Protokoll 8. Fört vid sammanträde med styrelsen. Tid: , 18:00 Plats: Biblioteket Villa Medici, Högåsplatsen 6

Transkript

1 Protokoll 8 Fört vid sammanträde med styrelsen Tid:, 18:00 Plats: Biblioteket Villa Medici, Högåsplatsen 6 Närvarande ledamöter Annie Björklund, ordförande Mattias Kåår Johansson, vice ordförande Fredrik Nilsson Lina Dahlin Naemi Regen Zakaria Yehia Ej närvarande ledamöter Annie Arvidson Övriga närvarande Sofia Eklund, sekreterare Sändlista kallelse@saks.gu.se SAKS ordförande SAKS vice ordförande SAKS administratör SAKS revisorer SAKS inspektor Organets ledamöter Sida 1 av 6

2 Preliminärer ( 1) 1.1 Mötets öppnande Annie Björklund öppnar mötet Mötets behöriga utlysande att anse mötet behörigen utlyst 1.3 Val av mötessekreterare att välja Sofia Eklund 1.4 Val av justeringsperson att välja Naemi Regen till justeringsperson. 1.5 Föregående mötesprotokoll Styrelsen går igenom det samlade läget med årets protokoll. Samtliga protokoll från styrelse och fullmäktige är nu justerade men alla har inte lagts till handlingarna på grund av förseningar och andra omständigheter. att lägga protokollen från styrelsemöte 1, 3, 6 och 7 till handlingarna att tillse att protokollen från fullmäktigemöte 3 och 4 tas upp till behandling på fullmäktigemöte 5 att ålägga Sofia Eklund att publicera alla justerade protokoll från styrelsen och fullmäktige på SAKS hemsida 1.6 Avstämning av ärendeplan Annie Björklund går igenom ärendeplanen muntligt. att godkänna ärendeplanen 1.7 Avstämning av beslutsuppföljning Annie Björklund går igenom beslutsuppföljningen muntligt. att lägga beslutsuppföljningen till handlingarna Sida 2 av 6

3 1.8 Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan med tillägg av 2.4 Ansökan om projektmedel (handlingar gällande detta ärende skickades ut en vecka före mötet, dock efter de ursprungliga handlingarna) 1.8 Adjungeringar att ha ett öppet möte Beslutsärenden ( 2) 2.1 Handlingsgång vid orättvis behandling inom SAKS Lina Dahlin föredrar ärendet och efterlyser frågor och synpunkter. att presentera handlingsgången för Fullmäktige på nästa möte 2.2 Ny blankett för kvittoredovisning Förslag på ny utläggsblankett presenteras och diskuteras. Avsikten är att förenkla och förtydliga så mycket som möjligt och det tas upp att det skulle vara bra att inhämta synpunkter också från de förtroendevalda som använder blanketten mest. att återremittera ärendet för inhämtande av utskottens åsikter 2.3 Godkännande av presidiebeslut Annie Björklund går igenom de presidiebeslut som har fattats sedan senaste styrelsemötet. att fastställa presidiebeslut 16/17:19-21 Sida 3 av 6

4 2.4 Ansökan om projektmedel Annie Björklund föredrar OUR:s projektmedelsansökan som avser anordnande av SOF-möte. Styrelsen saknar detaljerat underlag men konstaterar att det begärda beloppet är högre än vad som tidigare under året har beviljats samt att övriga ansökningar har gällt större grupper av studenter. att bevilja OUR 3000 kronor i projektmedel för anordnande av SOFmöte Rapporter ( 3) 3.1 Kansli- och ekonomirapport Rapport har skickats ut med handlingarna. att lägga rapporten till handlingarna 3.2 Protokoll samt projektmedelsrapport Rapport har skickats ut med handlingarna. Protokollsgenomgången gjordes redan vid 1.5 men projektmedelsrapporten gås igenom nu. att lägga rapporten till handlingarna 3.3 Presidiets rapport Rapport har skickats ut med handlingarna. att lägga rapporten till handlingarna 3.4 Övriga styrelsens rapport Rapporter har skickats ut med handlingarna. Fredrik Nilsson lägger till att röstningen i valet till prodekan nu är avslutad och att det därmed är klart att Eric Hanse fortsätter som prodekan. att lägga rapporterna till handlingarna Sida 4 av 6

5 Diskussion och information ( 4) 4.1 Budgeten Annie Björklund föredrar underlaget och inleder diskussionen med att knyta ihop budgeten med verksamhetsplanen och fakultetens tankar. Frågorna om studentrepresentation och problemen med rekrytering bör återspeglas i budgeten. Exempel som nämns är att avsätta resurser för fler utbildningar för studentrepresentanter. Det finns också en idé om att inrätta en stående budgetpost för årets fokusfråga. En arbetsgrupp tillsätts bestående av Annie Björklund (sammankallande), Mattias Kåår Johansson, Fredrik Nilsson, Naemi Regen (på distans) och Zakaria Yehia. Budgeten ska också diskuteras på ett mellanmöte som bestäms till den 28 mars. Till dess önskas ytterligare underlag, såsom en översikt över resultaten under den senaste femårsperioden samt ytterligare underlag över innevarande år. Flera olika aspekter på ekonomi tas upp så som sponsring, varumärkesarbete och resultatmål. En lite längre diskussion hålls om medlemsavgiften, huruvida den är på en bra nivå eller om det börjar bli dags att höja den något. Frågan ska diskuteras närmare när mer underlag finns. 4.2 Verksamhetsplan studentrepresentation fokusfråga? Styrelsen är överens om att studentrepresentation är en relevant fokusfråga för det kommande året, men det diskuteras också andra möjligheter såsom att fortsätta ett år till på årets fråga för möjlighet till fördjupning och ytterligare resultat. Alla styrelseledamöter uppmanas att inför nästa möte läsa nuvarande verksamhetsplan på nytt och fundera på vad som bör följas upp. 4.2 SFS SAKS delegation till SFS-fum har nu bestämts och rapporterats in. Det är dags att planera förberedelsearbetet, och för detta ändamål får Fredrik Nilsson i uppdrag att starta en facebookgrupp. Övrigt ( 5) 5.1 Övriga frågor Naemi Regen meddelar att studentrepresentanter sökes till ett seminarium på Jonsereds herrgård. Ytterligare information läggs upp i styrelsens facebookgrupp. Nästa möte hålls den 10 april, Fredrik Nilsson och Lina Dahlin lagar mat. Sida 5 av 6

6 5.2 Mötesutvärdering Mycket liv på Villan. Bra men lite ofokuserat möte. 5.3 Mötets avslutande Annie Björklund avslutar mötet kl Vid protokollet: Sofia Eklund Justeras: Annie Björklund Ordförande Naemi Regen Justeringsperson Sida 6 av 6