Sammanfattning av uppföljningsrapporter från delprojekten 27 april

Transkript

1 1 (7) Sammanfattning av uppföljningsrapporter från delprojekten 27 april 1. Statusläge 1. Upphandling/Implementeringsgruppen -Ett inledande möte hölls med Bibliotekscentrum 28 mars. Tidplan för testuttag, utbildning och skarp konvertering fastställdes. En lista över de områden som ska utvecklas enligt krav.spec presenterades. -Implementeringsgruppen har diskuterat dess roll i konverteringsarbetet, supportroll och funktion i organisationen för Gruppen har fördelat arbetsuppgifter utifrån mötet med Bibliotekscentrum 28/3. -En första genomgång med Luleå (BOOK-IT) och Piteå (LIBRA) har gjorts för att fastställa strukturen i Mikromarc. Bibliotekscentrum och implementeringsgruppen medverkade. Strukturer för resterande kommuner ska i tur och ordning gås igenom under maj månad av implementeringsgruppen. -Diskussioner pågår med Axiell om avtal för uttag för test- och skarp konvertering. -Ett samverkansavtal för biblioteksdatasystemet turnerar för påskrift av kommunerna. - Redaktionen har haft fysiska mötena var tredje vecka. Det redaktionella arbetet har till stor del fått stå tillbaka för projektarbetet. - På chefsmötet den 23 februari presenterades tidplan för implementering av nya portalen samt påtalades behovet av en strategi för när biblioteken är på webben (facebook och bloggar) så att vi inte bygger nya verksamheter utanför Bibblo. Representanter från redaktion och styrgrupp hade därför möte med Vinter den 8 mars för att diskutera strategier och reda ut våra behov. Därefter bjöds personal som arbetar med sociala medier in till en dag för att arbeta fram underlag till ett förslag till policy för sociala medier. Förslaget presenteras för styrgruppen och chefsmötet i maj. - Strategi för Bibblo saknas. Redaktionen ska därför ta fram ett förslag till strategi för Bibblo under maj månad som manus inför byggandet av den nya portalen. 3. Transport av medier: - Helen Esberg och Micael Jonsson, Piteå bibliotek, har haft ett första möte med Piteås inköpsavdelning som föreslår att medietransporterna upphandlas och arbetar nu med att ta fram ett underlag som transportgruppen även får ta del av. -Gruppen har arbetat vidare med mallar för uppföljning.

2 2 (7) -Mediegruppen har tagit fram en gemensam mall för bibliotekskorten med alternativa placeringar av streckkoden utifrån bibliotekens behov. Gruppen kommer att skicka ut mallarna till alla kommuner tillsammans med aktuella prisuppgifter från åtminstone de 3 leverantörer som de tidigare varit i kontakt med samt en tidsangivelse när korten ska vara klara. -Externt dokument för låneregler samt internt rutindokument: I det närmaste färdiga förslag finns. Synpunkter från länets bibliotek har inhämtats och fortlöpande redigeringar pågår. -Vad gäller rutinen 2 kort till barnen, dvs. ett privat samt ett skolkort, så har mediegruppen kommit fram till att man inte behöver detaljstyra hur man löser detta i varje kommun utifrån antagandet att det redan finns inarbetade rutiner och utifrån att det inte påverkar mediesamarbetet. Det som däremot ska gälla i alla kommuner är att alla barn över 6 år ska ha tillgång till minst ett bibliotekskort. Vi bör också försöka få lärarna att använda sig av tjänstekorten för elevers lån i skolan. Styrgruppen var positiv till dessa förslag vid mötet 24/4. -En blankett för låneförbindelse håller på att färdigställas. 5. Bibliografisk service: -Gruppens uppdrag att ta fram underlag inför avtal med BTJ är slutfört. -En kataloggrupp om 7 personer är bildad vilken har uppdraget att städa katalogen efter sammanslagningen, 4 tim/vecka/person. Stefan Granlund, Luleå, är samordnare för gruppen. Samma grupp blir den kataloggrupp som 2013 ansvarar för den gemensamma katalogen samt bevakar utvecklingen av arbetet med en nationell katalog, 2 tim/vecka/person. (Enligt beslut på chefsmötet 23/2). -Kommunikationsstrategin ska nu vara presenterad för all personal. Gruppens förhoppning är att man har mottagit den väl och att alla känner sig delaktiga i de aktiviteter som komma skall, men framförallt att man känner sig bekväm i rollen som en medarbetare i Bibliotek Alla ska känna sig trygga och representera varumärket med stolthet. -Gruppen har ett gott samarbete med Vinter och ett förslag till Kommunikationskoncept har presenterats. Närmare planering av de olika aktiviteterna kommer att vara gruppens fokus under våren. -En arbetsgrupp för planering av Födelsedagskalaset i januari har bildats.

3 3 (7) 2. Uppföljning av tidplan STATUS: Försenat. -Avtal om uttag från Axiell har försenats. Målsättningen är att avtal ska formuleras senast i mitten av maj. -Samarbetet med Bibliotekscentrum och förberedelsearbetet inför testuttag har kommit igång bra. Det fortsatta arbetet är dock beroende av uttagen från Axiell. -Avtal ska upprättas för Bibliografisk service, BURK-sök, SMS, SPAR, klart senast 1/6. Theresa Hägglund, NLL, från upphandlingsenheten bistår oss i arbetet. -Inget avtal har ännu skrivits för portalen. Samtal pågår med Axiell. Planen för implementering måste justeras efter det att den första kontakten tagits med leverantören. -På chefsmötet i februari beslutades att lokalredaktörer först utbildas av leverantör (1 dag) och sedan av redaktionen (2 dagar). Med största sannolikhet kommer dessa 3 dagar att hamna under hösten/senhösten. Redaktionens förhoppning är att leverantören kan utbilda administratörerna innan sommarsemestrarna. 3. Transport av medier: STATUS: Enligt plan. -Gruppen har tagit fram ett första förslag på mallar för utvärdering och fortsätter arbeta med dessa. Ev. ändringar kan behöva göras när gruppen får se kravspecifikationen/avtalet. Inlämning av mallarna för utvärdering är STATUS: Enligt plan.. -Bibliotekskortsmallen bör skickas ut till länets bibliotek senast 1 juni 2012 för att ha barnkorten klara till terminsstarten på hösten, vilket är före tidplanen. -Det externa och den första versionen av det interna regeldokumentet bör kunna vara klart till den 1 juni. Även detta är före tidigare tidplan. Även blanketten låneförbindelse bör kunna vara klar 1 Juni Bibliografisk service: STATUS: Enligt plan. Målsättningen är att ha färdiga avtal med BTJ innan 1/6 vilket är före tidplanen. STATUS: Enligt plan.

4 4 (7) Årets första fyra månader följer den uppgjorda tidplanen, De ev förändringar som måste göras framöver är beroende av de andra delprojekten, t ex det nya bibliotekssystemet och den nya webbportalen. 3. Projektmålen och åtgärder inom delprojektet Beskriv alla tänkbara risker som finns att inte målen nås. Ange åtgärder som ska tas inom delprojektet för att eliminera eller begränsa riskernas påverkan. Att tid inte avsätts för implementeringsarbetet. Cheferna ansvarar för att projektdeltagarna och bibliotekspersonalen kan arbeta med uppdragen och övergång till nytt biblioteksdatasystem. Att avtal försenas med Axiell vad gäller uttagen. Länsbiblioteket gör påtryckningar. Inga. 3. Transport av medier: Att avtalsprocessen som Piteå kommun har hand om drar ut på tiden och försenas. Inga. 5. Bibliografisk service: Inga. Det är flera aktiviteter som ska planeras parallellt vilket är ett nytt uppdrag och nytt sätt att arbeta med den gemensamma kommunikationen. Gruppen kommer att avsätta tid för att arbeta med kommunikationskonceptet fram till semestrarna för att inte behöva komma i tidsnöd när väl aktiviteterna ska sättas i verket. 4. Förväntat resultat Beskriv kortfattat vilka de förväntade resultaten är och de viktigaste aktiviteterna/händelserna under den kommande månaden. Att arbetet med uttag kommer igång, dock avhängigt avtalet med Axiell. Verksamhetsgenomgångar med alla kommuner där strukturen och det som måste samordnas fastställs.

5 5 (7) Bibliotekscentrum arbetar med utvecklingspunkterna utifrån kravspecifikationen tillsammans med beslutade kontaktpersoner. Utbildningsdatum och orter fastställs av Bibliotekscentrum i samråd med implementeringsgruppen. Under maj månad hoppas vi att strategi för sociala medier är klara så att beslut kan tas av chefsgruppen. Strategi för Bibblo hoppas vi också kunna ta fram innan maj månad är till ända. Den är viktig när vi bygger nya Bibblo.se. Förhoppningsvis kan vi ta en första kontakt med leverantören denna månad om avtal skrivs i maj. 3. Transport av medier: Få feedback angående kravspecifikationen, helst se att den snart är klar och att det går framåt i den processen. Fortsätta arbetet med mallarna för utvärdering. Att alla bibliotek beställer sina lånekort i tid så att korten hinner levereras om man behöver barnkorten till hösterminens start Låneregler och blankett låneförbindelse ska finnas i god tid på varje bibliotek i länet. Rutindokumentet färdigställs. 5. Bibliografisk service: Länsbiblioteket skriver avtal med BTJ. Möte i Luleå i mitten av maj för att närmare planera aktiviteterna och ge Vinter feedback på Kommunikationskonceptet, samt ge dem fler idéer att skissa utifrån med utgångspunkt i de olika aktiviteterna under Samarbete med Mediegruppen om material för aktiviteterna. Samarbete med Bibblorepresentanter för kommunikation på webben.

6 6 (7) 5. Delprojektets omvärld Har det hänt något i omgivningen som förändrat förutsättningarna för delprojektet eller dess leverans? Försenat avtal ang. uttagen från Axiell vilket påverkar arbetet för Bibliotekscentrum. Inget avtal för portalen har skrivits ännu vilket påverkar planeringen. Webbportalens försening samt utbildningsdagarna i samband med det nya bibliotekssystemet kan göra att planeringen kärvar en aning. Ev. kan inte kickoff//utbildningsdagarna ske i samband med stängningen när det nya systemet sjösätts och vi måste ev. hitta nya datum för våra kommunikationsdagar. 6. Åtgärder att vidta av projektägare eller styrgrupp Ange åtgärder eller beslut som måste tas utanför delprojektet - av projektägare eller styrgrupp - för att lösa de problem som har tagits upp tidigare i dokumentet. Avtal måste skrivas med Axiell för uttagen och för portalen. Inget avtal för portalen har skrivits. Vad händer om portalutbildningarna (den del som redaktionen står för) måste genomföras i oktober? Som det ser ut i dag så ligger utbildning i datasystemet och ev kick-off i oktober. Dessutom håller några arbetsgrupper på med det gemensamma arbetet med kampanjerna (bibliotekskortet, födelsedagskalaset och ev. Världsbokveckan) under hösten och vintern. Är det några andra stora verksamheter som ska genomföras på biblioteken i höst, exv RFID? Trots att det inte är samma personer som sitter i alla grupper, så kräver det resurser som måste tas från biblioteksrummet. Hur påverkar denna förskjutning totalt våra gemensamma utbildningsinsatser och andra verksamheter (se ovan, punkt 1)? Fråga: Behöver vi på något sätt lyfta denna fråga/information? Eller är det uppenbart och förberett inför att det kan bli tätt mellan utbildningar, resor och annat arbete (såsom test av system, ny portal, kampanjarbete) inför Ett bibliotek 2013 för personalen i Norrbotten?

7 7 (7) Måste Biblioteken i Norrbotten ta ett samlat grepp om höstens och vinterns arbete, både arbete inom och utom Ett bibliotek 2013? Kommentar från projektledare: En tidplan håller på att tas fram över viktiga datum för systemsammanslagningen, portalarbetet, kommunikationen av Ett bibliotek 2013, Barnens Polarbiblioteks utbildningar osv. Den kommer att presenteras på chefsmötet i maj med de tidpunkter som då är fastställa. Utifrån den måste alla kommuner förbereda sig inför sommaren och höstens arbete och synka det till ev. annat arbete som ska ske i egna kommunen. Ansvar hos varje kommun att slutgiltigt regelverk och avgifter antas politiskt senast juni Beslut om rutiner, t ex barns kort, påverkar kommunikationen. Viktigt att dessa fastställs i god tid. 7. Övrigt. Stödet från projektledaren upplevs mycket positivt i kommunikationsgruppen. / Birgitta Markusson