Lägesrapport. 1. Verksamheten i projektet

Transkript

1 Sid 1 (5) Lägesrapport Projektnamn KUB Redovisningsperiod (månad(er) och år) Redovisnings-ID Verksamheten i projektet Vilka aktiviteter har genomförts under den aktuella perioden? På vilket sätt har dessa en koppling till det kriterium/de kriterier som projektet arbetar med? Lyft också om aktuellt fram de transnationella aktiviteter och aktiviteter av regionalfondskaraktär. Genomförandefasen startade med ett lärseminarium i Tällberg. Där deltog de allra flesta bibliotekschefer samt projektteamet. Projektets upplägg presenterades. Vi bär med oss forskaren Henrik Kocks ord om arbetsplatslärande från seminariet: "Fortbildning som bara består i att åka på kurs är i det närmaste bortkastade pengar". Därför är det viktigt att projektet kombinerar formell och icke formell utbildning för att biblioteken ska bli lärande organisationer. Deltagare, projektteam, styrgrupp och projektledning har varit mycket aktiva under hösten. Projektteamet har varit ute på många av biblioteken för att informera om upplägget och svara på frågor. Varje chefsmöte som hållits i projektområdet har innehållet en punkt om KUB. Projektet har upphandlat föreläsningar. Upphandlingarna drog ut på tiden så att föreläsningarna kommer inte att starta förrän efter nyår. Samtliga föreläsningar till tre av spåren är klara för hela projektperioden: marknadsföringsspåret, lärandespåret och bemötande. Avtal med leverantörerna är skrivna via Karlstads upphandlingsenhet. Däremot är IT-spåret under arbete, då inga anbud kom in. Kommunikation: Projektet beskriver kontinuerligt verksamheten på bloggen KUB-projektet, kubprojektet.wordpress.com/ Bloggen har utvecklats under hösten. Alla dokument av allmänt intresse har lagts i dokumentarkivet på länsbiblioteket, Region Värmlands sida. Allmängiltiga frågor med svar har antecknats i bloggen. Kalendariet har uppdaterats kontinuerligt. Cirka 7000 sidvisningar har gjorts under perioden, och användningen ökar succesivt. Varje månad har ett nyhetsbrev med innehåll som tidigare publicerats på bloggen gått ut till samtliga deltagare i projektet. Totalt har fyra nyhetsbrev skickats ut under perioden. PRPT v.1 [ ] d.prpt v.1 Projektledaren har bearbetat och förkortat avstämningsrapporten. Sedan har vi tryckt upp den som en populärversion, och delat ut den till samtliga projektdeltagare. Projektet har också delat ut rapporten till intresserade i omvärlden. Projektteamet har arbetat med att få igång processer för inlärning och praktik på varje bibliotek. I Värmland ordnade projektteamet en Open Space-dag för att inspirera till olika processer. Projektet har beställt en databas, en kompetensbas, för att enkelt kunna tillgängliggöra "lära-av-varandraresurser" för deltagarna. Det finns en flik på bloggen som heter Lära av varandra. Där presenteras förslag till process på biblioteken och där finns också blanketter som man ska fylla i. Projektekonomen har under hösten tagit fram en processblankett, en deltagarförteckning och en faktureringsblankett. Dessutom har tagit fram en standardiserad anmälningsblankett till samtliga aktiviteter. I Gävleborg anordnade projektteamet en dag, med tema "På barns och ungomars villkor", under benämningen HelGedagen. Syftet med dagen var att "ta på sig barnglasögonen" och försöka få syn på det man annars inte ser. I Värmland ordnade projektteamet en dyslexidag under Dyslexiveckan, där deltagarna fick lyssna till hur det är att leva med dyslexi. De fick lära sig att ladda ner talböcker och de fick också lyssna till föreläsare från TPB och Mediecenter.

2 Sid 2 (5) Projektteamet har hållit i Adobe Connect-utbildning, utbildning i webbkonferens på nätet, för nyckelpersoner i varje län. Spridning för strategisk påverkan: Projektet har anmält sig för att berätta om projektet på Biblioteksdagarna, den största årliga sammankomsten i den svenska biblioteksvärlden md cirka 600 deltagare totalt. Projektet har blivit antaget att föreläsa tillsammans med projektet Kompobib 2020, ett kompetensutvecklingsprojekt med ESF-stöd i östra mellansverige. Projektteamet i Gävleborg/Uppsala har skrivit ett tidskriftsnummer, kallat KUB special, som spridits till deltagare och övriga intresserade. Transnationellt. Projektteamet har under hösten arbetat i grupper för att sammanställa det transnationella programmet. En arbetsgrupp för varje resmål: Storbrittanien, Nederländerna, Danmark och Finland. Programmet finns på KUB-bloggen, med taggen "transnationellt". Sista anmälningsdag till samtliga resor är 31 januari. Ett lärseminarium för nyckelpersoner hölls i december. Projektledaren beskrev läget i projektet och berättade om det nationella spåret. En styrgruppsmedlem presenterade ett program för prioritering då många vittnar om att det är svårt att hinna med projektet bredvid alla vanliga åtaganden. Här presenterade också två områdeschefer vid Stadsbiblioteket i Stockholm ett förslag till upplägg för ledare. Det är ett program som sträcker sig över två eller eventuellt tre terminer, och för varje termin schemaläggs tre dagar. Intresset för dessa dagar blev mycket stort och de kommer att genomföras inom varje län. De kommer att genomföras somn "Lära av varandra"-aktiviteter och avtal skrivs under januari. Under varje punkt fanns ett kort erfarenhetsutbyte deltagarna emellan. Utvärdering: De båda utvärderarna deltog på Lärseminariet i Tällberg. De presenterade sitt uppdrag, och hur de tänker arbeta som följeforskare och stöd för styrgruppen. I oktober deltog en av utvärderarna och projektledaren i ett utvärderingsseminarium som ESF anordnade. Under dagen diskuterades utvärderingens roll och rapportens utseende och syfte. På lärseminariet i december presenterade en utvärderare föredraget "Hur vet jag att jag är på rätt spår? Hon tryckte på att fokus i utvärderingen ligger på effekter och inte på aktiviteter. En utvärderare deltog i styrgruppens möte i december och då diskuterades bl a hur man ska mäta allt som pågår ute på biblioteken. Ett blankettförslag för aktiviteter och ett för processledare/utbildare diskuterades. Det ska distribueras i januari. Projektledningen har använt en egen enkel blankett för att utvärdera lärseminarierna, och de har båda varit väldigt uppskattade. Styrgruppen har haft 2 möten med minnesanteckningar, den 10 oktober i Stockholm och den 12 december i Stockholm. Styrgruppen förde också diskussioner före och efter Lärseminarium i Tällberg Projektteamet har haft möten tre möten med minnesanteckningar. Vilka företag/organisationer har deltagit i aktiviteterna under den aktuella perioden? Inga

3 Sid 3 (5) Hur har ni arbetat med jämställdhet under den aktuella perioden? Vi har arbetat efter vår jämställdhetsplan. Delmål 1. Att deltagarna ska få ökad kunskap om jämställdhet. Aktivitet 1.2 Fördjupad utbildning i jämställdhet för projektteamet, för att kunna arbeta vidare med jämställdhetsprocesser under projektet. Ansvarig: Projektledaren i samarbete med utbildaren.resultat: Vi har planerat för en träff mellan projektteamet och vårt processtöd Katarina Jacobsson. Det kommer att bli i Karlstad den 19 februari. Aktivitet 1.3 Utbildningar i jämställdhet riktat till medarbetare på de deltagande arbetsplatserna, 4 st (en per län). Ansvarig Projektledaren i samarbete med utbildaren. Resultat: Inslag på lärseminariet i Tällberg i september. Projektet i har planerat utbildning i 4r-metoden, öppet för samtliga projektdeltagare. Den kommer att genomföras under våren. Delmål 2 Att utbildningar och utvärdering har ett jämställdhetsperspektiv Aktivitet 2.1 I upphandlingar ställa krav, utifrån ESF Jämts checklista för utbildning och upphandling, om att utbildningsanordnaren beaktar jämställdhetsperspektivet och beskriver hur det ska ske. Ansvar Projektledaren, projektägaren Tidplan Klart i samband med upphandlingsförfarandet Resultat: Samtliga upphandlingar har beaktat jämställdhetsperspektivet. Delmål 3. Att resurser fördelas på ett rättvist sätt internt Aktivitet 3.2 All statistik, alla utvärderingar och deltagarlistor ska vara könsuppdelade. Resultat: kravet finns med i samtliga aktiviteter. Under perioden har 309 deltagit i utbildningar och lärseminarium, varav 254 är kvinnor (85%) och 55 män (15%). Totalt är det hittills 248 unika deltagare i projektet. Hur har ni arbetat med tillgänglighet under den aktuella perioden? Vi har arbetat utifrån vår tillgänglighetsplan. Utifrån kartläggningen som är gjord enligt delmål 2 har våra anmälningsblanketter anpassats. Samtliga som talar på föreläsningar ska använda mikrofon. Det gäller även dem som ställer frågor vid dessa tillfällen. Lokalerna ska vara anpassade för rörelsehindrade. Vi har påmint biblioteken om att visa filmerna från Handisam Delmål 3 Aktivitet Utbildning av nyckelpersoner (länskonsulenterna och projektledaren) i handhavande av införskaffat webbkonferensverktyg. Verktyget möjliggör en enkel kommunikation i projektets stora geografiska område och skapar därigenom större tillgänglighet. Resultat: utbildningar i webbverktyget Adobe Connect har hållits i samtliga län. Delmål 4 Aktivitet Utbildningar i tillgänglighet riktat till medarbetare på de deltagande arbetsplatserna, 4 st (en per län). Resultat: En dag om dyslexi och en dag när man tar på sig glasögon för att se saker ur ett annat perspektiv har ordnats. Bemötandespåret är upphandlat och planerat. Här kommer olika typer av funktionshinder att belysas utifrån personer som själva lever med respektive funktionshinder. Det genomförs under 2013 och upprepas på tre orter i området, dagarna tidssatta. Delmål 5 Aktivitet All skriftlig information som projektet tar fram tillgängliggörs på Region Värmlands hemsida och bloggen. Resultat: genomförs kontinuerligt. Delmål 7 Aktivitet I upphandlingskraven ställa krav om att utbildningsanordnare ansvarar för att aktuell lokal är tillgänglighetsanpassad för deltagarna i de fall denna tillhandahåller det. Kraven baseras på resultatet av enkätundersökningen. Denna formulering fanns med i upphandlingsunderlagen. Vid varje tillfälle stäms av att kraven på lokal uppfylls och att Handisams checklista, samt resultat från vår enkät i tillgänglighet stäms av. Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra? Det är ett nytt sätt att arbeta över fyra hela län. Det har i stort fungerat väl, men kommunikationen både inom projektteamet och ut till alla deltagare är en utmaning. Det är svårt att finna strukturer i

4 Sid 4 (5) bloggen som passar alla. Det tog längre tid än beräknat till upphandlingarna var klara. Vi har ännu inte klart med föreläsare i IT-spåret. IT-föreläsningar med bibliotekarier är dock bokade, det första tillfället är en träff med föreläsningar över webben. Deltagarna kommer att kunna ställa frågor via uppkoppling. Vi har, med undantag för IT-spåret, hela planeringen med föreläsningar och studieresor för 2013 klar. Det gäller den centrala planeringen. Vi tycker att kommunikationen med utvärderarna fungerar mycket väl, och deras input har varit värdefull. Ligger deltagarantalet i fas med vad som är planerat enligt ansökan? Vänligen ange ackumulerat antal deltagare i relation till planerat antal. Ackumelerat antal deltagare hittills är 309 st som deltagit i olika utbildningsaktiviteter, varav 248 st är unika. Planerat deltagande inom aktiviteterna 347 st. Deltagandet har varit något lägre där naturliga orsaker, som sjukdom osv, är förklaringen. Ligger projektet i fas vad gäller måluppfyllelse? Projektet ligger efter tidsplanen, men beräknar ta igen det under Ligger projektet i fas med budget? Eftersom upphandlingarna tog längre tid än planerat har medel inte förbrukats i den takt som planerats under hösten. Planeringen för 2013 är i stort sett klar och då beräknar vi att budgeten blir i fas med planerad budget. 2. Avvikelser från projektbeskrivningen Har det förekommit några avvikelser under perioden? JA NEJ Om du svarade ja, beskriv kortfattat avvikelserna: Flera planerade föreläsningar och aktiviteter för hösten har flyttats till våren. Om det förekommit avvikelser, har ni meddelat ansvarig samordnare på ESF-rådet? JA NEJ Om du svarade nej, vad är orsaken till att ni inte har meddelat avvikelsen? Har inte tänkt på att ta upp förseningen med samordnaren, men kommer att göra det. Har haft telefonkontakt med vår samordnare om olika konkreta frågor. Vilka åtgärder har ni vidtagit/avser att vidta med anledning av avvikelserna? Vi har planerat så gott som samtliga centrala föreläsningar för hela projekttiden. Sammanställning av aktiviteter/utbildningar Programområde 1 och 2 Datum Insats (Aktivitet/utbildning/möte) Antal timmar (insatsens omfattning) Antal deltagare Planerat antal deltagare Slutförd insats Ja eller Nej Läsa på andra sätt Ja Adobe Connect, Dalarna Ja Projektteammöte Stockholm Ja Adobe Connect, Dalarna Ja Styrgruppsmöte Stockholm Ja Projektteammöte Stockholm Ja Adobe Connect, Värmland Ja Open Space-dag i Värmland Ja

5 Sid 5 (5) lärseminarium Ja Adobe Connect-utbildning Värmland Ja Styrgruppsmöte Stockholm Ja projektteamsmöte Ja Utvärderingsseminarium ESF Ja HelGedag, Gävle Ja Adobe Connect-utbildning Värmland Ja