Handbok för organisationsförändringar

Transkript

1 Styrande dokument Rutindokument Rutin Sida 1 (9) Handbok för organisationsförändringar Innehåll 1. Sammanfattning Målgrupp Syfte Rutinbeskrivning beskrivning... 6

2 Sida 2 (9) 1. Sammanfattning En organisationsförändring ska alltid vara processad, beslutad och känd av verksamheten enligt gällande Anvisning vid organisationsförändringar inom Region Norrbotten. En aktuell och detaljerad organisationsstruktur per division och avdelning ska alltid finnas tillgänglig. Det är viktigt att tidigt utse de personer som aktivt ska delta i arbetet. Verksamheten måste prioritera att avsätta tid för detta arbete. Då vi i allt större utsträckning delar information mellan våra IT-system ställs också krav på ett gemensamt innehåll i organisationsstrukturen. För att säkerställa att IT-systemen alltid innehåller en korrekt organisationsstruktur krävs ett kontrollerat och systematiskt sätt att uppdatera organisationsstrukturen i berörda IT-system. Denna handbok beskriver det arbetsflöde (rutin) som används för att hantera organisationsförändringar och dess påverkan på registervården inom ITsystem inom Region Norrbotten. 2. Målgrupp Målgrupp för handboken är all personal inom Region Norrbotten som på något sätt berörs av initiering, planering och genomförande av en organisationsförändring. 3. Syfte Syftet med handboken är att på ett kontrollerat sätt kunna genomföra organisationsförändringar inom Region Norrbotten och dess berörda IT-system, med så liten påverkan som möjligt på verksamheten. Följande IT-system inom Region Norrbotten är fundamentala för att spegla organisationsstrukturen: Objektdatabasen Personalsystemet Journalsystemet (VAS) Intern HSA-katalog (ihsak) För att genomföra beslutad organisationsförändring i dessa system och för att säkerställa följsamhet i övriga berörda IT-systemen ska denna handbok följas. Till Handboken finns även följande dokument: Anvisning vid organisationsförändring inom Region Norrbotten Beställning organisationsförändring Obligatoriska begrepp i Region Norrbotten (excel) Namnsättning av enheter inom Region Norrbotten

3 Sida 3 (9) Övriga dokument/rutiner kopplade till organisationsförändring tas fram av respektive funktionsområde/objekt/system. Med organisationsförändring avses exempelvis: skapa ny organisatorisk enhet byta namn på organisatorisk enhet avsluta organisatorisk enhet slå ihop organisatoriska enheter dela på en befintlig organisatorisk enhet korrigera/modifiera organisatorisk enhet skapa ny privat Hälsocentral inom vårdval privatisering av organisatorisk enhet 4. Förutsättningar Beställarrepresentanten ansvarar för att en detaljerad organisationsstruktur för berörd verksamhet finns beskriven innan genomförandet påbörjas. 5. Rutinbeskrivning Beställare/ Beställarrep/ Övriga berörda parter Beställarrep. Koordinator IT/ Informationssä kerhet Verksamhetsdirektör Beställarrep, övriga beörda parter Personer i FOobjekt och övriga berörda parter Informationssä kerhetstrateg och berörda best.repr Starthändelse: Önskad organisationsförändring i verksamheten 1. Initiera 2. Beställa 3. Granska 4. Besluta 5. Planera 7 Ändra/ genomföra 8. Utvärdera Analysera konsekvenser/ risker(konsekvens och kostnadsanalys) Beställning av org.förändring skickas via granskningsflöde i VIS Beställning och tillhörande underlag granskas i VIS Beslut om ändring fattas av Verksamhetsdirektör i VIS Beslut diarieförs Genomföra ändringar i de fundamentala systemen utifrån underlag i VIS Kalla till möte för utvärdering Möte med berörda personer Skicka beställning för beslut via godkännande flöde i VIS Planeringsmöten med berörda personer Genomföra förändringar i övriga berörda system Utvärdera ändringen Gå igenom checklista Körschema tas fram Påbörja identifiering av berörda ITsystem Ta fram Underlag för obligatoriska begrepp samt Beställning Nedan beskrivs de steg som ingår i rutinen. Starthändelse: - Beställarrepresentanten kontaktas av den verksamhet som önskar göra förändringen.

4 Sida 4 (9) Steg 1 Initiera Aktivitet Beställare/Beställarrepresentanten initierar arbete med konsekvensanalys av organisationsförändringen (inkl. risk-behovs och kostnadsanalys). I arbetet ska bl.a. Beställa representant, Kommunikatör, Divisionsekonom, HR-partner, DA ihsak delta. I de fall ändringen berör vårdverksamhet ska divisionens representant för Hälsoinformatik delta. Om organisationsförändringen innebär förändringar i namnsättning ska Kommunikatören bära namnfrågan till Ulrika Lejon Åhlander på Kommunikationsavdelningen för beredning. er Checklista verksamhet för genomförandet gås igenom. Inventering av vilka IT-system som berörs (registervård) påbörjas. Syftet med initieringen är att få en uppfattning om omfattning och att organisationsförändringen ska vara ordentligt analyserad, förankrad och beslutad i och av den egna divisionen. Beställare, Beställarrepresentant, Divisionsekonom, HRpartner, DA ihsak, ev deltar divisionens representant Hälsoinformatik. Steg 2 Beställa organisationsförändring Aktivitet All beställningshantering och övrig dokumentation under organisationsförändringsarbetet sker i VIS/organisationsförändring. Arbetet i steg 1 ligger till grund det som nu ska fyllas i beställning av organisationsändringen enligt VIS-mall Beställning av organisationsförändring samt Obligatoriska begrepp i Region Norrbotten. För att kunna fylla i denna ska namnet liksom alla andra uppgifter som efterfrågas vara beslutade. BR skickar beställningen för granskning till koordinator IT, Informationssäkerhetsstrateg och om vårdverksamhet berörs även till Hälsoinformatik HSE via VIS granskningsflöde. er Beställarrepresentant, Informationssäkerhetsstrateg, Koordinator IT, ev Hälsoinformatik HSE. Steg 3 Granskning Aktivitet Koordinator IT, Informationssäkerhetsstrateg,

5 Sida 5 (9) er om vårdverksamhet påverkas även Hälsoinformatik HSE säkerställer att beställningen innehåller efterfrågad information. När informationen i beställningen är korrekt avslutas granskningen. Syftet med granskningen är att säkerställa att Verksamhetdirektör tar beslut utifrån rätt förutsättningar och att all nödvändig information finns med. Informationssäkerhetsstrateg, Koordinator IT och ev Hälsoinformatik HSE. Steg 4 Besluta Aktivitet Beställarrepresentanten skickar beställningen till Beställaren och Verksamhetsdirektör (i nämnd ordning) för godkännande i VIS godkännandeflöde. er Syftet med steg 4 är att det ska finnas ett dokumenterat beslut. Beställaren, Verksamhetsdirektören, Beställarrepresentanten Steg 5 Planera Aktivitet När beställningen är godkänd registrerar Beställarrepresentanten den i diariet. Beställarrepresentanten sammankallar till möte för att skapa ett körschema. Medverkande är Koordinator IT, förvaltningsansvariga (FL/FLIT) för FO Personal, FO Ekonomi, och objektägare/fl ihsak och representant från Löneenheten (kontakta enhetschef). Om vårdverksamhet ska även Hälsoinformatik HSE och divisionens representant hälsoinformatik medverka. Vid behov kallas övriga berörd kompetens in. Beställarrepresentanten utser vid behov ytterligare personer som ska delta aktivt i arbetet. Beställarrepresentant tar vid behov fram Informationsplan tillsammans med Kommunikationsavdelningen. Syftet med Planerafasen är att ta fram aktiveter och körordning för alla berörda. er Beställarrepresentant, representant från Löneenheten, Koordinator IT, Divisionens representant för Hälsoinformatik samt Hälsoinformatik HSE, systemspecialist FLIT och FL.

6 Sida 6 (9) Steg 6 Genomföra Aktivitet Ändringar genomförs utifrån underlag i VIS enligt framtaget körschema i de fundamentala systemen. Koordinator IT ansvarar för att samordna ändringar i de områden som ligger under Länstekniks ansvar för registervård (t.ex. inloggning, lagringsytor osv.) enligt Checklista Länsteknik. Ändringar genomförs i övriga system av FL/FLIT. Varje FL/FLIT eller motsvarande ansvarar för att rutiner finns framtagna i syfte att kunna hantera eventuella registervårdsändringar och övriga ändringar i systemen. Förändringar inom Länstekniks ansvarsområde genomförs enligt Checklista Länsteknik av medarbetare på Länsteknik Registervård/Förändringar i övriga ITsystem genomförs av respektive objekts förvaltning eller motsvarande. er FL, FLIT, Applikationsspecialister, Objektspecialister Steg 7 Utvärdera Aktivitet Utvärderar organisationsförändringen. Förvaltare av rutin för organisationsförändringar, kallar till möte för att analysera (större) organisationsförändringar ca två månader efter genomförd förändring. Vid mötet ska eventuellt inkomna avvikelser, incidenter och problem analyseras. Alla medverkande får möjlighet att komma med förslag på förbättringar för att effektivisera kommande förändringar i organisationen. er Koordinator IT, Beställarrepresentant, FLIT, Applikationsspecialist, Hälsoinformatik HSE, Förvaltare av styrdokument för organisations förändringar samt andra berörda. 6. beskrivning Följande roller/funktioner medverkar i processen: Ägare av organisationsstruktur Beställare Beställarrepresentant (BR) Kommunikationsavdelning Hälsoinformatik Hälso- och sjukvårdsenheten (HSE) Divisionens representant Hälsoinformatik Informationssäkerhet Ekonomichef/Divisionsekonom HR-chef/HR-specialist Förvaltningsledare (FL) Förvaltningsledare IT (FLIT) Koordinator IT

7 Sida 7 (9) Objektspecialister Applikationsspecialister Samt övriga roller som kan vara berörda av ändringen. Funktion / arbetsuppgifter Ägare Ägare av organisationsstrukturen inom regionen är Verksamhetsdirektören, Verksamhetsavdelningen. Beslutar om tidpunkt för organisationsförändringen. Ansvarar för Anvisning gällande organisationsförändringar. Äger rutinen Namnsättning av enheter inom Region Norrbotten. Beställare Vid organisationsförändringar är beställaren Divisionschef, Avdelningsdirektör i landstingsdirektörens stab, Verksamhetsdirektören. Utser Beställarrepresentant. Initierar utredning och konsekvensanalys av önskad organisationsförändring. Beslutar om organisationsförändring och undertecknar beställningen. Kommunikationsavdelning Vid organisationsförändring av enhet har Kommunikationsavdelningen ett uppdrag att bereda ärenden om namnsättning av enhet inför beslut. Om ärendet gäller en vårdverksamhet ska Verksamhetsstrateg, Hälsoinformatik delta i beredningen. Se rutin Namnsättning. Kommunikationsavdelningen har också i uppdrag att ansvara för att relevant information kommer berörda tillhanda. Ansvarig för beredning av namnsättning enligt gällande rutin. Ansvar för informationsspridning /Funktion Hälsoinformatik HSE Säkerställer att VAS kodregister uppdateras utifrån organisationsförändringarna. Ska delta i beredningen av namnsättning om det rör organisationsförändring av enhet inom vårdverksamhet. Se rutin Namnsättning. Hälsoinformatik HSE ansvarar för: Informationsstrukturen i VAS (kodregister) Uppföljningslogik i VAS

8 Sida 8 (9) Säkra namnsättning inom vårdverksamhet Ansvara för följsamhet till Patientdatalagen. /Funktion Divisionens repr Hälsoinformatik Ta emot och bereda ärendet från divisionen. Föredra ärendet för Hälsoinformatiks arbetsgrupp. Se rutin Namnsättning av enheter inom NLL samt rutin Hälsoinformatik. Lokala kodregister i VAS /Funktion Informationssäkerhetsstrateg Vid organisationsförändring har Informationssäkerhetsstrateg ett uppdrag att stödja beställarrepresentanten i frågor om följsamhet till PDL och PUL. Informationssäkerhetsstrateg ansvarar för: Säkerställande av följsamhet till PUL Säkerställande av följsamhet till PDL Beställarrepresentant Person som är utsedd av Divisionschef eller Avdelningsdirektör att representera verksamheten vid organisationsförändringar. Beställarrepresentanten ansvarar för att ta fram korrekt förändringsunderlag och göra dessa tillgängliga för alla berörda. Beställarrepresentanten samordnar samtliga aktiviteter som ska genomföras. Bereda Beslutsunderlag organisationsförändring med bilaga underlag som visar Obligatoriska begrepp i Region Norrbotten (excel). Eskalera eventuella problem till ansvarig chef i berörd organisation. Identifiera eventuella nyckelpersoner i berörd organisation. Medverka vid framtagandet av information och vid behov informationsplan tillsammans med kommunikationsavdelningen. Planera och genomföra arbetsmöten relaterad till omorganisationen. Sammanställa tidplan och körschema i samarbete med berörda FL, FLIT, kontaktpersoner samt Koordinator IT. Följa upp och utvärdera genomförd förändring. Ekonomichef/Divisionsekonom Ansvarar för att säkerställa korrekt namn på division,

9 Sida 9 (9) basenhet, och kostnadsställe i objektdatabasen utifrån förändringsunderlag från Beställarrepresentanten. Arbetsuppgifter Ansvarar för att säkerställa att beslutad organisationsförändring uppfyller krav på lokal och nationell uppföljning. HR-chef/HR specialist Ansvarar för att säkerställa personalplacering i personalsystem. Arbetsuppgifter Kommunikatör/redaktör Kommunikatören hjälper till att nå berörda målgrupper med erforderlig information om organisationsförändringen. Exempel: Vägleda informationsarbete Publicera information på intranätet. Skyltning av enheter (om- och nyskyltning) Koordinator IT (Länsteknik) Koordinator IT ansvarar för att samordna arbetet med organisationsförändringen inom de områden som ligger under Länstekniks ansvar för registervård (t.ex. inloggning, lagringsytor osv.) enligt checklista Länsteknik. Denne deltar som stöd till i första hand Beställarrepresentanten under hela processen. Arbetsuppgifter Vara sammanhållande för arbetet som ska utföras på Länsteknik Vid behov planera och genomföra arbetsmöten relaterad till organisationsförändringen. Sammanställa körschema. Följa upp och utvärdera genomförd förändring. Bemanning en Koordinator IT bemannas av Länsteknik. FL/FLIT FL/FLIT eller motsvarande ansvarar för att bedöma huruvida deras system behöver ändras utifrån organisationsförändringen. Varje förvaltningsobjekt eller motsvarande ansvarar för att egna rutiner finns framtagna i syfte att kunna hantera eventuella ändringar i systemen. Arbetsuppgifter Ta fram rutiner för hantering av ändring i berörda system Delta i möten kring organisationsförändringar