Rutiner och rekommendationer för hjälpmedelslager hos kund

Transkript

1 Rutiner och rekommendationer för hjälpmedelslager hos kund Hjälpmedelscentralen Landstinget Sörmland

2 Innehållsförteckning Syfte och målgrupp... 1 Ansvar för kundlager... 2 Utbildning för lageransvarig... 2 Kriterier för ett nytt kundlager... 2 Organisation av kundlager... 3 Lagerhållning... 3 websesam... 4 Transporter... 4 Beställning av hjälpmedel till kundlager... 5 Mottagning av hjälpmedel till kundlager... 5 Uttag av hjälpmedel ur kundlager... 5 Retur / återlämning från brukare... 6 Reklamation... 7 Återlämning av hjälpmedel från kundlager till HMC... 7 Inventering... 8 Vanliga orsaker till fel i saldo... 9 Kontaktpersoner Syfte och målgrupp Detta dokument innehåller rutiner och rekommendationer för hantering av hjälpmedel i kundlager inom kommun och landsting. Dokumentet är ett stöd för den som utses till ansvarig för ett kundlager samt för den som är kostnadsansvarig för lagret, och är ett komplement till Regelverk och Sortimentsförteckning och websesam-dokumentation

3 Ansvar för kundlager Varje kundlager ska ha en lageransvarig person. När ny ansvarig för ett kundlager utses ska HMC meddelas. Den lageransvarige fungerar som kontaktperson mot Hjälpmedelscentralen (HMC). Ofta ingår i arbetsuppgifterna även: beställning av hjälpmedel till lagret uppackning och leveranskontroll av hjälpmedel till lagret hantering av returnerade hjälpmedel inventering Varje kundlager upprättar sina egna rutiner utifrån de regler som finns, vilket innebär att det kan förekomma annan fördelning av uppgifter och ansvar. Utbildning för lageransvarig Den person som utses till ansvarig för ett kundlager är välkommen till Hjälpmedelscentralen för ett studiebesök. För tillgång till websesam genomförs en distansutbildning, se Kriterier för ett nytt kundlager När önskemål inkommer till HMC om ett nytt kundlager finns några faktorer som bedömning görs utifrån: 1. Utrymme/lokal. Är utrymmet dimensionerat för lagerhållning av hjälpmedel? Låst dörr ska finnas. 2. Utrymme/uppställningsplats. Utrymme ska vara dimensionerat för förvaring av returnerade hjälpmedel som ska transporteras åter till HMC. 3. Transporter. Finns liknande leveranser inom området? Vad innebär detta i ökade transportkostnader? 4. Nyttjandegrad. Hur många förskrivare ska nyttja lagret? Var hämtas hjälpmedel i dagsläget mm? 5. Ansvarig kontaktperson måste finnas på kundlagret

4 Organisation av kundlager För att ha ordning och reda i lagret rekommenderas lagerhyllor med lämpliga plastbackar för förvaring av mindre hjälpmedel. Plastbackarna märks lämpligen med artikelnummeretiketter för lätt identifiering av artiklarna i samband med inplockning, utplockning och inventering. Etiketter tillhandahålls av HMC. Exempel på artikeletikett för märkning i förrådet: Hjälpmedelscentralens verksamhetssystem Sesam håller reda på innehållet i alla lager. Sesam håller reda på hur många av varje artikel som skickas till lagret, eller tas ut ur lagret, och därmed också hur många av varje artikel som finns i lagret. Detta kallas för lagersaldo. Kostnadsansvarig på respektive kundlager ansvarar för hjälpmedel som finns på lagret. Om hjälpmedel försvinner från lagret debiteras kundlagret värdet av dessa i samband med den årliga inventeringen. För att Sesams uppgifter ska vara korrekta krävs att alla som hanterar hjälpmedel är noggranna och följer de rutiner som finns. Hjälpmedlen ska inte vara utspridda på olika ställen När ett hjälpmedel tas från lagret ska man omgående registrera uttaget i websesam alternativt via blankett Hjälpmedlen ska inte användas som utprovningsexemplar Lagerhållning Av sortimentsförteckningen framgår vilka hjälpmedel som är klassificerade som lagervara på kundlager kan beställas och lagerhållas. Varje kundlager avgör själva vilka av dessa artiklar som lagerhålls. Då leveranser sker varje vecka bör lagerpåfyllnaden motsvara ett veckobehov. Överlager ska undvikas lagerhållning kostar pengar. Lagervärdet för de hjälpmedel som ligger på kundlager inom kommun och landsting uppgår till c:a 7 miljoner kr. Alla hjälpmedel som finns på kundlager ägs av HMC till dess att de förskrivs till brukare, då vissa hjälpmedel försäljs till kommun/landsting/brukare

5 websesam I HMCs verksamhetssystem Sesam registreras alla händelser kring hjälpmedel. Den lageransvarige samt förskrivare och beställare har tillgång till Sesam via webbgränssnittet websesam. I websesam registreras exvis: Beställning av hjälpmedel till lagret Förskrivning av hjälpmedel till brukare Återlämning av returnerade hjälpmedel Förskrivare som inte har tillgång till websesam använder istället blanketter som sänds till HMC för registrering. Alla blanketter finns att hämta på HMCs hemsida Transporter Hjälpmedel levereras till kundlagret på bestämda dagar enlig leveransschema. Plockning sker på HMC dagen innan leveransen går ut med transportören. I websesam kan beställaren se det planerade utleveransdatumet på alla order. Posten Logistik AB hämtar alla hjälpmedel på HMC i Eskilstuna och levererar hjälpmedel enligt leveransschema till respektive adress. Posten tar också med sig returnerade hjälpmedel från respektive leveransställe. Interna hjälpmedelsleveranser inom Mälarsjukhuset, Kullbergska sjukhuset samt Nyköpings lasarett transporteras av landstingets Service/transport-enhet. Leveranser sker i avsedda vagnar gulmärkta med HMC eller som löst kolli. Vid retur av hjälpmedel till HMC ska vagnarna skickas åter. Spar inte vagnarna när de är halvfulla utan skicka dem åter till HMC. Leverans av hjälpmedel till lager sker vid samma tillfällen som leveranser av hjälpmedel som är beställda till brukare. Uppmärksamma när helgdagar infaller under året. När ordinarie leveransdag infaller på en helgdag faller den bort. Beställ extra hjälpmedel veckorna innan för att undvika att få slut i lager. Möjlighet till akut transport vid snabb utskrivning från slutenvård finns till Mälarsjukhuset, Kullbergska sjukhuset samt Nyköpings lasarett. Detta gäller endast vissa specificerade hjälpmedel, se HMC:s hemsida Rutin för akuta hjälpmedel vid snabb utskrivning från slutenvården Om du har frågor kontakta ansvarig för transporter. Transporter av storvolymiga hjälpmedel, sk skrymmande hjälpmedel, utförs av HMC:s egna chaufförer. Skrymmande hjälpmedel körs enligt ett fast leveranschema. Transporter på andra dagar än schemat kan fås mot avgift. För mer information kring definition av skrymmande hjälpmedel och avgifter, se Regelverket

6 Beställning av hjälpmedel till kundlager Av sortimentsförteckningen framgår vilka hjälpmedel som är klassificerade som lagervara på kundlager. Dessa hjälpmedel kan beställas och lagerhållas, dock styrs beställningen att i första hand använda utgående sortiment. Beställning av hjälpmedel görs i websesam. Har beställaren inte tillgång till websesam används blankett Beställningsblankett rekvisition som finns att hämta på Mottagning av hjälpmedel till kundlager Vid leverans av hjälpmedel bifogas en följesedel. De hjälpmedel som finns angivna som levererade på följesedeln har räknats upp i kundlagrets saldo. Om någon av de beställda hjälpmedlen är restnoterade bifogas ett extra underlag Följesedel restnoterade artiklar. Där framgår även planerat leveransdatum för restnoterade artiklar. Stäm av innehållet i leveransen mot det följesedeln. Ev avvikelser måste rapporteras till MA-enheten på HMC. Uttag av hjälpmedel ur kundlager När ett hjälpmedel tagits ur kundlagret och lämnats till brukare har förskrivaren ansvar för att förskrivning registreras i websesam alt via blankett. Förskrivningen ska registreras så snart som möjligt för att undvika fel i kundlagrets saldo. Dock krävs inte registrering av kommunal schablon (KS) och landstingsschablon (LS) som ingår i grupp 1. Exempel på schablon grupp 1: kryckkäpp (dock ej träkäpp) doppsko grå (dock ej isdubb) kryckkäpphållare till rollator hink och stänkskydd till fristående toaförhöjning Av sortimentsförteckningen framgår ansvar och grupptillhörighet för samtliga artiklar

7 Retur / återlämning från brukare Hjälpmedel som lämnas åter från brukare ska returneras till HMC. Hjälpmedel ska inte läggas tillbaka i kundlagret, då uppstår saldofel. Icke-individmärkta hjälpmedel Skickas åter till HMC med turbilstransport. Hjälpmedlet avregistreras från brukaren antingen i websesam eller via blankett Avregistrering icke-idmärkta hjälpmedel. Individmärkta hjälpmedel Skickas åter till HMC med turbilstransport. Hjälpmedlet ska inte avregistreras i websesam eller skrivas upp på blankett. När hjälpmedlet kommer till HMC görs avregistrering med hjälp av det individnummer hjälpmedlet är märkt med. Om individnummeretiketten är oläslig märk tydligt upp hjälpmedlet med information om vilken brukare det kommer ifrån för att HMC ska kunna identifiera hjälpmedlet. HMC rekonditionerar returnerade hjälpmedel till funktionsdugligt skick. Hjälpmedel som är funktionsdugliga men inte längre ska förskrivas i Sörmland, skänks till biståndsorganisationen Frälsningsarmen i Västerås. Köphjälpmedel Köphjälpmedel (KK/LK) som returnerats från brukare ska inte returneras till HMC eftersom de ägs av kommun eller landsting. Om köphjälpmedel återanvänds är det viktigt att tänka på: Blanda inte returnerade köphjälpmedel med de hjälpmedel som levererats från HMC. Vid utlämning av återanvänt köphjälpmedel ska ingen registrering göras i websesam

8 Reklamation Om innehållet på följesedeln inte stämmer med innehållet i leveransen ska HMC, Anita Klevstig tel , kontaktas snarast för att felet ska kunna rättas till. Om ett hjälpmedel som levereras är trasigt, eller inte uppfyller kvalitets- eller funktionskrav på annat sätt ska hjälpmedlet returneras till HMC tillsammans med ifylld Reklamationsblankett. Reklamationsblanketten finns att hämta på Hjälpmedlet ska märkas med HMC Anita Klevstigh. Var noga med uppmärkningen så att hjälpmedlet inte försvinner in i den stora mängden av vanliga returnerade hjälpmedel. Det är viktigt att fullständiga uppgifter ifylls på blanketten för att HMC ska kunna rätta till felet och i förkommande fall ha möjlighet att göra åtgärder för att förebygga att samma fel händer igen. Reklamationsblanketten ska inte användas för synpunkter som rör sortimentet. Ta kontakt med sortimentsansvarig hjälpmedelskonsulent. Återlämning av hjälpmedel från kundlager till HMC Om man vill skicka tillbaka hjälpmedel från kundlagret till HMC - tag kontakt med HMC, Anita Klevstig tel innan hjälpmedlen skickas åter. När hjälpmedlen skickas ska de alltid märkas med vilket kundlager de kommer ifrån. En förteckning över artikelnummer och antal ska alltid bifogas. Hjälpmedel kan bara returneras från kundlager om de är oanvända och i obruten förpackning. När hjälpmedlen kommer till HMC registreras en sk lagerflytt som räknar ner kundlagrets saldo och räknar upp saldot i HMCs lager

9 Inventering Varje kundlager inventeras en gång per år, vanligen i perioden september - november. När det är dags för inventering skickar HMC ut information till de lageransvariga som tar kontakt med HMC för att bestämma datum för inventering. Personal på kundlagret utför inventeringen på överenskommen dag och faxar de ifyllda underlagen till HMC som registrerar inventeringen i Sesam. Om antalet inventerade hjälpmedel inte överensstämmer med det antal som borde ha funnits i kundlagret uppstår en differens. Negativa differenser avseende köphjälpmedel och egenvårdsprodukter faktureras resp kundlager. Viktig att tänka på inför inventeringen: Inga hjälpmedel får vara på väg till kundlagret Alla hjälpmedel måste vara inplockade i lagret Om hjälpmedel finns på flera platser, se till att inget glöms bort Hjälpmedel som tagits ur lagret måste vara registrerade i websesam innan inventeringen. Inga hjälpmedel får plockas under inventeringsdagen, förrän inventeringen är klar. Om plockning sker på inventeringsdagen (efter inventering), registrera uttaget dagen efter, alternativt märk blanketten efter inventering. Eventuella begagnade köphjälpmedel som ni fått i retur ska inte medräknas i inventeringen! Direkt efter inventering faxas inventeringsunderlaget till HMC: Kent Nilsson faxnr Det är viktigt att underlaget faxas samma dag som inventeringen utförs! - 8 -

10 Vanliga orsaker till fel i saldo I lagret Hjälpmedel förvaras på olika platser Hjälpmedel lånas ur lagret för tex utprovning Lagret är inte uppmärkt ordentligt Returnerade hjälpmedel läggs in i lagret Vid förskrivning Glömd förskrivning Lång tid mellan uttag och registrerad förskrivning Fel lager angivet vid förskrivning Fel artikel angiven vid förskrivning exvis en badbräda av gammal modell är inte samma sak som en badbräda av en ny modell Fel antal angivet vid förskrivning var uppmärksam på artikelns enhet st, par meter Vid inplockning av hjälpmedel i lagret Följesedeln stämmer inte med levererat gods HMC är inte informerat Vid reklamation är inte reklamationsblankett fullständigt ifylld och hjälpmedlet ordentligt uppmärkt - 9 -

11 Kontaktpersoner Förändringar avseende kundlager (nya lager, förändrade adresser, ändring av lageransvarig person) Katarina Blomstrand Transporter (Övergripande frågor) Inventeringar Kent Nilsson Etiketter för uppmärkning av förrådet Reklamationer/Avvikelser Ex: Fel på leveransen, leveransen saknas, transportskada. Anita Klevstigh Tommy Onodi websesam-support Sari Andersson Carina Martin Transportörer Posten AB Chaufför Godsmottagning Mälarsjukhuset Eskilstuna Godsmottagning Kullbergska sjukhuset Katrineholm Godsmottagning lasarettet Nyköping ,