Granskning av utskick av digitala handlingar. Trelleborgs kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Gabriella Fredriksson November 2014 Granskning av utskick av digitala handlingar Trelleborgs kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod och avgränsningar Granskningsresultat Beslut om regler för användning av läsplattor Enkätresultat Hämtas och hanteras aktuella mötesdokument endast via Form Pipe mötesapp? Har i princip all hantering av dokument i pappersformat försvunnit? Kan dokumenten vidaresändas eller skrivas ut? Har kostnaderna för inköp av papper och kostnader av porto minskat? Använder samtliga förtroendevalda läsplattor? Uppfattar de förtroendevalda systemet med läsplattor som användarvänligt? Sammanfattande iakttagelser och revisionell bedömning Sammanfattande iakttagelser Revisionell bedömning Rekommendationer...11 Bilaga Enkät, inklusive enkätresultat 1 av 11

3 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Trelleborgs kommun har granskat kommunstyrelsens och de utvalda kommunala nämndernas utskick av digitala handlingar. Granskningens revisionsfråga har varit: Är kommunstyrelsens och de kommunala nämndernas utskick av elektroniska handlingar ändamålsenliga? Är systemet användarvänligt utifrån de förtroendevaldas perspektiv? Den revisionella bedömningen är att kommunstyrelsens och de kommunala nämndernas utskick av elektroniska handlingar i stort är ändamålsenliga men att det kvarstår vissa frågor. Den första handlar om hantering av sekretessbelagd information där man i dagsläget inte skickar dokumenten digitalt. Den andra handlar om man följer reglerna som antogs i samband med beslutet att införa systemet med läsplattor och digitala utskick. Det kan konstateras att dessa inte följs när det gäller möjligheten att skicka dokument vidare och att skriva ut dem. Den tredje frågan handlar om kostnaderna har minskat och det konstateras av alla att så måste ha skett men det går inte att mäta till vilken utsträckning. När det gäller revisionsfrågan om systemet är användarvänligt utifrån de förtroendevaldas perspektiv så är den revisionella bedömningen att systemet i dagsläget inte är fullt ut användarvänligt. Bedömningen grundar sig på att ungefär hälften av ledamöterna anser att systemet är användarvänligt och att systemet är relativt nytt och fortfarande är under utveckling i frågor just kring användarvänlighet. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen: - säkerställer att reglerna för hur man skriver ut eller vidarebefordrar handlingar från Form Pipe harmoniseras med de faktiska funktionerna. - säkerställer att samtliga förtroendevalda i kommunen erhåller utbildning om Form Pipe och hur en läsplatta fungerar. - säkerställer att systemets användarvänlighet fortsätter att utvecklas, och att frågan om sekretessbelagda handlingar får en lösning. 2 av 11

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Sedan 2011 har frågan om att ersätta pappersutskick med elektroniska handlingar diskuterats i Trelleborg. Under 2012 användes läsplattor på prov av vissa politiker och tjänstemän. I december 2012 fattade kommunstyrelsen beslut om regler för användande av läsplattor inom Trelleborgs kommun förtroendevalda. Av beslutet framgår bland annat att för att möjliggöra en elektronisk möteshantering inom Trelleborgs kommunstyrelse, kommunfullmäktige och nämnder kommer respektive funktion att använda läsplattor. Förtroendevalda inom Trelleborgs kommun får därför tillgång till en läsplatta under aktuell uppdragstid. Målet är att den digitaliserade dokumenthanteringen ska leda till en enklare och effektivare administration för organisationen totalt sett. Projektet har även en tydlig miljöinriktning då i princip all hantering av dokument i pappersformat kommer att försvinna samtidigt som kostnaderna för inköp av papper och kostnaderna för porto minskar Revisionsfråga och kontrollfrågor Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens och de kommunala nämndernas utskick av elektroniska handlingar ändamålsenliga? Är systemet användarvänligt utifrån de förtroendevaldas perspektiv? Kontrollfrågor De kontrollfrågor som uppställts är följande: Hämtas och hanteras aktuella mötesdokument endast via Form Pipe mötesapp? Kan dokumenten vidaresändas eller skrivas ut? Har kostnaderna för inköp av papper och kostnader av porto minskat? Har i princip all hantering av dokument i pappersformat försvunnit? Använder samtliga förtroendevalda läsplattor? Om inte, varför inte? Uppfattar de förtroendevalda systemet med läsplattor som användarvänligt? 2.3. Metod och avgränsningar Granskningen avgränsas till perioden från januari 2013 till september Granskningen omfattar kommunstyrelsen och följande nämnder: tekniska nämnden, socialnämnden, bildningsnämnden och arbetsmarknadsnämnden. 3 av 11

5 Intervjuer har ägt rum med ordföranden i kommunstyrelsen samt i de utvalda nämnderna. Vidare har en enkätundersökning genomförts. Enkäten skickades till ordinarie ledamöter i samtliga utvalda nämnder. Intervjuer har även skett med ansvariga och relevanta tjänstemän inom kommunens förvaltningsorganisation som omfattas av denna granskning. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 4 av 11

6 3. Granskningsresultat 3.1. Beslut om regler för användning av läsplattor Av Kommunstyrelsens beslut den 5 december 2012 framgår följande regler för användare av läsplattor inom Trelleborgs kommun förtroendevalda För att möjliggöra en elektronisk möteshantering inom Trelleborgs kommunstyrelse, kommunfullmäktige och nämnder kommer respektive funktion att använda läsplattor. Förtroendevalda inom Trelleborgs kommun får därför tillgång till en läsplatta under aktuell uppdragstid. Läsplattan är ett arbetsredskap som Trelleborgs kommun tillhandahåller till förtroendevalda för att uppfylla sina uppdrag inom kommunens nämnder, kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Läsplattan ägs av Trelleborgs kommun. Med läsplattan följer en personlig, kommunal e-postadress som även utgör den personliga registrering som krävs för användning av läsplattan. En personlig, kommunal e-postadress är en förutsättning för att läsplattan ska kunna användas. I samband med utlämning av läsplattan blir aktuell användares kommunala e- postadress registrerad i W3D3 för att möjliggöra möteshanteringen. Särskild information om detta lämnas till användaren. Om det skulle föreligga något hinder för denna hantering kan användaren inte ingå i den elektroniska möteshanteringen då endast kommunal e-postadress kommer att användas. Läsplattan tilldelas förtroendevald inom nämnd, kommunstyrelse eller kommunfullmäktige. Vid avslut av aktuellt uppdrag ska läsplattan lämnas till ITenheten för ominstallation till efterträdande förtroendevald. Aktuella mötesdokument hämtas och hanteras endast via Form Pipe mötesapp, dessa dokument kan inte vidaresändas eller skrivas ut från läsplattan Enkätresultat Som ett led i denna granskning skickades en enkät ut digitalt till samtliga ordinarie ledamöter i kommunstyrelsen och de utvalda nämnderna, totalt 56 personer. Av dessa har 30 svarat vilket ger en svarsfrekvens om 56 %. Påminnelse om att besvara enkäten har skett vid två tillfällen. Anledningen till att fler inte har velat besvara enkäten är okänd, dock kan konstateras att enkäten skickades ut under valperioden vilket kan ha påverkat svarsfrekvensen. Enkätfrågorna och svaren i sin helhet finns redovisat i bilaga 1 till denna rapport. Inledningsvis ställde frågor om man har en läsplatta och hur länge man har haft den, detta för att veta om någon nyligen fått en läsplatta och har inledande tekniska eller andra svårigheter med handhavandet. Läsplattorna har delats ut nämnd för nämnd och av de aktuella nämnderna och kommunstyrelsen så har de första fått en läsplatta för ca två år sedan och de sista för 8-9 månader sedan. Kommunstyrelsen var först ut. Några ledamöter var med i ett inledande pilotprojekt och de har haft en läsplatta i tre år. 5 av 11

7 Svaren på övriga enkätfrågor överensstämmer i stort med kontrollfrågorna i denna granskning och redovisas därför i följande avsnitt Hämtas och hanteras aktuella mötesdokument endast via Form Pipe mötesapp? Har i princip all hantering av dokument i pappersformat försvunnit? Av enkäten framgår att 63 % anser att alla dokument hanteras via Form Pipe och 17 % att så inte är fallet. I intervjuerna har framkommit att detta skiljer sig åt mellan kommunstyrelsen och de olika nämnderna. Socialnämnden som hanterar mycket sekretessbelagt material får inte dessa handlingar via Form Pipe. När det gäller sekretessbelagt material håller man på att ta fram ett säkert system. Vissa nämnder skickar ut det mesta via Form Pipe men sena handlingar skickas ibland ut via mejl och handlingar som rör mer information eller personalärenden kan också skickas ut via mejl av ordförande eller nämndsekreterare. Trenden är dock att allt mer material hanteras via Form Pipe. Av enkäten har även framkommit att inte alla handlingar finns tillgängliga för ersättare via Form Pipe även när det står klart att de ska tjänstgöra vid ett sammanträde. Protokollen från sammanträdena publiceras i Form Pipe liksom på hemsidan. Dock är det inte ett inskannat, underskrivet protokoll som visas utan samma dokument utan underskrift. Det underskrivna originalet finns i arkivet. En fördel som lyfts fram i intervju är att införandet av läsplattor har medfört att samtliga förtroendevalda nu har en e-postadress som de även kan bli kontaktade på av medborgare, deras tillgänglighet för allmänheten bör därmed ha ökat Kan dokumenten vidaresändas eller skrivas ut? Här råder det delade meningar. Av de som svarade på enkätfrågan anser ungefär hälften att detta är möjligt och hälften att det inte går att skicka dokument vidare. Av intervjuerna framgår att man har infört möjligheten att skicka dokument vidare men att funktionen är ny för de flesta och är därför inte särskilt känd eller utnyttjad. Likaså gäller frågan om dokumenten går att skriva ut men här anser 80 % att det inte går. Enligt uppgift är det idag tekniskt möjligt att skriva ut dokumenten. De som har skrivit ut dokument har vanligen bett kanslipersonal att skriva ut dokumenten eller skickat vidare dokumentet till en e-postadress och därifrån skrivit ut dokumentet Har kostnaderna för inköp av papper och kostnader av porto minskat? Samtliga förvaltningar anser att kostnaderna för inköp av papper och porto har minskat men med hur mycket är oklart då de flesta inte har en mätning på hur mycket papper och porto som gick åt tidigare och det saknas poster i redovisningen för enbart porto eller kopiering av dokument idag. Därmed har man inga jämförelsetal med hjälp av vilka man hade kunnat följa utvecklingen. 6 av 11

8 En annan kostnad som framkommit i intervjuerna är personalkostnaderna vilka i de flesta fall beräknas ha sjunkit avsevärt på så vis att den personal som tidigare arbetade med utskicken nu har kunnat ta sig an andra uppgifter då det digitala utskicket går snabbare. Dock framkommer även i intervjuerna att handhavandet av dokumenten i de nya digitala diarieföringssystemen W3D3 inte är så användarvänliga för nämndsekreterare eller motsvarande som hanterar dokumenten och därför är besparingarna i tid inte så stora som man skulle kunna förväntat sig Använder samtliga förtroendevalda läsplattor? Uppfattar de förtroendevalda systemet med läsplattor som användarvänligt? Av granskningen har framkommit att alla utom en ledamot har hämtat ut sin läsplatta. Denne ledamot har heller inte närvarat vid nämndens möten. Samtliga övriga ledamöter använder läsplattorna. En knapp majoritet av ledamöterna anser att systemet med läsplattor är användarvänligt. Av de som valt att utveckla sin åsikt i fritext i enkäten har sammanfattningsvis följande framkommit: - Det är opraktiskt att handlingar och bilagor inte finns på samma ställe, det är otympligt att bläddra mellan dokumenten och att det inte går att få upp två dokument bredvid varandra på skärmen. - Medborgarförslag borde kunna ses samtidigt som förslaget till svar. - Systemet för att föra in anteckningar och markeringar är svårt. - Det är opraktiskt att de anteckningar och markeringar som en ledamot gjort i arbetsutskottet inte kan följa med dokumentet som sen går till nämnd/kommunstyrelsen. - Det är svårt att skriva protokoll och reservationer på läsplattan. - Det finns tekniska svårigheter med uppkopplingen för de som inte har en snabb uppkoppling hemma. Då kan det ta flera timmar att ladda ner dokumenten. Flera ledamöter har fått åka till kommunhuset för att kunna ladda ner dokumenten. - Även vid själva sammanträdena har många haft problem med uppkopplingen och nedladdning av dokument. Nedladdningar hänger sig och nedkoppling sker från internet. - Flera framför att det vore bra med en utbildning i hur en läsplatta fungerar och att det inte kan tas för givet att alla kan hantera en dator eller läsplatta. - De flesta vet vart de ska vända sig vid tekniska svårigheter 7 av 11

9 - En majoritet av ledamöterna har sökt hjälp för svårigheter vid hanteringen av läsplattan eller Form Pipe. Av dessa har de absolut flesta fått hjälp inom 48 timmar. Och av dessa anser 81 % att de har fått hjälp i tid för att kunna utföra sitt uppdrag som förtroendevald. Flertalet förslag till förbättringar har framkommit för att användarvänligheten ska öka vilka i stort syftar till att åtgärda de brister och svårigheter som noterats ovan. Av intervjuer har framkommit att flera av de påtalade bristerna tas upp i den kontinuerliga dialog som förs med leverantören av systemet, exempelvis utvecklas nu en möjlighet att kunna ha flera dokument öppna samtidigt i ett s.k. fliksystem. 8 av 11

10 4. Sammanfattande iakttagelser och revisionell bedömning 4.1. Sammanfattande iakttagelser I detta avsnitt sammanfattas de iakttagelser som gjorts utifrån de uppställda kontrollfrågorna. Det kan konstateras att de flesta dokument idag hanteras via Form Pipes mötesapp och att i flera nämnder har i princip all hantering av dokument i pappersformat försvunnit men det finns undantag. Dokument som är sekretessbelagda hanteras endast i pappersformat i dagsläget men utredning pågår om det är möjligt att säkerställa att dessa dokument skyddas även vid en elektronisk hantering. Det är i första hand socialnämnden och i viss mån även bildningsnämnden som hanterar sekretessbelagd information. Andra dokument som i vissa nämnder skickas separat är inbjudningar till kurser etc, d v s handlingar som inte är direkt ärenderelaterade. Protokoll skannas inte in utan det är det elektroniska dokumentet av den slutliga versionen som finns tillgängligt i Form Pipe. Av det beslut som kommunstyrelsen fattade i samband med införandet av systemet med läsplattor framgår att alla mötesdokument ska hämtas och hanteras endast via Form Pipe mötesapp, dessa dokument kan inte vidaresändas eller skrivas ut från läsplattan. Av intervjuerna framgår dock att det nu finns en ny funktion som möjliggör att dokument vidarebefordras och skrivs ut. Detta är således en avvikelse från de antagna reglerna. Ett av syftena med införandet av läsplattor var att minska kostnaderna för porto och kopiering. Här kan konstateras att givet en stor del av dokumentationen nu hanteras via Form Pipe så har kostnaderna minskat men detta kan inte bekräftas då det saknas en sammanställning av kostnaderna före införandet systemet med läsplattor. Det har inte heller genomförts någon mätning av vilka kostnader organisationen idag har för utskick av handlingar till kommunstyrelsen och nämnderna. En annan kostnad som inte nämns som grund för beslutet att införa systemet med läsplattor är den tid som potentiellt kan sparas för personalen vid utskick. Av granskningen har dock framkommit att det nya diarieföringssystemet av vissa anses så tungrott att arbeta i att det i praktiken inte blir så stora tidsbesparingar som personalen själva hade trott. Eventuella besparingar i tid för personalen är inte mätta men såvitt framkommit i denna granskning har det inte förekommit nedskärningar i personal på grund av införandet av systemet med digitala utskick. Ytterligare en kostnad som inte har omfattats av denna granskning är inskaffandet av läsplattor till samtliga ledamöterna, en kostnad som åtminstone de första åren sannolikt överstiger de kostnader som tidigare fanns för kopiering, kuvert och porto men undantaget ev. minskningar av personalkostnader. 9 av 11

11 Idag använder i praktiken alla ledamöter i kommunstyrelsen och de granskade nämnderna läsplattor. Cirka hälften av ledamöterna anser att systemet är användarvänligt. Det har funnits och finns tekniska problem och det har även funnits svårigheter av hanteringskaraktär. Det finns kritik kring att alla förväntas kunna hantera läsplattor och att utbildningen av ledamöterna inte har varit tillräcklig. De flesta har dock vetat var de ska vända sig vid problem och de flesta är nöjda med den hjälp de har fått och anser att de har fått hjälpen i tid. Det finns en grupp som arbetar med att kontinuerligt utveckla systemet i samarbete med leverantören i syfte att öka användarvänligheten för ledamöterna och tjänstemän. En slutsats är att det inte går att införa en förändring av rutiner eller likande i någon organisation utan att svårigheter uppstår och det tar tid innan ett system har etablerats. En positiv effekt av införandet av läsplattor är att samtliga ledamöter nu har e- postadresser vilket kan ses som en ökad möjlighet för medborgare att få kontakt med de förtroendevalda. I dagsläget har kommunens revisorer inte fått läsplattor och de har därmed inte tillgång till handlingarna från alla de delar av organisationen som de ska granska. Detta försvårar för revisorerna när de ska utföra sina uppdrag Revisionell bedömning Granskningen ska besvara revisionsfrågorna: Är kommunstyrelsens och de kommunala nämndernas utskick av elektroniska handlingar ändamålsenliga? Är systemet användarvänligt utifrån de förtroendevaldas perspektiv? Den revisionella bedömningen är att kommunstyrelsens och de kommunala nämndernas utskick av elektroniska handlingar i stort är ändamålsenliga men att det kvarstår vissa frågor. Den första handlar om hantering av sekretessbelagd information där man i dagsläget inte skickar dokumenten digitalt. Den andra handlar om man följer reglerna som antogs i samband med beslutet att införa systemet med läsplattor och digitala utskick. Det kan konstateras att dessa inte följs när det gäller möjligheten att skicka dokument vidare och att skriva ut dem. Den tredje frågan handlar om kostnaderna har minskat och det konstateras av alla att så måste ha skett men det går inte att mäta till vilken utsträckning. När det gäller revisionsfrågan om systemet är användarvänligt utifrån de förtroendevaldas perspektiv så är den revisionella bedömningen att systemet i dagsläget inte är fullt ut användarvänligt. Bedömningen grundar sig på att ungefär hälften av ledamöterna anser att systemet är användarvänligt och att systemet är relativt nytt och fortfarande är under utveckling i frågor just kring användarvänlighet. 10 av 11

12 4.3. Rekommendationer Vi rekommenderar att kommunstyrelsen: - säkerställer att reglerna för hur man skriver ut eller vidarebefordrar handlingar från Form Pipe harmoniseras med de faktiska funktionerna. - säkerställer att samtliga förtroendevalda i kommunen erhåller utbildning om Form Pipe och hur en läsplatta fungerar. - säkerställer att systemets användarvänlighet fortsätter att utvecklas, och att frågan om sekretessbelagda handlingar får en lösning. 11 november 2014 Gabriella Fredriksson Projektledare Alf Wahlgren Uppdragsledare 11 av 11