- PDF Gratis nedladdning

Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12 Beslutsunderlag Reglementesändring Reversen Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Bilaga 2 Reglementesändring Reversen Projektgrupp: Simon Billinger Presenterades: Syfte Att godkänna en reglementesändring där en minimigräns för antalet Reversen som kommer ut per år fastställs. Bakgrund För att kunna trycka Reversen momsbefriat måste tidningen klassas som ett periodiskt medlemsblad eller periodisk personaltidning. För att kunna klassas som detta måste det (enligt kontakt med Skatteverket) stå i stadgat att tidningen kommer ut minst fyra gånger per år. Då stadgar ser otroligt olika ut från förening till förening anser jag att det borde räcka med att detta står i vårt reglemente, då våra stadgar är exceptionellt trögrörliga när det kommer till förändring. Skulle detta visa sig vara fel och det inte accepteras av tryckeriet så får vi ta ställning till huruvida vi vill stadga detta. Föreslagen ändring i lydelse 6b) Utskott Reversen Reversen är föreningens tidning och drivs av en redaktion bestående av Chefredaktör, Redaktör och Art Director. Redaktionen ansvarar för planering, sammanställning och utformning av tidningen. Arbetsuppgifter för de båda redaktörerna inkluderar exempelvis korrekturläsning, löpande kontakt med skribenter, planering av tidningen och mötesinbokning. Art Directorns arbetsuppgifter inkluderar utformningen av tidningen och dess layout. Reversen ska publiceras minst fyra gånger per år. 1 (2)

13 Beslutsunderlag Reglementesändring Reversen Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Reversen är en del av föreningens utskottsgrupp, där Chefredaktören och Art Directorn också deltar på UG-möten som hålls varannan vecka under terminerna. Innan mötena rapporterar Chefredaktören om hur arbetet fortlöper till föreningens Vice ordförande. Tillsammans med övriga förtroendevalda medverkar redaktionen i diverse gemensamma föreningsaktiviteter såsom överlämningshelg, kickoffhelg och interna utbildningar. 2 (2)

14 Bilaga 4- Beslut om välkomstutskott Projektgrupp: Hanna Jansson & Carl Fredrik Kjellberg Presenterades: Styrelseutredning Välkomstutskott Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Syfte Den här utredningen har syftat till att utreda kvaliteten och kvantiteten på föreningens projekt, med fokus på projekten inom Eventutskottet och Internationella utskottet. Detta material är en komplettering av det material som presenterades på extrainsatta styrelsemötet Det som är kursivt i materialet är ej korrigerat sedan sist. Vi önskar att gå till beslut i frågan under detta möte. Bakgrund Detta togs upp initialt på ett UG-möte av Sara Westfahl ( ) med fokus på Eventutskottet. På UG-mötet kom man fram till att eventuellt skapa ett nytt utskott som skulle arbete med all välkomstverksamhet (Recceveckorna, Master Welcoming Weeks, Buddysystem) som idag ligger på Event och Internationella. Projektgruppen har på ett möte även diskuterat att detta utskott skulle kunna ta över avtackningsarbetet för aktiva medlemmar från Eventutskottet. Utskottsgruppens utrednings sammanföll med styrelseutredningen Organisationsstruktur och därför så förenades utredningarna. Frågan om skapandet av ett nytt utskott eller andra lösningar på problematiken lyftes på flera styrelsemöten (senast den 22a maj) men inget beslut togs. Däremot så fick projektgruppen många värdefulla åsikter kring materialet och begäran om vidare komplettering, att tilläggas är att både UG och styrelsen ställde sig positiva till förändringen och såg det som genomförbart. Materialet var igen uppe på styrelsemötet där mötet främst diskuterade kring tolkningar av reglemente och stadgar kring skapandet av ett 1 (3)

15 Styrelseutredning Välkomstutskott Färdigställt För: Beslut/diskussion/information eventuellt nytt utskott. Medskick till projektgruppen blev att ta fram en exakt handlingsplan. Problematiken Idag Projektbeläggningen idag skapar en stor arbetsbörda på Eventutskottets utskottsordföranden vilket skapar en flaskhals som gör att utskottet inte upplevs kunna utvecklas vidare. Den senaste tiden har det varit en stor efterfrågan på att utveckla de nuvarande eventen och att även införa nya event. Dessa utvecklingsmöjligheter har tyvärr varit begränsade på grund av den redan för höga arbetsbelastningen och de många projekten som redan finns. Eventutskottet kan inte lägga önskat nivå energi på andra projekt medans Recceveckorna är igång. Recceveckorna är idag eventuellt begränsade av att de behandlas som endast olika festevent. Potentialen av välkomstveckor kan anses att de inte uppfylls. Även Internationella utskottet har sett en problematik i att de är ett Framtidsutskott men ansvarar även för Fritidsprojekt, vilket förvränger bilden av vad utskottet ska göra. Välkomstutskottet - en kort beskrivning Utskottsbeskrivning: Eventutskottet och Internationella utskottets utskottsbeskrivningar skulle ändras och förslagsvis se ut så här: Eventutskottet: Ska ansvara för att arrangera externa och interna aktiviteter av social karaktär., vilket inkluderar välkomstaktiviteter för nya studenter på både kandidat och master-nivå. Internationella utskottet: Ska ansvara för aktiviteter som inspirerar till och främjar en internationell karriär, samt samordna projekt med internationella vänföreningar av social karaktär samt bedriva föreningens verksamhet för utbytes studenter. 2 (3)

16 Styrelseutredning Välkomstutskott Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Utskottsbeskrivning och arbetsbeskrivning i förslagen nedan är föreslagen text att föra in i reglementet under kapitel 4: Utskottsbeskrivning och 6: Arbetsbeskrivning. Beslut 1: Namn Förslag 1: Välkomstutskottet Förslag 2: Inget förslag, styrelsen diskuterar. Beslut 2: Verksamhet Förslag 1: Välkomstutskott med tackverksamhet Syfte: Utskottet skulle ansvara för föreningens välkomstverksamhet för förenings alla målgrupper av nya studenter, dvs kandidat, master och internationella studenter (i praktiken idag Recceveckorna, Master Welcoming Weeks och Buddysystem). Utskottet skulle också vara det självklara organet för att slussa vidare studenter som är intresserade av föreningens olika områden och aktiviteter. Utskottet ska även anordna all tackverksamhet som finns i föreningen idag (Herr- och Dammiddag, Jul- och Vårfest) och i framtiden. Utskottsbeskrivning: Ska ansvara för förenings välkomstaktiviteter för nya studenter på båda kanidat- och masternivå, samt arrangera Föreningens tackfester. Arbetsbeskrivning: Välkomstutskottet anordnar projekt såsom välkomstverksamhet och tackfester för föreningens medlemmar. Välkomstutskottet leds av en ordförande och en vice ordförande. Tillsammans ansvarar de för utskottsbudget, utskottsmöten samt utskottets kommunikation. Utöver det ansvarar de för utskottets projekt med dess projektgrupper. I det ingår tillsättningar, uppstartsmöten, löpande coachning samt dokumentation. 3 (3)

17 Styrelseutredning Välkomstutskott Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Välkomstutskottet är en del av föreningens utskottsgrupp, där utskottets ordförande också deltar på UG-möten som hålls varannan vecka under terminerna. Innan mötena rapporterar ordföranden om hur arbetet fortlöper i utskottet samt skickar in utskottsbudget till föreningens Vice ordförande. Tillsammans med övriga förtroendevalda medverkar ordförande och vice ordförande i diverse gemensamma föreningsaktiviteter såsom överlämningshelg, kickoffhelg och interna utbildningar. Fördelar: Undviker en potentiell nedgång i aktivitet för utskottet Avlastar Eventutskottet ytterligare Nackdelar: Syftet med utskottet (om Välkomstutskottet ) kan uppfattas som otydligt om tackfester inkluderas Kan eventuellt ta tid/resurser från förbättringsarbetet kring välkomstverksamheten Förslag 2: Välkomstutskott utan tackverksamhet Syfte: Utskottet skulle ansvara för föreningens välkomstverksamhet för förenings alla målgrupper av nya studenter, dvs kandidat, master och internationella studenter (i praktiken idag Recceveckorna, Master Welcoming Weeks och Buddysystem). Utskottet skulle också vara det självklara organet för att slussa vidare studenter som är intresserade av kårens olika områden och aktiviteter. Utskottsbeskrivning: Ska ansvara för förenings välkomstaktiviteter för nya studenter på båda kandidat- och masternivå. Arbetsbeskrivning: Välkomstutskottet anordnar föreningens välkomstverksamhet. Välkomstutskottet leds av en ordförande och en vice ordförande. Tillsammans 4 (3)

18 Styrelseutredning Välkomstutskott Färdigställt För: Beslut/diskussion/information ansvarar de för utskottsbudget, utskottsmöten samt utskottets kommunikation. Utöver det ansvarar de för utskottets projekt med dess projektgrupper. I det ingår tillsättningar, uppstartsmöten, löpande coachning samt dokumentation. Välkomstutskottet är en del av föreningens utskottsgrupp, där utskottets ordförande också deltar på UG-möten som hålls varannan vecka under terminerna. Innan mötena rapporterar ordföranden om hur arbetet fortlöper i utskottet samt skickar in utskottsbudget till föreningens Vice ordförande. Tillsammans med övriga förtroendevalda medverkar ordförande och vice ordförande i diverse gemensamma föreningsaktiviteter såsom överlämningshelg, kickoffhelg och interna utbildningar. Fördelar: Tydligt syfte och namn Mer tid till att reformera välkomstverksamheten Nackdelar: Det blir inte en lika stor avlastning för Eventutskottet Kan leda till en nedgång i aktivitet Beslut 3: Förtroendevalda Förslag 1: Ordförande blir vald till två terminer som utskottsordförande, Vice ordförande blir vald till en termin. Fördelar: Utskottsordförande ges tid att lära sig verksamheten i det nya utskottet. Ordföranderollen blir mer lockande för någon som vill ta mycket ansvar under en längre tid. Lär sig rollen ordentligt och har bättre förutsättningar att göra en bra överlämning till nästa ordförande. Följer praxis vid liknande situationer då det saknats ordförande eller vice ordförande. 5 (3)

19 Nackdelar: Styrelseutredning Välkomstutskott Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Vice ordförande sitter enbart som vice och ej ordförande. Detta kan göra posten mindre attraktiv att söka. Kan vara skrämmande att sitta ett år som ordförande. Kan bli enformigt att sitta som ordförande ett år. Ingen av posterna är normala poster att tillsätta när vi tillsätter förtroendevalda. Dvs, på föreningsstämman väljs annars inte en vice ordförande som inte blir ordförande och en ordförande på två terminer. Förslag 2: Ordförande blir vald till en termin, Vice ordförande blir vald till två terminer (övergår till utskottsordförande den andra terminen). Fördelar: Kan vara attraktivare för en tidigare förtroendevald att söka ordförande för det nya utskottet under en termin. Den kunskapen kan vara värdefull i ett nytt utskott. Vice ordförande rollen tillsätts precis som vanligt på föreningsstämman. Nackdelar: Kort tid för ordförande att lära sig rollen samt kan vara svårt med överlämning. Kan vara skrämmande att söka ordförandeposten direkt, när tiden man sitter dessutom är kort. Båda posterna är annorlunda mot de posterna vi ordinarie tillsätter på föreningsstämman. Stadgetolkning - hur skapar vi utskottet? Styrelsen tolkade på senaste styrelsemötet att: Vårstämman 2018 kan tillsätta vice ordförande i välkomstutskottet. Enligt kapitel 5 12 i stadgarna. Vårstämman 2018 kan tillsätta ordförande för välkomstutskottet. Detta då det inte är reglerat någonstans hur en utskottsordförande tillsätts. Styrelsen kan tillsätta ordförande för välkomstutskottet. Detta då det inte är reglerat någonstans hur en utskottsordförande tillsätts. 6 (3)

20 Välkomstutskottets Införande - Handlingsplan Styrelseutredning Välkomstutskott Färdigställt För: Beslut/diskussion/information 1. Beslut om att skapa Välkomstutskottet fattas på ett styrelsemöte. 2. För in arbetsbeskrivning samt utskottsbeskrivning i reglementet. 3. Informera föreningen: föreningsstämman, UG, sociala medier 4. Sammanställer överlämningsdokumentation för projekt. Detta görs tillsammans med Eventutskottet och Internationella utskottet för att skapa en smidig flytt av verksamhet. 5. Ordföranderiet får ansvar att föra dialog kring utskottets utskottsmöten. De behöver bla. Fundera över karaktär på utskottsmöten samt frekvens. 6. Implementera utskottet på föreningens hemsida. Detta för att skapa medvetenhet innan Vårstämman Valberedningen utlyser förtroendeposterna till Vårstämman I detta skede kommuniceras det ut ytterligare information med mål att tillsätta posterna på ordinarie föreningsstämma. 8. Tillsätta förtroendevalda på Vårstämman Överlämning till de nya förtroendevalda. För att underlätta den nya verksamheten och för de nya förtroendevalda blir denna överlämning mer omfattande än för andra utskott. 10. Implementera utskottet och de nya förtroendevalda i föreningen bl.a. med mail. 11. Utvärdera flytten av verksamhet. Detta sker förslagsvis i slutet av VT18 innan Hanna kliver av sin post. Ansvar för att handlingsplanen följs samt samordna uppstart och flytt av verksamhet har Hanna samt den styrelseledamoten som efterträder Carl Fredrik i utredningen. Kostnad En Förtroendevald kostar föreningen ca 3 900kr per år i representationskostnader enligt den senaste budgeten. Ytterligare ett utskott hade kostat Kåren kr för bla. Utskottsmöten (räknat på 16 möten över ett år och deltagande under UG-möten). 7 (3)

21 Styrelseutredning Välkomstutskott Färdigställt För: Beslut/diskussion/information Projekten som, i dagsläget, skulle drivas i Välkomstutskottet finns redan i föreningen idag och bär sina egna kostnader. Dvs, ingen ökad kostnad för föreningen. Eventuella nya projekt, inom välkomstutskottet, eventutskottet och internationella utskottet, ska enlig Reglementet 1e bära sina egna kostnader och leder därför inte heller till en ökad kostnad för föreningen. Benchmark Lundaekonomerna har ett eget utskott Novice Committee. Däremot ingår inte de internationellas välkomstveckor och masterstudenternas välkomstveckor i detta. Inte heller avtackning, där har de Vieriet. 8 (3)