Styrelseutredning KD-handlingsplan Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Bilaga 1- Revidering av KD-handlingsplan Projektgrupp: J

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Styrelseutredning KD-handlingsplan Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Bilaga 1- Revidering av KD-handlingsplan Projektgrupp: J"

Lovisa Samuelsson
för 4 år sedan
Visningar:

9 Styrelseutredning KD-handlingsplan Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Bilaga 1- Revidering av KD-handlingsplan Projektgrupp: Jan Gunell & Aras Amin Presenterades: Syfte Den här utredningen syftar till att flytten av Kontaktdagarna (KD) ska genomföras så smidigt som möjligt utan att KD VT18 och KD HT18 ska försättas i konkurrenssituationer eller konflikter. Bakgrund På styrelsemötet den 12/ beslutade styrelsen: att flytta Kontaktdagarna till mitten av november, i enlighet med Förslag 3, bilaga 1 samt att denna övergång sker under att ålägga Simon Åslin och Kasper Fantenberg att ta fram en handlingsplan för flyttenav Kontaktdagarna. I den framtagna handlingsplanen (se bilaga) ska projektledare för KD HT18 väljas i november 2017 och då inleda en överlämning av projektledarna för KD VT18 och om möjligt även för KD 17. Projektledarna för KD HT18 ska sedan tillsätta hela projektgruppen innan jul för att tillsammans kunna skugga mässan VT18, och sedan inleda arbetet med KD HT18 i januari/februari Efter samtal med projektledarna för KD VT18, Julia Forsell och Klara Svedberg, har projektgruppen framtagit en ny reviderad handlingsplan. 1 (4)

10 Styrelseutredning KD-handlingsplan Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Förslag Förslag 1: Behåll den ursprungliga handlingsplanen och därigenom tillsätta hela projektgruppen för KD HT18 innan jul Tidsplan Vad? När? KD VT17 Mitten av januari 2017 Öppna ansökan PL KD VT18 Februari 2017 Tillsätta PL KD VT18 Mars 2017 Öppna PG-ansökan KD VT18 April 2017 Ha tillsatt hela PG KD VT18 Maj 2017 Öppna ansökan PL KD HT18 Början av oktober 2017 Tillsätta PL KD HT18 Början av november 2017 Ha tillsatt hela PG KD HT18 Innan jul 2017 KD VT18 Slutet av januari 2018 KD HT18 Mitten av november 2018 Öppna ansökan PL KD HT19 Början av oktober 2018 Fördelar: Hela projektgruppen HT18 får möjlighet att skugga mässan VT18. Projektgruppen HT18 har längre tid att arbeta med mässan Nackdelar Det blir ett stort brus under hela november/december 2017 där bägge mässor har olika kampanjer och events. KD HT18 kan gå miste om många kandidater till projektgruppen eftersom exempelvis medarbetare och koordinatorer till VT18 är upptagna med den mässan. Hög arbetsbelastning på projektledarna för KD VT18 som i november 2017 måste inleda en överlämningsprocess samtidigt som arbetat för KD VT18 är i ett väldigt tidskrävande stadie. Projektledarna för KD HT18 måste sätta sig in i arbetet och tillsätta hela sin projektgrupp utan möjlighet till utförlig överlämning. 2 (4)

11 Styrelseutredning KD-handlingsplan Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Förslag 2: Revidera den ursprungliga handlingsplanen och därigenom tillsätta hela projektgruppen för KD HT18 i februari Tidsplan Vad? När? KD VT17 Mitten av januari 2017 Öppna ansökan PL KD VT18 Februari 2017 Tillsätta PL KD VT18 Mars 2017 Öppna PG-ansökan KD VT18 April 2017 Ha tillsatt hela PG KD VT18 Maj 2017 Öppna ansökan PL KD HT18 Början av oktober 2017 Tillsätta PL KD HT18 Början av november 2017 Ha tillsatt hela PG KD HT18 Innan jul 2017 Februari 2018 KD VT18 Slutet av januari 2018 KD HT18 Mitten av november 2018 Öppna ansökan PL KD HT19 Början av oktober 2018 Fördelar: Det bildas inget brus under november/december 2017 för att få plats med bägge mässors olika kampanjer och events. KD HT18 har troligtvis större möjligheter att attrahera kandidater till projektgruppen eftersom man då kan locka till sig medarbetarna för KD VT18. Minskad arbetsbelastning för projektledarna KD VT18 som undviker en överlämningsprocess samtidigt som arbetet med KD VT18 är i ett väldigt tidskrävande stadie. Projektledarna för KD HT18 får större möjlighet till en ordentlig överlämning innan de inleder sitt arbete. Nackdelar: Projektgruppen HT18 får inte möjlighet till att skugga mässan VT18. Projektgruppen HT18 får kortare tid att arbeta med mässan 3 (4)

12 Styrelseutredning KD-handlingsplan Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Övrigt Notera att bägge förslag innebär att projektledarna för KD HT18 tillsätts i november Rekommendation Projektgruppen yrkar att styrelsen finner bifall för Förslag 2. 4 (4)

13 Styrelsematerial Hållbarhet i Styrelsen Färdigställt För: Beslut/diskussion /information Bilaga 5. Hållbarhet Projektgrupp: Miriam Tate Presenterades: Syfte Syftet med denna punkt är att presentera ett mer hållbart alternativ till att skriva ut mötesmaterial i pappersform. Hållbarhet i detta sammanhang syftar främst till miljön men även till den ekonomiska aspekten. 2. Bakgrund I dagsläget skriver vi ut allt material inför varje styrelsemöte och UG-möte. För att minska vår klimatpåverkan samt kostnad komprimerar vi redan nu materialen så att 4 sidor text får plats på ett pappersark (fram och baksida). Under VT17 hade vi 16 st styrelsemöten (kan ha räknat fel) och under HT17 beräknas vi ha 10 st ordinarie styrelsemöten. Antal UG-möten är beräknat till 8 st under HT Vad är dagens kostnad Prislista för utskrifter på Borgen (från Uppstartsbibeln): Mängden pappersark skiljer sig naturligtvis möte från möte och från punkt till punkt. Men här kommer antal sidor och ark under de senaste 5 styrelsemötena: Datum Antal PDF- sidor Antal ark Kostnad 2-sidigt Svartvitt Kostnad 2-sidigt Färg 11/9 23*10= /4 = /

14 Styrelsematerial Hållbarhet i Styrelsen Färdigställt För: Beslut/diskussion /information 28/ / / Totalt: kr 1212 kr Om vi utgår från att ovan 5 möten speglar antal ark över en termin skulle det innebära: Antal möten: (ordinarie + 5 extrainsatta) 20 (ordinarie + 10 extrainsatta) Svartvitt 1040 kr 1560 kr 2080 kr Färg 2424 kr 3636 kr 4848 kr Ovan tabeller inkluderar inte misslyckade utskrifter och UG-möten. 3. Förslag 3.1 Köpa in Kindle/läsplattor till styrelsen Kindle är en läsplatta från Amazon som det enbart går att läsa böcker och PDF:er på (går inte att surfa). Den billigaste varianten kostar 850 kr och sen upp till 3000 kr. Jag har pratat med kundtjänsten på Komplett angående olika modeller och de rekommenderade Amazon Kindle Voyage och Amazon Kindle Paperwhite För att läsa mer om modellerna klicka på följande länkar: Amazon Kindle Paperwhite 2015 Amazon Kindle Voyage Voyage kostar 2385:- och Paperwhite kostar 1380:- och den största skillnaden mellan modellerna, enligt Komplett, är snabbheten att ladda ner och ladda upp nya böcker. Båda modellerna ger möjlighet att stryka under text och skriva egna anteckningar intill. 1 st 10 st 16 st 26 st 2

15 Styrelsematerial Hållbarhet i Styrelsen Färdigställt För: Beslut/diskussion /information Kindle Voyage 2385 kr kr kr kr Kindle Paperwhite kr kr kr kr Fördelar Bra för miljön Tidseffektivt (slipper skriva ut, häfta ihop, förstöra känsliga delar etc) Enkelt att radera material Långsiktig investering - sparar pengar på sikt Minst 2-års garanti Nackdelar Stor initial kostnad Kan eventuellt ses som att styrelsen får egna plattor även om de är köpta till föreningen och inte till individer om vi väljer att köpa in 10 st plattor 3.2 Fortsätta med pappersutskrifter Fördelar Billigare kortsiktigt Skönt att anteckna på papper under mötena Nackdelar Inte miljövänligt Kostsamt på lång sikt Ett fortsatt krig med skrivaren 4. Rekommendation 3

16 Styrelsematerial Hållbarhet i Styrelsen Färdigställt För: Beslut/diskussion /information Projektgruppen rekommenderar att vi köper in Kindle Paperwhite

Relevanta dokument

Styrelseutredning Arvoderingar Färdigställt 2018-02-27 För: Beslut/diskussion/information Arvoderingar Projektgrupp: Ordföranderiet Presenterades: 2018-03-05 Syfte Det finns organisatoriska problem med