienter har löpt smidigare då sängar har funnits tillgängliga snabbare än vanligt. Tanken med att följa bemanningsbehovet var att kunna göra en bedömning om det fanns en bemanningsekonomisk fördel med servicebiträden (mindre behov av att anställa dyra korttidsvikarier). Även om det finns kommentarer i den riktningen kan vi med nuvarande underlag inte bedöma om så blev fallet. Slutsats Försöket har varit mycket lyckat. De allra flesta uttrycker att de är nöjda och vill att verksamheten fortsätter i någon form. Tillänglighet till vårdplatser har förbättrats och arbetsmiljön har tydligt påverkats i positiva riktningar. Därmed kan det sägas att VNS har

5 avlastat och stöttat vårdpersonal, vilket är positivt ur många aspekter. Inte minst genom att möjligheterna att behålla personalen i vården har stärkts. Minskade avbrott och störningar under dagen för den befintliga personalen har också förbättrat vårdkvaliteten och mötet med patienten genom att de haft mer tid att lyssna på patientens behov, säkra dokumentation och tillbringa mer tid patientnära. Bättre hygien och städning bör också på sikt minska risker för vårdrelaterade infektioner. De brister och förbättringsförslag som framkommit har i första hand handlat om behovet av en ökad tydlighet i uppdrag, introduktion, kommunikation och löpande avstämningar. Under intervjuerna har tydliga exempel på både hur man inte ska göra och vad fler borde ha gjort framkommit när det gäller förberedelser och introduktion. Servicepersonal som aktivt introduceras till att bli en naturlig del av teamet på enheten känner sig mest välkomna och kan göra ett bättre jobb. Begreppet RAK rätt använd kompetens, har varit återkommande i de enheter som förberett sig väl. Det innefattar diskussioner om vem som gör vad och de kompetensutvecklingsbehov som eventuellt följer. Till saken hör att försöket genomfördes under sommaren, en svår period i vården. Förmodligen skulle delar av otydligheterna försvinna om det blev en mer permanent lösning under ordinarie förutsättningar med bemanning och patientflöden. Ur ett ekonomiskt perspektiv borde rätt använd kompetens med vårdnära servicetjänster ge högre produktion till lägre kostnad. Produktionen påverkas dock många gånger av fler faktorer än de interna arbetssätten på avdelningarna. Vi ser svårigheter i dagsläget att räkna hem investeringen på enhetsnivå eftersom behovet av övriga personalkategorier kvarstår. På sikt kanske verksamheterna kan anpassa grundbemanning utifrån andra kompetenser. Indirekta kostnader som fördröjda utskrivningar och vinster i form av minskade patientsäkerhetsrelaterade problem och en välmående personalgrupp är också svåra att räkna på, även om de finns. Därför kan det vara bra att fortsatt lägga de direkta kostnaderna för vårdnära servicepersonal utanför enheterna. Vår bedömning är att vårdnära servicepersonal är ett bra arbetssätt som mycket väl, med ordentliga förberedelser och en tydlig arbetsfördelning, kan motsvara förväntningarna om att ge avlastning och stöd till vårdpersonal för att mildra effekter av svåra rekryteringslägen. Vi tror också att vårdnära servicetjänster kan ha samma goda effekter året runt. Uppföljning genomförd av; Anders Edström, anders.edstrom@vll.se Ola Knutsson, ola.knutsson@vll.se Memeologen

6 Bilaga 1.