ÅHUS. I området finns tre äldreboenden med sammanlagt 100 platser samt ett gruppboende som vårdcentralens läkare har medicinsk ansvar för.

Transkript

1 ÅHUS Vid mynningen av Helge å, på Skånes östkust, 17 km från Kristianstad, där kilometerlånga badstränder breder ut sig ligger Åhus, en pärla vid havet. Här finner vi en medeltida stadskärna med många kulturminnen som lockar såväl svenska som utländska turister. Åhus har också blivit ett centrum för konst och design med ett antal unga och duktiga konstnärer och formgivare och här finns även ett väldigt attraktivt hamnområde som präglas av fritidsbåtar. I Åhus sker tillverkningen och exporten av den världsberömda Absolut Vodka som lämnade hamnen för första gången för 25 år sedan. Redan i slutet av 90-talet blev Absolut Vodka världens tredje största internationella spritvarumärke. Verksamhetsbeskrivning Åhus vårdcentral Åhus vårdcentral ligger i den sydöstra delen av sjukvårdsdistriktet 17 km från Centralsjukhuset i Kristianstad. Områdesansvaret för vårdcentralen omfattar invånare. I det geografiska området finns en privatpraktiserande barnläkare, en hemjourläkare samt 2 privata sjukgymnaster. Befolkningen i Åhus kännetecknas av att de är välutbildade, många i karriären, och att de känner till sina rättigheter. Under sommarmånaderna kan det vistas upp till personer i området. Hamnområdet medför en del akuta besök samt frågor av smittskyddskaraktär. På Åhus vårdcentral finns ett trettiotal medarbetare varav 5,5 familjeläkare. Inom verksamheten ryms distriktssköterskemottagning, (KOL, astma, diabetes), BHV, sjukgymnastik, barnmorskemottagning, arbetsterapeut samt kurator. I området finns tre äldreboenden med sammanlagt 100 platser samt ett gruppboende som vårdcentralens läkare har medicinsk ansvar för. Problem/Förbättringsområden Det största problemet, som vi säkert inte är ensamma om att ha, var känslan av att inte räcka till. Det var svårt att komma fram i telefon och när patienterna väl kom fram fanns inga tider till läkare utan de sattes upp på en s k väntelista. Väntetiden för ett oprioriterat läkarbesök kunde uppgå till mer än en månad vilket resulterade i att patienterna återkom i telefon för receptförnyelse eller behov av en akuttid. Flödet av patienter fungerade inte optimalt i receptionen vilket medförde att dagens första bokade tider till läkare blev förskjuten, d v s dagen började med fördröjning. Distriktsköterskemottagningen hade inga, eller väldigt få, läkartider tillgängliga för sina patienter som de hade på sin mottagning under förmiddagen.

2 Projektgruppen gjorde vid 1:a seminariet den 8-9 september 04 på Örenäs slott en inventering av problemområden som vi skulle arbeta med. Vi gjorde målformulering och delmål. De problemområden som kom fram var: För många bokade aktiviteter måndag och tisdag (ex. personalmöte, läkarmöte, BHV, särskilt boende. Patienter kommer in sent på bokade läkartider speciellt på de första tiderna p g a att patienter till lab och recepthämtning stoppar upp i receptionen. Läkaren får vänta på sin patient. Läkare kommer själv för sent från sitt morgonmöte. Inga/eller få tider till läkare samma dag för distriktssköterskemottagningen. Behov av ett provtagningsställe till för undersköterskorna. Övergripande mål Förbättra tillgängligheten Förbättra arbetsmiljön Delmål Erbjuda patienten tid inom en vecka. (1/ /5) Erbjuda telefontid inom 5 arbetsdagar. (30/5-05) Inga väntelistor till läkarna, vissa bevakningslistor. (1/ /5) Inga väntelistor till sjukgymnast Erbjuda akuttider till sjukgymnast. Erbjuda bokad tid till distriktssköterska. (1/12-04) Distriktssköterska kunna erbjuda tid samma eller nästa dag. (1/12-04) Vi i Bra mottagningsteamet har valt att redovisa vårdcentralens arbete och införandet av Bra mottagning på Åhus vårdcentral genom dagboksanteckningar. Här presenteras också de mätningar som har utförts och som kommer att utföras kontinuerligt.

3 PLANERING FAKTAINSAMLING: Mätningar antalet telefonsamtal till sjukvårdsupplysning angående patientens önskemål, T3-mätning och kapacitet/efterfrågan läkartider Förändringar Förändringar gjorda och testade under denna period. Undersköterskorna har lagt om sitt schema så att en börjar kl 07:15 för att kunna öppna upp provtagningen redan kl 07:30. Start 4 oktober. Detta för att patienter i "arbetsför ålder" skall kunna komma innan ordinarie mottagning startar. Dessa patienter registreras i efterhand i PASIS. Utvärdering efter 3 månader. Recepthantering: Patienten informeras om att utlämning av recept sker på em. (Vi har numera e-rec som vi startade med i början av året och som avsevärt har minskat belastningen av recepthanteringen.) Läkare försöker hålla tider bättre. Mätningar påbörjats och vissa av dem avslutats. 12 oktober Heldag Furuboda kursgård för samtlig personal. Redovisning av avslutade mätningar och vad de har visat. Telefonbelastningen på sjukvårdsupplysningen under perioden 21 september till 4 oktober. Telefonen är bemannad med 2 sköterskor under förmiddagen och oftast bara en sköterska under eftermiddagen. Som vi trodde var belastningen högst under veckans två första dagar och mellan kl 08:00--10:00, samtliga dagar. Under samma period har distriktssköterskemottagningen, 3 sköterskor, mätt sina inkommande telefonsamtal. De har telefontid dagligen 08:00--09:00. Det är mycket mindre belastning på deras telefoner. Telefonmätning sjukvårdsupplysningen och distriktssköterskemott Metoden vi har använt oss av är pinnstatistik och det är belastningen i nuläget som vi är intresserade av.

4 Vi redovisar även T3 som mäts kontinuerligt en gång i veckan. Den visar att vi har en genomsnittlig väntetid för våra patienter på 25 dagar. Gruppdiskussion om förändringar/förbättringar där de fyra grupperna var ganska eniga om vad som behövde göras: Öppna upp den 3:dje telefonen på morgonen. 25 oktober Mottagningsmöte VC Åhus. Gruppdiskussion om hur vi går vidare i arbetet med "Bra Mottagning". Tänkt start Frågorna som kom upp på mötet var: *Info material till allmänheten? *Arbeta bort ryggsäcken, hur? *Schemaändringar? Mätning av hur många patienter som hänvisas från receptionen till distriktssköterskemottagningen respektive distriktsköterskan på VC. Mäta daglig efterfrågan på den öppna mottagningen inne på distriktssköterskemottagningen 09:00--11:00 samt planerade mottagningstider. Samma mätningsperiod, , för båda mätningarna. Mätning nr 2 för att kartlägga efterfrågan innan schemaändringar göres med tanke på att endast ha bokade tider på mottagningen. Daglig efterfrågan på distriktssköterskemottagningen samt hänvisning från reception till sköterska Även här använde vi oss av pinnstatistik och det var för att se nuläget av patienttillströmningen inför schemaändringarna hos distriktssköterskorna.

5 Förändringar Viss utökad bokning av patienter till distriktssköterskemottagningen testas. 8 november. Grupparbete. *Utformning av visitkort. *Separera läkarnas väntelista respektive bevakningslista. De tar aktiv del i sina listor. *Utforma brev till patient? *Annons lokalblad och dagstidning? *Arbeta bort väntelistepatienterna kollegialt under januari? *Många läkare i tjänst i januari november. Internat Backagården Höör. Inspirerande och lärorik vistelse. Kom på att vi behövde justera/redigera vår telefonmätning vad gäller kapacitet/efterfrågan. Beslut att göra om denna mätning under en 2-veckorsperiod med start 23 november. Strikt triagering av patienterna i telefon. Ny mätning 11 januari under 2 veckor innan start av "Bra mottagning" för att se om balans finns och en tredje mätning när vi har varit igång ett tag. Datum fastslogs till 5 april, 2 veckor framåt. Sjukgymnasterna skall starta sin mätning av T3 och avbokade patienter. Kontinuerliga mätningar är T3 läkartider och vi startar mätningen av vänte- och bevakningslista veckovis. Enbart bokade tider till distriktsköterskorna? Schemaöversyn för samtliga sköterskor. Utvärdering av förlängd öppettid på provtagningen. Janet utformar frågeformulär till patienterna. Mäta under period 17 november - 4 januari. Utforma handlingsplan: - Begränsa inflödet. Information till patienterna om de nya rutinerna. Strikt triagering. - Arbeta bort "ryggsäcken". Brev till patienterna från respektive familjeläkare. - Bevakningslista. En sekreterare överskrida 14-dagarsschema (max 3 tider)? - Boka tider när läkare är längre ledig?? Förlängt mottagningsmöte 3 timmar 6 december på VC. 22 november. Mottagningsmöte. Handlingsplanen presenteras: *Information till alla besökare/patienter om ett nytt arbetssätt fr.o.m. 1 februari Inget kallelsesystem, patienten bokar själv tid när behov uppstår. *Respektive läkare granskar/rensar sin väntelista. Skickar brev eller ringer patient. Göras snarast tillsammans med den som kallar patienterna. Ökning av bokningsbara tider i januari. *Kollegialt arbete med att få bort "ryggsäcken". *Fr.o.m. 10 januari nytt schema för distriktsköterskorna. Öppna mottagningen stängs, enbart bokade tider. Utvärdering efter 3 månader. *Från januari -05. Personalmötena flyttas från måndagar till onsdagar. Övriga möten i januari inställda förutom läkarmötet 31 januari. *Inga utbildningsaktiviteter eller andra aktiviteter utanför vårdcentralen under januari/februari Så mycket personal som möjligt på plats.

6 *Restriktivitet vad gäller ledigheter under januari/februari. *Hel personaldag 13 april. 1:a utvärdering samt planera inför sommaren. *Fortsatta mätningar T3 och väntelista Förändringar *Visitkort utformade och lämnade till tryckeri för första utkast. *Väntelista/bevakningslista separerad. *Personliga brev från familjeläkaren utformade till patienterna. *Ej genomförbart med T3-mätning hos sjukgymnast. De bokar på ett helt "eget" sätt. *Fortsatt T3-mätning läkartider samt ny mätning vänte/bevakninglista påbörjas. *Ingen enkät utformad ännu till provtagningspatienterna p g a att Janet blivit sjukskriven. *Vänte/bevakningslista granskad och håller på att rensas. 6 december. Mottagningsmöte VC Åhus. Per Svensson klargör konceptet "Bra mottagning" för övriga medarbetare p g a att det framkom vissa frågetecken efter förra mötet. Dessa funderingar/frågor har förhoppningsvis blivit utredda. *Patienter bokas till rätt vårdgivare. I ett försök att begränsa inflödet skall patienterna triageras. *Diabetespatienter? Ringa själv och boka tid precis som övriga patienter? *Andra tidsmodulerna i TIBO från 10 till 15 minuter. *Bokningsbara tider: 14-dagars-period, dag 15 öppnas varje morgon. *Gemensamma "standardprover" inför besök, ex diab, hypertoni, lipidkontroll, thyreoideakontroll. *Visitkort till respektive vårdgivare klara den 10 december. *Utskick brev från läkare till patient på vänte/bevakningslista skall vara klart innan 15 januari. Redan avklarat enligt läkare. *Information till allmänheten via Kristianstadsbladet. Kontakta tidningen för reportage. 7 december. Möte "Bra mottagningsgruppen" Diskutera handhavandet med kallelsesystemet för patienter till diabetessköterska. Distriktsköterskemottagning är bokningsbar från 7 januari -05. Nytt schema för samtliga läkare från 1 februari -05. Janet tar fram en liten enkät för utvärdering av de nya provtagningstiderna. 15 december. Folder utformad till vårdtagare med information angående våra nya rutiner gällande tidsbokning till distriktssköterskemottagningen och vårt nya arbetssätt på vårdcentralen fr o m 1 februari 2005.

7 20 december. Mottagningsmöte. Lägesrapport: Vänte/bevakningslistan har mer än halverats under en period på några veckor. Informationsfoldern till våra besökare angående nya rutiner uppvisas och godkännes. Separat diskussion med diabetessköterskan rörande bokning av "hennes" patienter. Förslag till framtida bokningar i TIBO: *15-minutersmoduler. *1 akut/akutdoktor fm/em. Markeras röd/grå. Bokas endast av sköterskan. Användas till "drop-inpatienter", sårskador, akut hembesök, konstaterande av dödsfall etc. Används som administrativ tid av läkaren när den inte upptas av akutpatienter. *Inga bokningar till läkare efter kl 16:00. *Bokningsbart schema 14 dagar framåt. Dag 15 öppnas upp varje morgon. Målet är att kunna erbjuda tid inom 1-3 dagar. Patient bokas till sin familjeläkare i görligaste mån. *Bokning av bevakningspatienter 2 veckor ytterligare. Detta görs enbart av 2 namngivna personer, Janet & Marguerite. 19 januari Mottagningsmöte Scheman för distriktssköterskorna ändrade fr o m 10 januari. "Öppen mottagning" stängd. Enbart bokade tider till mottagningen. 10-minutersmoduler ligger kvar i TIBO. Tekniska svårigheter att ändra till 15-minuters. Redan bokade patienter "försvinner" Väntelistan helt rensad!!! Diabetespatienterna skall ringa själv för årlig kontroll. Även här enbart några på bevakningslista. Årets återbesök kallas av oss för att patienten skall få muntlig information. Antalet patienter på läkares väntelista

8 Metoden vi använde oss av här var att vi kontrollerade respektive läkares tidbok och noterade förändringen en gång i veckan. Målet med detta var att inför start av Bra mottagning den 1 februari ha arbetat bort väntelistan. Vi ville också se så att den inte fylldes på igen. Beslut: * 10-minutersmoduler kvar. * Akut/akut-dr (röd-grå) bokas enbart av sköterskorna. Akuta skador etc. * Inga patienter bokas efter kl 16:30. * Schema öppet för bokning 2 veckor framåt. Varje dag öppnas dag 15. Vår målsättning är att 50% av tiderna/läkare är öppna när dagen börjar. Målet är att kunna erbjuda tid inom 1-3 dagar. Patienten bokas till sin familjeläkare i görligaste mån. * Bevakningspatienter bokas enbart av Janet och Marguerite. 1 februari Dagen D. Det som vi bävade för inträffade inte. Det haltade lite med vår planering gällande att ha många läkare i tjänst. Yttre omständigheter gjorde att så inte var fallet. Trots detta hade vi ganska gott om lediga läkartider kvar på eftermiddagen. Vi hade beslutat att fördelningen av dagens tider skulle vara mellan förbokade och icke bokade tider vid dagens början. Detta visade sig redan på eftermiddagen vara väldigt svårt för sköterskorna att ha överblick över då de bokade patienter via telefon. Någon form av färgmarkering av tiderna som skulle vara obokade vid dagens början behövdes. Beslut togs att hälften av tiderna skulle målas gröna i tidboken. Detta fungerar ypperligt. Efter internatet i Höör den 9-10 februari, där vi redovisade vår poster och berättade om hur vi har gått tillväga, har vi arbetat vidare med vårt koncept. Det fungerar väl med att hålla schemat öppet för bokning 14 dagar framåt i tiden. Tider därutöver som behöver bokas sköts enbart av två personer på mottagningen. När det är dåligt med personal, t ex vid ledigheter eller sjukdom, omfördelas tiderna från vita till gröna. Vi fortsätter med att en gång i veckan mäta T3 och bevakningslista så att de inte fyller på sig.

9 Bevakningslista till läkare Här har vi räknat antalet patienter i respektive läkares tidbok och målet är att begränsa antalet patienter. Patienterna uppmanas att själv kontakta vårdcentralen och få en tid bokad när behov föreligger. Standardiserad T3-mätning Den 16 mars var vi i Bra mottagningsgruppen inbjudna till Ängelholm för att berätta om oss och vårt arbete och förhoppningsvis inspirera och peppa de nya grupperna som just har startat här i Skåne.

10 Reaktionerna från övriga medarbetare har varit positiv. Alla tycker att akut/ akutdoktorn fungerar utmärkt. Bra att veta vem man skall vända sig till när behovet uppstår. Alla är eniga om att vi ska arbeta vidare och utveckla Bra mottagning. Reaktionerna från våra besökare är till största delen positiv, några enstaka patienter tycker att det är lite besvärligt att behöva boka tid när man bara skall till distriktssköterskan. Teamets medlemmar: Gunnel Andersson Mia Sjölin Ingegerd Ohlsson Janet Ruus Marguerite Magnusson verksamhetschef distriktsläkare distriktssköterska undersköterska läkarsekreterare Marguerite Magnusson