Granskning om utskick av digitala handlingar, sep 2014

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Granskning om utskick av digitala handlingar, sep 2014"

Britta Abrahamsson
för 6 år sedan
Visningar:

Granskning om utskick av digitala handlingar, sep 2014 Utveckling 2014

Har du en läsplatta såsom förtroendevald i Trelleborg kommun?

(0%) Medel: 1 2. Hur länge har du haft denna läsplatta?

1 Granskning om utskick av digitala handlingar, sep 2014 Utveckling > Svar 30/54=56% 1. Har du en läsplatta såsom förtroendevald i Trelleborg kommun? Besvarad av: 30 (91%) Ej besvarad av: 3 (9%) 1 Ja 30 (100%) 2 Nej 0 (0%) Medel: 1 2. Hur länge har du haft denna läsplatta? Ange antal månader Besvarad av: 29 (88%) Ej besvarad av: 4 (12%) 18 Våren 2013, oklart när Ca 10 ca 10 mån Ca 16 mån kanske,vet inte riktigt när vi fick dom 24 månader Minns ej. Kommunstyrelsen var den första nämnden som utrustades månader

2 drygt 20 tror jag 18 C:a10 månader C:à 12 mån. 12 Kommer inte ihåg, men var en de första som fick en platta. 10 Ca. Ett år. 15 månader 10 Ett år c.a. Jag vet inte vad pipes app är. Fråga tre. Ca 8 mån Sedan det infördes Vet ej antalet månader exakt men var en av de första som fick. 3. Hanteras alla mötesdokument via Form Pipes app? Besvarad av: 27 (82%) Ej besvarad av: 6 (18%) 1 Ja 17 (63%) 2 Nej 10 (37%) Medel: 1,4

3 4. Om inte, vilka typer av dokument hanteras på annat sätt? Besvarad av: 12 (36%) Ej besvarad av: 21 (64%) Ibland får kompletterande mail med bilagor etc skickas ut. individärenden, Socialnämnden Extraärenden Östersjöterminalen o Trelleborgshem Sekretessbelagda hanteras inte i ipaden. Utskick via e post Vilket i sin tur försvårat arbetet Ifo. Personärende Kan vara t.ex ekonomiska rapporter Sena och dukade dokument till nämnden. Sekretessbelagda dokument. Vissa bilagor. Sekretessärende typ omhändertagande mm. Som ersättare i AU får jag vissa dokument på papper,andra får jag inte alls även om jag ska känstgöra! Kan ej svara data utbildning saknas. 5. Kan du skicka vidare dokument som du fått via Form Pipe? Besvarad av: 25 (76%) Ej besvarad av: 8 (24%) 1 Ja 12 (48%) 2 Nej 13 (52%)

4 6. Om ja, gäller det alla dokument eller ett fåtal? Besvarad av: 13 (39%) Ej besvarad av: 20 (61%) Vet ej Jag har provat flera gånger att maila dokument vidare och det verkar att ha fungerat bra. tror de flesta Vet ej Vet ej Har bara testat med något enskilt då funktionen är ny för oss alla jag behövt skicka vet ej Provat meil, inget annat Alla Vet ej Vet inte, har aldrig provat. Data kurs är bra. En del 7. Kan du skriva ut dokument som du fått via Form Pipe? Besvarad av: 25 (76%) Ej besvarad av: 8 (24%) 1 Ja 5 (20%) 2 Nej 20 (80%) Medel: 1,8

5 8. Får du tillgång till de undertecknade protokollen från mötena via Form Pipe? Besvarad av: 24 (73%) Ej besvarad av: 9 (27%) 1 Ja 10 (42%) 2 Nej 14 (58%) Medel: 1,6 9. Tycker du att systemet med läsplattor är användarvänligt utifrån ditt perspektiv? Besvarad av: 28 (85%) Ej besvarad av: 5 (15%) 1 Ja 15 (54%) 2 Nej 13 (46%) Medel: 1,5

6 10. Om du inte tycker att systemet med läsplattor är användarvänligt, vilka svårigheter tycker du finns? Besvarad av: 14 (42%) Ej besvarad av: 19 (58%) Jag tycker att systemet är bra men ibland upplever man att system korvar sig och nedladdningar hänger sig. Går ofta att ladda om efter reset. Jobbigt när man måste pendla mellan ärendet och bilagorna. Inte så bra att skriva protokoll på. Bläddra, markera, stryka under Går inte att lägga in tillkommande handlingar systemet låser sig ofta, ramlar ur systemet. Kan inte se arbetsutskottets protokoll med nämndshandlingar Det finns bättre och modernare Det saknas helt utbildning på att arbeta med I Pad, vansinne För mycket brister i uppkoppling till nätverk i samband med möten För dålig funktion i mötesprogrammet vi använder Bra support i början För dåliga och långsamma möjligheter för att göra noteringar och andra anteckningar i mötesprogrammet För krångligt att snabbt hoppa mellan olika bilagor i det ärendet som hanteras För många ledamöter/ersättare som fortfarande är osäkra på hur de ska hantera plattan Svårt med uppkopplingen. Får starta om hela tid, tappar fokus på handlingarna får ge upp i bland. ja Eftersom jag inte har privat skrivare kan detta vara ett problem.tar också ibland längre tid när det av olika anledningar är svårt att komma åt handlingarnas Uppkoppling hemma dålig. Jag blir ibland utloggad utan anledning mitt i läsning. Skärmens pekkänslighet ibland dålig. Bra att alla handlingar finns på ett ställe. Bilagor är inte på samma ställe Att man blir utkastad mitt under mötena. Svårt att logga in ibland. Kommunen kan väl informera bättre. Jag har ett yrke där jag inte behöver data. Man kan inte bara ta allt för givet. Man måste höja kunskaps ribban. Det finns personer som haft data i några år före mej, de har inte tid att via för de är upptagna med viktigare saker, det uppstår en viss diskriminering typ att det kan du väl. Finns det ett konkuransläge i detta. Bilagor till olika paragrafer ska följas åt. Appen är ej användarvänlig. Ofta ologiska och märkliga metoder för att hantera dokumenten, anteckningar i dessa etc. Kommer ej ihåg lösen. 11. Vet du vart du ska vända dig vid tekniska svårigheter? Besvarad av: 29 (88%) Ej besvarad av: 4 (12%) 1 Ja 25 (86%) 2 Nej 4 (14%) Medel: 1,1

7 12. Har du någon gång sökt hjälp för hanteringen av läsplattan eller Form Pipe? Besvarad av: 29 (88%) Ej besvarad av: 4 (12%) 1 Ja 24 (83%) 2 Nej 5 (17%) Medel: 1,2 13. Om ja, hur snabbt har ditt problem kunna lösas? Besvarad av: 22 (67%) Ej besvarad av: 11 (33%) 1 Inom 1 timme 6 (27%) 2 Inom 4 timmar 3 (14%) 3 Inom 8 timmar 4 (18%) 4 Inom 48 timmar 6 (27%) 5 72 timmar eller mer 3 (14%) Medel: 1,3 14. Har du fått hjälp tillräckligt fort för att du ska kunna utföra din roll som förtroendevald. Om inte, vad beror detta på enligt dig? Besvarad av: 27 (82%) Ej besvarad av: 6 (18%) 1 Ja 22 (81%) 2 Nej 5 (19%) Medel: 1,2

8 Besvarad av: 4 (12%) Ej besvarad av: 29 (88%) Ingen bryr sig Oftast har det krävts att jag varit tvungen att uppsöka kommunhuset dagtid, vilket försvårar pga arbetsförhållanden Bra i början med att kunna träffas strax innan ett möte började Tid är pengar vem skall stå för en utbildning av detta slag. Inte alltid fått möteshandlingar i tid. 15. Finns det enligt dig något som behöver förbättras för att öka användarvänligheten av läsplattan och dokumenthanteringen för dig? Besvarad av: 18 (55%) Ej besvarad av: 15 (45%) Det är tydligt att dokumenten är framtagna av tjänstemän som använder PC eller liknande. Dokumenten är skrivna för att bli bra på papper och inte för att bli bra på läsplattans skärm. ja Att alla tjänstemän lär sig att lägga in allt i appen så man slipper få extraärende via mail. Ett bättre skrivprogram för att skriva protokoll, reservationer och liknande. Utbildning Tar lång tid att ladda upp dokumenten. Svårt att hantera olika paragrafer med underliggande stycken... Ta fram /bort och så fram igen... Går inte att 'lägga' vid sidan av varandra för att jämföra olika 'papper' vid redovisningar tex förra året med detta. Medborgarförslaghanteringen. Insända förslag borde kunna ses samtidigt med förslag till svar. Ja, möjlighet till utskrift av enskilda dokument och anteckningar Tangentbord integrerat med plattans skydd Bättre möjlighet att i möteslokal kunna dela egen anteckning/text tex på storskärm med övriga mötesdeltagare Skapa en referensgrupp bestående av fritidspolitiker och tekniker för att kunna tillvarata synpunkter ochp utveckla verktyget vi använder Att ha flera läsfönster öppna samtidigt Bättre plattor, verkar inte vara av högsta kvalitet. Tillgängligheten till handlingarna! Ja. Nedladdningen av dokument tar orimligt lång tid, ofta flera timmar. Att bilagor ligger på samma ställe som handlingarna i fråga Bättre struktur. Saknar alternativ i enkäten. Ja! Ja det Finns det. Vem har tid att visa oss personer, som inte har haft data innan. Jag är inte ensam. Se ovangivna svar. Byta plattform. Måste finnas bättre system än form pipe Ja mera utbildning så att alla funktioner kan utnyttjas maximalt.

Relevanta dokument

Granskning av utskick av digitala handlingar. Trelleborgs kommun

www.pwc.se Revisionsrapport Gabriella Fredriksson November 2014 Granskning av utskick av digitala handlingar Trelleborgs kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3